秘书信息工作：秘书信息管理的职能

信息一词，虽然古已有之，《三国志》中就有“正数欲来，信息甚大”的话语，但古代还没有进入大规模信息流的社会，“信息”的含义与今天不同，而且信息一词也不常被使用。现代的信息一词是80年代初期，由于人类进入了大规模信息流的时代，国外信息学与信息论的兴起传入，而开始引起重视。目前，信息一词已经在各个领域，包括领导工作与秘书工作中广泛应用，信息工作成为秘书部门的一项经常的、重要的工作，提供信息是秘书部门的重要职能。1985年“全国秘书长座谈会”文件，第一次向秘书部门明确提出了要对领导发挥“提供信息作用”，并指出：“信息的收集要充分，传递要迅速，处理要准确，反馈要及时”；“在现代社会中，信息是效率、是质量、是生命”。从而开辟了秘书部门信息工作的新时代，秘书部门的信息工作不再仅仅限于编写、传送简报，而含有了全面管理领导机关的信息工作，包括收集、加工、传输、贮存、反馈、开发增殖等内容。这一发展，解决了多年以来领导人了解外部情况主要靠内参的薄弱环节，秘书信息工作成为领导人了解外部情况的主渠道，对于领导人正确决策，减少失误，发挥了基础性的参谋助手作用。1995年7月间在北京召开的“全国党委办公厅信息工作会议”上，领导同志再次强调了当前信息工作的重要性：在世纪之交的重要时期，信息工作要适应党的工作的要求，“从讲政治、讲党性的高度，从维护中央权威、确保中央政令畅通的大局出发，认真履行职责，进一步强化向中央报送信息的工作。要发挥‘耳目’作用，为党中央和各级党委了解情况、指导工作提供有力的信息保障。要深入到建设有中国特色社会主义伟大事业的实践中去，解放思想，实事求是，有喜报喜，有忧报忧，全面反映基层情况，为中央和各级党委制定决策和推动决策落实发挥好‘参谋助手’作用”。这充分说明了中央对当前搞好信息工作的基本要求。然而，秘书部门所要掌握和处理的信息是什么呢？对于机关秘书部门来说，它是以政务信息为主的社会信息；对于业务机关的秘书部门来说，它是以与业务有关的信息为主的信息。具体地说，它一般不包括自然信息与具体的技术信息，如刮风下雨、花开花落、拖拉机驾驶、房屋建筑等，只在相关的一部分专业秘书部门中才有价值，对一般的党政企秘书而言，这不是必须收集与提供的重点。专业部门如气象、地震部门的秘书，当然要研究有关自然信息，但也同专家的角度有所区别，主要是从对领导决策与对社会影响的角度去收集、研究的，而不同于技术专家的研究角度。在社会信息中，一般秘书部门只收集、研究其中的一部分，主要还是对领导工作特别是对领导决策及其贯彻有关的部分。如党政领导机关的政务（党务）信息，社情民意方面的思想动态信息，与人民生活相关的金融、经济信息等，通常是围绕全局与中心工作去收集处理的。某些社会信息，当其与全局与中心关系不大时，则是可收集可不收集的，收集了也多半会在加工过程中被淘汰。例如一般的体育信息，是新闻报刊的好信息，却不一定是党政领导机关所急需的对路信息；还有某些社会信息，只对有关部门有价值。这又是由领导工作的职能性质所决定的，领导的作用是“出主意，想办法”，是正确决策与推动决策的实施贯彻，而不是做具体工作。研究与使用“秘书信息”这一概念，以取代无所不包的广义的概念，将有助于明确限定秘书信息工作的范围与重点，加深秘书信息工作的深度，更好地围绕“三服务”的方针，做好秘书部门的信息工作。据1993年了解，全国党政企领导机构约有近150万人从事专职信息工作，这个数字还将继续增大，一个大城市领导机关一天接收的信息量，有时超过万条，特殊情况下还可以达到10万条，而经过层层筛选淘汰，精练加工以后，真正有用的不过百分之几，甚至千分之几，就这百分千分之几，最后也只能供很少的几位或十几位领导人参阅，并只对其中个别的有关主管领导人发挥着决策参考作用。也就是说，秘书信息工作近十余年来发挥了很大作用，已成为各级领导了解情况的主渠道，制定决策的重要参考，这是一面；但大量的信息资源由于重复、过时、不对路等等原因而很少人阅读，更很少人利用，

而被浪费掉，这也是事实。如果我们对秘书信息的内容范围更明确一点，使用“秘书信息”一词来取代无所不包的“信息”一词，就可以避免上述弊病，取得更好的信息效果。秘书信息工作是一种智谋性助手工作，其中包含着收集、加工、传输、贮藏、反馈、开发增殖（再利用）等环节，充分反映了智谋性助手作用，特别是信息加工工作，包括信息的筛选淘汰、统一口径（如度量衡）、分类、综合分析，然后才能编写成文，提供给读者。这里要注意，秘书不是信息源，决不可去“制造”信息。领导人的信息来源，也不应全求之于秘书，还应通过自己学习、阅读、开会、调查研究、接触群众与专家等多种渠道去掌握第一手信息，秘书部门以外的各业务部门，也会向领导人提供它们的信息。只有广开渠道，多听多看，才能做到眼界开阔，兼听则明。中央指出：“及时、准确、全面地提供信息是信息工作的基本原则，也是党委对信息的基本要求。”（《中共中央办公厅关于进一步加强信息工作的意见》）全面指的是坚持两点论，有喜报喜，有忧报忧。遵照中央提出的原则和要求，秘书部门就一定能做好信息工作，起到领导的智谋助手的作用。