秘书学复习资料

秘书学 就是研究秘书工作的产生、发展及其工作规律和发展趋势的科学 其目的在于使秘书工作科学化、理论化 以充分发挥其自身效能 具有极强的应用特征秘书的工作职能秘书的工作职能 一 秘书的辅助管理职能。

秘书辅助管理贯穿于管理活动的全过程 即获取信息、发现问题、提出建议、贯彻执行、监督检查、反馈情况 秘书在整个过程中起到了充分的辅助管理作用。

1 秘书作为领导的参谋和助手 不仅要充当领导的“耳目” 向领导提供有价值的信息。

而且要为领导者有效获取并利用信息进行适时的沟通协调 2 秘书辅助决策 3 辅助督促检查 4 辅助协调。

二 秘书的综合服务职能。

“综合服务”是秘书的根本职能。

秘书提供“综合服务”的职能很宽广 可以说 领导的管理内容有多宽 秘书的服务范围就有多宽。

同时 秘书还得为平行的职能部门执行管理职能提供服务 并为管理的相对人---组织、公众提供服务。

1 秘书“办文”服务事务。

主要指文稿撰拟、运行、整理及保管利用。

2 秘书“办会”服务事务。

包括协助领导者筹备会议、操办会务、为会议有序进行和取得预期效果提供服务的事务工作。

3 秘书“办事”服务事务。

：指为领导者操办处理勤杂事务1、辅助决策 特点 全面性、随机性、超脱性方法 决策前 服务性辅助 收集信息、法规、方法政策 收集参谋意见与要求。

过程中 协助式辅助。

执行中 沟通式辅助。

效果借鉴式辅助2、沟通协调特点 非权力支配性 非职责的限定性 非确定地位性 认同疏导性3、管理事务特点 层次性 适变性 激动性4、检查督办的方法要领 切忌浮光掠影 不求甚解 切忌孤军深入 切忌先入为主 主观片面5、参谋咨询 随机性、依附性、全面性、多样性秘书的含义 是组织或主管的助手 其任务是在认可的职权范围内提供辅助工作与综合服务 并能利用办公室的工具设备从事组织与主管制定的行政性任务的人员。

书 秘书是一种社会职务或职业 是辅助领导管理 为领导提供服务的工作人员秘书应具备怎样的职业道德规范1、忠诚忠诚的内涵比较丰富 忠诚于秘书岗位、事业 忠诚领导 忠诚于国家、人民。

2、廉洁清廉是秘书人员的立身之本。

特别对公务秘书尤为重要。

3、谦和是秘书人员在职业活动中处理人际关系的基本原则。

4、谨慎秘书工作须细致谨慎 这是秘书工作性质 内容所决定的。

5、守密是秘书人员应加强守密的道德意识 培养成良好的保密习惯秘书分类 组织内部 行政、文字、机要、通讯、新信访、事务、生活、外事、会务【行业特征 企业、法律、科技、教学涉外智能 参谋型、办事型、公关型、技术型、秀才型、综合型】秘书机构 广义的秘书机构是指承担办文办事、信息调研、督促检查、综合协调的机构 狭义的秘书机构是指承担办文办会为主 专门辅助领导机关及其负责人处理事务的机构秘书工作的作用 1 参谋、助手作用。

秘书部门和秘书人员经常调查情况 研究政策 向领导提供信息、资料、文件等决策依据 出谋划策 提出工作建议和决策方案 辅助领导进行决策 制定工作计划等 起到参谋作用。

