会计档案
会计档案整理
谢谢大家！
❖ 执行标准： ❖ 《会计档案案卷格式》(DA/T39—2008） ❖ 《会计档案管理办法》（财会字
[1998]32号） ❖ 《湖北省会计档案管理实施办法》
会计档案的归档要求：
1、《会计档案管理办法》第六条：各单位 每年形成的会计档案，应当由会计机构按 照归档要求，负责整理立卷，装订成册， 编制保管清册。
如：团风县档案局2010年1月份 会计凭证”； “团风县档案局2010 年总帐”；
案卷目录格式式样
四种会计档案类型案案卷目录，同以上 一种模式，除会计凭证外，其它类型可不要起 “凭证号”和“止凭证号”两栏。
目录在电脑上用电子表格制成并打印，装 订在目录夹内，存放在检索柜中。同时一并建 案卷目录数据库，要求还需著录分类与目录号、 全宗号、归档年度等项。
一、会计档案概述
会计档案的概念： 会计档案是指会计凭证、会计账
簿和财务报告等会计核算专业材料，是 记录和反映单位经济业务的重要史料和 证据。
误区：财务会计管理活动中形成的如计划总结、 请示批复、制度办法等不属于会计档案范畴。
会计核算材料类型包括:
1、会计凭证：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、 经费凭证，其他会计凭证；
类别与目录号：会计档案用KJ表示， KJp 代表凭证， KJz 代表账簿，KJb代表财务报 告，KJq代表其他。
以前ZKz、ZKb、ZKq分别表示凭证、账簿、 财务报告、其他，现停止使用，也不作更改。
如T002- KJp 1-16, T002表示全宗号，KJp表示 类别号，1表示目录号（原则上案卷数达到一千要换 目录号），16表示案卷号。
15年
❖固定资产卡片：报废清理后 5年
❖ (3)财务报告类：
❖ 年度（决算）：永久
会计档案
会计档案会计档案♦一、会计档案概念♦二、会计档案的作用、特点♦三、会计档案的归档和保管期限划分♦四、会计档案的整理工作♦五、会计档案的编号与排列♦六、会计档案案卷目录的编制♦七、会计档案的装盒、排架♦八、会计档案的移交、鉴定与销毁一、会计档案概念♦会计档案—是会计工作作用于会计对象所产生的专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，它具体包括：会计凭证类、会计账簿类、财务报告类及其他类等会计核算专业材料。
♦（一）会计档案的形成♦（二）会计档案的内容（一）会计档案的形成♦1、会计档案主要来自各单位的财会部门或财务会计人员。
只有会计部门或会计人员形成的专业会计文件，才具有会计档案的特点，否则，不能视为会计档案。
♦“会计档案”与“文书档案”的区别♦“会计档案”与“会计资料”的区别“会计档案”与“文书档案”的区别♦形成领域不同会计档案一般在资金活动领域中形成，而文书档案主要在行政管理领域中形成。
♦形式和内在联系不同会计档案由三种会计核算材料有机地形成一个整体，具有密不可分的内在联系。
文书档案多以公文形式出现，具相对的独立性。
♦立卷和归档的时间不同立卷时间：会计档案按“日清月结年决算”的会计程序立卷，即会计凭证月终记账完了就可以立卷了。
文书档案则通常在次年的第一、二季度立卷。
归档时间：会计档案由财会部门立好卷后保存一年，再移交归档。
文书档案一般在第二年上半年归档。
“会计档案”与“会计资料”的区别♦会计档案是各单位在各项会计核算活动中直接形成的，具有保存价值的历史记录。
♦会计资料则是各单位为了更好地开展会计工作，贯彻国家方针政策，学习他人经验，提高业务水平而收集或购买的出版物，及档案的复制品等。
不是在本单位的会计工作中直接产生的。
♦重点是保管好本单位的会计档案。
♦2、会计档案是会计核算的产物。
会计工作由会计制度、会计核算、会计分析、会计检查和会计决策等 5 个部分组成，而会计核算是基本环节，会计档案则是这个环节的集中反映和副产品。
会计档案
• 二、会计档案的保管期限
• 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。
• 年度财务报告、会计档案保管清册、会计
档案销毁清册为永久保管会计档案，其他 为定期保管会计档案。
• 定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、
25年5类。会计档案的保管期限．从会计年 度终了后的第一天算起。
• 三、会计档案的查阅和复制
证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁， 应单独抽出立卷，由档案部门保管到未了事项完 结时为止
• 2．正在建设期间的建设单位的会计档案，不论
是否已满保管期限，一律不得销毁，必须妥善保 管，待项目办理竣丁决算后，按规定的交接手续 交给接收单位。
• 3. 会计档案销毁清册，应由单位档案部门永久保
存。
• 【例1】下列内容不属于会计档案的是（ ）。 • A. 固定资产卡片 • B. 银行存款余额调节表 • C. 生产计划 • D. 光盘存储的会计资料 • 【例2】各单位每年形成的会计档案，都应
单位负责人，单位负责人审核后，应在销 毁清册上签署意见。
• 3．会计档案销毁前，监销人员要按照清册所
列的内容，对要销毁的会计档案进行清点校对、 检查会计档案是否已保管期满、内容和卷号是 否相符、编号是否连续等。
• 4．会计档案销毁时，应按规定指派人员监销。
• 一般企事业单位的会计档案：由单位档案机构
• 会计档案的保管期限和销毁办法，由国务
院财政部门会同其他有关部门制定。
• 加强会计档案管理具有重要意义：反映作
用，史料作用，查证作用，监督作用。
• 二、会计档案的内容 • 会计档案的基本内容具体包括以下四大类： • 1．会计凭证类，包括原始凭证、记账凭证、
汇总凭证和其他会计凭证。
会计档案管理制度(4篇)
会计档案管理制度第一条会计档案是会计核算的专业材料，包括会计凭证、会计帐薄和财务报告等。
它是记录经济业务的重要史料和证据，是国家档案的重要组成部分，也是各企业的主要档案之一。
