1文件控制程序(1)
1文件控制程序
1、目的对与质量管理体系运行有关的文件和资料进行控制，确保在使用处获得适用文件的有关版本。
2、适用范围适用于本公司范围内，与质量管理体系运行有关的管理性文件、技术性文件以及外来文件的控制。
3、术语、缩略语本程序采用质量手册中的术语、缩略语。
4、职责和权限4.1企业负责人负责组织质量方针、质量目标的制定，负责质量手册等体系文件的批准；4.2管理者代表负责质量手册、程序文件的组织编写，并负责系统审核；4.3质量部是所有文件的归口管理部门，负责归口范围内文件的组织、存档、发放、回收、协调工作。
其他部门为协办及配合部门；4.4各职能部门负责本部门使用文件的编制与管理。
5、工作程序5.1文件的分类及编号5.1.1 管理体系文件的分类1）质量手册(包括质量方针、质量目标)；2）EN ISO13485：2016、MDD93/42/EEC以及适用的法规等适用的法规所要求形成文件的程序（如：程序文件等）；3）本公司确定的为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件以及国家或地区法规规定的其他文件（诸如本公司内部使用的各类技术标准、管理标准、操作标准、验证标准以及外来文件等），具体执行表1规定；4）EN ISO13485：2016、MDD93/42/EEC以及适用的法规等适用的法规所要求的记录。
表1：文件分类表5.1.2 文件编号本公司所有质量体系文件（不包括记录，记录编号执行《记录控制程序》）均由质量部控制并给定代号，各类型文件编号控制执行如下要求： 5.1.2.1质量手册QM-JH-XXX-X/X版本号，A/0,B/0开始流水号，以三位阿拉伯数字表示，自001开始； 本公司名称缩写“奎峰”的拼音代码； 质量手册代号；5.1.2.2程序文件QP-JH-XXX-X/X 版本号，A/0,B/0开始流水号，以三位阿拉伯数字表示，自001开始； 本公司名称缩写“奎峰”的拼音代码； 程序文件代号；5.1.2.3第三层次文件除国家、行业主管部门对编号有限定规则的文件外（如产品技术要求），本公司第三层次文件执行如下规则：XX-XX-XXX-X/X 版本号，A/0,B/0开始同代码文件流水号，以三位阿拉伯数字表示，自001开始；文件代码，具体见下表2；本公司文件类型（TSP、SOP、SOR等）；表2 第三层次文件代码5.2文件的编制、审核、批准文件的编制（起草）人原则上是责任编制（起草）部门中的最佳人选（一人或多人），是最熟悉所编制（起草）的文件涉及内容的人员或职责所要求其熟悉所编制（起草）文件内容的人员，编制人必须了解文件体系的结构和内容，并了解文件的编写要求。
1文件控制程序
— 为构成管理体系的各种活动提供基本的和具体的程序文件。
5.1.2 由公司最高管理者制订质量方针、安全方针，并批准管理手册，文控中心负责管理手册的发放和管理。
5.2程序文件
5.2.1程序文件是战术性文件，确定谁、做什么、何时做，目的在于为执行构成管理体系的所有主要活动规定程序和方法，并明确具体的职责和权限，操作程序说明每个活动的内容、原因、时间、责任人、相关部门、结果记录方法等。
3.2文控中心负责受控印章的保管，任何其它部门不得私自雕刻、使用印章。
3.2文控中心负责整个质量、食品安全卫生体系的标准化审核。
3.3文控中心负责质量、食品安全卫生管理体系手册的拟制，管理者代表负责手册的审核，总经理批准发布。
3.4程序文件由各职能部门拟制，文控中心负责审核，总经理或管理者代表批准。
DG-HM-SC-XX
—DG-HM表示公司名称缩写
—SC表示管理手册专用代码
—XX表示手册修订次数
发行日期：手册最初版次制订发行日期。
修订日期：手册修订发行的日期。