秘书人员直接为领导服务 协助领导处理大量繁杂的常规性事务工作 起着助手的作用。

2 枢纽作用。

秘书工作的枢纽作用首先表现在它要做好上情下达、下情上传的工作 其次 秘书部门要充分发挥密切各方面关系的纽带和桥梁作用 切实做好各职能部门的协调、平衡工作。

3 形象作用。

秘书工作是一个组织与各方面联络、接洽的门面和窗口 反映了这个组织工作作风和领导水平的高低优劣 对于树立组织的良好形象影响很大。

4 协调作用。

秘书部门和秘书人员运用各种工作方式和手段在组织内进行联络、沟通、协商、调解 使之消除隔阂 解决矛盾 目标统一 步调一致密切合作 达到最佳工作效果和最高工作效率。

5 耳目作用。

秘书工作的耳目作用是指秘书要充当领导的“眼睛”和“耳朵”。

秘书要将了解到的情况和获取的各种信息 经过整理 及时提供给领导 为领导决策提供依据。

秘书工作的原则 1 准确原则。

准确是对秘书工作质量的要求 也是提高效率的基础。

秘书工作的准确性 相当程度地保证了领导工作的准确性 保证了机关领导工作的正常运转。

2 及时原则。

这是对秘书工作的效率要求。

秘书工作要树立正确的时间观念 讲究工作效率 要分辨事情的轻重缓急。

3 严谨原则。

这是对秘书的作风要求。

秘书工作要做到严密的思考 周详的运作 谨慎的行事。

4 同步原则。

这是对秘书工作的态度要求。

秘书要做到与领导同步思维 同步行动 同时要同步提高自身的综合素质。

5 保密原则。

这是对秘书工作的纪律要求。

秘书要做到强化保密意识 具备相应的法律知识 严格遵守保密纪律。

秘书职业道德修养的内容 1 爱岗敬业、任劳任怨。

秘书要热爱本职 忠于职守 以强烈的事业心和积极进取的精神做好辅助管理工作 秘书要懂得脚踏实地、密切联系实际和群众 不计个人得失 有着吃苦耐劳甚至委曲求全的精神。

2 尊重领导、主动服务。

秘书要服从和尊重领导 按照领导的意图办事 不可随意越权。

要在自己的职责范围内 积极主动地创造性地做好服务工作 并善于从各种信息中发现倾向性的问题 提取有价值的材料 为领导决策提供依据。

3 遵纪守法、严守机密。

秘书身处组织的核心要害部门 无论是参谋决策 还是办公办事 都要遵守相关法律法规。

单位内部涉及工作变动、工资调整等信息在未公布之前均属机密 不得随便泄漏 要有职业敏感性 机密文件要注意收藏 要认真学习保密法规 自觉按照要求做好保密工作。

4 团结合作、廉洁奉公。

秘书由于处在领导身边 担负着联系左右、沟通上下的职责 讲求团结合作意义也就更为深远。

秘书在处理事情时要坚持原则 不徇私情 不利用职务之便以权谋私 为人处事要心胸坦荡 光明磊落。

5 谨行尚实、善于学习。

秘书的工作作风是准确、精细、严密、快捷。

从发展的角度看 秘书既要努力学习又要善于学习 完善和更新自己的知识结构。

加强秘书职业道德修养的途径 1 树立“三观” 积极进取秘书人员要树立正确的世界观、人生观、价值观。

2 努力学习、完善自我。

秘书的工作内容丰富复杂 涉及面广 这就决定了秘书要应付纷繁复杂的工作 必须加强学习 从各方面提高自己。

3 自我反省、接受监督。

秘书承担上传下达 沟通协调的工作任务 要和许多人打交道。

如果合作不协调或工作出了差错 要从自身做检查。

秘书人员应该经常听取群众的批评意见 把社会舆论压力变成加强自身职业道德修养的动力 接受监督。

4 加强锻炼、注重实践。

秘书要在实际工作中磨练自己 摸索、体会、获得宝贵的工作常识和经验。

5 学会慎独、提高修养。

秘书不单为领导和机关服务 还肩负着为群众服务的重任 因此要从日常工作中、生活中严格要求自己值班工作的主要任务 1 传递信息。

值班工作起着沟通多方信息的作用。

值班人员接到信息后 应立即做好记录 根据内容的紧急程度 送相关领导和部门审阅。

领导交办后 值班人员应立即通知有关部门或人员办理。

2 公务接待。

