公司行政管理规章制度

目录：

第一章办公用品管理制度

第二章文件管理制度

第三章车辆管理制度

第四章会议管理制度

第五章保密管理制度

第六章对外宣传管理制度

第七章接待管理制度

第八章出差管理制度

第九章财务报销管理制度

第十章合同管理制度

第十一章公章管理制度

第十二章考勤管理制度

第一章办公日常用品管理制度

1、目的：为规范办公日常用品的管理，特制定本制度。

2、办公日常用品分为个人领用和部门领用两种。

⑴“个人领用”是个人使用办公日常用品，如圆珠笔、橡皮、毛巾等；

⑵“部门领用”是部门共同使用品，如打孔机、办公电脑、及部门专用办公用具。

3、领用流程：

⑴个人领用办公日常用品的，各部门每月汇总，企管办经理审核后，行政专员负责发放。

⑵领用办公日常用品超过200元以上，领用人须单独填写领用申请表，经人事行政经理审核及分管副总审批后，方可领取。

⑶企管办应建立台账，书面登记所有购买的办公日常用品、礼品的入库和领取的详细信息。

⑷领用时间：个人领用办公用品时间定为每月1日全天（特殊情况除外），部门领用办公用品时间不定。

⑸新员工到职第一次领用不受时间限制，员工离职时应将剩余办公用品归还企管办。

4、采购流程：

⑴各部门每月统计所需办公日常用品，经分管副总审核，总经理审批后，企管办向财务支取备用金统一购买。

⑵采购小额办公日常用品200元以下由人事行政经理审批，200-500元由分管副总审批，500元以上由总经理审批。

⑶子公司行政专员每月统计数量，子公司人事行政经理复核，报总公司统一购买，特殊情况并金额在200元以下，可由总

公司委托购买。

5、相机、摄像机等物品由企管办统一管理，使用时需填写借用单，由企管办经理审批后方可借用，私用时须注明，使用完毕

后须及时归还，行政专员应进行检查，如发现有损坏，由使用人承担责任。

6、所有办公日常用品属公司财产，严禁拿公私用。

第二章文件管理制度

1、为了加强公司的文件管理，特制定本制度。

2、发文：凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要或会议简报等，均属发文范围。

⑴全公司：上报下发正式文件的权力集中于总公司，各子公司和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

⑵各子公司：需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文时，应向总公司提出发文申请，并将文件底稿

交总公司企管办审核。总公司同意发文，则由公司按机构设置与业务分工统一归口以总公司×字发文。

⑶发文流程：提出申请——起草——审核（分管副总）——批准签发（总经理）――印刷分发（一式两份）――企管办存

档原件一份。

⑷公司上行文、外发文主要用于：

①对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；

②同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。除此可用内部通知形

式发文。

3、公文的签收：

⑴凡来公司公启文件（除公司领导订启外）均由行政专员登记签收后交送企管办经理拆封。在签收和拆封时，拆封人均要注

意检查封口和邮戳。对于封口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

⑵对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告

上级机要部门，并登记差错文件的文号。

⑶企管办对上级来文拆封后应及时附上《文件传阅用笺》，呈总经理处阅批，并送各部门阅签后，分类登记编号、存档。需

由公司承办或公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交企管办办理正常流程手续。

⑷本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交行政专员进行登记编号保管，不得个人保存。

4、公文的阅批与分转：

⑴凡正式文件均需企管办经理根据文件内容和性质阅签后，由行政专员分送承办部门阅办，重要文件应呈送各分管领导亲自

阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，必须在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

⑵一般函、电、单据等，分别由行政专员直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。

⑶为加速文件运转，行政专员应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次

序依次传阅，最迟不得超过1天（特殊情况例外）。

⑷传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。

对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

⑸阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交行政专员，阅批文件一般不得超过1天，阅后应签名以示负责。如

