四级秘书工作实务

四级秘书工作实务真题参考答案

关于意向书的结构及写作方法问题，参见教材p255。参考答

案要点：

（一）结构：标题/正文（正文采取导语/主体/结尾形式）/尾部

拟写意向书时注意语言准确，表达清楚，忠实于洽谈内容

远公司搬迁新址，办公室要重新分配，财务部与研发部在办公室的选择上产生了矛盾，秘书部门要组织一次协调会，解决两部门的矛盾。主要

写成选择会议地点要考虑的方面、会场布局要求以及会议议程的安

排。）关于协调会议问题，参见会议筹备相关内容。参考答案要点：（一）选择会议地点的建议：财务部与研发部关于办公用房使用问题的协调会议适合在我公司第三会议室举行。第三会议室临近两部办公室；会议室大小正好适合内部两部门人员参加；

会议桌是椭圆形桌，便于双方交流沟通；通风好，基本设施齐全；会

议室在安静、不受外界干扰等。

（二）会场整体布局的建议：协调会议时要布置出和谐、融洽、美观、舒适的氛围，第三会议室会场形式是椭圆形的会议桌，椅子围绕椭圆

形会议桌摆放，双方可以分别坐两边长边，两部门人员可以坦诚交换

意见，妥善解决问题。

（三）议程安排的建议：议程安排如下：

1.主持人宣布双方出席情况。2•主持人就此次协调会宗旨进行说明: 公司搬迁

新址，办公室要重新分配，两部门产生矛盾可以理解，但是双方都要从方便开展工作的大局出发，求同存异，坦诚交换意见。3•财务部负责人报告选择办公室原因以及与开展工作之间的关系。4•研发部负责人报告选择办公室原因以及与开展工作之间的关系。5•结合主持人的宗旨对两部门领导人发言进行讨论。6•主持人宣布协调结果及总结会议。

三、关于会议信息工作，请参考会议信息的搜集以及会议文件资料的收集

整理工作。参考答案：

（一）信息搜集渠道：见p60,特别要注意写上向新闻媒体收集相关信息

（二）全面收集相关信息要做到：1•明确会议信息收集的范围（略）；2•恰当选择会议信息收集渠道（略）；3•选择合适

的信息收集方法（略）；4•要及时有效地收集信息（略）。

（三）对信息加工:筛选/校核/分类

（四）会议文件的立卷归档工作：见p73。

XX公司总经理办公会议议程表

公司2月份总经理办公会议定于下周一上午9：00在XX会议室举行。

说明有关人员缺席情况。

宣读并通过上次会议记录。

研究春节慰问老职工的费用额度问题。

确定2007年第一次春季商品促销活动举办方案。

讨论生产部主管人员调整问题

研究总经理助理的人选问题。

备注：前三项按照习惯性顺序安排。四、五两项首先考虑到临近春节，此两项是要抓紧时间开展的工作；同时问题难度不大，易于达成一致。第六项

注意考虑的是工作无需保密，且分歧不会很大但是相对重要，因此置于前五项之后讨论。最后两项注意考虑到问题敏感、重要，安排在最后讨论利于保密，也不至于因为问题敏感而影响其它问题的解决，同时最后讨论重要问题，与会人员能够集中精力讨论。

总体而言，一次会议的开会时间不宜太长，“会长”必然会带来

“会费”问题，一方面不利于节约会议开支，同时也可能造成会议的低效率。

就一次会议而言，会议持续的时间一般不要超过2小时，超过2小时人员会疲劳或注意力不集中而使会议效率下降。如果有多个问题要解决，会议可以安排一系列的短会完成讨论，中间可安排5- 10分钟的休息时间。对待很长的报告，可以要求演讲者提交书面报告，以利于记录，但在口头报告时只需涉及最重要的项目或者只是那些需要集中进行讨论的事项，这样可以节省时间，提高会议效率。

五、参考答案：(15分)

备忘录

发自：秘书钟苗

发给：行政经理XX

日期：XX年X月X日(考生自定)

主题：会议文件收集整理基本要求

1、收集会议文件资料的要求

(1)确定会议文件资料的收集范围。会前分发保密文件，按清退目录和发文登记簿逐人、逐件、逐项检查核对。

(2)及时收集会议文件，确保收集齐全。

(3)选择收集渠道，运用不同方法。

(4)严格履行登记手续。认真检查文件是否缺件、缺页、缺损及时补救毁损的文件。

(5)收集整理过程注意保密。

2、需收集的文件资料

(1)会前分发的文件。

(2)会议期间产生的文件。

(3)会后产生的文件。

3、会议文件的立卷归档

会议文件立卷归档概念解释。会议文件立卷归档的意义主要有

第一，保持会议文件之间的历史联系，便于查找利用。

第二，保持历史的真实面貌，反映工作的客观进程。

第三，保护会议文件的完整与安全，便于保存和保管。

第四，保证会议文件立卷工作的连续性，为档案工作奠定基础。

评分标准：

1、本题满分为15分。

2、在叙述中出现错字、别字，每字可扣除1分，但最多扣除3分。

3、“备忘录”格式正确，给2分。

4、题中（1）收集会议文件资料的要求5分，每一点1分。（2）收集会议文

件资料的内容3分，每一点给1分。（3）会议文件的立卷归档5分，其中定义1分，意义每点1分。

5、若考生答案阐述合理，可参照各点分值酌情给分。

六、便条（20分）

钟苗：

我们将在8月15日召开客户咨询联谊会，请你列出发送会议通知应注意的问题，并拟写一份带回执的会议通知。

参考答案及评分标准：

发会议通知应注意：1、检查所有的通知中是否已附上了会议日程，然后再封口。

2、检查寄送通知的信封上地址、姓名、邮编是否齐全，有无错寄、漏寄。

3、如某些客户不熟悉燕丰宾馆的确切地点，应附上一张简明的交通路线图。

会议通知邀请函

尊敬的客户:

为了进一步加强与贵公司的协作关系，听取客户对我公司产品和服务的意见，我公司拟于2005年8月15日上午9点至下午5点在燕丰宾馆召开客户咨询联谊会。敬请回复并光临。

X年X月X日