上海公司费用报销管理细则

费用报销管理细则

一.目的：

规范日常费用报销，明确报销要求，加强监督审核力度，提高财务质量和效率二.适用范围：

上海各部门费用报销

三.费用报销流程：

财务负责人审核费用报销单据

四.具体报账项目规定:

1. 办公易耗品支出

（1）各部门办公用品一律由采购部集中统一购买，其它各部门员工均不得自行购买，否则一律不予报销。

（2）发票中未列示购买明细的，报销时须附上收款单位的购买商品清单。

2. 车辆费用报销

（1）过路通行费及停车费报销时需注明是哪辆车,对应的车牌号，费用发生的缘由是送货还是接人、送人还是外出办事。停车报销需注明停车地点。销售部

门出差产生的过路通行费除按上述要求外，需要注明出差同行人员（如附

表1）

（2）销售部门用于业务拓展经常使用的车辆统一办理ETC 车载系统，由财务部统一向各卡内充值，并向高速公路电子收费客户服务中心索取发票，月末

通过与单位绑定的客户编号在网上拉出各车辆通行费的使用情况，装了

ETC 的车辆不再报销过路通行费。为方便统计车载ETC 费用的归属，车

辆管理部门每月需上报车辆使用登记情况表。

（3）公司各车辆加油原则上由综合管理办公室使用油卡统一加油，根据各车加油的实际用量每月底一次向油站申请开具增值税专用发票。综合办根据各油卡

的实际使用情况及时申请充值，向财务申请借款充值时上报该卡对应车辆的

里程公里数登记表。特别情况需要现金加油报销的，报销单上需综合办油

卡管理员签字确认并说明情况。（如附表3）

4）公司车辆维修保养统一由综合办负责按排，定点维修，每次维修

需由维修点填写维修服务单（有维修项目和价格金额），由我司维修经办

人确认签字，月底综合办凭各车辆的维修服务记录单做出当月的车辆维修费

用汇总表会同维修单位开具的发票进行报销，其它人员不得报销车辆维修

费。（销售人员出差之外发生需要临时维修的情况，需电话跟综合办及相

关领导确认同意，报销时需由综合办签字确认）（如附表2）（5）车辆保险费的报销需在报销单上注明车号、车型、各险种及对应的金额。

3. 市内交通费用报销

（1）各部门人员市内外出办事未能派车的优先使用地铁、公交等交通工具，特殊情况需要打的士的，经部门领导批准方可。因工作需要加班超过晚上20

点经部门领导同意可以打的士。的士的报销票据须与实际日期相符，不允

许以其它时间车票或其它票据替代报销。

（2）享有交通补助的人员可于一季度报销一次，如有季度内离职的情

况可据实报销，报销票据可使用公交车票、地铁充值票报销。

4. 差旅费报销

（1）外埠出差交通费

a. 公司高管层出差可以乘坐飞机、高铁。其它人员无特殊情况一

律不准乘坐头等舱、软卧、动车一等座，飞机折扣价低于乘座标准时可以报

销，未经批准擅自乘坐超标准交通工具，超额部份不予报销.

b. 乘坐长途汽车或轮船（三等舱）的按票据实报销。火车限乘硬

卧以下，网上订票产生的送票费用公司不承担。

c. 出差地产生的市内交通费据实报销

d. 差旅费报销单必须列明出差区间、出发到达日期，出差事宜。

2）外埠出差住宿费

a. 公司高管层出差住宿标准为：一线城市（含直辖市）280元/天，其它城

市260元/天，在此标准内据实报销；

b. 其它人员因公出差住宿费、交通费实行包干制。标准为：200

元/天，在此标准内凭有效发票据实报销，出差当日返回无住宿的，市内交

通费按20元/天标准凭票据报销。

c. 两人共同出差的，若为同性，住宿标准按一人标准执行；三人及三人以上

出差的，根据具体人数情况，选择最经济的标准执行。

d. 出差住宿天数按夜间实有天数（即总出差天数减一天）限额凭据报销。

3）外埠出差补助

a.公司所有员工出差当天不能返回的，补助标准为：各城市（含直辖市）统

一40元/人/天，驻沪人员10元/天，上海市内因公出差不能及时返回就餐

的，给予午餐补助20元。

4）自驾公司车辆出差

a. 自驾公司车辆出差的，住宿费标准为各级城市（含直辖市）统一

180 元/天，在此标准内凭票据报销，不再报销市内交通费。

b. 以上海公司为起点，单程出差超过350公里以外的地区不允许自

驾车出行，应选择适宜的交通工具出差。特别情况须征得总经理

特批同意开车出差，财务方可报销相关费用）

5. 驻沪人员休假

按照总部规定，沈阳防锈驻沪工作人员每年可享受四次探亲休假，报销休假往返的路费，报销标准为动车二等座往返价900 元/次（无动车的按火车硬卧价），乘坐飞机者仅报销标准内部分，其余自行承担；探亲休假人员不得报销市内交通费及补助。

6. 业务招待费报销

（1）除公司高管层之外，业务招待费报销须注明事由、招待对象、人数及公司陪同人员。招待政府行政部门人员可不用详细注明。

（2）招待费报销时，若无法取得真实合理的票据，须向财务说明原因，并使用办公用品、电子产品、书籍、交通费等发票替代报销。（如附表4）

7. 个人通讯费报销

按照上海公司各部门人员手机话费报销标准执行，按月报销，报销须附上与报销人姓名相符合的话费票据，不得使用定额票据，报销金额在标准内据实支付。手机话费报销最晚不得超过三个月，三个月以上的话费财务部将不予报销。

8. 快递费报销

（1）临时到付收件或特急发件现付的快递费报销时，须附上快递面单及相应的发票；

（2）EMS 、申通等快递费月结报销时，须附上与付款金额相符的对账

清单、发票；

9. 装卸费报销

因生产经营需要，外雇人员或装卸设备装卸货物的，发生的装卸费用报

销时需附上用工使用情况表（包含用工人员姓名、人数、用工金额及用

工事宜）由经办人和生产副总签字，外雇人员的装卸费报销可用通行费

等替代票；外租装卸设备（如大吨位叉车）需由租赁公司提供增值税抵

扣发票。（如附表5）

10. 运费报销