第九章 专用文书写作

第九章专用文书写作第一节、专用文书概述一、概述专用文书是指在一定专业部门或专门的业务活动领域内，满足人们某种特殊需要而专门使用的文书。

不同系统、不同行业、不同用途都有与之相适应的专用文书。

二、特点与分类（一）特点1、内容的专业性专用文书在内容上具有专业性，如经济文书、法律文书、科技文书、军事文书、外交文书、教学文书等。

2、功能的专用性每个文种均专用于某一方面，如谋职书，请柬（邀请书）、起诉书、答辩书等。

3、格式的多样性许多专用文书有特定格式和项目，如计划、统计和会计文书，除书面文字形式外，较多地采用数字表格形式。

有些有其特殊制作程序，如国民经济计划、司法文书。

（二）种类根据行业和用途，大致可分为：经济文书、法律文书、科技文书、军事文书、外交文书、教学文书、规章文书、礼仪文书、事务书信、会务文书等。

三、写作要求每一行业都有自己的工作范围、工作性质、工作任务、工作程序，有本行业的政策、法规、纪律、职业规范、职业道德，有本行业的上下级关系，有本行业通用的术语和专用名词。

一是由行业行政管理部门、业务指导部门颁布，供遵照使用的规范格式，如合同格式、起诉状格式；二是约定俗成的习惯格式，如书信的格式；三是较特殊的情况，即应试文形式，它是由招聘、招考单位确定的格式，每位考生都必须遵守。

