采购与付款核算与管理

数据文件设计
– 请购单文件 – 采购发票文件 – 采购订单文件（采购合同文件） – 供应商档案文件 – 采购价格文件（定期根据供应商提供的信息进
行更新） – 入库单文件（与存货子系统共享） – 临时凭证文件（与总账子系统共享）
供应商档案文件
数 据 结 构
•供应商档案文件的作用。 •存储策略 供应商档案文件作为查询用的目录文件，因此，可以采用一年一个文件。 •存储方式 供应商档案文件按供应商编码建立索引文件。
➢ 录入请购单 ➢ 存货子系统自动传入 ➢ 物料需求计划（MRP）传入 • 采购订单编制岗位进行实时控制。采购部门由专职人员从
请购单文件调出请购单，从存货子系统的存货文件中获取 信息，并将请购单与存货文件中的最高库存量和最低库存 量进行比较。如果审核没有通过，则将不合理信息反馈给 请购岗位有关人员；如果审核通过，则进入下一个环节。
• 根据付款准备通知书生成付款单，并通过动态会计平台上 的凭证模板自动生成记账凭证，传递到总账子系统的临时 凭证文件中。
IT环境下与手工环境下其流程的比 较分析
• 1、IT环境下实现数据的高度共享和及时传递 • 2、IT环境下保证数据一致性和工作高效性 • 3．IT环境下加强了统计分析能力 • 4．IT环境下使得无纸采购、付款业务成为可能
采购与付款子系统的目标
• 1．灵活、正确地反映企业个性化特征 • 2．正确反映采购与付款日常业务，并进行
实时控制 • 3．加强对资金的管理 • 4．提供各种核算和管理信息 • 5．充分应用网络技术实现无纸采购与付款
系统
采购与付款流程构建的原则
• “数出一门，共同使用”，即一旦采购订单被确认，质检 部门的验收入库业务、财务部门的发票控制与结算业务、 财务部门的应付与付款业务，都以“采购订单”为依据进 行相应的业务处理。
• 财会人员从采购订单文件中获取那些满足条件——应付期 限已满、质检合格、入库的采购订单。
• 财会人员从数据库中获取请购单、入库单、采购发票，进 行复查，这是对采购活动必要的控制措施。
• 如果复查通过，自动生成付款准备通知书，存入相应的数 据文件。
• 出纳从付款准备通知书文件中获取信息，付款。付款方式 可以采用通过网银系统进行网上付款，也可以签发支票付 款。
企业从采购到付款都要经历以下几个步骤
采购与付款流程
主要业务活动及对应的凭证和记录
主要业务活动 对应的凭证和记录 相关的主要 相关的认
部门
定
重要控制点
1. 请 购 商 品 和 劳务
请购单
仓库、有关 部门
请购单不编号， 但要经过签字 批准
2.编制订购单
3.验收商品 4. 储 存 已 验 收 商品
订购单 验收单、订购单 验收单上签收
采购订单文件
• 采购订单文件的作用。采购订单文件用于存储企 业确认的各种采购订单的数据文件，该文件是整 个流程的核心和基础文件。
• 采购订单文件的数据结构设计。（见教材P196） • 存储策略。采购订单文件中一张采购订单只能对
应一个供应商，一张采购订单又可以同时包含数 笔不同内容的采购业务。 • 存储方式。可以采用一年一个文件。
选择合理的编码方法
• 顺序编码，是按编码对象顺序排列进行编 号的一种方法。在编制顺序编码时，每一 个编码对象的编码均须比前一个编码对象 的编码大。
• 位数编码，是将编码的每一位或几位赋予 一定的含义进行编码的一种方法。
• 分组编码，是按数字顺序进行分组，由某 一特定号码至另一特定号码代表某一类项 目的一定类别名称的一种编码方法。
• 整个流程采用统一的数据库，在数据库中以“采购订单” 文件为主数据文件，即各个部门和岗位的业务都必须从 “采购订单”文件中提取数据，并对该文件中的关键属性 进行确认。
• 在关键环节设计控制点，强化实时控制。控制方式一是柔 性控制，即控制者根据自己的判断进行实时控制；控制方 式二是刚性控制，即设计控制准则，并将其嵌入系统，由 系统进行实时控制。
• 为什么要设置验收报告与发票进行核对？ •为什么要设置订单与发票进行核对？ •为什么会影响采购到付款流程的效率？
主要内容
第一节 采购与付款循环的核算与管理需求分析 第二节 IT环境下采购与付款子系统的流程分析 第三节 采购与付款子系统总体结构设计 第四节 采购与付款子系统的初始设置 第五节 采购与入库处理管理 第六节 采购发票、采购结算与付款管理 第七节 账表输出和统计分析
