最新文书档案整理

合集下载

文书档案管理归档整理操作方法和技巧

一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

三、文件材料归档整理的具体操作方法（一）收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。

要求：材料齐全完整、内容真实准确（二）确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。

确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。

“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。

一般以每份文件为一件。

具体情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。

附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。

4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单（办文单）为一件；10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。

如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；（三）件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。

在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。

文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。

文书档案管理归档整理操作方法和技巧

文书档案管理归档整理操作方法和技巧一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进展装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

二、归档文件整理原那么：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联络，区分不同价值，便于保管和利用。

三、文件材料归档整理的详细操作方法〔一〕搜集搜集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料搜集集中起来的工作过程。

要求：材料齐全完好、内容真实准确〔二〕确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进展文件级整理。

确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。

“件”确实定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。

一般以每份文件为一件。

详细情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。

附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。

4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单〔办文单〕为一件；10、来文与复文〔指请示与批复、报告与批示、函与复函〕为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册〔本〕为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位〔如部门或时间等〕组合，可装订在一起作为一件。

如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，假设单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成假设干件；〔三〕件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。

在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进展字迹加固处理。

文书档案整理归档步骤

文书档案整理归档步骤
1.收集：对照本单位收发文本及归档计划表把全年文件材料收集齐全，分出应归档材料和不归档材料。

2.分类：对照保管期限表，把应归档材料分为永久、定期30年、定期10年三大类。

3.整理：
（1）以"件"为单位进行整理，一般一份文件为一件，正文与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，文件处理单与相关文件为一件；报表、名册、图表等一个自然本（册）为一件。

（2）各单位发文的归档文件需加盖单位公章。

4.排列：归档文件按事由结合时间顺序集中排列；请示与批复集中排列；会议记录、统计报表等成套性文件材料按时间顺序排列。

5.电子录入：归档文件材料目录按照统一格式（见附件2）录入相关内容。

电子稿发送至hbzyjsxyxb@12
.以A4纸打印出纸质稿，加盖公章后上交。

6.装订：各单位档案统一交由综合档案室装订。

7.移交：经以上步骤整理过的归档文件材料移交综合档案室归档保存。

文书档案整理的步骤(新)

港口区文书档案整理步骤和方法本标准规定了文书档案整理的步骤和方法，适用于我区各级机关、团体、企业、事业单位和其他社会团体。

一、文书档案整理的步骤1、收集---2、分年度---3、确定归档范围----4、分类（归档方法）----5 、立卷（整理成件）---6、分保管期限---7、文件排列---8、装订---9、编号---10、数页码---11、装盒---12、编目---13、放置备考表---14、上架。

二、文书档案整理的具体方法1、收集。

文件材料的收集对象：反映本单位主要职能活动的，应该立卷归档的文件材料，包括收、发文件、内部文件、电报、各种会议文件（包括会议记录），领导人讲话稿，电话记录、出版物原稿（附原本），各种统计表、照片、录音、录像带等文件材料。

第一类：收来文件，指本机关收到的从外机关发送来，通常又叫收文。

第二类：对外文件，指的是本机关(或本部门)对外发出的文件，通常又叫发文。

第三类：内部文件，指的是本机关拟制的，并且是在本机关内部使用的文件。

如：“白头文件”：（1）、会议文件，包括本机关召开各种会议文件材料，包括党组(党委)会议、行政领导办公会、全局性工作会议、专业会议以及外出参加针对本机关主管业务的会议，领导外出开会带回的会议文件材料。