专用文书文种众多，用途各异，写作专用文书必须依照写作目的，选择恰当的、合适的文种，文种选择不当，将直接影响专用文书实用效能的发挥。

第二节入学申请书、自荐信和求职信一、入学申请书入学申请书是要到国外某学校进修或学习，从而事先同该校取得联系并提出申请批准的一种书信。

（一）特点1、目的性只写自己请求入学的理由和有关内容，别的事情一概不谈。

2、礼仪性作为下对上的文书，要礼貌而不谦卑。

3、简洁性内容单一明确，不要节外生枝。

(在正文开头即开门见山写出自己是为了申请入学才写这封信的。

有的还写出由谁推荐而想进该校学习。

所取得的成绩等。

另外，应向对方说明自己经济资助情况，写明是否准备申请助学金或奖学金等将具体要求，希望对方给予的帮助写出。

同时要事先对对方将给予的帮助表示感谢。

若随信附有个人学历证件、个人简历、著作摘要、文章或别的推荐信等要在该部分写出，并说明附件总数量。

（三）写作要求●理由充分，要求具体明确●语言准确，文字朴实●语气谦虚、态度平和二、自荐信是推荐自己担任某项工作或从事某种活动，以便对方接受的一种信件。

（一）特点1、自荐目标。

必须表述清楚，不含糊其辞。

2、自荐缘由。

介绍自荐某岗位的理由。

解释语言要简洁明了，让人觉得实在可信。

3、自荐条件。

扬长避短，充分表现自己主要学习成绩、工作实绩和优势。

4、附件。

包括自荐者简历，所学专业课程一览表，各课成绩登记表，各类褒奖证书，发表论文或论著，别人的推荐信等。

（二）写作方法1、标题正文正上方居中写“自荐信”2、称谓另起一行顶格书写。

可有“单位+职务+称呼” “职务+称呼”“单位+称呼”等。

最多用“尊敬的××”相称。

3、正文另起一行空两格书写，一般由开头、主体、结尾三部分组成。

开头：介绍自己的基本情况，包括姓名、性别、年龄、学历、政治面貌、职称、现任职务等情况。

主体：说明自荐理由，包括工作经历、业务专长；适合干什么性质、岗位的工作等。

结尾：申明决心，被接受后的态度；同时，不要忘记告诉对方自己的通信地址、联系电话等。

祝颂语与落款均与普通书信相同。

4、附件。

要随自荐信一起交给对方。

（三）写作要求内容具体、礼貌自信、体现个性、积极热忱三、求职信求职信是求职者向用人单位介绍本人有关情况，表明求职意图，希望对方予以任用的一种书信。

它以让对方了解自己、相信自己、录（聘）自己为目的。

（一）特点自我举荐：针对用人单位的要求，具体介绍自己专业、学历、特长、优势、能力、工作经历等，让用人单位录用自己。

充满信心：必须自信，胸有成竹，语气肯定（二）写作方法由标题、称呼、正文、结尾、落款、附文六部分组成。

1、标题第一行正中写“求职信”或“致×××的求职信”等字样，用大号字体2、称呼第二行顶格写收信人名称或领导人姓名，为示尊重，可加敬词3、正文一是在开头向招聘方表示问候或致谢，表明求职意图。

