民生档案资源调查与整合探究

民生档案资源调查与整合探究民生档案信息资源是维护群众合法权益的原始凭证。

为进一步实现民生档案的有效利用，结合我市民生档案管理现状，探索民生档案信息资源整合的有效途径具有重要的现实意义。

建立一个归属明晰、运转协调、门类齐全、结构合理、管理科学、服务高效的民生档案管理体系是一项重要的任务。

标签：民生档案；信息资源；整合党的十八大确立了加强社会建设，必须以保障和改善民生为重点的宏伟目标。

加快民生档案工作建设步伐，探索研究民生档案资源建设与整合的有效途径，使民生档案工作真正做到察民情、知民意、解民忧、维民权、保民安，做到为民而建、为民而管、为民所用。

一、我市民生档案现状目前我市馆藏民生档案8类2万余卷，全部实现了目录数字化，民生档案工作已被列为全局的重点工作。

2012年成立了民生档案重点工作推进组，对全市范围内25个部门，100多个单位的民生档案资源进行了调查，据不完全统计，共有民生档案58个门类，各类民生档案达到了36.6万卷（件）。

从所调查的单位的情况看，各单位所形成的民生档案都进行了立卷归档，建立了纸质目录。

部分单位建立了电子目录，实现了计算机检索，配备了现代化的设备，有的单位应用了相关专业软件，实现了信息化管理，能够满足工作的需要和百姓的需求，提高了服务质量和服务效率。

结合此次调查的情况，从两个方面阐述一下我市民生档案工作的现状。

（一）民生档案工作取得的成就我市的档案工作基础好，民生档案工作虽然起步较晚，但发展较快，民生档案基础业务、数据库建设以及服务利用方面都取得了一定成效。

不仅表现在为民服务理念的牢固树立，服务水平和手段的显著提高，而且通过民生档案资源的建设与整合，丰富了馆藏资源，优化了服务手段，拓展了服务范围，满足了百姓的诉求，化解了社会矛盾，凝聚了民心，同时也树立了档案工作者为民服务的信心和决心。

1.民生档案管理工作社会认知度的逐步提高民生档案工作的开展推动了社会档案意识的提高，使民生档案工作，赢得了社会的关注，得到了百姓的认可。

档案的服务群体发生了质的变化，由党政机关变为普通百姓，由集体转向个人，服务内容由政治、文化、经济转向民生问题，扩大了档案工作的社会服务面；民生档案衍生于党和政府的民生政策，必然成为民生政策发布实施的信息平台，必然成为为百姓利用档案的服务窗口。

随着百姓对民生档案诉求度的提高，也为民生档案部门工作提出了更高的要求，激发了民生档案为民服务的热情，提高了民生档案的社会认知度。

2.民生档案管理工作基础业务建设日趋规范在各地民生档案的管理制度和相关的规章的颁布与实施的背景下，我市制定了民生档案相关规范和标准，促进了民生档案规范化建设。

明确了民生档案的收集范围内容，完善了民生档案收集手段和措施，提高了民生档案管理水平，加大了对民生档案资源的检查和指导力度，做到了为相关涉民单位的民生档案工作进行了有效地指导、培训和提供技术支撑服务。

3.民生档案服务质量见效显著新时期的档案工作的根本出发点和落脚点是服务利用，是满足广大人民群众的利用需求，是档案事业发展的需要，是党和政府“关注民生、重视民生、保障民生、改善民生”的需要，是新时期践行群众路线教育活动的需要。

是人民群众共享改革发展成果的需要。

（1）民生档案利用率高随着社会档案意识的提高，政府对民生的重视和保障力度的加大，百姓维权意识的增强，越来越多的普通的百姓走进了档案馆，百姓查档人数逐年攀升，利用档案的内容和范围逐年扩大，复制档案每年近千件。

究其原因。

一方面体现了百姓需求量的加大，另一方面是档案部门加大了民生档案的宣传力度，夯实了民生档案的管理基础，创建了民生档案检索体系和利用平台，更主要的是“以群众需求为导向，民生所向，档案所指”以及变被动服务为主动服务理念的确立。