第二条按照《会计档案管理办法》会计档案管理工作必须做到制度完备、资料完整、安全保密、入档及时、存入有序、专人保管。
第三条会计档案的范围1、会计凭证：包括原始凭证、记账凭证、其他会计凭证。
原始凭证是在经济业务发生时，由业务经办人员直接取得或者填制，用以表明某项经济业务已经发生或其完成情况并明确有关经济责任的一种凭证。
原始凭证是填制记账凭证或登记账薄的原始依据，是重要的会计核算资料。
原始凭证包括从外单位取得的原始凭证和自制原始凭证两种。
记账凭证是对经济业务按其性质加以归类，确定会计分录，并据以登记会计账薄的凭证。
其他会计凭证是指以上凭证之外的凭证。
2、会计账簿是指以会计凭证为依据，全面、连续地记录一个单位的经济业务，对大量分散的数据或资料进行归类整理，逐步加工成有用会计信息的簿籍。
它是编制会计报表的重要依据。
会计帐簿：包括日记帐、明细帐、总帐、各种辅助帐。
3、财务报告指用来反映会计实体的财务状况和经营成果的总结性书面文件，包括会计报表、附表以及财务情况说明书等。
会计报表包括月、季、年度会计报表及附注。
4、其他类会计档案包括银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等。
其他应当保存的会计核算专业资料是指与会计核算有关的重要资料。
第四条会计档案的立卷和保管1、会计档案的分类和编号。
会计档案可分为四类：会计凭证类、会计帐簿类、会计报表类和其它类，根据四类档案进行分级编号管理。
2、财务部门按照上述归类和编号负责整理立卷。
会计档案均应采用硬纸卷盒（或卷皮）进行包装。
3、会计档案的移交。
会计档案在会计年度终了后由财务部门保管一年，以备随时查阅，满一年后，有单独档案部门的，同财务部门编造清册移交档案部门保管。
会计档案的名词解释
会计档案的名词解释会计档案是会计工作中的重要组成部分，通过对企业财务处置、资产负债、成本费用等方面的记录和整理，为企业的运营管理和决策提供重要依据。
在实际的会计工作中，我们常常会涉及到一些与会计档案相关的名词，下面将对这些名词进行详细的解释。
一、会计档案会计档案是指企业按照一定的时间顺序，将财务会计凭证原始凭证、会计账簿、报表、财务分析资料等有关财务会计的文件和资料，加以分类、整理和保存的记录。
会计档案的建立和管理对于企业来说至关重要，具有保障企业财务信息完整、真实、准确的作用。
二、会计凭证会计凭证是指记载一次经济业务的独立会计证明文件，一般由原始凭证和记账凭证组成。
原始凭证是经济业务最初形成时由业务往来各方所制作和使用的凭证，如发票、收据、合同等。
记账凭证是在进行记账处理时需制作的凭证，一般包括记账凭证原始凭证、转账凭证、调整凭证等。
三、会计账簿会计账簿是会计工作中对经济业务进行分类、登记、汇总和报告的记录工具。
常见的会计账簿包括总账、明细账、日记账等。
总账是记录企业各项财务会计科目发生额的账簿，用于集中反映企业的资产、负债、所有者权益等基本财务状况。
明细账是对各个财务科目在总账基础上进行进一步分类登记以及反映其变动情况的账簿。
日记账是按照经济业务发生的时间顺序，记录每一笔经济业务的详细情况的账簿。
四、财务报表财务报表是企业根据会计准则和会计政策，对财务状况、经营成果和现金流量等进行定期总结、报告和分析的会计文件。
常见的财务报表包括资产负债表、利润表、现金流量表等。
资产负债表反映了企业在某一特定日期的资产、负债和所有者权益状况。
利润表反映了企业在一段特定期间内的收入、成本和利润状况。
现金流量表反映了企业在一段特定期间内的现金流入、流出和净增加状况。
五、财务分析财务分析是对企业财务信息进行系统的、定量的和定性的分析，以评估企业的经营状况、发展态势和盈利能力等。
常见的财务分析方法包括比率分析、垂直分析和横向分析等。
会计档案
整理和归档
3.会计报表。
会计报表编制完成并按时报送后， 留存报表均应按月装订成册，年度终了统一归档保管。
会计档案的归档保管 1.当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满后存入档 案并由专人保管。 2.会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系 列工作。 3.机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档 案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。
整理
2.会计账簿。
各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账 簿外，其它均需整理妥善保管。 （1）会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转 下年”字样，不填其它内容。 （2）会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户 账面是否齐全，是否按顺序排列。 （3）活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账尺，用坚 固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页账不得装订 在一起。 （4）会计账簿的装订顺序； 会计账簿装订封面→账簿启用表→账户 目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计账簿装订封底。 （5）装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。 （6）账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。 （7）装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和 编号。 （8）会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银 行存（借）款日记账、分户明细账、辅助账。
