视觉辅助工具

记住……
是你 在做报告－而不是视觉辅助工具在做报告。
视觉辅助工具活动
• 目标: 练习以未经处理的资料，来创造具有 讯息标题的图表
• 程序: • 跟你的小组一起工作 • 检查数据及选择听众和目的 • 做出两个不同的图表（附讯息标题） • 根据这两个图表，准备一个两分钟的报告 • 时间: 准备图表－15 分钟
处理问与答 计划，聆听，回答，总结
演讲的姿态 声调，流畅，自信，动作，
眼神接触
视觉辅助工具 整齐干净，具有目的，标
题犀利，前后一致
处理问与答
• 前：
– 计划，预测与练习 – 设定时间规则（在问与答间或之后）
• 中：
– 聆听，阐明，及在回答前争取时间 – 设备处地与诚实地回答 – 強化你的讯息
• 后：
– 总结出主要重点－不要在回答最后一个问题时结束
制作视觉輔助工具: 功能
• 阐明结构 • 強调重要的想法 • 视觉化说明关系或者目标 • 提高或者维持兴趣
有效的视觉辅助工具的设计是……
具一致性
清楚与整齐
有效的视觉辅助工具
适当的标题
有目的性地使用颜色 及效果
太多文字混淆视觉的辅助
现今组织中最主要的缺点
股票与债券体现的管理结构，有几个重要的缺失，需要在实质的责任重新排 列上修正。
没有任何对于公司领导人员例如管理委员会、执行官、营运官和财务官等的 表扬。
我们所观察到的，是对主要活动的责任或是地理位置上没有清楚的定义。
在制造部门与管理处之间的实质冲突，是有可能存在的（例如，谁决定预 报？）
若未恰当地“彻底想清楚”， 究竟在公司各个不同活动的阶段应该放给地区 （或分部）多少自治权，以及其中多少的权利应该是由总部来执行。
选择适当的视觉辅助媒介
• 活动挂图 • 投影片 • 计算机的投影（PowerPoint 投影片放映） • 幻灯片 • 录像带
采用视觉辅助工具
• 事先检查设备与房间 • 准备备用品以免设备故障 • 避免挡住听众的视线 • 有效地与视觉辅助互动 • 看着你的观众，而不是盯着屏幕 • 大声清楚地说明转换阶段
给予反馈
具体及明确
有帮助的
讨人喜欢
好的反馈
先行描述
时间控制得宜
具Hale Waihona Puke Baidu关性
接收反馈
• 先行理解 • 在回应前先思考 • 清楚地重复或者重新解释意义 • 试着从演讲者的角度看待 • 做笔记 • 将反馈当成有效的资料重点接受 • 再评估
我们将会在以下的章节深入讨论这些问题
简要的投影片会更有成效
组织有以下几个缺点 • 对公司领导人员没有任何的赞赏表扬 • 没有清楚地授权及责任归属 • 制造与管理之间的冲突 • 地区自治权与总公司权力间的紧张
采用一致及整齐的样板
• 很多标准的样板是凌乱与不合适的 • 简单明暸最好 • 采用鲜明的颜色对比 • 计算机投影: 考虑白色或黄色与蓝色的对比 • 投影片: 考虑深色与没有背景的对比 • 测试发下去的讲义是否可以做笔记
口头报告的提示
• 劝说型口头报告作业
– 任务：劝说（销售，而不是光说）一个听众 – 时间：5分钟（计时）加上两个问与答
• 口头实验室：
– 准时出现在正确的地方 – 携带物品：
空白录影带
事件背景说明及报告大纲
视觉辅助工具的文本
有效的报告
策略／结构 目的，听众，信用，事件背
景, 直接／间接的结构