实施日期：文件发行或修订后开始生效执行日期。
修订次数：首次发行，修订次数为0；首次修订，次数为1，依次类推。
文件版次：首次发行，版次为A，第二次发行版次为B，依此类推。
5.5.2程序文件编号方式， 发行日期，修订日期，修订次数，文件版次
DG-HM-CX-XXX
—DG-HM表示公司名称缩写
—CX表示程序文件专用代码
—XXX表示顺序号
发行日期：程序文件最初版次制订发行日期。
修订日期：程序文件修订发行的日期。
实施日期：文件发行或修订后开始生效执行日期。
修订次数：首次发行，修订次数为0；首次修订，次数为1，依次类推。
01文件控制程序
昆山金亿机械电器有限公司文件与资料控制程序1．目的：对本公司文件与资料实施控制，确保对本文件要求的文件和以及必要的外来文件进行控制。
2．范围：适用于本公司关键材料、元器件采购、生产、检验、包装至施工、客户服务等各阶段作业中，公司内部、顾客及供应商提供的文件和资料的控制。
3．职责：4．控制内容4．1文件编号原则：各项文件制订、修订由品管科以编号原则编号。
编号原则：质量手册：用QM-★★表示。
其中字母QM代表质量手册，第一、二位数字代表流水号。
程序文件：用OP-★★表示，其中QP代表程序文件，第一、二位数字代表文件编号。
检验文件：用QJ-★★表示，其中QJ代表检验文件，第一、二位数字代表文件编号工艺文件：用QW-★★-★★表示，其中QW代表工艺文件，第二位数字01表示工艺守则、02作业指导书、03 设备操作规程、04 管理作业文件，第三位数字表示文件的顺序号；技术条件\企业标准\产品图纸\设计文件：用QP-★★表示。
QP代表技术条件\企业标准\产品图纸\设计文件，第二位数字代表文件流水号。
外部文件：用WL ★★★★★★--★★表示，其中第一、二位字母代表外单位，第三、四、五、六、七、八位数字年月日，第九、十位数字代表文件流水号。
4.2文件制订、修订、废止作业（1）文件制订作业：由各部门指定专人，或编制部门主管审核后发行及控制。
（2）文件修订作业：文件若不合于现状，需修改增订，修改后的文件再依文件作业的程序发行。
（3）文件废止作业：由提议部门填写「文件修订、废止申请单」，品管科做废止，回收已发出的所有该项文件。
（4）报告记录的制订、修订、废止作业：所有制订的报告记录直接由品管科汇总成册，依规定编号，后续若有修订、废止时，编号不变，分发新报告记录及回收旧报告记录。
4．3文件分发、回收作业（1）经颁布发行的文件，品管科复印适当份数后发行，并请收文部门签收。
修订及废止时，品管科发行新版时，回收旧版文件，回收并加盖“作废”以做区别。
01文件控制程序
1.0目的为确保本企业质量体系运行都使用有效文件，防止因误用作废文件而产生质量隐患。
2.0应用范围本程序适用于本企业的质量手册、程序文件和其它质量文件，也包括适当范围的外来文件和顾客提供的产品样品及图案。
3.0 职责1)管理者代表：负责保持本程序的有效执行。
2)文件编写人：负责将实施系统运行方式编写成文件，并将编写的文件呈相关人员审核。
3)管理者代表：负责审核企业质量管理体系一、二级文件，并负责批准三级文件4)总经理：负责批准企业质量管理体系一、二级文件，并负责监督文件的发行、变更与归档。
5)综合部：负责全企业文件的管理工作。
6)各部门主管：负责审核企业三级文件。
4.0 程序4.1文件的编制、审核与批准权限为使文件是充分和适宜的，所有文件发布前得到批准，各类文件依照下述规定的权限进行编制、审核与批准，所有编制、审核及批准人员直接在原版文件上进行签署。
