行政事务管理制度

行政管理制度

为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规范，望全体员工遵照执行。一．劳动纪律

1.1公司员工应按规定时间上下班，不允许旷工和无故迟到、早退。

1.2员工应自觉遵守公司《考勤管理制度》。

1.3工作场所内不得大声喧哗、闲聊。私人电话要长话短说。

1.4尊重领导，团结同事，互敬互爱。決不允许发生口角和打斗事件。

1.5爱护公司财务，杜绝浪费和化公为私。

1.6严禁向他人透露公司客户项目、招聘资料等内部信息。

1.7员工上班需着装整洁，不许着奇装异服

1.8员工不得未经领导批准私自调岗，调班。

1.9员工及各部门、各项目部除应对本职工作尽职尽责外,还应按公司要求配合、支持其他员工和部门的工作,不得因一己之利,拒绝、拖延损害公司整体利益。

二．办公设备、用品

2.1公司的办公设施设备統一布置，员工不得随个人意愿对其作出改动。

2.2公用办公设备如复印机、传真机、网络接口由公司指定人员负责维护管理，他人不得擅自拆装、调试。

2.3个人办公区域内设备如电脑、电话、打印机由个人负责使用保养。

2.4要保持办公设备的清洁和放至有序，保证设备的安全可靠性，充

分发挥其作用。下班时，注意关闭电脑设备，切断电源。

2.5实行定期计划批量采购供应。即：每月____日前各部室向行政办公室提报当月所需用品计划，由行政办公室统一采购。员工视工作需要，可领取必要的办公用。

2.6对于耐用办公用品像计算器、刀尺、订书机、打孔机、文件夹等要注意保管，对于消耗性办公用品，要注意节约使用，养成勤俭持家的优良作风。

2.7不得将公司办公用品私用，不得随意滥用非正常情况毁损，个人要赔偿并视情予以处罚。

三．办公环境

3.1要保持办公环境的整洁、卫生、安静。不得随地吐痰扔垃圾。3.2严禁在办公区域吸烟，影响他人。

3.3每日将自己办公区域的卫生进行打扫清洁，物品整理摆放整齐。

3.4下班前,必须将办公桌上所用物品整理干净,办公桌文件及保密资料必须统一收至抽屉或文件柜，不能存留桌面

档案管理

4.1归档范围：

1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。

2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料

3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；

4、资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等）

5、政府、项目批文、合同；

6、公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）；

7、工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸；

8、各分子公司及集团总部各部门年度工作计划及资金计划；

9、公司签定的各类合同（含商品房买卖合同）；

10、公司有效证照、证件、印章；

11、具有法律效力及保存价值的文件；

12、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；

13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等；

14、集团、各分子公司获得的社会荣誉资料；

15、其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

4.2档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

4.3档案的借阅与索取

1、总经理、副总经理、借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。

2、各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿与《档案借阅表》，方可借阅。

3、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或办公室主任（集团行政人事部经理）批准。

4、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。

5、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任（集团行政人事部经理）批准。

6、有密级的档案调阅、复制时均需办公室主任（行政人事部经理）及副总以上领导批准。

7、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

8、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。

9、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。

4.4电脑档案的管理

1、所有员工使用的电脑必须指定专门的区域存放公司相关的文件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工

作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。

2、各分子公司办公室主任（公司行政人事部经理）即为电脑档案管理责任人。公司所有员工须到电脑管理责任人处对存档电脑区域、文件夹名称进行如实登记；各电脑档案管理责任人须定时对本单位的电脑按照登记存放区域进行检查。

4.5档案的鉴定与销毁

1、公司行政人事部定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。

2、档案鉴定工作由公司行政人事部经理主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。

3、档案材料鉴定小组审定，并经集团总裁批准后，方可销毁。

4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。

五．团建活动

5.1每周一次例会每月一次大会

5.2公司聚餐

5.3马拉松

5.4每年一次体检

六．安全管理

4.1全体员工要有安全意识，特别是抽烟者，严禁随意丟弃烟头，发现事故隐患要及时报告。

4.2做好日常安全检查工作。下班前要检查各自责任区域内设备电源。