例如，近期利用中高级职称批文的增多，就主动联系人事部门，将2010年—2012年职称档案提前进馆，同时在网上向社会公布，满足了利用者的需求，取得了良好的效果和评价。

（2）民生档案利用手段丰富多样，档案利用窗口查询、电话查询、网络查询、电子邮件查询、流动查询。

印制查询指南为百姓查阅民生档案提供指南服务。

（二）民生档案工作存在的问题。

目前，我市民生档案工作进步很快，取得了一定的成绩，但是还存在不少问题，尤其是管理机制、管理水平、数字化程度等方面还有待于改善和提高。

1.管理水平不平衡、整体水平有待于提高根据调查情况分析，我市的民生档案管理差距较大，各专业民生档案发展不平衡，现代化管理水平差异明显。

民生档案管理规范和规章制度没有统一的标准。

不同的涉民部门的档案的种类与内容各异，管理方法手段不同，档案管理软件不统一，管理的水平参差不齐。

传统的管理模式和落后的服务利用手段一定程度的存在，制约着管理水平整体的提高。

2.涉民部门相互协作难度大。

具体表现：（1）组织协调难度。

目前很多部门和单位认识到了民生档案的重要性，但是还处于各自为政，自我管理、自我利用的状态。

（2）资金难度。

由于我市处于经济欠发达地区，财政状况吃紧，办公经费不足，投入档案管理的经费更是少的可怜，涉民部门和单位力不从心。

（3）技术难度。

由于各涉民部门和单位档案管理现代化水平存在差异，軟件不统一，人员素质不等。

（4）部门信息沟通难。

民生档案多数是在社会管理和保障民生工作中形成的专门档案，因而产生的部门多，涉及的面广，管理过于分散，目前民生档案资源保存于不同机构，管理部门众多，管理方法各异，职能各异，分工明确，缺乏交叉和协作，导致各部门之间信息沟通不畅。

3.档案集中管理难度大。

主要原因：（1）民生档案大部分形成于政府部门、企业事业单位、社会团体和基层组织。

由于形成单位的众多，数量庞大且分散，又大多数集中于基层单位，民生档案成为相关涉民部门职能的履行和业务工作的主要依据，利用频率高，有的出于自身工作的需要，移交档案馆的积极性不高，导致集中管理难度加大。

（2）我市档案馆保管档案的空间基本处于饱和状态，也是民生档案集中管理工作所面临的实际困难。

4.民生档案数据化加工缓慢各涉民单位之间的数字化程度差距较大，部分单位数字化工作取得了一定成绩，但是由于领导不够重视，数字化技术人员才短缺，资金不足，严重制约了民生档案数字化的进程。

（1）民生档案数字化实效性不明显，我市民生档案数字化还处于起步阶段，数字化水平较低，仅仅局限于目录数据的录入。

全文数据录入与电子文件归档或网上公布处于起步阶段，目前数字化档案信息全文浏览而只能是一种设想，如果要利用或对实体档案进行查阅、复印、扫描，还必须到档案的保管单位；要达到“一站式”服务就必须对民生档案进行全文数字化。

为了提高民生档案的实效性，建立以档案馆为中心的目录中心和全文数据库，是当前亟待解决的现实问题。

（2）数字化民生档案管理缺乏统一标准。

从调查情况看，我市民生档案管理软件不规范，有的没有软件，有的使用行业软件，有的使用档案管理原件，目前没有建立档案基础数据库的统一标准，不同的涉民部门和单位的民生档案数字化格式不同，对民生档案全文数字化整合还存在一定的困难。

