费用报销单填写要求和规范

费用报销单填写要求和规范
2011-06-30 13:59:40| 分类：会计实务| 标签：|字号大中小订阅
费用报销操作规范
1、总则
1.1目的：为规范公司费用管理、使之流程规范化，控制不合理费用开支，提高经济效益，特制定本制度。

1.2范围：本制度适用于深圳市华商世纪企业管理顾问有限公司全体员工，包括兼职人员与临时人员。

1.3本制度自总经理签批之日起实施。

2、职责与权限：
2.1财务部：
2.2.1负责制订费用报销与付款的相应流程、制度、表格等并向员工宣导；严格按照本制度的流程进行办理，对各部门不符合本制度的报销与付款申请不予受理。

2.2.2 负责公司所有费用发生及其必要附件的审核，对其真实性与合理性、是否符合费用报销标准负责。

2.1.3 对费用发生单据及附件存档，进行必要的标注，以便保持其持续性和可追溯性。

2.2各部门负责人：
2.2.1负责本部门员工费用报销的审核，审核内容包括：报销额度是否符合公司规定的标准，报销情况是否符合报销范围，报销票据是否真实，报销行为是否属实等。

2.2.2 负责本部门付款申请的审核，审核内容包括：付款原因的核实、付款数额的真实性、付款对象的真实与合理性、付款方式的合理性、付款的书面依据（如合同等）是否与《付款申请书》一致。

2.2.3 全体员工：依照本制度进行费用报销和付款申请，并可向公司提出合理化建议。

2.2.4 副总经理：负责公司费用额度低于1000元以下的所有费用发生的最终审批以及1000元以上的审核。

2.2.5 总经理：负责公司费用额度低于5000元以下的所有费用发生的最终审批（总经理不在，可由其指定代理人审批，事后再由总经理补签）。

2.2.6 集团董事：负责公司费用额度高于5000元以上（包含5000元）低于20000元以下的所有费用发生与总经理共同审批。

2.2.7 集团总裁：负责公司费用额度高于20000元以上（包含20000元）的所有费用发生的最终审批。

（如总裁不在，可通过电话或短信请示）
3、费用报销的控制原则：
3.1部门经理审核签字后，报销人将报销单交至财务部，由财务部审核并签字。

财务部审核应本着以下原则：3.1.1审核单据粘贴是否规范，字迹有无涂抹。

3.1.2审核各项费用金额大小写是否与后附原始单据金额相符。

3.1.3审核各项费用发生是否合理，有无虚报、多报。

3.1.4审核签批手续是否齐全。

若有一项不符合规定，财务部有权将该报销单退还报销人，要求其重新填写。

4、报销凭证规范：
4.1填写报销凭证字迹工整、金额不得涂改，相关内容填写完整。

4.2.所附发票真实、合法，抬头正确。

4.3.票据粘贴平整，票据分类粘贴并方向朝上。

4.4按费用所属各期间填写费用报销凭证，按不同项目填写差旅报销单。

4.5报销市内交通费需在车票背面写清时间、起止点、事宜。

4.6招待费报销需在报销凭证的备注栏写清时间、会餐人员、事宜，最好有会餐人员的签字（参照业务招待费报销规定）。

4.7在超市购买物品，除提供正式发票外，还需附电脑小票，报销发票必须注明付款单位、品名、单价、数
量，并且所采购物品应属于财务报销范围及预算内的物品。

4.8财务工作人员有权对不真实、不合法的报销凭证，不予受理；对记载不正确、不完整的报销凭证，予以退回，要求更正、补充。

费用报销单怎么填?
5、费用报销单填列规范：
5.1费用报销单必须用蓝、黑水笔书写，用胶水粘贴附件，不得使用订书针、大头钉、回形针串别。

不符合规定的，财务部门作退回处理。

5.2.报销的原始发票必须是税务部门统一印制的正式发票并盖有税务机关发票监制章或财政部门印制的收据，并加盖开票单位发票专用章或财务专用章；发票或收据记载的各项内容均不得涂改。

确实无法取得，可以附录说明，但需写明原因，且金额不得超过100元。

发票级次：增值税发票-普通发票-正式收据。

5.3发票内容应齐全：单位名称、经济业务内容、日期、品名（必须填写物品及办公用品的具体名称）、单价、数量、金额等项目据实填写齐全，字迹清楚，金额正确，大、小写相符，不得涂改、挖补，收款人应签字。

5.4对其他部门委托办理的事项，费用需由委托部门承担的，报销单应由经办部门填写，并经委托部门经理签字确认,无委托部门经理签字的,费用记入经办部门账。

6、付款、报销贴票要求：
6.1日常费用类：
6.1.1支付各种费用：填写《费用报销单》，附正式发票；
6.1.2支付办公室租金：填写《付款通知单》，附〈物业管理缴费通知单〉和发票；
6.1.3支付差旅费：填写《差旅费报销单》，附车船票、机票、住宿清单及发票等
6.2讲师费用类：
6.2.1支付讲师课酬及高校研究经费：填写《付款通知单》，附《合同》、《课程安排》、《业绩提成明细表》和发票；
6.2.2支付讲师差旅费：填《差旅费报销单》，附机票、车费等；
6.2.3支付讲师接待费：填《费用报销单》，附餐费清单、住宿清单、水果食品、汽车费用等票据，并且在票据的背面详细注明招待人数、时间等实际情况。

