对项目采购管理的认识及措施

项目采购管理认识及措施

本项目根据国际游乐项目采购经验,以技术规格书内的品牌及技术等相关要求与图纸中材料、设备参数为依据,对本项目的机电采购工作,具体管理内容理解如下:

材料采购:由于材料很多采用国外进口,其中对数量、型号、安装方式、

深化设计、采购计划、采购周期、仓库管理、成品保护、后期调试等工

作有着非常高的要求;另外,影响工期的其中一个关键因素,长周期材料:

对于很多专业都有长周期材料的存在,导致长周期材料的因素有很多,例

如:由于厂家原因,未按照约定时间生产或材料供应不及时、园区材料的

唯一性,由于材料品牌的限制,园区内多家单位都使用同一种材料,高峰

期产量导致跟不上现场的施工进度、变更导致的材料重新采购、材料损

坏或被盗,导致二次订购。

针对采购产生的问题,对采购管理措施的理解,如下:

一、材料报审管理

1、各专业工程师要主动对施工图纸进行详细的排查,梳理,特别需要注意一些大宗设备上的附属设备,例如流量计,液位计,这些小的组件往往会被遗忘。

2、需要注意与土建及精装专业可能有交接的设备,例如检修门,排水地沟,出现在机电图纸上的设备,要及时与总包单位沟通,确认采购的责任,避免后期出现双方都认为就是对方工作范围的遗漏。

3、需要注意与专业分包可能有交接的设备,例如EMS的阀门,要提前进行沟通,确认产品的供给范围。

4、项目前期的一项主要工作,就是各专业应该提供梳理好的材料大表,表格中应该有品牌,大概涉及的产品类型等信息(不一定需要明确的数量),由材料部门综合寻找供应商,确定每样材料确实的供货周期,这个供货周期的基本确定,有两个主要意义:一、识别长周期材料,做到材料采购报审工作有重点,二、根据供货周期,工程进度计划的主要节点,倒推材料进场的时间,帮助排出准确有实际意义的进度计划。

5、需要与雇主尽早确定简单可行的材料报审格式,尽量做到一次到位,不反复修改格式浪费时间;应该提供的报审内容应该商定明确,有特殊的情况的与雇主提前沟通。

6、根据需要采购的产品清单,挑出其中认为采购周期长,采购难度大的产品,在项目前期就与雇主沟通,提供替换方案,尽早开始协商,做好替换一些长周期,采购难的产品的计划。

7、根据需要采购的产品清单,挑出其中数量少,采购周期长,难度大的产品,与雇主沟通,如果就是全园区通用的,比如其她片区采购数量较多的,就是否由雇主统一进行采购,以免今后采购困难

8、根据需要采购的产品清单,结合招标文件,尽早确认可供选择的供应商就是否存在信息不实,无法提供对应产品的情况,及时与雇主沟通,解决。

9、项目部尽早编制材料报审的标准文件,可以提供样本,在标准文件中明确说明供应商应该提供的资料,提出回复的具体时间,发给供应商,提高资料收集效率

10、减少报审文件在文控,管理公司手中停留的时间,增加设计师与专业工程师沟通的时间,可以设定专门的会议,对材料报审的问题进行沟通。应该限定每一个报

审的审批流程时间,并且将该时间纳入进度计划的考虑。

二、物资计划管理

1、各专业负责人要在项目施工前要把自己专业的材料总量要提出来,对我们项目开工后的物资需求计划及采购计划管控都会有着极大的帮助,材料部门与商务部门要对各专业提出的材料总量跟业主的合同量进行比对,对后期的材料索赔做准备

2、在制订物资需求计划时,没有将物资加工或使用过程中的必要的损耗计算在内,导致编制物资计划时,采购出现误差,最终采购环节出现项目无法按照施工计划正常施工。

3、生产部门及材料部门,没有将仓储物资存量或在途物资数量进行扣除,导致编制的物资需求计划不合理,需定期组织生产人员及材料人员盘点剩余材料与采购计划。

4、在编制采购需求计划的同时,仅考虑了产品或零部件的独立需求,未提前预见物资需求所引起的相关需求,导致物资需求计划制订的不合理。

5、物资需求会找个过程中,没有按照对各单体的需求进行排定,导致物资需求计划的时间不合理,导致现场生产混乱。

6、物资需求计划必须有各专业主管工程师编制及审核,必须注明材料使用班组使用部位。材料部门要做出分材料分专业分班组物资需求计划台账

7、材料部门物资需求计划下单后,要建立下单台账,注明下单时间及到货时间,定时跟踪,一定要准确掌握材料生产状态,如果供应商无法再合同规定的时间交货。及时跟项目领导反映。做好应急措施