在值班期间 值班人员要热情、耐心地接待来访者 丙认真填写值班接待登记表或值班日志。

3 处理紧急电文和突发事件。

值班人员接收到需紧急处理的电文时 应及时向领导汇报 以便迅速处理。

如来不及请示 应根据实际情况做好应急处理。

遇到突发事件 值班人员应冷静、沉着 立即报警 迅速部署工作 或就近组织人力抢险并紧急转移机要文件和贵重物资。

4 承办领导交办的临时事项。

要做好临时性的会议通知 任务调查 向有关单位和部门传达上级领导的指示。

5 协调安全保卫工作。

秘书部门要组织好值班安全保卫工作 值班室与保卫部门协调配合 防止不良问题的发生会前的筹备工作一、明确会议内容 1、确定会议议题。

会议所要讨论的核心内容即为议题。

大中型会议的议题有会议领导机关或领导人提出 代表大会的议题需通过法定程序确定。

一次会议的议题不宜过多 秘书要提早收集筛选。

2、确定会议名称。

会议名称的基本作用在于揭示会议的内容 性质范围等重要特征 要根据会议议题来确定会议内容 便于会议通知。

会场布置、会议记录也便于会议的宣传报道工作。

3、确定会议时间。

即起止时限 “会期”根据会议议题而定避免耗时废材。

4、确定与会人员。

也称会议出席人。

一般根据会议性质、议题和任务确定与会人员的范围、资格、条件、人数。

5、选择会议地点。

二、制定会前文件 1、制定会议议程。

即指会议对所要讨论研究议题前后顺序进行安排 经常与会议通知一起发出。

2、制定会议议程。

即结合会议议程对会议期间的所有活动做具体的安排以保障会议的正常运行。

3、制定会议程序。

指一次会议活动中按时间先后顺序的详细工作步骤 他可以让会议者了解会议的具体内容和具体时间安排 也是主持人掌握会议的操作依据。

4、编制会议方案。

为召开一次会议所做的整体安排与设计。

要明确会议主题及议题确定会议名称、会议议程、会议时间等明确会议机构和会上分工。

5、完成会议通知。

传达要求相关单位或个人周知召开有关会议的文本。

会议通知有书面、口头、电话、传真等方式。

6、制发会议请柬。

请柬是邀请其他团体或个人前来参加会议、活动、宴请等各种事项的凭证性书信。

请柬特点 礼节性强、文字简约。

三、准备会议用品。

1、制作会议证件。

会议证件既是与会者身份与权力的象征 又是会议管理的有效手段。

主要有代表证、选举证、电子签到证、工作证等。

2、准备会议用品。

常有物品有 纸笔本签到册横幅等。

会场时如 大屏幕 投影仪 传输设备。

四、布置会议场地。

1、会场布局。

必须仔细计划会议参加者的就做安排。

有礼堂式、全围式、分散式。

2、会场装饰、不同会议对会场的要求不同 要体现会议主题。

一般小型会议、常规例会只求清洁明亮 设备完好 用品齐全 大型设置比较复杂五、沟通会议信息。

1、与演讲者联系。

秘书应该保证所有会议或活动涉及的人员在会前得到必要的信息 比如 演讲的细节、费用支付、施行和住宿、印象辅助等。

2、与参加者来宾和代表沟通 如会议安排、饮食要求、残疾设施、着装规范、旅行细节等3、与主席沟通。

主席是组织会议的人和最终负责所有安排的人。

4、与新闻单位沟通。

重要的大型的会议要做好新闻发布工作 完成新闻报道的任务。

六、开展会前检查。

1、会前检查的内容 会场的光线、温度、通风和卫生情况 必要文具用品 所需设备电源影音等。

2、检查会议地点的方法 亲自观察、有其他管理人员代为观察、从其他商务用户得到对会议地点的评价和推荐。

4、检查旅游设备等级和本地商务指南。

秘书工作的特点 1 政治性。

秘书工作是为现时的领导或领导机构服务的 必然体现领导者的意志和愿望 带有较强的政治性。

此外 还因为它在协助现代各级领导机关制定和贯彻各项方针方面负有重要的责任。

2 辅助性。

秘书工作是辅助领导进行决策管理和领导服务的工作 因此 辅助性是秘书工作的根本属性和最基本特征。

3 综合性。

秘书工作的综合性是由秘书机构的综合性决定的。