财务报销流程与填写规范

财务报销流程与填写规范

为适应公司经营管理的需要,据财会法律法规,公司拟定固定格式的单据,注明相应的审批流程,现公布遵照执行。

一、公司单据分为五种：

付款申请单(采购类) 付款申请单(非采购类) 费用报销单差旅费报销单借款单

二、各种单据用途：

1、付款申请单(采购类):专用于工程、项目采购；

2、付款申请单(非采购类):除工程、项目采购类,其他对外付款时使用,如:付投标保证金、付押金、付往来款等；

3、费用报销单:用于支付各种费用(差旅费除外)；

4、差旅费报销单：用于差旅费报销(包括：交通费和住宿费、差补等)；

5、借款单:员工出差、工作事务等需要预支款项；金额无法确定、票据暂时无法取得的相关付款。

三、单据的相关规定

1、各项单据填写时尽量清楚、详细、完整、准确；报销单上的金额不得涂改，必须用签字笔或者钢笔书写，有相关证明材料的,应把证明材料附在单据后面；

2、若报销费用中同时涉及到发票和收据时,应分别填列单据,业务招待费必须与其他单据分开填列；

3、填写费用报销单,应从上至下填写,不能空行,也不能分别写

成两张报销单后,只在一张单上合计；

4、发票上购货单位要书写公司名称的全称(记住所属公司正确全称),抬头错误的票将不予以报销,各项报销的票据和发票应保管好,原则上不得用其他发票代替；

5、所有的贴票都要用胶水、浆糊贴,报销单后面附一张纸,既可以保证单据的美观也可以防止单据贴得不稳而掉落、因外力刮烂发票。附件也不能超过主单的单面,发票太大时,可以折起来；

6、特批事项,如乘坐飞机、高铁或住宿超标等己请示公司领导的,要先给相关领导在发票背面签名证明。

7、发票不能放大长时间,不能跨年,费用报销的,不要超过两个月(长期出差的除外);

8、报销单只能本人领款,其他人无权领款,新来的同事最好带上工卡来领款。超过1000元的报销单一般会直接汇入工资卡中。

四、付款申请单(采购类)

1、付采购款时,要附上合同,在申请单的空白处写上发票号码；

2、用铅笔标上该笔采购用于的项目(不要用签字笔写);

3、涉及到预付款或先款后货的应标明；

4、准确填写收款人信息和账号

五、付款申请单(采购类)

1、非工程、项目类采购填写

2、对外支付各类款项填写

六、费用报销单的填写

1、要注明此费用的用途,一项内容或是一件事填写一行,中间不能空行。

2、有特殊事项要说明的,用一张便条纸附在报销单上。不能出现的信息用黑色黑水笔填写的,否则重填单。

七、差旅费费报销单的填写

1、清晰出差的目的,要做哪个项目,在出差事由处写明；出差时间很重要,一个时间段只能报销一次。如11月1日至11月15日填了一张单并报销了,后来想起有其中一天没有报,第二次又填了11月8日的报销单,那么这第二张报销单将不能报销。

2、补助标准见：财务收支管理制度(待定)

3、出差人自行填写报销单,长途出差的,一个地点/客户写一行,行数不够,请分开单据填报。也可以“详见清单”按地点/客户后附明细清单。

4、贴票顺序,要按时间顺序,附件较多的,可附多几张纸。

八、借款单

1、填写借款单时，要写清楚借款的事由(有相关证明文件的要附上)

2、预计还款报销日期

3、借款是要银行转账或者汇款的，必须将收款单位名称、账号等准确无误填写,以确保对方能及时收到款项。

九、发票的识别

1、发票分类：

增值税专用发票、增值税普通发票、行政性收据

2、发票的识别

(1)增值税专用发票需要看清公司名称(全称)、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号是否正确,货物或应税劳务名称要核对清楚(是否与公司采购的货物一致),密码区是否在格子内。

(2)增值税普通发票出现假票是较多的,手写发票已经很少了,1000元以上的普票均需机打,1000元以下的有可能机打,也有可能是手写发票,在国税局网上可以查询(输入发票代码、发票号码，销货方名称,销货方税号，金额)。真发票号码不反光,发票里有暗印 SW,发票边缘的蓝边均匀向内递减,闻不到油印气味，用验钞机可以看到国税局监制印下的水印。

(3)电子发票，可以从网自行打印。

(4)公司自印发票，如：邮局、中铁的发票、汽车票等。

（5）行政性收据

十、填单时存在的问题

1、书写错误：如：金额写错，随意涂改金额，大写：壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万。写错最多的是：贰、捌、万这三个字、合计数计算错误。

2、填写不符合规范：

3、如填单不完整：差旅费报销时未写明出差起止日期、合计天数、合计张数，付款单(采购类)未注明使用工程项目；

4、不按规定流程审批：尤其借款单最为严重。

5、假发票或者发票内容填写不规范：

6、费用报销中的招待费用，招待事项及人员直接写在报销单上；

7、贴票时金额不足，差旅费报销单后附发票联号，贴票超过费用报销单，用装订机订发票；

8、招待费与其他费用或者发票与收据未分开填单。