公司行政部档案管理制度

公司行政部档案管

理制度

行政事务管理制度

(一) 总则

第一条为加强公司行政事务管理,理顺工作流程,使各项管理标准化、制度化,提高办事效率,特制定本规定。

第二条本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、办公环境管理、办公用品管理、库房管理、报刊邮件及快递发货管理、车辆管理等。

(二) 档案管理

第三条归档范围:

1、公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知、各项管理制度文本等具有参考价值的文件材料。

2、与书面文件材料对应的电子文档。

3、公司有价值的声像、音像、照片等资料。

第四条档案管理要指定专人负责,明确责任,保证原始资料及单据齐全完整;电子文档要用专门系统保存,整理程序与编号与对应的书面文件一致;密级档案必须保证安全。

1、询价内容按产品类别每月整理归档(注意与公司集成后产品

的对应),由商务秘书负责;

2、与项目相关的报价、标书、图纸及技术资料等按客户分别归

档,由项目工程师及商务秘书共同负责。

3、公司财务及纳税文件由财务负责整理归档。

4、除以上内容之外的公司制度、人事及劳资、会议记录等行政

文件由行政部门负责整理归档。

5、所有公司档案均由行政部门负责管理。

第五条档案的借阅与索取:

1、总经理借阅非密级档案可经过档案管理人员办理借阅手续,直接提档;

2、公司其它人员需借阅档案时,要经主管领导批准,并办理借阅手续;

3、借阅档案必须爱护,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失,如确属工作需要摘录和复制,凡属密级档案,必须由总经理批准方可摘录和复制,一般内部档案经公司分管领导批准方可摘录和复制。

第六条档案的销毁:

1、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料;

2、若按规定需要销毁时,凡属密级档案须经总经理批准备案后方可销毁,一般内部档案,须经公司分管领导批准后方可销毁。

3、经批准销毁的公司档案,档案人员要认真填写、编制销毁清

单,由专人监督销毁。

(三) 印鉴管理

第七条公司印鉴由公司分管领导负责保管。