（2）、本机关拟写的各项工作计划、总结、报告、调查、统计、预算、决算报告、财务交接单，本单位制定的规章制度、以及下级机关报送的各项工作计划、总结及各种文件材料。

（3）、合同、协议、出版物原稿（附原本）（4）、重要的来信来访、领导人批示、领导在公务活动形成的重要信件、电报。

（5）、会议记录、会议纪要(包括党组和行政会议)（6）、本机关拟写的组织沿革、大事记、年鉴、重要的活动剪报等。

2、分年度。

按文件所形成的年度归档，不同的年度的文件一般不得放在一起归档，但跨年度的请示与批复放在复文年归档，没有复文的放在请示年归档。

3、确定归档范围。

（1）、文件材料归档范围（2）、不归档的文件材料的范围不归档范围文件材料主要有两部分：一是没有查考价值的文件;二是重复性文件。

文书档案整理规则

文书档案整理规则一、整理前的准备工作。

在进行文书档案整理之前，需要做好充分的准备工作。

首先要对整理的文书档案进行分类，确定每类文书档案的范围和数量。

其次要准备好必要的整理工具，如文件夹、标签、文件盒等。

同时还需要做好时间安排，确保有足够的时间来完成整理工作。

二、分类整理。

对于大量的文书档案来说，首先要进行分类整理。

按照文书档案的性质、用途、时间等因素进行分类，将相同性质的文书档案放在一起，以便于后续的整理工作。

三、建立档案目录。

在整理文书档案的过程中，要建立相应的档案目录。

档案目录应当清晰明了，包括档案的名称、编号、存放位置等信息，方便日后查阅和管理。

四、整理文书档案。

在进行文书档案整理时，要根据档案目录的要求，将文书档案按照一定的顺序整理好，确保每份文书档案都能够被准确地归档。

五、标注文件信息。

在整理文书档案时，要对每份文书档案进行标注，包括文件的名称、编号、日期、责任人等信息，以便于后续的查阅和管理。

六、建立档案管理制度。

在整理文书档案之后，要建立相应的档案管理制度。

制定档案管理规定，明确档案的保管期限、查阅权限、借阅手续等内容，确保文书档案能够得到有效的管理和保护。

七、定期清理和更新。

对于已经整理好的文书档案，要定期进行清理和更新。

及时清理掉已经过期或无用的文书档案，更新档案目录和管理制度，确保文书档案的整理工作能够持续有效地进行下去。

八、保密工作。

在整理文书档案的过程中，要严格遵守保密规定，确保文书档案的保密性。

对于涉密文书档案，要采取相应的保密措施，确保文书档案的安全。

以上就是文书档案整理的一般规则，希望对大家有所帮助。

在进行文书档案整理的过程中，要严格按照规定进行操作，确保文书档案能够得到有效的整理和管理。

文书档案(归档文件)整理方法

文书档案（归档文件）整理方法一、整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

归档文件整理就是以归档案文件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

件是归档文件的整理单位。

一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，会议记录、会议纪要、刊物等成套性材料一次（期）为一件，来文与复文（请示与批复、函与复函）视具体情况为一件或两件，即当年有批复的，与请示并为一件；否则当年请示作一件，次年有批复作一件，要在请示、批复归档文件目录备注栏中分别注明。

※“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目的文件，但过厚不易装订一起的，也可单独作为一件，另外编目。

※正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、发文拟稿纸、签批条）应作为一件，放在文件前面，与文件装订一起。