采购与付款业务涉及的部门
• 请购部门 • 采购部门 • 验收部门 • 财务部门 • 供应商（外部部门）
采购与付款业务核算与管理的特点
• 1．数据存储量大 • 2．数据变化频繁 • 3．管理要求高 • 4．与其他子系统联系广泛
手工环境下采购与付款管理困惑的案例分析
福特北 美公司 在手工 环境下 的采购 与付款 流程
会计信息系统 Accounting Information System
第五章采购与付款核算与管理（重点）
公共邮箱
E-mail: huashang010204@126.com 密码：010204
学习目标
• 掌握手工采购与付款业务流程 • 了解采购与付款子系统的特点 • 理解采购与付款子系统的目标 • 掌握IT环境下采购与付款的主要流程的分析思路 • 掌握采购与付款子系统主要数据文件和功能结构 • 掌握采购管理中的供应商选择方法、采购订单管
据交换)系统进行网上采购，那么可以通过EDI网 络系统自动定期获取供应商发票并保存在临时发 票文件中，经过发票与采购订单核对后的发票， 才能保存在采购发票文件中。
发票管理流程
• 3．实时控制。对采购发票进行实时控制，计算机自动从采购订单文件 中获取合同金额，从临时采购发票文件中获取录入发票金额。如果发 票金额大于合同金额，此发票不能处理，即对采购发票进行实时刚性 控制；否则，生成采购发票，并将结果保存在采购发票文件中。这是 一个非常重要的控制点，为杜绝不合法的采购事件发生起到重要的控 制作用。在IT环境下，发票管理岗位可以设在财务部门，也可以设在 采购部门，但该岗位的人员必须是财务人员，并受财务部门管理。
– 一致性原则：供应商是来自全国各地甚至不同国家， 而国家、地区在在行政管理上国家已经给出了统一的 编号，如北京区号：010，南京区号：025。因此， 供应商编码应该与国家行政区号保持一致。
– 层次性原则：供应商来自不同的省、市、县等，因此， 在编码上要体现其层次性，便于按省、市进行统计和 分析。
– 易用性原则：供应商是法人，每个法人都有区别与其 他法人的电话号码，因此，在编码设计时可以采用电 话号码，便于使用和记忆。
采购与付款子系统的功能结构
采购与付款子系统
初始设置
采购与入库 管理
发票管理
采购结算与 付款管理
期末结账
账表输出 与
统计分析
系统服务
主要内容
第一节 采购与付款循环的核算与管理需求分析 第二节 IT环境下采购与付款子系统的流程分析 第三节 采购与付款子系统总体结构设计 第四节 采购与付款子系统的初始设置 第五节 采购与入库处理管理 第六节 采购发票、采购结算与付款管理 第七节 账表输出和统计分析
• 采购订单审核岗位审核订单。一般来讲，为了有效地控制 采购活动，将采购订单编制人员、采购订单审核和发出人 员进行职责分离，降低采购风险。
• 如果审核通过，将订单发送给供应商。
存货验收流程
当供应商将存货送入企业，此时， 由检验 岗位的人员对存货进行检验： • 从采购订单文件中获取信息，并将存货信 息与实物进行核对 • 如果检验合格，将检验合格信息写入采购 订单文件，将自动生成入库单传递到存货 子系统的入库单文件中。
初始设置内容
• 存货档案设置 • 供应商档案设置 • 采购类型设置 • 付款条件设置 • 结算方式设置 • 增值税税率设置 • 期初余额处理等
供应商档案设置
• 解释设置基本信息的目的
供应商档案设置
1、基本信息设置 ➢ 供应商总公司。供应商总公司指当前供应商所隶属的最高
一级的公司，该公司必须是已经通过“供应商档案设置” 功能设定的另一个供应商。在销售开票结算处理时，具有 同一个供应商总公司的不同供应商的发货业务，可以汇总 在一张发票中统一开票结算。 ➢ 所属行业。输入供应商所归属的行业，可输入汉字。 ➢ 税号。输入供应商的工商登记税号，用于销售发票的税号 栏内容的屏幕显示和打印输出。 ➢ 法人。输入供应商的企业法人代表的姓名。 ➢ 开户银行。输入供应商的开户银行的名称，如果供应商的 开户银行有多个，在此处输入该企业与用户之间发生业务 往来最常用的开户银行。 ➢ 银行账号。输入供应商在其开户银行中的账号，银行账号 应对应于开户银行栏目所填写的内容。
订货单、供应商发