6.2.4支付太极老师薪酬及费用：填写《费用报销单》，附老师签字的薪酬支付单、餐费清单、住宿清单等票据，且在票据背面注明相关情况。

6.3学员费用类：
6.3.1支付为学员购买的物资（校徽校服、书籍教材及学员礼品等）：填写《付款申请单》或《费用报销单》，附正式合同及入库单，领用时一次计入成本。

6.3.2旅游及车辆费：填写《费用报销单》，附《旅游活动计划书》、相关发票及单据，并需详列人员清单。

6.3.3其他学员费用：填写《费用报销单》，附相关发票及单据，特殊情况需有相关申请或说明。

报销学员费用（为便于核算从会务费中单列）时需由会务负责人按统一通用的《课程会务预算表格》汇总作决算。

6.4会务费用类（开课前一周需作详细的会务预算提交财务审核）：
6.4.1支付会场费用（含场地租金、设备租金及酒店房费等）：填写《付款通知单》，备注栏说明开课所属期及开课时间，附《场租协议》和场租发票。

6.4.2支付助教费用：填写《费用报销单》，附发票及费用明细表（日期、付款事由、人数、金额），包括车费、住宿费、餐费及其他杂费等；
6.4.3支付会务物资费用：
①开课所需的糕点、饮料、水果等，填写《费用报销单》，附《物资清单》和发票；
②开课订购的课程书籍、印刷宣传册、讲义、纸袋、信纸等采购或印刷款项。

填写《付款通知书》，附《供
应商报价单》、《入库单》、《印刷/采购协议》、发票。

6.4.4支付会务策划费用：填写《付款通知单》，附合同及正式发票。

6.4.5支付其他会务相关的费用：
①支付高管因会务而发生的各项费用：填写《费用报销单》，附相关单据。

②支付开学典礼各项费用：填写《费用报销单》，附相关单据。

③支付其他费用：填写《费用报销单》，附相关单据。

报销会务费用时需由会务负责人按统一通用的《课程会务预算表格》汇总作决算。

6.4工资提成、奖金类：
6.4.1月工资发放：填《付款通知书》，附《工资表》、《银行代发（代扣）业务清单》；
6.4.2管理奖金及业绩奖金：填写《付款通知书》，附《管理奖金及业绩奖金明细表》；
6.4.3资产类：包括固定资产、办公设备、办公家私等。

填《付款通知单》，附《申购单》、《入库单》和发票等。

6.5团体活动经费类：填《费用报销单》，附《旅游活动计划书》、车船票、住宿发票餐票、门票和其他发票；
发生以上所有成本费用支出财务在审核时原则上要求一律提供发票，并要求报销人与经办人在填写相关费用及付款申请时在备注栏注明费用类别及所属学期，例：汪军军报销助教餐费时，在《费用报销单》备注栏需注明是：二期学员第九次开课X月X日至X月X日助教餐费和住宿费。

如特殊情况提供不了发票，只能用收据或白条代替时需有情况说明，经相关领导批准后方可报销，此部份费用需另行填单报销。

费用报销单相关注意事项：
第一个问题，费用报销单，是员工用他们自己的现金，在为公司办事的时候垫付的,回来把垫付的发票，整理，粘贴好，并注明款项用处，然后由领导审核签字的单据。

出纳必须看到领导签字的这张单子才给报销。

第二个问题，这个报销单，就是会计上常说的“原始凭证”必须放在记帐凭证里，已备查帐。

公司报销制度一定要规范才行，你是财务，这个必须由你来规定。

因为各种报销的费用，进的科目是不一样的，一大堆全拿来放在一起报销肯定不可以，在员工添置报销单之前，就要把各项要报销的费用整理好，车费、餐费、购买材料费、办公用品费等等，都要一项一项的添置报销单才可以。

然后每一项都要有正规有效的发票。

最后要相应部门领导签字才可报销，大的公司要先由部门经理签字，然后再由财务经理签字，金额大的要由副总经理或总经理签字方可报销。

第三个问题，如果是银行汇款，那就更好办了，直接把银行的票据贴在报销单上，报告发票，然后找经理签字，报销。

第四个问题，公司所有的钱款支出，必须都要有领导的签字才可报销或支出，没有规矩不成方圆，没有领导的批准，钱花出去了，谁也说不清。

这是做一个出纳最基本的原则！
(注，出纳，最主要的任务就是管钱，进钱一定要数清，出钱一定要看见原始凭证，也就是发票，领导签字同意，方可支出)一份费用报销单包含基本内容：报销事项内容（理由），报销金额（大小写），报销人，批准人，审批人，报销附件数量等基本内容。