二是介绍本人基本情况，包括：姓名、性别、年龄、政治面貌、学历、职称等。

三是陈述求职理由和求职目标。

四是表明态度与决心。

4、结尾再次强调求职的愿望和要求，用恳请的语言，希望对方能给自己一次面试的机会，然后写感谢、致敬的惯用语。

5、落款在正文右下方写姓名：“求职者×××”，下一行写上写信时间。

有的求职信有附件，附有学习成绩、奖励、成果证明书等。

6、附文写明联系地址、邮编、联系电话、联系人。

（三）写作要求一是实事求，不弄虚作假；二是措词得当，语言朴实无华，措词要有分寸，不要夸夸其谈；三是字迹工整，书面整洁，无错别字。

思考与练习一、简答1、什么是求职信？它的写作要求是什么？2、比较求职信和自荐信的异同二、写作拟写一份求职信。

第三节、申论一、申论的含义、特点与写作要求1、含义“申论”一词，出自孔子“申而论之”。

“申”为引申、申述，“论”为议论、论证，“申论”指针对特定话题提出观点，并展开论述。

申论是一种议论性公文，从2000年开始，成为公务员录用考试的一门基本科目。

申论涵盖策论和作文两种形式。

“读”是申论的基础，“点”是申论的重要环节，“对”是申论关键，“证”是申论核心。

2、特点（1）测试形式灵活多样除所给材料部分外，其答卷一般由三部分组成：一是概括部分，二是方案部分，三是议论部分。

（2）背景资料涉及面广注重对考生分析、判断、解决问题能力等综合素质测试。

背景资料涵盖政治、经济、法律、教育等方面，且表述比较准确。

资料所反映问题大部分已有定论，也有一些尚无定论或存在争议，需要考生自己理解、分析和判断，并做出结论。

（3）测试目的针对性强主要考查考生阅读、分析、概括、解决问题的能力。

（4）测试标准具有先进性和国际性按国际标准设计，内容体现中国特色。

（5）没有标准答案作文的评定是综合的、全面的、等级式的。

（6）测试具有前瞻性3、写作要求准备：事先积累社会热点问题，除全局性热点，还要考虑所在省区的特殊性，公招方向的特定性。

立场：站在政府角度；综合全面地思考问题，学会换位思考，避免学生腔。

《申论》试卷一般分为三部分，答题时间为150分钟。

第一部分：提出注意事项给答卷提出指导性建议，如“参考时限：阅读资料40分钟、作答110分钟。

”第二部分：给定资料长度一般1500字—10000字左右，主要是现实内容，特别是社会热点，如突发公共事件问题，食品安全问题，贫困家庭子女上大学难问题。

材料一般是“半成品”：头绪往往不很清楚，前后顺序未必合理，究竟反映哪些问题也不太分明，目的是考查考生梳理并归纳、概括能力。

第三部分：作答要求一般是对所给材料进行归纳、综合、概括、判断；对主要问题提出见解、对策、具体的可行性解决方案并论证。

这些要求一般体现在三个题目中，但数量时有变化，可以是两个或四个题，题目样式也有变化。

三、申论的答卷流程1、阅读资料基础环节。

读懂读通全部资料，把握资料所反映的事件性质。

阅读时间约40分钟。

2、概括主题概括资料所反映的主要问题，字数限定在150字，弹性约10%。

答案应覆盖全文主要内容，语句简明扼要，一般不直接引具体事例或数字。

范围限定在材料中，不随意发挥。

轻重权衡，反映主要问题，统观全局。

分值20-30分。

3、提出对策针对主要问题，就资料所涉范围和条件，提出可行的对策和方案。

提出对策是申论考试的关键环节，重点考查考生思维开阔程度、探索创新意识、应变和解决问题的能力。

要重视对策的针对性，紧扣主要问题，前面概括什么问题，后面就给出什么解决办法。

主要问题包括几个方面或层次，对策也须对应。

应注意避免：概括问题失误；方案理想化、简单化。

4、进行论证就资料所反映的主要问题，用1200字左右篇幅，自拟标题进行论述。

要求中心明确，内容充实，论述深刻，有说服力。

应充分利用给定资料，切中主要问题，全面阐明、论证对资料反映的主要问题的基本看法以及解决方案。

分值约40分。

四、编写申论写作提纲1、拟制标题。

（1）分析材料的含义，自行命题。

仔细分析资料重心，如材料：爱因斯坦给一位美国自学成才的实习机械师回信说：“我认为你对我们社会的见解是颇有道理的。

……你的来信还使我认识到，智慧并不产生于学历，而是来自于对知识的终生不懈的追求。

”重心是爱因斯坦对智慧、学历和追求的看法，不是说他的贡献。

有的材料有两个以上意义，要从不同角度分析。

如圆明园兽首拍卖流拍事件，一是竞拍者的爱国心，二是无忘国耻。

题目可用：《举起民族的尊严》《历史不会忘记》（2）确定主题即立意，写一个判断句。

主题是自己的一个鲜明认识，要符合命题要求，正确而又深刻。

如爱因斯坦材料，主题可用：“智慧来自于对知识的终生追求。

”（3）标题类型（1）直接标明主题标题是一个判断句，如《天下无难事》、《不要畏惧困难》。

（2）指出内容范围如《论……》或者《……论》，有的可省去“论”字。

（3）设问、反问、感叹，显示主题倾向如《中国人失掉了自信力了吗？》。

4）标题的要求确切。

一是与内容符合，不能跑题。

二是含义大小与作文一致，如《谈困难》不能写成《谈人生》。

三要与文体风格一致，如一般不能写成公文或者记叙文标题。

精练。

无特殊需要，标题不要长。

醒目。

一要形象，二要新颖。

2、写主题句。

主题具体表现为一个逻辑判断句（10个字左右），也称中心论点或基本论点，如标题《实践是检验真理的唯一标准》。

（1）主题句本身的提炼基本层次是客观层次，即准确反映作文中心内容的本质真实。

更高一层的认识是具有深广度。

再高一层是有哲理意味，即普遍性。

（2）议论文中主题句的位置标题：一般写出主题句即中心论点。

开头：一般在段尾写出主题句，或写出与主题句相关的论题。

中间：主要采用分析法——分出二三层来，说明主题为什么和怎么样，行文中兼用论证方法，如例证法。

在中间部分的靠后处突出主题句。

结论：重申主题句，可以在字句上变化，或更深入一步。

作文不但要围绕着而且要穿插着主题句来写作，要有一个“提出——强调——重申”主题句的三段式过程。

这是提高学生作文水平的一个切入点。

3、简述内容（包括关键词）。

包括主题和层义以及要点，30字左右。

4、选择结构并列式。

如第一、第二、第三。

好处是概括面广，条理性强。

递进式。

各部分层层递进，每一部分不可缺少，前后顺序不能颠倒。

两种方法可以互相交叉，即以一种方法为主，在某一部分用另一种方法。

做提纲结构选择时，用几个字提示。

5、标明层义全文的纲。

层义提纲的主要部分有两种写法：一是标题写法，结尾没有标点符号，几个至多十来个字，简明扼要。

二是句子写法，写完整一句话。