云南省烟草烟叶公司归档文件材料整理办法(暂行)

云南省烟草烟叶公司

归档文件材料整理办法（暂行）

为提高案卷质量，实现档案管理规范化、标准化，更有效地为生产经营等各项活动服务，根据国家档案局、云南省烟草专卖局（公司）有关档案管理规定，特制定本办法。

第一章归档文件材料

第一条归档文件材料

一、公司各部门在其职能活动中形成的、已办理完毕、应作为档案保存的各种载体（纸质、声像、实物、电子等）的文件材料，即为归档文件材料。

二、按照公司各种载体文件材料归档范围规定，将应归档的文件收集齐全、完整，按照归档要求和保管期限分类整理、立卷归档，以便准确、真实、全面地反映本公司或各部门职能活动的面貌，以备将来查证和参考。

第二条归档要求

一、整理归档的文件材料应遵循文件材料的形成规律，保持其有机联系，并符合档案管理标准、要求。

二、归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。文件材料归档后不得更改。

三、非纸质文件应与其文字说明一并归档。

四、具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。

五、归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。

六、声像文件材料必须声像清晰、数据完整，符合规范和标准。

第二章整理方法

第三条整理原则

一、文件材料的整理原则是：遵循文件材料的自然形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分文件的保存价值，便于其保管利用。

二、部门兼职档案人员，应重视平时的积累，贯彻“严格登记、及时收集、严格检查、随办随归、妥善管理”的制度。根据本部门文件材料的形成规律，主动做好文件材料的平时收集归类工作，以便查找、利用、整理和移交。

第四条整理方法

根据国家档案局发布的《归档文件整理规则》，遵循《云南省烟草烟叶公司档案分类方案》确定的十个一级类目的原则，在最低一级类目上文书档案采用“年度+机构（问题）+保管期限的分类方法进行整理。文件排列时结合机构进行排列。产品类、基本建设类、设备仪器类不涉及年度因素。

第五条整理单位

一、文书、基建、设备仪器、声像实物和电子文件等档案，实行以“件”为单位的整理方法，将归档文件材料以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。

二、“件”是归档文件材料的整理单位，编目时体现为一条文件条目。对于管理性文件，“件”是指以自然件（一份文件）为整理的一个实体，必要时也可以组合几个文件装订成一件。除管理性文件材料之外的文件材料，“件”是指按其自然规律或事由关系形成或组合而成的一个文件实体。文件材料的保管实体，称为一件。

第六条管理性文件材料的“件”

文件的正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与

复制件为一件；转发文与被转发文为一件；正文与公文处理单为一件；请示与批复为一件；报表、名册、图册等一册/本为一件。

第七条非管理性文件的“件”

一、基建档案

（一）为保持项目的成套性，规划、设计、施工、竣工图纸等以一册/张/份为一件；

（二）工程地质勘察报告以一本为一件；

（三）其余同管理性文件。

二、设备仪器档案

（一）设备仪器使用手册、说明书、维修记录等各为一件；

（二）其余同管理性文件。

三、会计档案

（一）报告、报表（含年报、季报、月报）、帐簿、凭证、工资册等以一本/册为一件；

（二）其余同管理性文件。

四、声像档案

（一）以一张照片、一盘录像带、一盒录音带为一件；

（二）其余同管理性文件。

五、电子档案

（一）以一张光盘、一片磁盘、一块硬盘、一盒磁带为一件；

（二）其余同管理性文件。

六、实物档案

（一）以一件具体的实物为一件；

（二）其余同管理性文件。

第八条跨年度管理性文件材料的整理

一、请示与批复，放在批复年整理。没有批复的，放在

请示年整理。

二、跨年度的规划、总结、会议文件均放在文件形成年整理。

三、非诉讼案件，放在结案年整理。

四、回顾及纪念性文件，放在形成年整理。

第九条文件材料“件”的排列

一、在分类方案的最低一级类目内，将同一事由的文件排列在一起，同一事由内按照文件形成时间的先后顺序排列。

二、管理性会议材料

（一）一般会议文件材料集中排列。

（二）非诉讼案件结论、决定、判决文件在前，依据性材料等在后。

三、业务性文件材料

（一）基建档案：文字材料在前，图纸材料在后。设计施工图或竣工图按类别序号排列，即地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图。

（二）设备仪器档案：最能反映设备购置概况的文件（申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、定购合同、验收报告、索赔文件等）在前，其余文件材料按设备的工作程序及重要程度依次排列。

（三）产品档案：按设计（含初步设计、技术设计）、试制、小批量生产试制、批量生产、产品创优等工作程序整理排列，也可按其产品系列、结构（部件或组件）排列。

（四）统计报表等成套性文件材料应集中排列。

第十条修复整理

对已破损的文件材料应予以修补或托裱。对字迹模糊或褪变的文件材料应进行复制，并与原件一并组件。去除文件

材料上易锈蚀的金属物。对幅面过大的文件材料（如图纸）等应进行折叠。

第十一条装订

一、各类纸质归档文件材料由多张或多份材料组成时，应按“件”装订，以便从实体上最终确定“件”的形态。

二、装订时必须对“件”内文件材料进行排列。排列依序为：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后。

三、装订位置一律在左侧，装订前“件”内各页左、下侧对齐。装订工具为订书机。订书针为不锈钢订书针，或采用无酸牛皮纸三角封套装、线装等方法，对于较薄的件，亦可以采用防虫胶水粘接。

第十二条编号

一、归档文件材料应依分类方案和排列顺序逐件编号。

二、对每份纸质文件材料应在首页上端空白处加盖归档章，并按规定填写相关内容。归档章不应压住文件字迹，也不宜与批示文字或收文章等交叉。

三、对于管理性文件，在分类方案的最低一级类目内，按照文件排列顺序从“1”开始编流水号。

四、对于业务性文件，在分类方案的最低一级类目内，按照项目自然分类（如工程项目、设备仪器等），从“1”开始编流水号。

五、对声像、电子、实物档案等，应在盒脊、装具或实物背面上逐件粘贴编号签。

六、归档章式样：