文件名称编制审核批准质量手册综合部管理者代表总经理程序文件综合部管理者代表总经理三级文件部门员工部门主管管理者代表4.2 文件管理规定质量手册、程序文件及作业指导书上均需指明以下信息：1)文件名称及编号2)文件版本号3)文件页码4)每页之修订次数4.3 文件编号方法综合部负责制定质量体系文件的编号方法和负责统一编号，以使质量体系文件保持一致性。
4.3.1 质量手册编号方法：SH/QM—01—XXXX编制、发布年份手册序号质量手册代号企业代号4.3.2 程序文件、作业性文件编号办法：SH / XX— XX—XXXX编制、发布年份(仅适用于程序文件)顺序号文件分类代号企业代号a．文件分类代号，按体系文件分类填，具体为：QP—程序文件QD—作业性文件b. 顺序号为流水号例：SH /QP-01-2012 表示“无锡市盛和科技有限公司”2012年编制发布的第一个程序文件；SH/QD-01表示“无锡市盛和科技有限公司”编制发布的第一个作业性文件。
4.3.3 质量记录表单编号办法：SH/ QR—-—XX XX顺序号标准条款号质量记录表单代号企业代号例：SH/QR4201表示“无锡市盛和科技有限公司”4.2标准条款范围内第一个质量记录表单。
01文件控制程序
山西长信工业有限公司程序文件CXCX-01A/0版文件控制程序受控状态：编制部门：经济节能处审核人：闫建刚批准人：常元光2013-7-1批准2013-7-3实施~ 1 ~更改状态表版本号修改号修改条款修改页码批准人实施日期A版0 发布－常元光2013-7-3~ 2 ~文件控制程序1 目的为了使管理体系内各文件得到规范、有效管理，确保各使用处文件均为有效版本的适用文件，特制定本程序。
2 适用范围适用于综合管理体系文件的控制。
3 术语3.1 受控：是指文件的编制、审批、评审、更新、发放、使用、作废等过程都处于控制状态，确保在使用处可获得适用文件的有效版本。
3.2 管理手册：阐明管理体系的范围、方针、目标，删节说明，规定管理职责，描述管理体系要求及相互关系的文件。
3.3 程序文件：对相关的控制活动规定具体实施内容、范围、目的、职责、方法和步骤，以实现管理要求的文件。
3.4作业文件：对某些操作或控制过程做出更加具体规定的文件，是程序文件的支撑性文件。
3.5管理文件：指职能部门代表公司在履行管理职能时，对公司相关部门和单位提出要求所形成的管理文件。
管理文件等同于公司专业管理制度或办法。
3.6电子文件：指按规定程序产生，以数码形式记录于计算机硬盘、磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理、并通过特定网络系统传送的文件。
4 主要职责4.1总经理负责批准发布管理手册。
4.2各专业管理者代表负责审核、总经理负责批准程序文件；各专业管理处室负责作业文件审核、管理者代表负责批准。
4.3公司经济节能处为综合管理体系文件的归口管理，负责策划编写体系文件，组织编制质量、安全、环境综合管理手册、程序文件等各类管理体系相关文件的编制、评审和修改。
负责管理手册、程序文件等文件（含外来文件）的发放、回收和处置。
4.4其余各单位负责相关文件的编制、使用和保管，建立本部门文件控制清单。
5 工作程序~ 3 ~5.1文件的分类5.1.1管理类文件：主要包括管理手册（含职业健康安全、环境、能源目标、指标和管理方案）、程序文件、管理文件（如公司专业管理的管理制度、管理办法等）；5.1.2技术类文件：主要包括技术标准、环境标准、安全标准、工艺技术规程、标准化作业指导书、设备规程、检验规程、试验规程、测量设备校准办法、技术图纸、绩效参数等。
01文件控制程序P1-9
标题：文件控制程序修改状态：O页码：第 1 页，共 9 页文件控制程序1.目的确保与质量管理体系有关的所有文件和资料都得到有效控制，确保各相关场所使用的文件都是现行有效版本，防止使用失效性文件或作废的文件。