二、质量要求1、归档文件应齐全完整。

已破损的文件应予托裱、修复，字迹模糊或易退变的文件应予复制。

2、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

3、归档文件整理应分类清晰、编号准确。

三、整理方法1、对归档文件的技术处理。

包括拆钉、装订、修裱、折叠等工作。

（1）拆钉。

文件上的金属钉、曲别针、大头针等要拆下来，对文件重新进行装订，对于短期保管文件可以不拆订。

（2）文件修整。

为保证档案能长期保存和有效提供利用，装订前必须对不符合要求的归档文件进行必要的修整。

主要包括以下内容：第一，修裱破损文件。

使用粘合剂和修裱用纸对破损文件进行“修补”和“托裱”。

无需移交进馆的档案一般保持原貌就可以了。

第二，复制字迹模糊或易退色的文件。

包括对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料以及传真等。

文书档案整理工作方案

文书档案整理工作方案一、工作目标和任务1. 目标：将文书档案进行整理、分类、归档，确保文书档案的规范化、有序化和易于检索。

2. 任务：a. 整理文书档案：对已有文书档案进行全面整理，清理掉冗余、重复和过期的文书文件。

b. 分类文书档案：根据文书的性质、用途和内容，将文书进行分类，建立分类编码和分类索引。

c. 归档文书档案：根据分类编码和分类索引，将文书按照一定的顺序整理、装订和归档，确保档案的完整性和一致性。

d. 制定档案管理制度：制定文书档案管理制度，明确文书档案的保存期限、存储要求和权限控制等内容。

e. 建立档案检索系统：建立文书档案的检索系统，包括建立电子档案数据库，制作档案目录和索引等。

二、工作流程和方法1. 制定工作计划：根据任务和目标，制定文书档案整理工作的详细计划，明确工作流程和时间节点。

2. 建立档案整理小组：组建由专业人员和相关部门代表组成的档案整理小组，负责具体的档案整理工作。

3. 进行档案整理工作：按照计划和要求，对文书档案进行逐一整理、分类和归档。

在整理过程中，要注意保持文书档案的完整性和真实性，确保档案的可靠性和可信度。

4. 建立档案管理制度：根据相关法律法规和组织的实际情况，制定文书档案的管理制度，明确档案保存的期限、存储的要求和权限的控制等内容。

5. 建立档案检索系统：在进行档案整理和归档的同时，建立文书档案的检索系统。

可以利用电子化技术，建立电子档案数据库，制作档案目录和索引等，方便用户进行档案的检索和利用。

三、工作要求和注意事项1. 保密性：在进行文书档案整理工作时，要注意保护档案的保密性，严禁泄露机密信息。

2. 文件复制：对于机密文书档案，可以采取适当的方式进行复制和备份，以确保档案的安全性和可靠性。

3. 质量把控：在进行文书档案整理工作时，要注重质量把控，确保整理的文书档案内容正确、完整和准确。

4. 归档标识：对于已整理和归档的文书档案，要进行相应的标识和编号，方便文书档案的查找和管理。

文书档案归档整理操作方法

文书档案归档整理操作方法档案分为文书档案、科技档案（基本建设、科学研究、设施仪器、产品）、会计档案、干部员工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不一样种类，不一样载体的档案有不一样的整理方法和要求。

但整理原则是相同。

即“依照文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不一样价值，便于保留和利用”。

一、基本要求：要整理好文书档案就一定学习领悟中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）和《海南省归档文件整理规则实行细则》。

二、基本观点：（一）归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完成应作为文书档案保留的纸质文件资料。

（二）归档文件的整理，将归档文件以件为单位进行装订、分类、摆列、加盖归档章（编号）、编目（编制归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。

归档的意义：归档是文件向档案转变的标记，是文书办理的终点、档案管理的起点。

（三）全宗：指一个独立的机关、集体或其余的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，建立全宗的主要资格是立档单位拥有独立的法人资格，能够独立履行职权，并能主要以自己的名义独自对外行文。

一般来说，一个立档单位的所有档案就是一全宗。

（四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。

三、整理方法：（一）采集：采集是归档整理的前提、根本，没有采集齐备完好的文件资料，归档整理就不可以很好地反应立档单位的历史相貌和工作状况。

所以，采集应归档的文件资料一定保证齐备完好；采集范围是本单位的收文、发文、内部文件。

一定采纳以下相应举措：1.立档单位要成立健全收发文登记制度，有完好的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依照归档范围，采集所登记的“红头文件”的归档。

2.检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”资料能否采集归档。

如①会议资料：本单位年度工作会议资料（总结、计划）、表彰资料，专业会议资料，代表讲话资料；本单位在上司工作会议上讲话、报告、经验资料、典型资料、沟通或发表论文、观察报告。

文书档案整理归档流程与方法

文书档案整理归档流程与方法文书档案整理归档流程与方法1. 为何需要文书档案整理归档流程•提高工作效率：通过有序的整理和归档，可以快速准确地找到所需文书档案，节省时间和精力。

