如何使用word2007发送个性化邮件

使用Word2007邮件合并功能发送个性化邮件

一、设置电子邮件主文档

1.启动Word。

2.在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中，单击“开始邮件合并”。

二、将电子邮件文档连接到地址列表

要将信息合并到电子邮件主文档中，必须将文档连接到地址列表，它也称为数据源或数据文件。如果还没有数据文件，则可在邮件合并过程中创建一个数据文件。

选择数据文件

1.在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中，单击“选择收件人”，在下拉菜

单中选择“从outlook联系人中选择....."

2.会弹出outlook的联系人文件夹信息。

PS:当然也可以在邮件“联系人”项上右键单击——“新建文件夹”——“Hightime”，然后把相关人员拖进去，但是唯一的不便在于一旦将联系人拖入hightime组，联系人项下就不会再出现而要去子文件夹中去寻找。并且直接删除子文件夹“Hightime”会连同文件夹中的所有联系人一并删除，要注意。

3.点击”确定“后，会弹出所有的联系人列表：

4.调整收件人列表或项列表

要缩小收件人列表或使用数据文件中记录的子集，必须学会活用”筛选“功能：

筛选记录如果列表包含不希望在合并中看到或包括的记录，这种方法十分有用。筛选列表后，可以使用复选框包含和排除记录。

要筛选记录，请执行下列操作：

1)在“调整收件人列表”下，单击“筛选”。

2)在“筛选和排序”对话框的“筛选记录”选项卡上，选择要用于筛选的条件。

例如，如果要向保险公司发送邮件，则可在“域”列表中单击“公司”，在“比较”列表中单击“包含”，然后在“比较对象”列表中单击“保险公司”即可。

3)要进一步调整筛选，可单击“与”或“或”，并选择更多条件。

三、将称为邮件合并域的占位符添加到电子邮件文档中

将电子邮件主文档连接到地址列表后，即可开始键入邮件的文本并添加占位符，这些占位符指明在每封邮件内显示唯一信息的位置。

占位符（如地址和问候语）称为“邮件合并”域。Word 中的域与所选数据文件中的列标题对应。

通过在电子邮件主文档中放置域，即表示想让特定类别的信息（如姓名或地址）在该位置显示。

使用域：示例

您可将数据文件中的任何列标题作为域添加到电子邮件主文档中。当然如果名片中有“昵称”，也可以直接引用。

四、预览并完成合并

在电子邮件主文档中添加域后，即可开始预览合并结果。如果对预览满意，则可完成合并。

要进行预览，请在“邮件”选项卡上的“预览结果”组中执行以下任一操作：

∙单击“预览结果”。

∙使用“预览结果”组中的“下一记录”和“上一记录”按钮逐页查看每封电子邮件。

∙通过单击“查找收件人”来预览某个特定文档。

完成合并发送电子邮件

1)在“邮件”选项卡上，单击“完成并合并”，然后单击“发送电子邮件”。

2)在“收件人”框中，选择用于存储收件人电子邮件地址的域的名称。

3)在“主题行”框中，键入邮件的主题行。

4)在“邮件格式”框中，单击“HTML”或“纯文本”，将文档作为电子邮件正文发送，或单击“附件”，将文档作为附件发送。