2.适用范围适用于本公司质量体系有关的各层次文件和资料的控制。
包括质量手册、程序性文件、作业指导书、管理制度、与检验检测服务有关的外来文件，如法律、法规、规章、技术规范、标准、政府相关部门的文函以及客户图纸、资料等。
3.职责3.1总经理负责质量手册和程序文件的批准。
3.2技术负责人负责组织技术性文件和记录表格的编制和批准。
3.3质量负责人负责组织质量手册、程序文件的编制与审核，并负责质量记录表格的批准。
3.4质量负责人负责质量管理体系文件的全过程控制。
3.5综合办公室负责质量管理体系文件的发放、归档以及上级部门下发的各类质量管理文件的管理。
3.6各部门负责相关质量管理体系文件的保管、使用和执行，并反馈体系文件实施过程中有关适宜性和充分性的信息。
3.7检测部负责本部门技术性文件和记录表格的编制，经公司技术负责人批准后组织实施。
4、控制程序4.1文件的控制范围（1）质量手册；标题：文件控制程序修改状态：O页码：第 2 页，共 9 页（2）程序文件；（3）管理制度、作业指导书（实施细则、操作规程等）；（4）法规、规程、标准、图书资料、科技档案等；（5）质量、安全、技术记录表格4.2文件的控制形式（1 )以文字形式构成的文件；（2 )以实物、照片、软件、拷贝等形式构成的文件。
4.3 文件的编号4.3.1质量手册编号LZHA — QM —□□□□发布年份质量手册英文缩写本公司的汉语拼音缩写4.3.2程序文件编号LZHA —QP—□□—□□□□发布年份程序文件序号程序文件英文缩写本公司的汉语拼音缩写4.3.3 管理制度编号标题：文件控制程序修改状态：O页码：第 3 页，共 9 页LZHA —MS—□□—□□□□发布年份管理制度序号管理标准英文缩写本公司的汉语拼音缩写4.3.4作业指导书编号LZHA —WP—□□―□□□□发布年份作业指导书序号作业指导书英文缩写本公司的汉语拼音缩写4.3.5质量记录、安全记录、技术记录LZHA —□□—□□—□□□□发布年份序号专业代号本公司的汉语拼音缩写专业代号：（1）QS -- 质量记录（2）SR -- 安全记录（3）TR -- 技术记录标题：文件控制程序修改状态：O页码：第 4 页，共 9 页4.3.6记录填写规则（说明）LZHA — JT —□□—□□□□发布年份序号填写规则缩写本公司的汉语拼音缩写4.3.7法规、规程、标准、图书资料和科技档案等按《图书档案分类编号规定》；4.4文件的编制4.4.1手册、程序文件和质量记录表格、安全记录表格由质量负责人组织编制。
01文件控制程序
版本：C/0 文件编号：AFK/CX01-2019 第1页，共4页生效日期：201907101.目的对与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件及资料进行有效的控制，确保各相关场所使用的文件和资料是有效版本。
2.适用范围适用于本公司有关质量、环境、职业健康安全管理体系的所有文件和资料（包括外来的技术文件和顾客提供的图样）的控制。
3.职责3.1总经理负责管理体系手册和程序文件的发布和实施；3.2管理者代表负责组织编制手册、程序文件并对其进行审核；3.3各部门负责编制本部门的相关程序文件；3.4三级文件由相关部门和人员编制，经部门主管审批后发布；3.5四级文件由各部门编制，经部门主管审批；3.6总经办负责文件和资料的归口管理；3.7制造部负责公司技术文件的管理；3.8有关部门负责各自部门的专用文件及资料的保管。
4.工作程序4.1文件和资料的控制范围a.一级文件：质量、环境、职业健康安全手册；b.二级文件：程序文件；c.三级文件：作业指导书、管理文件、规章制度、操作文件、技术文件等；d.四级文件：各类表单；e.外来文件：产品或行业标准、法律法规、同行或兄弟企业的参考资料等；f.与体系有关其他文件。
