文件控制程序

1目的：本程序对与体系有关文件的编制、审核、批准、发放、使用、保管、修改、作废和归档等做出规定，以确保公司各相关场所使用的文件得到有效控制，防止使用失效和作废的文件，结合公司实际，特制定本程序。

2范围：本程序适用于与公司管理体系有关的文件，包括外来文件的控制。

3定义：

3.1归档：文件履行审批手续后可以移交文控部门的过程。

3.2发放：输出的文件由文控部门统一盖受控标识章后扫描为PDF版上传到公司电脑公共盘，各部门使用。

3.3受控文件：体系文件、技术文件。

3.4非受控文件：仅提供信息作为参考，变更时不须更换

4职责：

4.1QCI&EHS部（文控部门）

4.1.1负责组织公司《管理手册》的编写、修订、发放和控制

4.1.2负责各部门输出文件的接收、归档、发放、发布、更新、回收、作废等统一受控管理及台帐建立。

4.1.3负责国家及政府行政主管部门颁发的有关质量、环保、安全生产方面的法律、法规的收集、归档。

4.2HR部

4.2.1负责国家及政府行政主管部门颁发的有关劳动保障方面的法律、法规的收集、归档。

4.3技术部

4.3.1负责将编制定型的工艺文件Bom表及电子档归档。

4.3.2负责与公司产品技术相关的国家、行业标准以及国际、国内同类产品的相关技术文件和资料的收集，并

输出到文控部门受控。

4.4销售部

负责收集客户提供的文件和资料归档。

4.5运营部

负责公司生产、能源、设备等方面文件控制

4.6总经办：负责原辅材料供应商材料的收集及归档。

公司科技项目、产品型号核准证、产品第三方检测报告、各类许可证、技术专利证书归档。

4.6所有部门

4.6.1负责本部门职能范围内的文件的编制、审核、归档、输出和使用有效性管理。

4.6.2负责对文控部门发放的受控文件的管理和正确使用。

4.6.3负责本部门产生及接收的内部文件、记录的归档管理。

4.6.4负责将归档的文件移交到文控信息管理平台，以便文件存储及安全性。

5工作流程

5.1文件分类

5.1.1按文件来源分：内部文件、外来文件

5.1.2按性质文件分为四层

5.1.2.1第一层为管理手册

5.1.2.2第二层为公司级文件（程序文件及跨部门的管理制度和流程）

5.1.2.3第三层为作业文件（各部门、各岗位的具体作业要求，如：岗位操作程序、检验程序、各部门管

理规定、制度流程及技术文件等）、外来文件和资料（指本公司使用的各类国际/国家/行业标准、

适用的法律/法规、上级主管部门下发的条例/通知/文件、本组织相关方送阅的文件等；

5.1.2.4第四层为记录表格和报表（用于证明体系正常运行及数据分析，如操作记录、检验记录、设备检

修记录、工作检查情况记录、生产日报表、财务报表等）

5.1.3按文件状态分：受控文件、非受控文件。

5.1.4按文件载体分：纸张性文件、非纸张性文件（如：软盘、硬盘、光盘、电子媒体等）

5.2文件格式及编写要求

5.2.1QCI&EHS部负责跨部门文件格式及编写要求；

5.2.2技术研发部负责技术文件格式及编写要求；

5.2.3运营部负责操作指导书格式及编写要求；

5.2.4各类文件按照格式及编写要求建立。

5.3文件编号及版本标识

5.3.1管理手册编号

5.3.1.1编号规则：QEMS

5.3.1.2规则说明：“QEMS”：代表质量、环境管理体系的简称，二标合一。

5.3.2跨部门文件编号

5.3.2.1编号规则： QEMS－ XX－ XXX

规则说明：

部门编号

序列号

5.3.3部门作业文件

5.3.3.1编号规则： XX / XX－ XXX

规则说明：

部门编号

类别代码

序列号

部门编号表：

ED－外来文件 WI－作业指导书 QS－技术规范、GL-管理文件

5.3.4记录编号

5.3.4.1编号规则：相关文件编码后直接加- FXXX

如跨部门文件涉及的记录编号

QEMS－ XX -- XXX － FXXX

规则说明：

部门编号

文件序列号

表格序列号

5.4版本标识

文件的版本控制体现在版本号、更改记录上。版本号由A0开始按文件发行次序顺序编排，更改记录由1开始，超过5项后版本要升级，更改为A1。

5.4.1QEMS手册、程序文件、作业指导书等文件的版本标识在文件眉头里，修改状态标识在文件结尾《更改记

录》栏里。

5.5文件审批与权限

5.5.1在文控部门统一受控管理的文件必须按规定履行相关审批手续。

5.5.2在文控部门统一受控管理的文件审批流程为纸质文件审批流程,所有审批为手写审批，不得打印或盖章

5.5.3体系手册的审批流程

纸质文件（编制人提供）/总经理）；

5.5.4跨部门的审批流程

纸质文件（部门编制人提供）审核（最高管理层/部门经理）批准（最高管理者/管理者代表）；

5.5.5作业文件的审批流程

纸质文件（编制人提供）审核（部门助理）批准（部门经理）；

5.6文件输出

5.6.1执行纸质文件在完成审批手续后，文件编制人将纸质文件正本及对应的电子文件同步输出到文控部门。

5.6.2各部门输出文件到文控部门，均须填写《受控文件清单》，办理文件输出移交登记手续。

5.7文件归档

5.7.1输出的工艺文件由文控部门填写《受控文件清单》统一归档管理。文件管理以方便查找、明确发放、回

收、销毁的途径、受控有效为原则。