办公室行政工作人员工作要点
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员工培训要点
序言:
一、工作都是辛苦的;
二、工作没有公平的;
三、工作没有容易的;
四、工作都是细致的。
第一章行政工作人员的意识问题
一、行政办公室工作是繁杂琐碎的,要耐得住性子;
小到一张纸、大到一个工位,办公室行政人员都要去负责,可能一天处理几十件事情,几十张报表,工作量之大之琐碎需要人耐得住性子去做。
二、行政办公室工作是接受和处理问题的,要沟通得到位;
办公室是接受各部门的意见、回馈、投诉的部门,所有工作人员是解决问题,而不是制造问题的。
三、行政办公室工作是寂寞的。
行政办公室的工作在多数人看来是简单的、是粗浅的,我们要耐得住性子,稳得住步子,做细路子。
对行政办公室的工作要求:
1、要事事记准确,宁可动手也不遗漏。
2、要件件有回音,宁可挨骂不可不说。
3、要件件有着落,宁可琐碎不可悬空。
行政办公室工作人员应具备的素质:
1、业务上要精;
2、作风上要硬:工作上不能厚此薄彼,不能亲近远疏,一视同仁。
3、修养上要好:办公室是接触各部门最平凡的,也是信息量最大的地方,这对工作人员提出了更高的修养要求。
整理领导指令的要点(含会议记录)
一、正确的方法:
1、记录原话
2、记录要点
3、记录易忘点:时间、地点、人物、主题、数字、各类术语
4、记录疑问点(要及时释疑)
5、及时追记、补充
第二章协助领导工作的要点
常用的九种方法:
1、随机提醒法:注意收集相关信息、巧妙掌握提醒时机、心中要有全局
2、预测导向法:分析出多种可能产生的结果及过程,要求:兼顾宏观微观、整体局部、长期近期、优势劣势。
3、咨询建议法:通过调查研究,以充足的事实,提出可行性或补充性意见。防止按图索骥、注意全面客观、写出咨询报告。
4、提供资料法:多种资料做出分析报告连资料原件一起呈送。
5、比较优选法:经常和提供资料法联合使用。
6、漫谈聊天法:在无边际的聊天中启迪领导,闲聊时需谨慎。
7、补充完善法:慎出异言、察言观色、抓住重点。
8、先同后异法:赞同(夸奖)要适度、方法要因人而异。
9、引以为鉴法:明确同类事件(做法)已造成的危害、吹风鼓劲、提高领导声誉。
适应领导不同的工作风格
一、对谋略自信型领导的适应:
1、多服从少多言
2、集中精神领会意图
3、可以在领导讲话时大胆询问、大胆质疑
二、对超脱粗放型领导的适应:
1、领导为人处事宽宏大量,可不能骗他。
2、领导喜欢亲力亲为,一定要配合他。
3、领导讲求分工明确,不爱多管闲事要适应他。
4、领导交代的工作笼统可对具体处理不加干涉,要提醒他。
对这类领导我们要做到:要出好点子,要格外精心,要主动汇报,要防止越权。
三、对民主纳谏型领导的适应:
1、要谨言慎行
2、要常思多想
3、要态度谦和、待人友善(不能因领导和蔼就故意捉弄)
4、领导容易听从他人建议,要及时提醒他
四、对看人审事型领导的适应:
1、情感因素左右处事方法
2、不怕吃苦、勤劳
3、巧妙的运用各种方法
五、对多变无定型领导的适应:
1、情绪不稳定、善变
2、当面遵从、私下等待、最后加劲
忍让领导弱点的方式
一、忌在没有现成根据的问题上与领导争论
①不必过分较真
②只反驳一次
③多用疑问句
④找到可靠证据
忌任何事、任何言语上都显摆自己比领导强
忌工作出现任何问题都推给领导:(不辩解、不挑明、不越级汇报)
二、作风庄重严谨
1、忌讳装模作样
2、忌讳吊儿郎当,没有下属的样子
3、忌讳思想作风刁滑,心术不正
三、动作勤快干练
1、忌讳动作拖拉
2、忌讳生活懒散,丢东忘西
3、忌讳没有时间观念
4、忌讳严重无活
四、反应机灵敏捷
1、不等领导话讲完,便知下面的内容(不能抢话)
2、等领导把话说完,便能明白其中的含义
3、等领导把话说明,便能领悟暗中成分
第三章领会领导意图
一、领会:
领会要清楚、要全面、要深刻
二、融汇:
执行领导的意图时要和实际情况相融合
三、发挥:
在一些可以发挥的地方发挥一下是可以的,千万不能偏离主题,甚至反客为主
四、领会领导意图的方式:
1、善于把握领导的工作热点、跟随追击;
2、善于把握领导的思维方式、协同运作;
3、善于把握领导的思想闪光点、加以深化;
4、善于多角度捕捉领导意图、综合归纳;
5、善于把握领导的个性特点,因人而异。
五、维护领导尊严
1、不知道的事不要说,不清楚的事不要胡说;
2、领导的尊严关系着公司,公司的尊严关系着员工。
纠正领导错误的方式及态度:
1、不当众理睬(不是关系命脉的事,不要当众纠正。)
2、不小瞧讥讽(任何人都有不足的地方。)
3、不正面交锋
4、不随便插话
5、提供反驳依据和措施
否定领导错误意见的原则:
1、力求谦逊
2、真诚友善
3、避免交锋
否定领导错误意见的方法:
1、提供下情法:要真实、准确;内容要具体:有事例、有数字。
2、介绍经验法:相关事件成功或失败的案例。
3、弥补不足法:当场弥补、背后弥补、形成文字时弥补。
否定领导错误意见的时机:
1、趁领导心情愉快之时;
2、趁领导主动询问之时;
3、趁领导允许发言之时;
4、趁领导需要情况反馈之时;
否定领导错误意见时应注意的问题:
1、明确身份:不能越位
2、态度谦和:不能盛气凌人
3、要有耐心
否定领导错误意见的条件:
1、勤奋学习,精通业务;
2、博学多才,让领导从内心信任你;
3、经常深入群众,对下情了如指掌:
①熟悉下一级班子的全面情况;
②熟悉下二级班子的基本情况
③熟悉下三级班子的一般情况
第四章会务工作