4.2文件的编制4.2.1文件编制要求：a.规定版本号－A/0，表示第A版，第0次修改；b.进行文件编号：1.一、二级文件编号AFK／－a)前两个空格表示文件类型代码，根据附录1填写；2.三级文件的编号AFK- －－a)前两个空格表示文件类型代码，根据附录1填写；b)第三、四空格表示所属部门，根据附录2填写；C) 第五、六空格表示顺序号，01－99；3.四级文件的编号AFK- －a)前两个空格表示部门代码，根据附录2填写b)第三、四空格表示顺序号， 01－99；4．外来文件的编制 AFK- －a)第一、二空格表示文件类型代码，根据附录1填写b)第三、四空格表示顺序号， 01－99；4.2.2编制权限版本：C/0 文件编号：AFK/CX01-2019 第2页，共4页生效日期：201907104.3文件的审核4.4文件的批准4.5文件的发布和发放：4.5.1一、二级文件经管理者代表审核，总经理批准后颁发；4.5.2三级文件经部门主管审核批准，总经办登记后发布；4.5.3四级文件经部门主管批准，由总经办备案后发布；4.5.4一、二级文件由总经办根据附录3对文件进行受控编号，文件领用人或部门须在《文件发放回收记录表》上签名，方可领用；4.5.5三级文件发布后，由编制部门实施文件发放，文件使用人或部门须在《文件发放回收记录表》上签名后方可领取；4.5.6与体系有关的外来文件和资料，由文件接收部门根据附录1的要求对外来文件进行编号后，由接受部门自行管理，相关部门或人员需要使用时，经接受部门主管同意后方可借阅。
电子文件控制程序(1)
5.7.4 电子文件的保存 对电子文件发放后，文控需打印一份盖上受控正本章，旧 版式更新时，需保留受控正本，以便追溯。受控正本原则上保 留三年期限，到期时由文控提出申请，交品保认证中心总监或 相关部门最高负责人确认后方可销毁。
电子文件控制程序(1)
COP-017 电子文件控制程序
3. 职 责 3.1 本程序由品保认证中心体系科制订,并监督其持续有效 地执行。 3.2 制订与质量体系有关的电子文件的部门，不得跨过品保 部文控中心或分公司二级文控直接传递给需要使用的部门或相 关人员。 3.3 使用与质量体系有关的电子文件的部门，不得使用非文 控中心发布的与质量体系有关的电子文件。 3.4 IT部负责电子受控文件在PDM和EIP系统中处理方面的技 术支持。
电子文件控制程序(1)
COP-017 电子文件控制程序
5.4 受控电子文件的修改 5.4.1 受控电子文件的修改应由原制定部门进行，对涉及范
围较大的电子文件应在发布前征集相关部门的意见，必要时 组织有关人员进行讨论和评审，确保文件内容的适宜性。受 控电子文件在公司内部网络中发布后，若各电子文件的使用 者发现其电子文件与实际使用情况不符时，需反馈至分公司 ISO专员处，由分公司ISO专员评估其修改是否具有合理性， 需修改的反馈至原制定部门进行修订。
电子文件控制程序(1)
COP-017 电子文件控制程序
5.7.5 各分公司电子文件的管理 a. 各分公司及文控室人员必须对公司的电子文件严格保 密，任何人不得私自复制或提取，如果因工作需要将电子文 件COPY带离公司，需经部门最高负责人书面同意，并按公司 制度填写申请单。 b. 外来人员、非本部门人员、本部门非相关工作人员 不得跨部门非法提取公司任何资料，若工作需要可按本程序 要求向文控室申请，具体操作执行《文控室管理特别规定》。 c. 文控员须做好预防电脑病毒、防止非法COPY及浏览、 防止非法删除的工作，可行时应对电子文件进行备份。
01文件控制程序