门
票
6.确认与记录负 债
应付账款明细账、 应付凭单登记簿、 供应商发票、验收 单、订货单、卖方 对账单、转账凭证
7.支付负债
付款凭单、支票
应付账款部 门、会计部
门
应付凭单部 门、财务部
门
8.记录现金、银 现金日记账、银行
行存款支出
存款日记账、支票、
付款凭证
会计部门
存在或发生、 预先编号，并
理的设计方法 • 掌握采购实时控制模式、采购结算与付款的设计
方法
主要内容
第一节 采购与付款循环的核算与管理需求 分析 第二节 IT环境下采购与付款子系统的流程 分析 第三节 采购与付款子系统总体结构设计 第四节 采购与付款子系统的初始设置 第五节 采购与入库处理管理 第六节 采购发票、采购结算与付款管理 第七节 账表输出和统计分析
主要内容
第一节 采购与付款循环的核算与管理需求分析 第二节 IT环境下采购与付款子系统的流程分析 第三节 采购与付款子系统总体结构设计 第四节 采购与付款子系统的初始设置 第五节 采购与入库处理管理 第六节 采购发票、采购结算与付款管理 第七节 账表输出和统计分析
Hale Waihona Puke Baidu
制定编码原则
• 按照一致性原则、层次性原则、易用性原则等 设计供应商编码。
采购部门
完整性
订购单预先编 号，送至供应 商及有关部门， 独立检查处理
验收部门
仓库、请购 部门
完整性 、 存在或发 生
存在或发 生
验收单一式多 联、预先编号
保管与采购职 责分离
主要业务活动及对应的凭证和记录
主要业务活动 对应的凭证和记录 相关的主要 相关的认定 部门
重要控制点
5.编制付款凭单
付款凭单、验收单、 应付凭单部
请同学画出流程图
发票管理流程
• 1．发票处理。当采购部门或财会部门收到供应商 的发票时，从采购发票文件中获取数据，自动生 成采购发票的基本信息；
• 2．发票管理岗位人员只将采购发票上的金额录入 计算机，并保存在临时发票文件中。如果企业使
用了EDI(Electronic Data Interchange电子数
为什么要进行初始设置？
• 由于现实企业采购的存货、供应商档案、 付款条件、结算方式等都是实实在在存在 的，而且是千差万别的。因而，企业要实 现用计算机完成采购与付款账款核算和管 理，在使用采购与付款子系统前，就要针 对本企业的业务性质、会计核算和财务管 理的具体要求进行具体设置，将企业个性 化特征嵌入系统。
估价或分摊、 经过适当批准
完整性
记录现金收支
存在或发生、 的人员不得经 完整性、估 手现金、有价 价或分摊 证券和其他资
产，独立检查
入账及时性及
金额正确性
存在或发生、 支票预先编号， 完整性、估 已签署的支票 价或分摊 的相关凭证要
注销 存在或发生、 独立编制银行 估价或分 存款调节表 摊 、完整 性
请购与采购管理流程
请购与采购流程 请购岗位
录入
请购单 文件
MRP物料 需求计划
系统
存货系统
采购编制订单岗位 不合理 审核请购单
合理吗？ 合理
选择供应商
供应商排名 文件
供应商档案 文件
采购价格 文件
编制采购订单
采购订单 文件
采购岗位 供供供 采购
获取订单
请购与采购管理流程
• 请购岗位处理请购单。当企业各部门需要采购存货时首先 编制请购单。处理请购单的方法有多种：
• 柔性控制，当经济业务发生时，控制者根据自己的判断进 行实时控制。
• 刚性控制，当经济业务发生时，系统根据预先设计的控制 准则，由系统进行实时控制。
• 4．采购结算。根据采购发票等信息、入库单信息确认采购 成本，并根据财会人员预先设置凭证模版，自动生成转账 凭证，传递到总账系统的临时凭证文件中。
应付与付款流程
请购与采购管理流程
• 选择供应商。采购订单编制人员根据请购单的请求，从供 应商档案文件和采购价格文件中提取数据，从订单交货文 件中获取信息，系统自动按照供应商的选择条件，如供应 商的交货记录、服务、价格、质量等给出供应商的排名， 并保存在供应商排名文件中。
• 编制采购订单。按照采购合同的要求，编制采购订单。采 购订单以请购单为基础信息，从供应商排名文件中获取排 名结果，按照企业采购管理办法，选择排名靠前的供应商， 并分配相应的采购数量。当所有信息编制完成时，将其保 存在采购订单文件中。该文件是整个采购与付款循环的最 重要的数据文件之一。