•保护信息安全：妥善的整理归档可以降低文书档案的遗失风险，并保护重要信息的安全性。

•便于知识共享：整理归档过程中的分类和标签化，有助于知识和经验的共享和传承。

2. 文书档案整理归档流程收集与筛选•收集文书档案：将需要整理归档的文书档案分门别类，包括报告、合同、备忘录等。

可以通过电子邮件、共享文件夹等方式进行收集。

•筛选并评估文书档案：根据文件的重要性和紧急程度，对收集到的文书档案进行筛选和评估，确定是否需要进行整理归档。

分类与标记•分类：按照文件的性质和用途，将文书档案进行分类，例如分为合同类、报告类、会议纪要类等，方便后续查找和归档。

•标记：为每个文书档案添加标签或关键词，便于快速查找和检索。

可以采用统一的标签规范，或者根据具体内容进行个性化的标记。

编目与整理•编目：为每个文书档案编写简要的目录或索引，包括文件名、摘要、分类等信息，方便查阅和管理。

•整理：根据分类和标记，将文书档案整理归档到相应的文件夹或数据库中，可采用数字化管理工具，或者传统的文件柜和标签方式。

存储与备份•存储：选择合适的存储介质和设备，如云存储、硬盘、U盘等，将整理归档的文书档案妥善保存。

同时，设定规范的存储路径和文件命名规则。

•备份：定期备份文书档案，以防止意外丢失或损坏。

可以设置自动备份系统，或者手动进行定期的外部备份。

3. 文书档案整理归档方法数字化管理•借助专业的文档管理软件，对文书档案进行数字化管理和归档。

可以设置权限和版本控制，方便多人协同操作和查阅。

文件柜式管理•使用传统的文件柜和文件夹，将文书档案按照分类和标记的方式整理归档，可以采用颜色标签或字母编号等方法。

分区式管理•将文书档案按照不同部门、项目或时间段进行分区管理，方便查找和归档。

可以使用专门的文件夹或标签来划定不同区域。

文书档案归档整理办法

文书档案归档整理文书档案是反映村、社区党务、行政管理等活动的档案。

形式上以纸介质形式为主,具有年度周期性、普遍性的特点。

一、归档范围1、本村、社区自身形成及本村、社区与有关单位联合形成的,反映本村、社区主要工作活动的文件材料;2、上级机关颁发或转发的针对本村、社区工作或本村、社区须遵循贯彻的文件材料;3、其他单位与本村、社区联系、协商工作的重要来往文件。

具体范围和保管期限参阅《村、社区各类档案归档范围和保管期限表》。

二、文书档案的归档要求1、归档的文件材料要齐全完整,应归档的文件材料的种类、份数及每份文件的签发稿、附件和与本文有关的批示等附属材料,均应齐全、完整。

2、归档的文件材料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料;3、归档的文件材料原则上应该是原件;4、文书档案可在年度终了后归档,但必须要在次年上半年完成文件材料的收集、归档工作;也可在文件形成时即时归档。

三、文书档案的整理方法和具体步骤目前对于文书档案的整理,有两种方法可供选择:一种是立卷归档整理方法,另一种是单件归档整理方法。

立卷整理方法是一直延续下来的传统档案整理方法,它是指将一些互相有关联的文件组合成案卷并装订起来的一种整理方法,组卷的过程较为复杂,但这种方法按问题将同类内容的文件进行集中,便于手工检索利用;单件整理方法则是随着计算机的普及应用而出现的一种新的整理方法,它以计算机和档案管理软件的应用为前提,保持文件形成的原貌,逐份归档,操作较为简单,但是对计算机和档案管理软件有很强的依赖性。

村、社区一般采用立卷归档整理方法。

(一)立卷归档整理方法1、立卷的概念立卷:又叫组卷,是指将办理完毕、具有保存价值的文件,按照形成规律和内在联系分门别类组成基本保管单位的过程。

立卷的最后“产品”是案卷,即经加工形成的有关某些问题或某项工作活动的系统的具有密切联系的文件组合体,它是文书档案采用立卷方法时的基本保管单位。

文书档案收集整理归档规范（最终版）

文书档案收集整理归档规范（最终版）第一篇：文书档案收集整理归档规范（最终版）文书档案收集整理归档规范范围本规范对公司文书档案的定义、归档范围、归档要求和整理归档程序等作了明确的规定和要求。

本规范适用于集团公司所有文书档案的管理。

2 文书档案的归档范围2.1 文件材料的归档范围反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司具有利用价值及凭证价值的文件材料；其他对公司发展具有查考价值的文件资料。

2.2 文件材料的不归档范围其他单位所发的不需本公司办理的文件材料（如其他单位所发的供本公司参阅的简报、抄阅件等）；公司形成的无查考利用价值的事务性、临时性的文件资料；一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；其他与本公司无关的文件材料。

2.3 各部门档案的归档范围2.3.1综合办a)公司章程文件：公司章程，公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算文件等；b)股东会文件：股东会议记录、股东会议通知、股东出缺席会议记录、股东名册、股东印章等；c)董事会文件：董事就任书、董事会议记录、总裁（副）、总经理发文、批复、业务执行文件等；d)财年总计划、重要契约、诉讼文件、公司知识产权资料、公司历史沿革及重大事件记录等；e)重要会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议记录等；f)总经办日常工作文件：签呈、督办记录、来访接待记录等；g)其他具有保存价值的文件材料。