刘建丽
会计档案的概述
一、会计档案的概念 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计 核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史 料和证据。 二、会计档案的特点 1.会计档案内容的专业性 2.会计档案的客观性 3.会计档案的巨量性
会计档案 归档范围
会计档案的归档范围主要取决于当地的法律、规定以及组织或企业的具体需求。
然而，一般来说，会计档案的归档范围可以涵盖以下几个方面：
1. 财务报表和财务记录：这包括年度财务报表、月度财务报表、资产负债表、利润表、现金流量表等。
这些文档应该按照法律规定的期限进行保存。
2. 原始凭证和交易文档：如发票、收据、付款单、收款单、银行对账单、合同等。
这些原始凭证和交易文档是验证会计交易和业务活动的依据。
3. 税务记录：包括税务申报、税务缴纳证明、税务检查文档、税务优惠申请和批准文档等。
4. 薪资和人事记录：如员工的工资单、社会保险和公积金缴纳记录、员工合同、培训记录、考勤记录等。
5. 审计和内部控制文档：包括内部审计报告、审计计划、审计结果、风险评估报告、内部控制制度和流程文档等。
6. 法律和合规文件：如公司章程、合同、许可证、执照、政府监管和许可文件等。
7. 其他相关记录：根据组织或企业的具体业务和需求，可能还包括市场营销计划、供应链管理、客户关系管理、项目管理等相关文档。
需要注意的是，不同的国家和地区可能有不同的法律规定和要求，关于会计档案的保存期限、格式、存储方式和管理规定也可能存在差异。
因此，组织或企业在管理会计档案时，应该遵循当地的法律法规和最佳实践，确保档案的完整性、准确性和安全性。
会计档案管理办法
1.3．3会计档案的归档
❖ 1．会计档案的归档时间
❖ 会计档案的归档时间就是会计人员或会计机构应向本单位档 案人员或档案部门移交整理好的会计档案的时间。
❖ 一般情况下，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可 暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清 册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在 会计机构内部指定专人保管。
（1）专业性 （2）广泛性 （3）严密性 （4）记录性
1.1．2会计档案的内容和种类
❖ 1．会计档案的内容 ❖ 按照《会计档案管理办法》的规定，企业单位的会计档案包括以下的具体内容： ❖ （1）会计凭证类； ❖ （2）会计账簿类； ❖ （3）财务报告类； ❖ （4）其他会计资料类 。 ❖ 2．会计档案的种类 ❖ 会计档案在国家档案卷宗中从属于社会管理类或专门档案类。其主要有下列几种分
❖ 1.4．2会计档案的利用
❖ 各单位应当建立健全会计档案的查阅和复制登记制度。各单位保 存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责批准，可 以提供查阅或者复制，并办理登记手续。单位应当设置会计档案 查阅登记清册，及时登记查阅人或复制人的姓名、工作单位、查 阅日期、查阅内容、归还日期等。查阅或复制会计档案的人员、 严禁在会计档案上作任何标记和涂画，更不能随意拆封和抽换单 据。
1.6．2会计档案的销毁程序
❖ 1．会计档案保管期满需要销毁时，由本单位档案机构提出销毁意 见；
❖ 2．单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见； ❖ 3．销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销； ❖ 4．监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内
容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁 清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。
会计档案
会计档案一、会计档案及其特点会计档案就是会计部门根据国家有关规定，使用专门的方法和技术，在核算和监督资金活动的过程中形成的作为历史记载保存起来并对以后查考研究有价值的会计核算材料。
简而言之，会计档案就是在核算和监督经济业务活动的过程中形成的具有利用价值的原始会计核算专业材料。
会计档案具有以下四个特点：（一）内容直接反映财政经济活动。
（二）各类材料之间内容联系紧密，不可分割。
（三）会计核算专业材料形成的内部性和形成渠道的专一性。
（四）会计档案分为会计凭证、会计账簿、会计报告和其它四大类。
二、会计档案的作用会计档案具有三个方面的重要作用：（一）经济决策参考作用。
（二）经济事项凭证作用。
（三）史料研究作用。
三、会计档案的分类及形成（一）会计档案的分类。
正确地给会计档案分类的意义，在于正确地认识会计档案，进而科学地整理、保管和开发利用会计档案。
从档案管理的角度出发，按照外观形式和用途的不同，会计档案可分为四大类：1、会计凭证类。
2、会计账簿类。
3、财务报告类。
4、其它类。
会计档案中的其它类主要有：会计移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册以及银行余额调节表、银行对账单。
四、会计档案的鉴定、整理与管理（一）会计档案保管期限的确定根据财政部、国家档案局1998年8月联合发布的《会计档案管理办法》第八条的规定，会计档案的保管期限分为永久、定期两种，其中定期又分为3年、5年、10年、15年、2 5年五个档次。