瑞泰遮阳制品(台州)有限公司RHINO OUTDOOR PRODUCTS（TAIZHOU）CO.，LTD 批准审核吴建光受控印章文件控制程序编码：Q/RHINO.QA.001 日期:2009.4.281.目的为保证公司在质量体系运行中,所有质量活动场所使用的文件均为有效版本的文件(包括外部文件),以防止使用失效或作废的文件。
2．范围2.1适用于质量体系运行中，与质量活动有关的文件的控制和管理；2.2客户提供或外来文件和资料。
3．支持文件无4．定义文件：信息及其承载媒体，示例：记录、规范、程序文件、图样、报告、标准等；注：①媒体可以是纸张、磁盘、光盘、其他电子媒体、照片或标准样品、或它们的组合；②低层文件与高层文件抵触者，低层文件的抵触部分为无效。
5．职责5.1总经理负责公司各项质量管理体系文件的审批；5.2品管部/体系文管中心:负责相关质量管理体系文件的编制与审核,发放及管理；5.3研发部/工程文管中心: 负责相关工程技术文件的编制与审核,发放及管理；5.4品管部负责检验指导书的编制、发放及管理；5.5各部门负责部门内相关文件资料的审批、发放及管理；5.6文员负责文件的整理、编号、发行、回收、作废、存档、保管。
6．工作程序6.1文件及资料的分类及编号文件分为两类：一类为技术性文件，另一类为管理性文件；依据文件来源不同还可分为内部文件和外来文件两种。
6.1.1质量体系文件依架构及界定不同分为四个层次：版本号 A 编写吴建光附录A:文件编码格式1．质量手册 A 版本号质量手册代码2．程序文件:Q/RHINO3．三阶文件:Q/RHINO·××·××部门代码·流水号4．表格编号:F-QA-×××流水号部门代码5．部门代码：人事行政部：HR 财务部：FD 信息部：IT采购部：PSD 生产部：PD 品管部：QA研发部：RD 设备部：EM 金工车间：SW电焊车间：WW 喷塑车间：PC PE车间：PE包装车间：PW 物料：WH 储运部：SP计划部: PL附录B：瑞泰遮阳制品（台州）有限公司R H I N O O U T D O O R P R O D U C T S(T A I Z H O U)C O.,L T D程序文件清单F—QA-004 附录C：瑞泰遮阳制品（台州）有限公司R H I N O O U T D O O R P R O D U C T S(T A I Z H O U)C O.,L T D文件发放记录表F-QA-001附录D：瑞泰遮阳制品（台州）有限公司R H I N O O U T D O O R P R O D U C T S(T A I Z H O U)C O.,L T D文件接收记录表F—QA-002 附录E：附录F：瑞泰遮阳制品（台州）有限公司R H I N O O U T D O O R P R O D U C T S(T A I Z H O U)C O.,L T D修订记录F-QA-003。
1文件控制程序
1 目的对与组织质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。
2 适用范围适用于质量管理体系有关的文件控制。
3 职责3.1 质量管理部负责全部质量管理体系文件的发放、回收、归档。
3.2 各部门负责相关文件的编制、使用和保管。
4工作程序4.1文件分类与编号4.1.1公司一级文件为管理手册（包含所有过程控制和程序文件）由质量管理部备案保存；4.1.2公司第二级质量管理体系文件包括各作业文件、外来文件、各类管理文件等。
4.1.3文件分为受控和非受控两大类，受控文件接受更改控制，非受控文件不接受更改控制。
4.1.4质量管理体系文件的编号a)一级文件管理手册：公司名称代号-QM-版本号，手册中各章以节号区分。