2.3.1.1 基本文件：人力资源战略、年度人力资源工作绩效目标、人力资源政策和管理制度、薪酬福利制度、奖惩制度、绩效管理制度等；2.3.1.2 人事业务具体文件：公司职员花名册、职员工资、人事档案、考核资料、招聘文件、招聘考试题目汇集、聘用通知书、劳动合同、晋升资料、任免文件等；2.3.1.3 人力资源部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；营销部a)销售管理策略和规划、年度行销计划与销售目标、市场及行业销售分析、销售预测、销售渠道的规划和建设、产品生命周期管理作业、定价政策文件等；b)经销合同、客户名单、客户订单和客户投诉受理文件、产品物流服务体系文件等；c)销售部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；成本部a)公司年度采购策略及绩效目标、采购计划、年度采购成本控制目标、新产品物料采购计划、各类采购合同（设备、包装材料、食品原材料）、进货渠道文件等；b)供应商资料、询比价资料、供应商品质管理年度策略和行动计划、新供应商的开发和认证计划、供应商评审和业绩考核、供应商采购价格的维护和应付账款的审核等；c)采购部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；工程技术部2.3.1.4 审计报告、审计作业流程、审计规划等；2.3.1.5 财务审计、绩效审计、纪检督察工作、专项审计相关文件等； 2.3.1.6 投诉、举报方面的相关资料；2.3.1.7 审计部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；文书档案收集整理归档规范1/5 Q/XZL G.15.C.GMO.S.002—2012/V0 财务部a)会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。

文书档案整理规范

文书档案整理规范文书档案整理规范是指对电子文书和纸质档案的整理和管理进行规范化的要求。

合理的文书档案整理规范可以提高工作效率，方便信息的查找和共享，保护重要数据的安全，以下是一些常见的文书档案整理规范：一、电子文书整理规范1. 文件命名规范：文件名应简明扼要，能够准确反映文件内容。