各种会计档案的保管期限具体如下：第一、永久保管的会计档案：1、财政总决算、行政单位和事业单位的决算、税收年报（决算）、会计档案保管清册、会计档案销毁清册；2、企业和其它组织的年度财务报告（决算，包括文字分析）、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。
第二、保管25年的会计档案：1、行政单位、事业单位的现金出纳账和银行存款账；2、税收会计的税收日记账（总账）和税收票证分类出纳账、现金出纳账和银行存款账；3、企业和其它组织的现金出纳账和银行存款账。
会计档案整理与归档要求
会计档案整理与归档要求一、引言会计档案是公司财务管理不可或缺的重要组成部分。
它们记录了公司的财务活动和交易，包括收入、支出、资产、负债等。
为了确保财务信息的准确性和可靠性，会计档案的整理和归档显得尤为重要。
本文将介绍会计档案整理与归档的要求，以帮助公司进行高效的财务管理。
二、会计档案整理的步骤1. 文件分类将会计档案按照一定的分类规则进行划分。
常见的分类方式包括按照年度、月份、科目、项目等进行分类。
通过合理的分类，可以方便后期检索和查阅。
2. 文件筛选在分类的基础上，对文件进行筛选。
将与公司财务活动相关的文件保留，不相关或过时的文件予以清理和归档。
这样可以避免文件的冗余和混乱。
3. 文件编号给每个文件打上独特的编号，可以根据公司的需求选择不同的编号方法，如按照时间顺序、科目编码等。
编号的目的是为了方便对文件进行组织和查找。
4. 文件整理将筛选和编号后的文件进行整理，可选择使用文件夹、文件柜等工具进行存放。
在整理时，应按照分类规则将文件有序地摆放，确保档案的结构清晰。
5. 文件标注对于重要的文件，需要进行标注记录关键信息，如文件名称、编号、日期、摘要等。
这些标注信息可以帮助后期查找和分析财务数据。
6. 文件备份为了防止档案的意外丢失或损坏，应进行文件的备份工作。
可以使用硬盘、云存储等方式进行备份，确保文件的安全性和可靠性。
三、会计档案归档的要求1. 归档周期根据相关法规和公司的要求，确定会计档案的归档周期。
通常情况下，会计档案的归档周期为一年，即每年结束后进行归档处理。
但对于重要的财务文件，可以根据需要进行更频繁的归档。
2. 归档流程归档流程应该明确，包括文件筛选、整理、标注、归类等环节。
每个环节的责任人和时间都要明确，以确保整个归档过程的顺利进行。
3. 归档地点确定会计档案的归档地点，通常是公司内的专门区域或档案室。
归档地点应具备良好的环境条件，如通风、防潮等，以确保档案的保存质量。
4. 归档标准制定明确的归档标准，包括文件的命名规则、编号规则、归类规则等。
会计的档案管理制度
一、总则第一条为了加强本单位的会计档案管理，确保会计档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有会计档案的管理工作，包括会计凭证、会计账簿、财务报告以及其他与会计核算相关的资料。
二、会计档案的构成与分类第三条会计档案是指本单位在会计核算过程中形成的具有法律效力、历史价值的经济活动记录。
具体包括：（一）会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。
（二）会计账簿类：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片等。
（三）财务报告类：包括月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注等。
（四）其他类：包括银行存款余额调节表、银行对账单、现金盘点表等。
三、会计档案的管理职责第四条本单位财务部门负责会计档案的管理工作，具体职责如下：（一）建立健全会计档案管理制度，明确会计档案的归档、保管、查阅、销毁等环节的流程和责任。
（二）指定专人负责会计档案的收集、整理、归档、保管、查阅、销毁等工作。
（三）对会计档案进行定期检查，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。
（四）对违反会计档案管理制度的行为进行制止和纠正。
四、会计档案的归档与保管第五条会计档案的归档工作应按照以下要求进行：（一）归档的会计档案应当齐全、完整，不得缺页、破损、褪色。
（二）归档的会计档案应当分类整理，并按照规定的顺序排列。
（三）归档的会计档案应当附有目录，方便查阅。
第六条会计档案的保管工作应按照以下要求进行：（一）会计档案应当妥善保管，防止毁损、散失和泄密。
（二）会计档案的存放地点应当安全、干燥、通风、防潮、防虫、防鼠。
（三）会计档案的查阅、复制、借用等工作，应当严格审批手续，确保档案的安全。
五、会计档案的查阅与销毁第七条会计档案的查阅工作应按照以下要求进行：（一）查阅会计档案应当填写查阅登记簿，登记查阅人、查阅内容、查阅时间等信息。
新《会计档案管理办法》
新《会计档案管理办法》
新《会计档案管理办法》的实施，对会计档案的管理和保管提出了更
高的要求。
以下是一些关键点：
1. 档案分类：明确了会计档案的分类标准，包括原始凭证、记账凭证、会计账簿、财务报表等。
2. 档案保管期限：规定了不同类型的会计档案应保存的最低年限，如
原始凭证和记账凭证至少保存15年，会计账簿至少保存30年。
3. 电子档案管理：随着信息技术的发展，电子会计档案的合法性和保
管要求被明确，要求电子档案应确保其真实性、完整性和可读性。
4. 档案安全：加强了对会计档案的安全管理，包括防止档案丢失、损
坏和非法访问。
5. 档案利用：规定了会计档案的查询、复制和利用条件，确保档案的
合理利用，同时保护企业的商业秘密和个人隐私。
6. 档案销毁：明确了档案销毁的条件和程序，确保档案在达到保管期
限后能够安全、合规地销毁。
7. 法律责任：对违反会计档案管理办法的行为，规定了相应的法律责任，以增强法规的执行力。
8. 档案信息化：鼓励企业采用信息化手段管理会计档案，提高档案管
理的效率和准确性。
