最新文书档案整理

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一、收 集
（一）文件的收集工作
按照国家有关规定，对国家机关、社会组织以及个人从 事公务活动所形成的各种文字、图表、声像、实物等文件材 料进行收集的过程。
（二）收集的原则
齐全完整。它是保证本单位文书档案齐全完整的一项十 分重要工作，不仅要将全年中有发文编号文件收集齐全，还
要加大对帐外文件材料的收集工作。如各类报表、部门总结
文书档案整理
芜湖市档案局
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文书档案整理工作
一、定义 文书档案整理，将机关团体、企事业单位和社 会组织在公务活动中形成，已经办理完毕的应当 归档的文件材料，按照一定的原则和要求，进行 科学的分类、排列、确定保管期限、组卷（装 盒）、编目等，使之系统化、条理化的过程。是 一项重要的基础工作。
文书档案整理方法：
三、组 卷
（一）运用公文主要特征组卷
1、按问题特征组卷 将反映同一事件、同一问题、同一项工作、同一人物的 公文组合在一起。这是实际工作中使用最广泛的方法。 例：芜湖市档案局关于做好档案安全工作的通知、报告。 2、按时间特征组卷 按文件内容针对同一时间或同属于某一时期的公文组合在 一起。例：芜湖市档案局1998年局办公会会议记录。 3、按责任者特征组卷 将同一责任者所形成的若干份公文组合在一起。例：安徽 省人事厅关于干部培训、职称评定等工作的规定、通知。 4、按公文名称特征组卷 将具有相同公文名称的若干份文件组合在一起。例：芜湖 bjhk 8 市经贸委关于所属企业改制情况的报告。
传统整理方法——以“卷” 为管理单位 新的整理方法——以“件” 为管理单位
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二、制定标准
1、制定本单位文件材料保管期限表
按照国家档案局1987年颁发的《关于机关档案保管期限的规定》，结合 本单位文件材料形成的特点、重要程度以及在未来工作中所起的作用不同， 制定本单位的文件材料保管期限表，将需归档保存的文件材料划分为“永久 ”、“ 长期”、“ 短期”三类保管期限。 实际操作中,档案保管期限的制定一般也分成三类情况：一是对本单位 制发和外单位针对本单位工作制发的文件材料就高划定；二是直属上级部 门制发的文件；三是外单位制发的本单位要长期贯彻执行的文件。
和刊物（报纸、书籍等）名称分开，一期一卷或数期 一卷。
（三）组卷的基本要求 1、不同机构或问题的文件材料不能组合在 一起。 2、不同保管期限的文件材料不能组合在一
起。
3、密不可分的文件材料要组合在一起。如 一个问题、一项工作、一次会议、一个案件形 成的文件材料应集中在一起，不能分散。
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四、检查、调整卷内文件
1、检查卷内公文是否符合归档范围要求。
2、检查卷内公文是否齐全、完整。
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（二）运用公文主要类型组卷
1、会议文件 会一卷。 2、案件材料 3、信访材料 4、简报、刊物
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一般是一会一卷，会议文件较多的
大型会议可一会数卷，问题相近的几个小型会议可数 主要指非诉讼案件材料。立卷时一 可根据来信所反映的问题、信件作 可按简报（情况反映、动态等）
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般是一案一卷，形成材料多的案件可以一案数卷。 者信件处理形式等，结合文件的多少进行组卷。
（二）按机构或问题分类
将文件按其形成或承办的机构（内容所说明的问题）分类。 1、各类的次序可按本单位机构序列表的规定或习惯上的顺 序来排列。 2、几个机构共同处理的文件一般以主办机构归类。 3、临时机构文件归类。
（三）按保管期限分类
按照本单位制定的文书档案保管期限表，将文件划分成“永 久”、“长期”、“短期”。 在实际工作中，由于各单位文书档案构成的复杂性，通常是 将两种或两种以上的分类方法结合起来使用。目前普遍采用的分 类方法有两种： 1、年度-机构-保管期限分类法 2、保管期限-年度-问题分类法 在这个步骤的操作中，可结合开展对文件的鉴定工作，即对 bjhk 7 无保存价值的文件进行剔除。
、工作汇报、会议记录等。收集重点一是本单位;二是直属上 级主管部门和直属下级部门;三是外单位针对本单位工作制发
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;四是外单位制发的本单位要长期贯彻执行的文件。
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二、分 类
（一）年度分类法 将文件按来自百度文库形成和处理的年度进行分类。
1、计划、总结、报表、预算，一般放在针对的年度组卷。 2、多年度的规划、预算，放在针对的第一年组卷。 3、跨年度或多年度的总结，放在针对的最后一年组卷。 4、计划与总结写在一起的，根据文件内容的主次来确定。如 主要是总结就归入总结的针对年组卷。主要是计划就归入计划 的针对年组卷。 5、跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放 在请示年组卷。 6、跨年度的会议文件，放在会议开幕的年度组卷。 7、法规性文件，放在公布或批准的年度组卷。 8、跨年度的非诉讼案件材料，放在结案的年度组卷。 bjhk 9、转发文件或批转文件，放在转发或批转的年度组卷。 6
2、制定本单位文件材料的归档范围和不归档范围
按照国家档案局1987年颁发的《机关文件材料归档范围和不归档范围》 标准，将本单位所形成的文件材料划分归档范围和不归档范围。
3、做好本单位分类大纲编制工作
根据本单位机构设置及文件形成的特征，按照复式分类要求，选择制定 本单位的文书档案的分类方案。 bjhk 以上标准一旦确定后，就不宜随便更改，它是保证本单位档案案卷质量 3 的前提，不可马虎。
5、按通讯者组卷
将本单位与某单位针对某一问题或几个问题的来 往文件组成案卷。 6、按地区组卷 将来自同一地区或内容涉及同一地区的文件组成 案卷。 但在实际运用中，为使卷内公文的联系更加紧密， 便于查阅和利用，往往采用几种特征结合使用。
例如：“中共芜湖市委组织部关于1998年干部任 免的通知”，就是将责任者、时间、问题和公文名称 四个特征结合使用。
传统整理方法——以卷为管理单位
文书档案按“卷”整理流程：
1、收集 2、分类 3、组卷 4、检查调整卷内 文件 5、排列卷内文件 6、卷内文件编号 7、 编制卷内文件目录 8、拟写案卷标题 9、填 写案卷封面 10、装订案卷 11、填写卷内备考 表 12、案卷排列 13、编制档号 14、编制案 卷目录 15、装盒