1文件控制程序(1)

01文件控制程序

湖南影视会展物业管理有限公司编号：YSHZ-CX-02-01 程

序文件版号/改次：A/0 文件控制程序页数：第4 页共4 页1.0目的： • 规范管理体系文件的编写.审核.批准.发放.更改.处置等过程，确保文件的有效版本和得到有效控制。

2.0适用范围： • 适用于本公司管理体系文件的控制。

3.0职责3.1综合事务部负责公司管理体系文件的控制。

3.2各部门负责本部门管理体系文件的控制。

3.3工程技术部负责小区图纸.技术图样的管理与控制•。

3.4综合事务部负责管理体系文件原件.质量记录表格原件的保存。

4.0程序4.1本公司文件分为以下四个层次： •

第一层次质量手册 •

第二层次程序文件 •

第三层次作业指导书 •

第四层次质量记录表格.资料（包括图纸.技术图样等）。

4.2文件的编制.审核与批准4.2.1与管理体系有关的所有文件需按规定程序进行审批才能生效执行。

4.3受控文件的发布4.3.1各部门认为受控文件不合理或因条件发生变化，使原文件不适用而需要更改时，申请部门填写《文

件更改通知单》提交综合事务部，综合事务部把该文件提交原审核部门重新审核，并得到批准。

4.3.2综合事务部对文件进行统一编号，具体方法见《文件编号规则》。

4.3.3综合事务部将文件发送至审核部门审核以及批准部门批准。在审核及批准过程中若未通过，文件自动返回编制部门继续修改。

4.3.4文件分“受控文件”和“非受控文件”两类。受控文件需加盖蓝色“受控文件”章，非受控文件加盖红色“非受控文件”章，作废文件加盖红色“作废”章。没有管理者代表批准，公司员工不得任意复制和外传。

4.3.5综合事务部负责发放文件，并收回作废文件，接收文件人在《文件发放回收记录》签收。

4.3.6综合事务部在相关文件上做好修改记录。每修改一次，改次状态号递增１次。若质量管理体系文件有三分之一的修改时，版本号从A.B.C … … 递增。

4.4受控文件的回收及处理4.4.1综合事务部在发放新文件的同时，应回收相应作废文件。如文件持有部门不能提交旧版本文件时，应提交书面原因方可发放新版。

4.4.2综合事务部对收回的作废文件予以统一处理。

4.5文件原件的管理4.

5.1新制文件发放完成后，综合事务部将相应《文件更改通知单》.《文件发放回收记录》及文件原件配对后保存。

4.5.2新制文件发放完成后，综合事务部将相应记录与旧版文件原件配对保存，作废文件原件盖“作废”章后，做相应处理。

4.5.3公司文件和资料原件及作废版本原件一般不予借阅，若需借阅，应经管理者代表书面同意，且借阅时间以一周为限。借阅文件部门应正确使用.妥善保管，防止被误用或丢失.污损。

4.6受控文件在以下情况可以非受控方式发布，综合事务部不负责对其进行更新：4.6.1因宣传等原因，经管理者代表批准，受控文件可以非受控方式对外发布。

4.6.2因培训等原因，经综合事务部批准，受控文件可以非受控方式在公司内部发布。

4.7文件的评审4.7.1文件体系的评审内容，包括文件体系的适宜性.充分性.有效性。

4.7.2对文件体系提出增加.更改.删除要求的，由综合事务部负责按本程序实施。

4.8外来文件的控制4.8.1外来文件是指非本公司发放的文件和资料，包括国家.行业标准.法规条例.技术文件等。

4.8.2相关部门收到外来文件后，如该文件内容涉及到物业服务及质量管理体系且公司准备采用时，接收部门将此文件送到综合事务部备案，由管理者代表批准，列入《外来文件目录》。

4.8.3外来文件原件由综合事务部保存。作废外来文件原件由综合事务部加盖“作废”章后另行处理。

4.8.4各部门需要外来文件，可到综合事务部查询.借阅或复制，复制的外来文件登记并加盖“受控文件”章。

4.8.5综合事务部负责其版本更新，每三个月对外来文件进行更新一次，可通过各种途径了解外来文件的版本情况，并及时获

取外来文件的最新版本。

4.9资料的控制4.9.1图纸.技术图样由管理处负责建档.编号，并及时到综合事务部盖“受控”章。

4.9.3资料发生更改时应加盖修改章，当图纸修改超过使用规定时加盖“作废”章并收回存档。

4.10质量记录表格的控制4.10.1各部门组织设计制定或更改本部门的记录表格。

4.10.2各部门将新制订或更改的记录表格原件及《文件更改通知单》报综合事务部。

5.0支持性工具《文件发放回收记录》.《文件更改通知单》.《受控文件目录》.《文件目录单》编制：审核：批准：日期：