9. 档案审计：定期对会计档案进行审计，确保档案管理的合规性和有效性。
10. 培训与宣传：加强对会计人员关于新《会计档案管理办法》的培训和宣传，提高会计档案管理的专业水平。
新《会计档案管理办法》的实施，旨在规范会计档案的管理，保障会计信息的真实性、完整性，同时也促进了会计档案管理的现代化和信息化。
会计档案
第九章会计档案知识点：1.会计档案是指会计凭证（包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证）、会计账簿（包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿）和财务会计报告（包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告，其他财务会计报告）【其他类中包括银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册】等会计核算专业资料，是记录和反映单位经济业务的重要历史资料和证据。
2.预算、计划、制度不属于会计档案，应当作为文书档案进行管理。
3.（1）采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。
（2）具备采用磁介质保存会计档案条件的单位，应将保存在磁介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料视同会计档案一并管理。
4.会计档案保管：（1）装订：会计凭证（一般每月装订一次。
会计凭证封面上填写凭证的种类、起止号码、凭证张数。
会计主管人员和保管人员要在会计凭证封面上签章。
）会计账簿（年终办理年度结账后）财务会计报告（按月装订成册。
核对整理：财务会计报告是否齐全，依页码顺序排定，上边和左边对齐压平，并防止折角。
按顺序进行装订：封面——编制说明——各种会计报表（按会计报表的编号顺序排列）——会计报表附注——封底。
）编号：根据其保管期限编制卷号。
（2）整理立卷：分类标准要统一，档案形成要统一，管理要求要统一（3）归档：在会计年度终了后，可暂由本单位会计机构保管1年。
期满之后，应由会计机构编制移交清册，移交后本单位的档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管，但出纳人员不得兼管会计档案。
移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，一般不得拆封。
个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。
（4）保管期限：分为永久和定期（3年、5年、10年、15年、25年）。
永久保管的会计档案是年度财务报告（决算）（包括文字分析）。
会计档案的范围和种类
(一)会计档案的范围和种类 1.会计档案，指会计凭证、会计账簿、财务会计报告以及其他会计资料等会计核算的专业材料。
注意：财务预算、计划、制度等文件材料属文书档案，而非会计档案。
(1)会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证;(2)会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片账、辅助账簿，其他会计账簿;(3)财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告;(4)其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。
(二)会计档案的归档和移交1.各单位每年形成的会计档案，都应由会计部门按照归档的要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。
2.当年形成的会计档案，在会计年度终了，可暂由本单位财务会计部门保管一年。
期满之后，原则上应由财务会计部门编造清册，移交本单位的档案部门保管;未设立档案部门的，应当在财务会计部门内部指定专人保管。
3.移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同原财务会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。
【例题·单选题】各单位每年形成的会计档案，都应由( )负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。
A.会计机构B.档案部门C.人事部门D.指定专人[答案]A4.会计档案应当积极为本单位提供和利用。
会计档案原件不得借出。
如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。
【例1-3-11】审计人员在对某公司的会计报表进行审计时，为核实一项长期挂账的应付账款，需要查阅以前年度的会计资料，但该公司以会计资料已经归档、由专人保管为借口拒绝审计人员查阅。
会计档案清册内容
会计档案清册内容
会计档案清册是指记录和管理公司会计档案的一份清单，内容应包括以下信息：
1. 档案编码：每个会计档案都应有一个唯一的编码，以便进行管理和检索。
2. 档案名称：指会计档案的名称，可以根据档案的内容进行命名，比如财务报表、凭证、银行对账单等。
3. 档案日期：指该档案所涉及的会计期间，包括起始日期和结束日期。
4. 档案类型：指会计档案的分类，比如资产类、负债类、权益类、成本类、损益类等。
5. 档案存放位置：指该档案所存放的具体位置，比如某个文件夹、某个文件柜等。
6. 档案备注：可以记录档案的一些特殊信息或说明，比如重要性、使用范围、相关部门等。
7. 档案责任人：指负责管理该档案的人员，可以是会计人员或其他相关人员。
8. 档案状态：指档案的状态，比如已归档、待归档、检索中等。
会计档案的整理与管理
