第九章 专用文书写作

第九章专用文书写作

第一节、专用文书概述

一、概述

专用文书是指在一定专业部门或专门的业务活动领域内，满足人们某种特殊需要而专门使用的文书。不同系统、不同行业、不同用途都有与之相适应的专用文书。

二、特点与分类

（一）特点

1、内容的专业性

专用文书在内容上具有专业性，如经济文书、法律文书、科技文书、军事文书、外交文书、教学文书等。

2、功能的专用性

每个文种均专用于某一方面，如谋职书，请柬（邀请书）、起诉书、答辩书等。

3、格式的多样性

许多专用文书有特定格式和项目，如计划、统计和会计文书，除书面文字形式外，较多地采用数字表格形式。有些有其特殊制作程序，如国民经济计划、司法文书。

（二）种类

根据行业和用途，大致可分为：

经济文书、法律文书、科技文书、军事文书、外交文书、教学文书、规章文书、礼仪文书、事务书信、会务文书等。

三、写作要求

每一行业都有自己的工作范围、工作性质、工作任务、工作程序，有本行业的政策、法规、纪律、职业规范、职业道德，有本行业的上下级关系，有本行业通用的术语和专用名词。

一是由行业行政管理部门、业务指导部门颁布，供遵照使用的规范格式，如合同格式、起诉状格式；二是约定俗成的习惯格式，如书信的格式；三是较特殊的情况，即应试文形式，它是由招聘、招考单位确定的格式，每位考生都必须遵守。

专用文书文种众多，用途各异，写作专用文书必须依照写作目的，选择恰当的、合适的文种，文种选择不当，将直接影响专用文书实用效能的发挥。

第二节入学申请书、自荐信和求职信

一、入学申请书

入学申请书是要到国外某学校进修或学习，从而事先同该校取得联系并提出申请批准的一种书信。

（一）特点

1、目的性

只写自己请求入学的理由和有关内容，别的事情一概不谈。

2、礼仪性

作为下对上的文书，要礼貌而不谦卑。

3、简洁性

内容单一明确，不要节外生枝。

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在正文开头即开门见山写出自己是为了申请入学才写这封信的。有的还写出由谁推荐而想进该校学习。

所取得的成绩等。另外，应向对方说明自己经济资助情况，写明是否准备申请助学金或奖学金等

将具体要求，希望对方给予的帮助写出。同时要事先对对方将给予的帮助表示感谢。

若随信附有个人学历证件、个人简历、著作摘要、文章或别的推荐信等要在该部分写出，并说明附件总数量。

（三）写作要求

●理由充分，要求具体明确

●语言准确，文字朴实

●语气谦虚、态度平和

二、自荐信

是推荐自己担任某项工作或从事某种活动，以便对方接受的一种信件。

（一）特点

1、自荐目标。必须表述清楚，不含糊其辞。

2、自荐缘由。介绍自荐某岗位的理由。解释语言要简洁明了，让人觉得实在可信。

3、自荐条件。扬长避短，充分表现自己主要学习成绩、工作实绩和优势。

4、附件。包括自荐者简历，所学专业课程一览表，各课成绩登记表，各类褒奖证书，发表论文或论著，别人的推荐信等。

（二）写作方法

1、标题

正文正上方居中写“自荐信”

2、称谓

另起一行顶格书写。可有“单位+职务+称呼” “职务+称呼”“单位+称呼”等。最多用“尊敬的××”相称。

3、正文

另起一行空两格书写，一般由开头、主体、结尾三部分组成。

开头：介绍自己的基本情况，包括姓名、性别、年龄、学历、政治面貌、职称、现任职务等情况。

主体：说明自荐理由，包括工作经历、业务专长；适合干什么性质、岗位的工作等。

结尾：申明决心，被接受后的态度；同时，不要忘记告诉对方自己的通信地址、联系电话等。祝颂语与落款均与普通书信相同。

4、附件。要随自荐信一起交给对方。

（三）写作要求

内容具体、礼貌自信、体现个性、积极热忱

三、求职信

求职信是求职者向用人单位介绍本人有关情况，表明求职意图，希望对方予以任用的一种书信。它以让对方了解自己、相信自己、录（聘）自己为目的。

（一）特点

自我举荐：针对用人单位的要求，具体介绍自己专业、学历、特长、优势、能力、工作经历等，让用人单位录用自己。

充满信心：必须自信，胸有成竹，语气肯定

（二）写作方法

由标题、称呼、正文、结尾、落款、附文六部分组成。

1、标题

第一行正中写“求职信”或“致×××的求职信”等字样，用大号字体

2、称呼

第二行顶格写收信人名称或领导人姓名，为示尊重，可加敬词

3、正文

一是在开头向招聘方表示问候或致谢，表明求职意图。

二是介绍本人基本情况，包括：姓名、性别、年龄、政治面貌、学历、职称等。

三是陈述求职理由和求职目标。

四是表明态度与决心。

4、结尾

再次强调求职的愿望和要求，用恳请的语言，希望对方能给自己一次面试的机会，然后写感谢、致敬的惯用语。

5、落款

在正文右下方写姓名：“求职者×××”，下一行写上写信时间。有的求职信有附件，附有学习成绩、奖励、成果证明书等。

6、附文

写明联系地址、邮编、联系电话、联系人。

（三）写作要求

一是实事求，不弄虚作假；

二是措词得当，语言朴实无华，措词要有分寸，不要夸夸其谈；

三是字迹工整，书面整洁，无错别字。

思考与练习

一、简答

1、什么是求职信？它的写作要求是什么？

2、比较求职信和自荐信的异同

二、写作

拟写一份求职信。

第三节、申论

一、申论的含义、特点与写作要求

1、含义

“申论”一词，出自孔子“申而论之”。“申”为引申、申述，“论”为议论、论证，“申论”指针对特定话题提出观点，并展开论述。申论是一种议论性公文，从2000年开始，成为公务员录用考试的一门基本科目。