{财务管理财务会计}会计档案的整理和归档办法

{财务管理财务会计}会计档案的整理和归档办法

由收款单位开给的现金收据等。

２、记帐凭证是会计人员根据原始凭证加以归类整理编制的，分为收款凭证，付款凭证、转帐凭证三种。企业还有汇总凭证。

综上所述：会计凭证归档范围包括：原始凭证和记帐凭证、汇总凭证以及其他的会计凭证。

（二）会计帐簿：

会计帐簿是全面地、连续地记录和反映各项经济业务的簿籍。会计凭证只能反映某项经济业务，而帐簿能全面、系统地反映经济状况、形成一种经济信息体系。帐簿主要有下面几种：

１、序时帐簿（又称日记帐）、出纳帐、银行帐；

２、分类帐簿：

分类帐簿分总帐和明细帐两种

（１）总帐（总分类帐），即按总分类帐户分类登记的帐簿；

（２）明细帐（明细分类帐），即按明细帐户分类登记的帐簿；

３、辅助帐（备查帐簿），还有固定资产明细帐（卡片）各种登记簿等都要归档，即在明细帐里不能记载的事项而进行补充登记的帐簿。

（三）会计报表：

会计报表是用统一的货币计量单位，综合地反映机关团体、企事业单位在一定时期内的经济活动，财务收支计划情况的报告文件。是根据帐簿的记载，加以归纳、整理和汇总编制出来的。会计报表种类，主要有：

１、从内容分：资金平衡表、产品成本计算表、年终奖金结算表等；２、从时间分：旬报、月报、季报、年报等；

３、从单位分：基层报表、汇总表等。（按各机关在编制会计报表时，所作的文字说明和分析材料是报表的重要组成部分要与报表一起归档。）（四）工资表：

工资表是按照“各尽所能，按劳分配”原则分配给劳动者供个人消费的部分国民收入。种类主要有：工资发放名册、卡片、工资转移、证明、通知存根和各种奖金等。

（五）综合管理：

综合管理是会计部门在工作过程中制定的有关规定、计划、总结、请示、批复和需要说明、分析的文字材料及清册。这部分材料应单独立卷，但编案卷号时，可与报表一起编号，属永久卷排在决算报表的后面，属短期卷的排在月报表的前面。

三、会计档案立卷整理

（一）会计档案材料保管期限鉴定：

会计档案分两个保管期限：即永久、短期。永久保管的档案，没有时间终止，永远保存。短期保管的档案，有三年、五年、十年、十五年、二十五年五种。

１、凭证保管期限：

（１）涉及外事，对私资改造材料永久

（２）关于地产权、房产权、林产的契约、证券图纸等有关货币收支凭证应需要单独立卷保管永久

（３）建设银行凭证及附件25年

（４）一般凭证作短期15年其整理模式如下（以下属类同样）

Ｄ─Ｏ

│││

││└───案卷号

│└─────财务档案二级类目（属类）代号

└──────财会档案一级类目代号

２、帐簿保管期限：

（１）预算会计的现金出纳帐、银行存款帐25年（２）总帐15年（３）明细帐15年（４）辅助帐10年３、会计报表保管期限：

（１）年终报表，各单位年度预决算报表永久（２）汇总报表及需要说明、分析的文字材料永久（３）旬报、月报、季报15年（４）基层报表3--5年

我区会计报表主要有下面几种：

（１）向区财局报的各类报表；

（２）向区统计局报的各类报表；

（３）向上级有关主管部门报的各类报表。

４、工资表保管期限：

（１）工资发放名册、卡片25年

（２）工资转移、证明、通知存根25年

（３）各种奖金发放名册、卡片25年

５、综合管理材料保管期限：

（１）上级有关财务会计工作的文件永久

（２）本单位财务管理规定、计划、总结、请示、批复永久

（３）会计档案移交保管、销毁清册永久

（４）本单位基金、管理工作文件和有关财务管理方面的其他文件材料短期

以上凭证、帐簿、报表、工资表和综合性文字材料中属永久和短期保管的必须分开立卷，同属类又同保管期限的案卷，可同盒存放。

（二）会计档案整理：

１、会计凭证整理

每月入帐之后按记帐编号顺序订成册，装订要整齐结实、美观。用字粒按项目逐一填盖凭证封面和案卷目录，分别装成两本档案目录，填盖要清楚，端正。案卷目录一式二份，一本交档案室，一本财务人员自存。案卷编号按历年编一个流水号，编至档案目录装满后方能断号，启用第二本档案目录时再从１号开始编案卷号。案卷套盒存放后，要填盖好案卷盒封面，案卷排列从左至右，从上至下装箱。

２、帐簿整理立卷

每年结束使用之后，按帐簿名称分类，一种帐簿立一卷，在帐簿右上角贴上帐簿标签卡。第个案卷内的纸张要用号码机编盖页号（空白页不能编号），填盖案卷目录一式二份。如果帐簿是活页的，应将原封面去掉，再以三孔装订，然后用白纸（或牛皮纸）作封面。帐簿案卷编号，应按出纳帐、总帐、明细帐、辅助帐各编流水号。当年号要接上上年流水号，然后填盖卷盒和帐簿卡，装箱时按从左至右顺序排列。

３、会计报表整理

按报表名称：年报、季报（含月报、旬报）、基层报表分别整理立.4.

卷，然后按保管期限各编案卷流水号。

每一案卷３０至６０页，按时间先后顺序排列，用号码机编页码，填盖卷内目录和案卷目录，卷内目录一式三份，一份装案卷首页，另两份同案卷目录装订成两本档案目录册，作查找索引。案卷以三孔装订，装订整齐、结实、美观。装订后填盖案卷封面，编盖案卷流水号（即当年的案卷号和上一年案卷号衔接上，一直编至档案目录册满后方断号。然后按永久、短期两种不同案卷，分别套装入盒，（每盒装三卷左右），装档案硬盒与装箱排列方法同前。

４、工资表立卷

工资表的立卷方法和编号、装盒、排列与报表的方法一样。

５、综合管理材料整理

各种文字材料应按保管期限分开立卷，但装盒时可与报表的相应保管期限的案卷同盒装放。装订方法与报表一样。

（三）会计档案编目

会计档案整理、立卷后，按报表、帐簿、凭证、工资表和综合管理材料五个属类将编盖好的案卷目录和卷内目录，分别各汇编二本档案目录册（报表和综合管理可组合一本目录。）一本交综合档案室，一本自留。这本目录，既是会计档案的保管册，又是查找利用档案的检索工具。

四、会计档案移交保管利用

（一）档案移交

每个单位的会计档案由会计部门保管三年，期满后连同一套档案目录一起移交给本单位综合档案室保管。