会计档案的整理与管理会计档案是指会计入账凭证、会计报表、会计账簿、相关会计文件、资产负债表、利润表、现金流量表等一系列会计凭证和记录的文件。
会计档案的整理与管理是企业会计工作中的重要环节，对于保证会计核算的准确性和合规性具有重要意义。
下面我们将从整理会计档案的过程和管理会计档案的方法两方面来进行探讨。
一、会计档案的整理过程会计档案的整理过程主要包括文件收集、分类、归档、存储和保护等环节。
1.文件收集：会计档案的整理工作从文件的收集开始，要求收集完整、准确、及时。
收集的文件包括财务报表、凭证、账簿、会计文件等各种会计凭证和记录。
2.文件分类：根据会计档案的性质和用途，将收集到的文件进行分类，按照会计科目进行分门别类。
分类的目的是方便后续的整理和查找。
3.归档：将分类好的文件进行编号、盖章和装订，确保档案的完整性和可读性。
归档可以按照时间顺序或者按照会计科目进行归档，以便于查找和审计。
4.存储和保护：整理好的档案应妥善存储，并做好相应的保护措施，以防止档案的遗失、损坏和泄露。
存储的方式可以选择实体存储或者电子存储，根据实际情况选择适当的存储介质和设备。
二、会计档案的管理方法会计档案的管理方法包括文件借阅、备份和销毁等环节，以确保档案的安全性和可靠性。
1.文件借阅：为了方便工作人员的日常查阅，应建立完善的文件借阅制度。
借阅人员需填写借阅申请表，并在借阅登记簿上注明借阅日期、借阅目的、借阅期限等信息。
借阅的档案需要对借阅人进行追踪和监督，确保档案的安全和完整。
2.备份：会计档案作为企业重要财务数据的记录，应定期进行数据备份，以防止因硬件故障、人为错误或灾害等原因导致档案的丢失。
备份数据可以存储在磁盘、光盘、云盘等介质中，确保数据的完整性和可恢复性。
3.销毁：根据会计法规和档案管理的相关规定，对于已经过期或者不再需要的档案，应按照规定的程序和方法进行销毁。
销毁时需要填写销毁申请表，并经过相关部门的审批和监督，确保销毁行为的合法性和可追溯性。
会计档案
会计档案⏹会计档案：是指各机关、团体和企业、事业单位的财会部门在经济管理和会计核算的活动中形成的作为历史记录保存起来的会计核算材料。
它主要包括：会计凭证、会计账簿和账务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
其形式主要表现有：⏹1、会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证。
⏹2、会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。
⏹3、账务报告类：会计报表、附表、附注及文字说明，其他账务报告。
⏹4、其他类：指的是银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。
⏹二、会计档案的来源⏹主要来自于立档单位的财务会计部门或财务会计人员。
⏹三、会计档案特点：⏹1、产生与使用的普遍性⏹2、内容与程序的连续性⏹3、所含成分的稳定性⏹三、会计档案作用⏹1、为经济管理提供数据⏹2、打击经济领域的犯罪活动和反对不正之风的有力工具⏹3、是研究经济和财政历史的可靠史料⏹第二部分：会计档案的整理⏹一、会计档案的收集⏹1、会计材料的归档：主要包括会计凭证、会计账簿和账务报告(会计报表)等会计核算专业材料，至于财会部门经办的有关财会工作的方针、政策、制度、预算、工作计划、总结、报告以及来往文书都不属于会计材料的归档范围，应按照一般档案管理办法执行。
⏹2、向历任会计人员收集会计档案⏹二、选择会计档案整理的分类方法：会计档案的分类主要有四种：⏹1、形式（名称）----年度----保管期限分类法；⏹首先将本单位的会计文件材料按凭证(包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他凭证)；账簿(包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿)；财务报告(包括报表、附表、附注及文字说明、其他财务报告)；其他(包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计专业资料，会计档案移交淸册、会计档案销毁淸册)四类分开。
会计档案
填写口取纸
1
案卷号
30年
保管期限
口取纸一式填两份分别贴在： ※ 死页账的脊背上
※ 账簿盒的脊背上
※ 一一对映
装 盒
死页账（本账）： 一个档案盒只装一本账。 按照卷内文件目录、账、备考 表的顺序装入盒内
拟写会计档案案卷题名
单位名称
北京市昌平区档案局二00五
年现金日记账
会计核算材
料名称
会计年度
或时间
▲
• 第十六、十七、十八、十九条内容 • 第二十四条内容 • 第二十八条内容
※不能列入会计档案管理范畴的文书档案 （一）会计工作的方针、政策、法规文件; （二）会计工作的规划、计划、总结、预算; （三）会计工作的请示、批复; （四）会计工作的规章、制度、办法; （五）会计部门与外机关的往来文件; 以上文件不是在会计核算工作中形成的,属于 会计部门的文书档案。
填写盒脊及封面
盒脊:贴兰色口取纸 封面:一般只填写全宗名称和保管 期限两栏 全宗名称栏：一般加盖全宗名称章 保管期限栏：用炭素笔填写15年
全宗 名称 保管 期限
年 度
起止案卷号
填写目次表
先在会计案卷目录的右下角流水编制页号， 一本目录一流水，再填写目次表。 页 号 年 度
卷 号
装订会计案卷目录
统一采用： “类别——会计年度——保管期限”
进行分类。
（每个类别分别进行整理）
※即先把会计档案分成“会计凭证、会计
账簿、财务报告和其他”四类分开。
※然后每类再按会计年度排列，每一年
度内的档案根据保管期限的长短依次排列。
※四个类别的档案分别编制四个流水案卷
号，每年度顺延，形成四本案卷目录。
会计凭证的整理方法
会 计 档 案
任务
会计档案是指单位在进行会 计核算等过程中接收或形成的， 记录和反映单位经济业务事项的， 具有保存价值的文字、图表等各 种形式的会计资料，包括通过计 算机等电子设备形成、传输和存 储的电子会计档案。
