AE工作流程

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流程
成本预 估
下工作/询价单 管制 (客户部)
供应商管理中心询价 (制作、礼品)
汇 总 流程管制
项目预估单 是 (流程管制)
报价

内部常规询价
财务部 事业部总经理 总经理

下订单 (客户部) 报价单回传
出报价单 (流程管制)

客户确认
相关表格
合同会签单
发货签收单
• 工单模板
工单的下达:

流程对工单进行审核、统计并建档。

工作单经由流程提交到副总审核,所有的工作单必须经过副总的签 字或确认方可下达。
经过确认的工作单由流程下达到相关作业部门,必须经过部门负 责人的签字或确认方可执行。工单共打印两份,经由部门负责人 和执行人员签字后其中一份由具体执行人员保留,另一份由流程 存档。(创意部由创意总监把控,具体设计执行由设计总监分配) 落地执行的工单经由流程将相关执行人员的信息反馈给AE。
A1类—不知报价
那么订单到底有哪几种呢?
印刷、制作、邮寄、公关、图片、配音、 其他
拍片、购买、礼品、项目收支、变更、撤 销
特别说明:变更、撤销订单的编号要写你所变更或撤销的原来订单的编号!
A1类—不知报价
订单签字流程:
AE/AM、流程管制、财务总监、副总经理、总经理、财务签收
A1类—不知报价
有时候客户会说:这个着急,赶紧做吧,多少钱都行! 这样的情况我该怎么办啊? 那是不是就不用报价了呢?
简要说明为什么要做此项工作
写明需要做的工作内容名称即可 例:1、宣传单页 2、X展架 3、海报…… 目的是让接收工作的同事迅速明了要做的是什么!
此处就需要你能写多详细就写多详细! 工作内容、尺寸、客户对此项工作的要求、需要重点说明的内容…… 让接收此项工作的同事不需和你沟通即可开展工作
你需要特别提示的!对一些相对陌生的东西进行解释的!……
流程的意义:
流程工作就是全面的监控工作进度,保证时间和质量,将工作有计划的 顺利进行,并掌控一切所产生的成本。 使我们更专业化, 更有效率 为客户提供更全面的服务, 为我们赢得更多的生意机会
流程的工作内容:
由工作单开始起,跟进每项工作进度,使各有关部门协力合作,保证每 项工作在规定时间内顺利完成。并且妥善保管公司/客户的档案。 在成本控制上掌握外发的费用及时间,确保在整个过程中达到最佳成本 效益。


都为你准备了,用上吧!
A类:方案 B类:创意设计
策划
策划
C类:改尺、排版、修改
D类:文字
注意C类工单的命名!
创意部
• E类:其他
• 此类合适所有需要下工作单的同事以及接收部门!
– 如市场监测、媒介等部门。
• 记住我们是不见单子不干活的人!
• T类:重要及特殊
• • • • 1、一项工作合同额度在20万以上; 2、移动部门领导亲自布置的工作; 3、如果创意反复不过,有重大修改; 4、事先规定是特殊类的工作!
下单时间:周一至周五 17:00 分以后流程不接受新的工作单和简报,如有 特别案例或特殊情况,必须做到提前通知,方便工单下达及组 织相关作业人员展开工作。下单时间需在编写完内容后填写。 客户名称:准确填写客户名称,如:本溪移动、辽宁移动集团客户部…… 项目名称:详细填写,如:客户过百万 工作内容概要:集团业务海报
报价直接向流程管制要就可以啦!
订单不是一式两份吗?其中回给你们的那份就是带报价的哦!
A1类—不知报价
询价单 客户部 报价 流程管制 成本、报价 财务部
订单 报价
订 成 单 本 询 价
供应商
流程管制:
供应商人员:
A2类——已知道报价的流程
A2类—已知报价
客户说:我需要3万张单页,周五要货,赶紧做吧!
什么是流程?
无论我们在生活、休闲还是工作中,干什么事都有一个“先做什么、接 着做什么、最后做什么”的先后顺序,这就是我们工作生活中的流程。 除了先后顺序外,我们还经常说某人能办某事,善于做某事,能办事、 善于做事是说他们做事情有方法,比别人的更有效果,到底有哪些不同 呢?可能是先后顺序不同,也可能是做事的内容不同。因此,流程还是 做事方法,它不仅包括先后顺序,还包括做事的内容。 同时,我们做任何事情都需要资源投入,都需要借助资源的效用,包括 资金、信息、精力、人员、技术等等,因此对投入的资源也要善加管理, 否则也难于成事。因此,流程还包括对输入、输出的管理。
都为你准备了,用上吧!
选择是或否,写明附件名称
关于工作单:
相关人员签字:公单必须经过流程与副总经理的签字或确认后才能下达到 相关部门经理那里,经过签字确认后由其分配到具体作业 人员签字。(签字意味着签字人确认能够按时按质量完成 工单工作内容) 其他内容:仔细填写工作内容及工作要求。简明而准确的叙述工作会使具 体执行人员效率倍增 。反之,将是整个项目工作组的灾难! 具体内容包括:形式、尺寸、数量、出品形式等。 附件:如果该项工作有相关附件资料,工单中注明含有附件,并将相关资 料与工作单一起打包下发。 (附件命名见附件“文件名规范”)
常规报价可以向流程管制索取!
A2类—已知报价
前面我们提过:每个月给客户的报价客户部会在月底与财务部对账
台账里面除了经A1类流程得出的报价以外还包括这里出现的常规报价!
客户部一定要做好自己的记录,以确保台账的准确性!
A2类—已知报价
订单
客户部
报价
流程管制
成本、报价
财务部