有领导“批示”、“拟办意见”，行政专员应催办有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

⑹行政专员对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备

查，应按照有关保密规定，并征得企管办经理同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

⑺文件阅完后，应送交行政专员，切忌横传。子公司人事行政经理每个月月初将上个月所有公文送总公司行政部归档。

5、公司各类证书由总公司企管办统一管理，需要借用原件须向分管副总审批同意后方可借用，用后及时归还，借用复印件，由

人事行政经理审批后，方可借用。属于公司保密类的证书参照公司保密制度。

第三章车辆管理制度

1、为了加强公司车辆管理，特制定以下制度。

2、公司车辆全部由企管办统一调配，上班时间公司所有车辆钥匙必须准时交到企管办，交钥匙时间定为：上班工作时间。

⑴上午8：30前，将车钥匙送企管办，12：00可拿回。

⑵下午14：00前，将车钥匙送企管办，17：30可拿回。（注：根据季节的变化，上班时间有待调整，企管办另行通知。）

3、车钥匙送企管办，企管办统一安排车辆的使用，其中车辆包括：——————————————————————————

——————，任何员工不得以任何理由私自占用车辆，工作时间用车由驾驶员负责驾驶，特殊情况自己驾驶的，使用人须告知企管办经理。

4、用车范围：

⑴领导办公用车由企管办经理安排，驾驶员应随时待命，长途用车，应提前告知企管办，以便安排车辆。

⑵因工作需要，办事人员需派车外出，必须到企管办填写派车审批表，由分管副总审批后方可用车，驾驶员由企管办统一安

排。

⑶公司各职员用车到某地方，适当的时候可一起拼车。

5、在公司所有车辆都被派出后，出外办事人员可自行坐出租车，车票写明打车原因，按财务报销流程财务给予报销。

6、上班时间任何人不得用公司车辆办私事，违者处罚款50元/次，并记记过处分一次。

7、公司车辆的保养、维护、加油、洗车等，一律由企管办驾驶员负责管理。

8、公司统一购买加油卡及洗车卡，两卡均由企管办负责保管，除驾驶员任何人不得私拿油卡和洗车卡使用。

9、驾驶员不得酒后驾驶，不得违章超车行驶，公司无驾照者不得违章驾驶公司车辆，违反此规定，一切责任和后果均由驾驶者

承担。

10、在行使过程中由于客观原因发生重大车祸，公司会配合保险公司处理索赔；如果是驾驶员或其他驾驶者违规原因造成车祸，

一切损失由个人承担。

第四章会议管理制度

1、为改进作风，缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。

2、公司会议分为五类：

⑴公司会议：主要包括公司领导（扩大）会，公司经理会、总经理办公会、公司职工大会、公司技术人员会以及各种代表

大会。应分别报请总经理办公室批准后，由各办事部门分别负责组织召开，一个月一次，每个月月底安排开会。

⑵专业会议：公司业务综合会（如经营分析会、销售分析会及项目策划分析会等）。由分管副总组织不定期地召开此会议。

⑶部门工作会：各部门召开的工作会（如操作部、市场部、财务部等每周的工作例会），由各部门经理决定召开并负责组织，

每周召开一次，总结本周工作，安排下周计划。

⑷上级或外单位在本公司召开的会议：如现场会、报告会、新闻发布会等交际业务会一切由公司企管办安排，对口部门协

助企管办做好会务工作。

⑸年终会：年终全员会议原则上每年举行一次，总结工作，奖励先进，提出下一年度的目标等。

3、会议安排：企管办会以本公司通知形式传达给各部门领导。

4、各部门必须服从公司统一安排的会议内容，应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。

5、会议的纪律：参加会议人员不得以任何理由迟到、早退，迟到、早退参照考勤处罚，会前关闭手机铃声或调制震动。除接

待人员，会议其他人员不得随意走动，不得吃零食，不得做和会议无关的事情。

6、会议的原则：所有参会人员严禁“会上不说，背后乱说”，严格遵循“人人畅所欲言”的原则。

第五章保密管理制度

1、为增强公司全员的保密意识，加强公司的保密工作，特制定本制度。

2、公司秘密包括：

⑴公司重大决策中的秘密事项。