2
二 会计档案的特点 会计档案的特点主要表现为以下几个方面：
会计档案专 业性很强。
案局于2015年修订了《会计档案管理办法》，自2016年1月1日起施行。
会计档案 的查阅
会计档案的 保管期限
会计档案的 归销毁
4
任务
5
会计档案涉 及面广、数 量多。
会计档案的 会计档案相 共同性突出。 互制约、密
切联系。
会计档案保 管形式特殊。
任务
3
三 建立会计档案的意义 建立会计档案具有以下重要意义：
加强监督和 检查
增强会计人 员的责任心
便于历史的 对比和分析
利于完善会 计信息系统
任务
4
四 会计档案的管理
会计档案管理是一项技术性、政策性都很强的工作，财政部和国家档
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会计档案吴蔚2007年12月会计档案♦一、会计档案概念♦二、会计档案的作用、特点♦三、会计档案的归档和保管期限划分♦四、会计档案的整理工作♦五、会计档案的编号与排列♦六、会计档案案卷目录的编制♦七、会计档案的装盒、排架♦八、会计档案的移交、鉴定与销毁一、会计档案概念♦会计档案—是会计工作作用于会计对象所产生的专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，它具体包括：会计凭证类、会计账簿类、财务报告类及其他类等会计核算专业材料。
♦（一）会计档案的形成♦（二）会计档案的内容（一）会计档案的形成♦1、会计档案主要来自各单位的财会部门或财务会计人员。
只有会计部门或会计人员形成的专业会计文件，才具有会计档案的特点，否则，不能视为会计档案。
♦“会计档案”与“文书档案”的区别♦“会计档案”与“会计资料”的区别“会计档案”与“文书档案”的区别♦形成领域不同会计档案一般在资金活动领域中形成，而文书档案主要在行政管理领域中形成。
♦形式和内在联系不同会计档案由三种会计核算材料有机地形成一个整体，具有密不可分的内在联系。
文书档案多以公文形式出现，具相对的独立性。
♦立卷和归档的时间不同立卷时间：会计档案按“日清月结年决算”的会计程序立卷，即会计凭证月终记账完了就可以立卷了。
文书档案则通常在次年的第一、二季度立卷。
归档时间：会计档案由财会部门立好卷后保存一年，再移交归档。
文书档案一般在第二年上半年归档。
“会计档案”与“会计资料”的区别♦会计档案是各单位在各项会计核算活动中直接形成的，具有保存价值的历史记录。
♦会计资料则是各单位为了更好地开展会计工作，贯彻国家方针政策，学习他人经验，提高业务水平而收集或购买的出版物，及档案的复制品等。
不是在本单位的会计工作中直接产生的。
♦重点是保管好本单位的会计档案。
♦2、会计档案是会计核算的产物。
会计工作由会计制度、会计核算、会计分析、会计检查和会计决策等5 个部分组成，而会计核算是基本环节，会计档案则是这个环节的集中反映和副产品。
♦会计核算♦会计分析♦会计检查♦会计核算♦以原始凭证为依据，以会计科目为分类标志，以记账凭证和账簿为工具，运用一定的记账方法，按照一定的程序来完成的整理、计算、登记工作。
♦主要包括设置账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿、成本计算、财产清查、编制资金平衡表和其它会计报表等。
♦会计分析♦主要是分析财务、成本计划执行的过程和成果，它涉及到整个单位的经济活动情况。
♦各单位会计分析的结果，是编制财务情况说明书的依据。
♦会计检查♦是以会计档案为主要依据，检查机关、企事业单位的经济活动和财务收支情况，以便查明事实，弄清责任。
（二）会计档案的内容♦会计档案收集范围有：会计部门或会计人员在会计核算中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告和其他会计核算专业材料。
♦会计凭证：是记录经济业务、明确经济责任的书面证明，是登记账簿的重要依据。
包括：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其它会计凭证等。
♦会计账簿：是以会计凭证为依据，全面、连续地记录和反映各项经济业务的簿籍。
包括：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其它账簿等。
♦财务报告：是用统一的货币计量单位，概括地反映各单位在一定时期内经济活动和财务收支情况的书面报告文件。
包括：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告等。
♦其他：其它应当保存的会计核算材料。
包括：银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。
♦注意！♦财会部门经办的有关财会工作的方针、政策、制度、计划总结、报告以及来往文书，按照《会计档案管理办法》第十九条规定，应当执行文书档案管理规定，不属于会计档案的范围。
二、会计档案的作用、特点♦（一）会计档案的作用♦会计档案是人类会计活动真实的历史记录，储存着丰富的信息资源，具有多方面的利用价值。
其主要作用是信息史料作用和凭证作用。
♦1、为国家经济建设的计划和决策，对宏观经济运行进行管理和监督提供真实可靠的信息，它是编制国家和地方预算的重要依据。
♦2、为机关、企事业单位加强内部微观经济管理提供丰富的原始数据，是编制单位预算、财务收支计划的重要依据。
♦3、是打击经济领域的犯罪活动和反对不正之风的有力工具。
♦4、是研究经济和财政历史的可靠史料。
♦（二）会计档案的特点♦会计工作是一项复杂繁琐、细致严密的工作。
在会计核算中，会计凭证、会计账簿、财务报告三种核算材料有机地构成一个不可分割的统一的会计核算体系，对各项经济活动，财务收支连续地进行记录和反映。
作为一种专门档案，会计档案具有不同于其他档案的特点。
主要有：♦1、内容的专业性。