订 单
供应商
A1类、A2类 A1A2类
不行地!
A1类—不知报价
客户并不知道价格但已经确认肯定执行的工作
我们可以直接下订单!
虽然客户说不需要知道报价
但是,我们还是要让客户知道相应的价格!
不能以客户不需报价为由,忽略此过程而直接进行制作、执行等!
A1类—不知报价 有人问了:直接下订单的没有走询价流程啊?
那么报价我要怎样才能知道呢?
告诉大家!下过订单以后
例如:需要同时询制作、印刷、购买的东西,那么总共需要下3张询价单!
A1类—不知报价
注意:要分类!
寻价单签字流程:AE/AM、流程管制、副总经理、总经理
A1类—不知报价
流程管制会根据询价单的内容把单据下到供应商部门去询成本价格!
流程 管制 询价单 供应商 成本
了解成本后,流程管制会根据具体情况作出相应的报价交给下单 人!



• 文件名规范
• 工单名称:日期+项目名+工作内容概要
– 例:20090707移动总机主创意延展 » 修改工单名称:日期+客户名简称+项目名+工作内容概要V2/3…… » 例:20090707省移动移动总机主创意延展V2/3……
Baidu Nhomakorabea
• 附件名称:日期+ 客户名简称+项目名+工作内容概要——附件序数《附件 名》



关于文件备份存档:
工作完结由流程按工单号定期刻盘备档。一份为日常工作随时调 用,另两份为文件备份。 即使是刻盘备份文件,客户需要时仍须严格校对后才能传给客户 成品样品:流程保存成品样品以备供日后作为参考使用。建议建立 项目文件档案袋,该项目的工单、过程稿、签字稿、打样稿、成品 等都可以归档,方便管理。
身为AE的我应该怎么按照公司的流程执行呢?
注意:前面提到的完成时间哦!
A2类—已知报价
由于是常规已知报价的物品,我们直接下订单就可以了!
订单 客户部 报价 流程 管制
常规报价包括: 印刷品中的海报570*840、单页210*285、二折页210*190等等! 制作物中的X展架、易拉宝、KT展板、单展板框架、条幅等等!
工作内容概要 项目名称
项目号:一个项目号只对应一个项目工作,如果是新的项目工作需要向流 程登记申请项目号,驻点AE自行管理项目号,并定期将工单号 的目录向流程汇总。(相关项目号命名见附件“文件名规范”) 完成时间:慎重填写,可参照“常规作业时间表”进行引导客户,尽量为 公司争取充分的作业时间。(让我们有时间考虑怎样把工作做 得更好,另外时间太苛刻是可能被拒单的)
因为这样会让公司承担潜在的风险!
A1类—不知报价
客户确认执行以后,接下来我们就可以直接下订单了!
客户部 订单 流程 管制
注意:订单要一式两份,而且不得有手写修改!
×
其中一份会由流程管制回执给客户部留存,客户部月底做 出台账(财务流程培训),并与财务部核对! 慎重:订单视为合同,当订单传给合作方后,工作就开始了,费用已经发生!
最重要的是: 我们各个部门必须 在整个流程中通力合作, 这是成功的关键!
内部作业流程(AE):
• ● AE必须准确了解客户需求。(AE自备提问清单) • ● 所有工作必须下工作单:文件修改的下修改工单,涉及询价的下询 • 价单,有物料制作的下达制作工单。(制作工单一但下达会产生成 • 本,下达前请AE与客户核实) • ● 工单内带有创意工作内容的AE必须下达创意简报。如必要AE可牵 • 头与相关作业部门负责人组建项目小组开创意激荡会。 • ● 情况紧急可先通过副总下达工作,但事后必须补下工作单。
都为你准备了,用上吧!
注意:
如出品重大修改超过2次, 需客户负责人重新与客户 沟通策略, 重新开立新的工作单 !
如果客户取消项目需客户负责人查明原因并及时反馈 到流程,避免不必要的成本浪费。
关于文件出品:

相关执行人员按工单完成作品,提交到部门领导审核校对,流程 会根据工单时间要求向相关部门负责人要出品文件。相关作业部 门负责人按工单号建立文件夹,对该项工作的电子工单、过程稿 及终稿进行管理。部门经理必须在时间截点前完成出品文件的校 对工作。(创意工作需要经过文案校对与设计总监的校对后提交 到创意总监审核) 初稿:至少须经过校对一遍后才可以由流程发送到AE, AE审核 无误后提交给客户。 过程稿:必须保留,并按照修改的顺序标明文件名称。(客户有 时可能会回头改变主意) 终稿:客户定稿确认,文件最终出品须四校,必须有AE、具体执 行人、部门经理、副总的签字。流程备档四校签字稿。
我们的内部作业流程:
AE下达工作单(创意 简报)告知工作内容 流程按时从作业部门领 导处取得初稿提交AE 定稿确认,出品稿经四 校盖章签字后流程保留 流程根据工单号定期将 文件刻盘备份保存 流程登记工单信息并将 工单打印提交副总审核 执行人员完成工作提交 到部门领导,领导审核 如需我方后期制作执行, 下询价单询价 驻点AE先将工单发送 至AM,确认后走流程 流程将工单下达到相关 作业部门领导签字 作业部门领导分配工作 并由执行人员确认签字 流程将报价单反馈给AE 客户确认后执行制作 制作成品文件资料由流 程进行备份保管
– 例:20090707省移动移动总机下半年推广方案V1
公司外部流程培训教程
流程分类
大家知道公司的外部作业流程分为几类吗?
A1类:制作客户不知道报价物品的流程 A2类:制作客户已知道报价物品的流程
完成时间:要尽量为后方作业部门争取时间
也许大家会反 应
但我还是要说 因为你下达指令后,后方需要很多人员进行配合工作, 如果时间非常紧迫,很可能会造成不能按时完成工作的 情况发生!
– 例: 20090707省移动移动总机主创意延展——附件1《移动总机主创意报广》
• 周报名称:姓名+周报+日期区间
– 例:晓丹周报20090706—20090710
• 工单完成文件名称:工单名称——工作内容+V1/2/3……
– 例:20090707省移动移动总机主创意延展——宣传单页V1
• 方案名称:日期+ 客户名简称+项目名+工作内容概要+V1/2/3……
记住:工作需要整个团队来协作,这需要时间哦!
A1类——不知道报价的流程
A1类—不知报价
客户说:我要做这么个东西,需要多少钱啊?
身为AE的我要怎么做才能知道价格呢?
注意:前面提到的完成时间哦!
A1类—不知报价
首先我们要下一张询价单给流程管制!客户部
询价单
流程 管制
注意:要根据工作类别分别下询价单!
流程 管制 报价单 客户部
流程管制出具的报价都是经过财务、总经理审定的,所以我 们询价的时候一定要慎重,不要造成模糊询价,从而产生无谓的重复工作!
A1类—不知报价
预估单签字流程:AE/AM、流程管制、财务审核、总经理
A1类—不知报价
OK,我们终于得到了价格,可以向客户报价啦!
注意: 不可以越过流程直接给客户报价哦!
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