建议采用日期+文件名的形式进行命名，如“20220101_销售合同.doc”。

2. 文件目录结构规范：根据工作的性质和需求，合理设置文件夹，建立层次清晰的目录结构。

可以按照项目、部门、时间等进行分类。

3. 文件分类标准：将文件进行分类，如合同文书、报告文书、会议文书等，根据工作需要设立合适的分类。

4. 建立索引：建立文档索引，方便进行全文检索和快速定位。

5. 限制权限：对涉密的文书进行权限限制，确保重要信息的安全性。

6. 定期备份：定期对电子文书进行备份，确保数据的安全性和可靠性。

二、纸质档案整理规范1. 文件归档：按照时间、地点、部门等标准对纸质档案进行归档，建立起一个清晰的档案分类体系。

2. 文件编号：对每个纸质档案进行编号，便于查找和管理。

3. 清单备查：建立每个文件的清单备查，记录文件标题、编号和位置等信息，便于快速查找。

4. 质量管理：确保纸质档案的质量，如使用防潮、防虫、防尘等措施进行保护。

5. 存档环境：确保档案保存的环境干燥、清洁、温度适宜，并定期进行检查和维护。

6. 借阅管理：对档案的借阅进行登记和管理，避免遗失和损坏。

三、电子文书与纸质档案的整合规范1. 档案数字化：对纸质档案进行数字化处理，方便存储和共享。

2. 关联索引：建立电子文书和纸质档案的关联索引，实现电子文书和纸质档案的互通互用。

3. 档案标识：在电子文书中对相关纸质档案进行标识，便于实现纸质档案的快速查找和定位。

4. 统一存放：电子文书与纸质档案应统一存放，避免信息的分散和混乱。

5. 安全备份：对电子文书和纸质档案进行定期的安全备份，确保文件的安全性和可靠性。

文书档案收集与整理2022

（二）明确收集要求
应收集文件材料要齐全完整、真实可靠、及时有效。
⑴齐全完整：是指收集的文件材料能够全面地、系统地反映本单位的工作面貌。
（二）明确收集要求
（2）真实可靠：归档的文件材料应当为原件。
（3）及时有效：各机关单位能够按照统一的时间规定，将纳入归档范围的文件材料完整收集、规范整理和及时归档。通常情况下，当年形成的文件材料，应在下一年度的6月底之前完成整理归档工作。
3组件
（二）件内文件排序
件内文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。
4分类
（3）按保管期限分类保管期限分为永久、定期30年、定期10年。
5排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。不同事由的文件，按办结时间的先后顺序排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
6编页码
（1）、纸质归档文件页码以件为单位逐页编制，用黑色铅笔分别标注在文件正面右上角、背面左上角空白处；有图文的页面均应编制页码，没有内容的空白页不编页码。（2）页码采用阿拉伯数字，从“1”开始连续编制，不能出现漏号、重号。（3）文件材料已印制成册并编有页码的，拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。（但文件有处理签的要从处理签那页开始重新编写）
4分类
（2）按机构（问题）分类按机构（如：办公室、业务科、法规科...）分类的，应根据文件

文书档案分类及文书档案归类整理方法

文书档案分类及文书档案归类整理方法文书档案分类及文书档案归类整理方法文书档案简介文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。

它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。

文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。

文书档案分类1）保管期限年度分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。

2）保管期限年度问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下按按问题分类。

3）问题年度保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每个问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。

4）年度保管期限分类法，即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类。

文书档案作用1）分类是档案整理工作的重要环节；2）分类的科学性决定了文书档案整理的科学性；3）分类是文书档案标准化、规范化工作的具体表现；4）分类是整理工作的重要组成部分，是系统化的中心环节。

文书档案原则档案分类要遵循客观性、逻辑性、实用性、历史性的原则保管期限我国档案保管期限分为10年、50年和永久。

销毁制度1）制定保管期限表；2）制定销毁档案的审批制度；3）制定销毁档案的监销制度。

编制按照各个全宗分别编制。

每一清册一式两份，一份报批，一份留存。

档案是国家机构、社会组织和公民个人在实践活动中直接形成的有一定保存价值的各种形式的历史记文书档案一般反映政治生活、行政事务管理活动的历史记录。

它按照习惯的档案分类方法即文书档案、科技档案、会计、声像、实物、专门档案进行分类。

在机关文书档案占多数，在企业按照工业企业档案分类表，已经很难分开文书档案和科技档案。

只是十大类中的前四类即党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类档案的形成规律和文书档案相同，整理档案的方法也要按照国家标准《文书档案案卷格式》进行。

深圳文书档案整理方案

深圳文书档案整理方案为了更好的保护深圳市的文献档案资源，以及方便公众查阅、利用和保护这些资源，我们将采取以下方案进行深圳文书档案整理：一、文书档案整理的目的深圳文书档案整理的目的是对深圳市的历史文书档案进行整理、分类、评估和保护，使其更好地为公众服务。

整理的主要目标是：1. 保证深圳市文献档案资源的完整性和持续性。

2. 推进深圳市文献档案的数字化处理、全面开放以及规范化管理。

3. 提高深圳市文献档案的公众利用率，积极推广文献档案知识和文化价值。

二、文书档案整理的原则深圳文书档案整理的原则包括：1. 保护文书档案的完整性、保密性、准确性和可信性。

2. 根据档案分类和评估标准，对文书档案进行分类、鉴定、整理和归档。

3. 建立完整的文书档案管理体系，制定各项管理规定。

4. 倡导文书档案数字化处理和开放，促进文化知识普及。

三、文书档案整理的步骤深圳文书档案整理的步骤包括：1. 拟定整理方案，确定整理计划和周期。

2. 确定文书档案整理的工作范围和内容，包括档案评估、分类、整理和归档。

3. 制定档案整理标准，对档案进行细致的取证和分析。

4. 组织专业人才开展文书档案整理工作，建立详细的整理日志，记录整理过程中测量、翻译、复制等细节。

5. 制作相关的文书档案管理软件，将每份文书档案按照文书档案编号、年代、内容等进行分类归档。

6. 管理者对整理后的文书档案进行审核，确定是否符合完整、准确、可信等要求，最终进行公示。

四、备注深圳文书档案整理方案的实施需要专业的技术和知识，同时还需要大量的经费、人力和物力的投入。

我们将通过各种途径，为深圳市的文献档案资源建设和开放提供支持，并为公众普及文化知识和历史信息。