以数字为主要内容，是在各行各业的会计核算中形成的，这种与一般档案不同的特殊内容、专门手段，使会计档案具有较强的专业性。
♦2、程序的紧密性（严密性）。
会计档案的形成是按照特有的、专门的程序进行的，先有会计凭证，然后再依据会计凭证登记会计账簿，最后根据账簿编制财务报告，环环相扣，相互制约，不差分毫（也就是说账簿从凭证中来，报表从账簿中来）。
♦3、来源的普遍性（广泛性）。
凡有经济、财务活动的地方，都有会计档案，会计档案参与广泛的社会经济活动。
我国独立核算的单位有几千万个，每天都会频繁地发生会计事项，形成大量的会计档案。
♦4、形式的多样性（外表的形式不一）。
三、会计档案的归档及保管期限划分♦（一）会计档案的归档♦会计部门或会计人员将形成的会计文件材料经过整理立卷，移交给本单位档案部门保管的过程，叫做会计文件归档。
♦《会计档案管理办法》第六条规定：各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案管理清册，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清♦册，移交本单位档案机构统一保管。
♦会计档案的归档，仅指会计核算专业材料的归档。
其归档范围是：会计凭证、会计账簿、财务报告等。
♦（二）会计档案保管期限划分♦会计档案的来源很广，数量很大，如果没有科学的保管期限界定，必然会给会计档案的管理工作带来很大的困难，也会造成巨大的经济负担。
♦划分原则：1、内容的重要程度；2、查考价值的大小；3、史料价值。
♦保管期限的划分：♦会计档案的保管期限，是指会计档案的最低保管期限，从会计年度终了后的第一天算起（1月1日）。
按相关规定，会计档案保管期限可分为：永久和定期两种。
♦永久保管的会计档案。
凡是对工作总结和查考，以及研究经济活动具有长远利用价值的会计档案，应当永久保管。
主要包括：涉及外事、对私改造的会计凭证、账簿，年终财务报告、会计档案保管清册、销毁清册、会计档案目录等。
♦定期保管的会计档案。
指在一定时期内有利用价值的会计档案。
分为：长期25年，短期3年、5年、10年、15年等五种。
长期包括：现♦金出纳账、银行存款账、税收日记账、移交登记、清册等。
短期包括：会计凭证、月季报等。
♦会计档案保管期限表—就是以图表或条款形式，列举会计档案文件的内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性文件。
两种形式：1、标准图表式；2、单位自定条款式。
♦会计工作涉及各个领域，机关、企事业单位各有各自的特点，形成的会计档案内容和成份也不相同，在界定会计档案保管期限时，要结合本系统的有关规定和实际情况进行界定。
四、会计档案的整理工作♦会计档案的整理工作，就是将零散的和需要进一步条理化的会计文件，通过科学的分类、组合、立卷、排列和编号，组成一个有序体系的过程。
♦（一）会计档案的分类♦会计档案可分为四大类：♦1、会计凭证类；2、会计账簿类；3、财务报告类；4、其他类。
♦（二）会计档案的整理♦整理原则：遵循会计档案形成的自然规律及其本身固有特点，保持其相互间的有机联系，进行科学的分类整理，以便有利于管理和开发利用。
♦注意：由于会计文件材料专业性强，一般应由会计人员整理立卷，然后向机关档案部门移交。
把会计文件的立卷归档作为会计人员的职责之一，是有效地保证全部会计档案能系统完整按时归档的重要前提。
档案部门应当保持原卷册的封装，不能对原始的卷册拆开，重新组合。
♦1、会计凭证的整理♦将各种报销单据、现金凭证、银行转账凭证、成本核算凭证、职工工资凭证、资产凭证等凭证材料，都归入会计凭证范围整理。
及时整理立卷。
♦会计凭证一般按记账顺序装订成册，厚2.5—3.5cm，封面内容填写齐全。
每一本凭证为一个案卷，加盖档案号章。
♦2、会计账簿的整理♦将会计总账、明细账、现金现纳账、银行存款账、固定资产账和各种辅助账，都归入会计账簿范围整理。
在年终决算后按账簿的种♦类进行整理立卷。
♦注意事项：♦（1）检查账簿扉页有无填写齐全；♦（2）固定账簿不拆空白页，最后划红线，在案卷备考表中详细记明使用账页和空白账页的页数。
♦（3）活页账簿应将空白页抽出，在账页右上方编页数，加装封面和封底。
♦一般是每本账本为一个案卷，加盖档案号章。
♦3、财务报告的整理♦将年度报表、月（季）度报表、不定期专用报表和主要财务指数快报等，都归入财务报♦告范围整理。
按保管期限整理立卷，本单位与下级单位的报表分开立卷。
年度财务报告应单独整理组卷，财务分析在前，会计报表在后；月（季）财务报告可按情况整理成若干卷。
加盖档案号章。
♦4、其他材料的整理♦将银行存款余额调节表、银行对账单、移交清册、保管清册、销毁清册等，都归入“其它”类范围整理。
按保管期限整理立卷。
五、会计档案的编号与排列♦会计档案经过初步的整理后，必须通过一定的方法，固定其整理成果，就必须对其进行有序的排列，运用一定的符号表示它们之间的联系，这就是编号与排列。
♦（一）会计档案的编号♦按《广东省机关档案分类办法》的规定，会计档案的一级属类按报表、账簿、凭证、其他设置。
♦会计档案按属类编案卷顺序号，其结构模式为：大类代号+分类号+目录号+案卷顺序号。
♦也就是：♦会计档案代号+属类代号+目录（顺序）号+案卷（顺序）号♦会计档案作为单位档案的一个重要组织部分，其档号应纳入单位档案的整个编号系统（分类大纲：A代表文书档案，B代表基建档案，C代表设备档案，D代表会计档案等），会计档案代号用英文字母D表示。
属类代号用数字表示（1、财务报告；2、会计账簿；3、会计凭证；4、其它）。
目录（顺序）号用数字表示，按会计档案的类别分别设置案卷目录。
♦（二）会计档案的分类排列♦介绍两种：♦1、属类——年度——案卷分类排列法。
按财务报告、会计账簿、会计凭证、其它会计资料四个属类顺序排列，每个属类内再分别按年度顺序排列，年度内再区分不同科目排列，不区别保管期限。
♦案卷流水号：按属类跨年度编案卷流水号。
例：♦财务报告类：1993年：1，2，3……12。
♦1994年：13，14……27。