因此，必须规范民生档案管理软件，使单位与单位之间、档案门类之间的数据库相互兼容，实现民生档案数据整合。

二、民生档案信息资源整合有效途径1.加强民生档案资源整合，实现民生档案资源的优化配置。

首先，深入挖掘馆藏民生档案资源，充分了解馆藏档案种类和数量，对馆藏实体档案采取优先整合、优先编目、优先解密划控、优先数字化加工。

对于分散在各个全宗内与民生相关的文书档案，应当进行全文复印备份，目录标注或建立专题目录。

其次，进一步加强涉民部门和单位的民生档案管理工作，对于不能进馆的民生档案或保管条件较差的单位，应当统一管理标准，明确管理要求、强化管理措施，确保各类民生档案齐全完整、安全管理、方便利用。

最后，丰富民生档案馆藏资源，改变民生档案资源结构，解决民生档案资源的短缺问题，解决实体档案保管与不能满足民众诉求的矛盾。

实现整合后的民生档案信息资源的优化配置。

2.加强民生档案管理机构整合，建立科学高效的民生档案信息资源管理机制。

从调查的情况看，我市的民生档案管里部门繁多，大部分实体档案处于分散管理的状态，保管条件、方式、方法各异，执行标准不统一。

首先，加强档案行政管理部门对涉民部门和单位的民生档案指导监督力度，完善民生档案相关法律法规，做到民生档案在行政监督和法律框架下良性发展。

其次，发挥档案馆的主体地位，形成以档案馆为主体的，以各民生部门和单位为分支的相互协作的民生档案组织管理架构，促进各部门的相互协作与融合，努力构建机制健全、管理科学、运转协调、效率高效的民生档案管理机制。

3.做好民生档案服务利用整合，建立全民共享的档案资源服务利用体系民生档案服务利用工作涉及到社会方方面面，涉及档案内容、种类众多，数量庞大。

服务利用整合就是以百姓需求为导向，对民生档案服务利用工作将强领导与统筹的同时，要强化指导、监督，履行提供民生档案为百姓的义务，拓展服务领域，建立民生档案信息资源服务利用体系。

邓小平指出“党组织、党员、都要永远站在人民一起，同人民在一起了解他们的要求，倾听他们的呼声，采取各种办法保护和争取他们的利益”。

民生档案是政府保障民生和民众参与社会活动的真实记录，是民众切身利益的集中反映，是保护和争取人民利益的有效手段。

因此，做好民生档案工作，真正为百姓排忧解难是对这句话的最佳诠释。

4.做好民生档案数据整合，整合后的民生档案资源的有效利用和统一平台的基础上的共享。

民生档案数据库整合就是把分散在各个民生工作部门，又与广大民众生产生活息息相关的民生档案有效地收集、整合达到规范的管理，即方便了利用又，实现了民生档案资源共享。

首先，对馆藏民生档案优先数字化和数据整合，进行全文数据库和专题建设。

完善民生档案纸质目录和电子目录的报送和备案工作，建立民生档案目录中心，搭建民生档案检索利用平台。

利用现代化信息技术手段，进行民生档案全文数据库录入，构建民生档案全文数据库，创建百姓查阅民生档案数据网络信息共享平台，实现民生档案利用达到“1+1>2” 的效果。

其次，建立各专门民生档案数据库，实现民生档案数据整合，实现以户籍、社保、婚姻登记、土地林权、住房档案为重点的数据库，以统一制度、统一标准、统一软件为保障，以实现专门档案数据达到规范化、标准化、网络化为目标，以现代化信息技术为手段的整合机制。

第三，利用政府信息平台，采集本区域内的不同部门的数据库，充分利用该平台整合现行文件和民生档案资源，通过使用统一的或相互兼容的软件，对不同部门民生档案数据整体整合或部分整合，使整合后的数据库之间能够跨库、跨行业检索，达到远程利用，实现资源共享。

〔参考文献〕〔1〕商兆鑫.对做好新时期民生档案工作的思考〔J〕.档案与建设，2009，（02）.〔2〕张林华.關于加强民生档案工作的思考〔J〕.秘书，2008，（12）.〔3〕张元飞.民生档案研究〔D〕.安徽大学，2010.〔4〕郑欧.加强档案信息资源整合势在必行〔J〕.上海档案，2006，（05）.。