三、仓库管理

材料进出库管理流程

1、规划:材料部收到专业负责人的需求计划后,要第一时间在近期到货材料备案,在下单到材料到货这段真空期,仓库主管要对材料的堆放地点进行规划。

1.入账:材料到货后仓库主管进行入账,如果项目分片区及分单体,仓库主管每一批材料都要注明使用区域及计划申请人,坚决杜绝冒领、乱领材料情况发生。3、挂牌:材料堆放与挂牌要合理,仓库主管可以根据材料领取的频率进行分区管理,材料挂牌要注明专业、使用区域或单体、专业负责人及到货时间。

4、出库:领料人员必须持有材料计划复印件及领料单,领料单统一用局标准化格式,仓库理货员必须按单出库,严格把控,同时开具出库单,录入台账。

5、核对:材料运输到项目现场后,材料部门要派专人核对出库单材料数量、规格型号与到现场材料就是否一致。

6、管控:仓库主管对仓库材料管控表进行整理,每日发项目材料部。

库存风险控制

一、库存过高

(1)由于各专业盲目提材料计划,材料部也没有进现场进行管控,造成的大量库存积压,导致仓库管理人员工作量大,管理难度高,出库困难。

控制方法:以项目初期需求总计划与投标合同量做为下单的警戒线,如果下单总量超出警戒线,材料部门及时跟商务与生产沟通,找出原因,按实下单。

（2）生产部门提材料计划时只考虑库存量,没有考虑项目现场存货数量,导致采购量大于实际需求,造成库存量过高。

控制方法:生产部门领料时要按照施工计划领料,领取计划内材料,保证施工需要的同时不造成现场材料积压。材料人员需要每天对现场材料进行盘点,并将数据反馈给仓库,发料时才能做到心中有数。

（3）库存过高需要大量的仓储空间,也挤占其她材料的堆放空间,在上海寸土寸金的城市,每一平方的面积项目都要付出昂贵的费用,减少库存,也会对仓库的租赁面积进行灵活掌控,合理分配,降低租赁成本。

（4）库存过高会占用公司大量的流动资金,使公司资金压力过大。

二.库存风险控制

2、库存过低

总包多,施工高峰期阶段,施工现场遍地开花,可能出现某种材料及设备短时间整个园区需求量过大,出现供不应求的情况,如果按常规的供货周期来下单,可能会出现到货时间延期,无法满足现场要求,所以在项目初期材料部要与专业负责人策划,对使用量大、供货周期长、进口材料及设备、产能低的材料设定最低库存量,保证现场供应。

三.库存物资损坏变质

(1)长时间的积压使得库存物资失效

案例:岩棉堆放时间过长,天气潮湿,导致岩棉硬度下降,无法达到施工要求

(2)在搬运过程中,产生的物资损坏等

案例:项目一次运输配电箱,由于固定不够,运输过程中配电箱从货车掉了下来,万幸的没有人员受伤,但就是配电箱的损坏也对项目的施工进度与项目成本都带来了影响。

四.仓库盘点

(1)将仓库内的物资实际数量与账本显示的数量进行核对;

(2)检查仓库物资就是否存在损坏、质量就是否有变化;

（3）现场拉回的材料进行备案,就是否有损坏,就是否可以二次利用,损坏原因,做好记录,为项目索赔做准备;

(4)检查物资保存条件就是否合格,如有易燃易爆材料等危险材料或化学材料要妥善堆放及保存;

(5)盘点后仓库主管要及时作出仓库周报表及月报表;

(6)做好入库、出库等各项台账,保管好入库单、领料单、出库单等相关表单,定期核查;

(7)定期检查仓库安全环境。杜绝火源、及时发现并更换老化电线、灭火设备就是否有效等。