例如：JD-QM/DC001 A/0，表示公司管理手册第A版。
b)二级文件：例如：JD-QP/DC001 A/0，表示公司文件控制程序第A版c)三级文件：部门代号-文件顺序号-年号。
例如：LG-05-2003，表示质量管理部于2003年发放的第5号文件。
部门识别代码：办公室：BG；综合管理部：ZG；管理策划部：GL；工程部：SC。
绿化清洁部：LQ;保安部：BA，采购部：CG, 质量管理部，LG, 财务部：CW。
b)质量记录表式；QR-GB/T19001:2000的条款号（通用记录替以TY）记录编号例如：QR—5.6—01，表示5.6管理评审中的第1个质量记录文件。
4.2 文件的编写与审批4.2.1 管理手册由管理者代表领导，质量管理部组织编写，管理者代表审核，总经理批准；4.2.2 其它有关公司管理活动的规定由管理者代表批准。
4.2.3 文件审批以在文件上签字的形式予以记录。
4.3 文件的发放与管理4.3.1 经批准发放并经复印后的文件原件交质量管理部归档。
4.3.2 质量管理部发放前制定《受控文件发放范围清单》，交管理者代表批准后，在文件上加盖“受控”印章，在发放的文件和资料上注明分发号，按分发号发放，文件领用者应在《文件发放回收登记表》上签收。
1.文件控制程序
1.文件控制程序1、文件控制程序在当今的工作环境中，文件作为信息传递和工作依据的重要载体，其管理的规范性和有效性至关重要。
文件控制程序就是确保文件从创建、审批、发布、使用、更新到废止的整个生命周期都能得到妥善管理的一套流程和方法。
文件控制程序的首要目的是保证文件的准确性和一致性。
想象一下，如果不同部门依据的是不同版本或内容相互矛盾的文件来开展工作，那必然会导致混乱和错误。
例如，在一个生产企业中，工程部依据的是旧版的生产工艺文件，而生产部门使用的却是最新修订的版本，这就可能造成产品质量问题和生产效率低下。
文件的创建是整个控制程序的源头。
在创建文件时，必须明确文件的目的、适用范围和主要内容。
这需要对相关的工作流程、业务需求和法律法规有清晰的了解。
例如，制定一份质量手册，就需要充分考虑企业的质量方针、目标以及各项质量控制流程。
创建者还应遵循一定的格式和规范，确保文件的结构清晰、易于阅读和理解。
文件的审批环节是保证其质量和适用性的关键。
审批人员通常是具有相关专业知识和管理权限的人员，他们会对文件的内容进行仔细审查，确保其符合公司的政策、法规要求以及实际业务需求。
对于重要的文件，可能需要经过多个层级的审批，以充分考虑各方面的意见和建议。
文件发布后，需要确保使用者能够及时获得有效的文件。
这可以通过建立文件分发清单，明确哪些部门和人员需要接收哪些文件。
同时，要建立文件的存档机制，以便在需要时能够快速查找和检索。
在文件的使用过程中，使用者应严格按照文件的规定执行工作。
如果发现文件存在错误或不适用的情况，应及时向上级反馈。
例如，在操作一台新设备时，操作人员必须按照设备操作手册的要求进行操作，如果发现手册中的步骤不清楚或不正确，应立即报告给相关负责人。
文件的更新是为了适应业务的变化和法律法规的要求。
当出现新的业务流程、技术改进或法规变更时，相关文件应及时进行修订。
更新文件时，要遵循与创建和审批相同的流程，确保更新后的文件仍然准确和适用。
文件控制程序1
文件编号 制定部门 标题
5.2 受控文件
COP01
版本 总经办
A3
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文件控制程序
5.2.1 必须盖有“受控文件”印章 5.2.2 必须在发布前经过审核及批准,以确保其充分性,适宜性,正确性,并确认其发放 范围是否适当,如需其他部门负责人核准文件,应由原作者或其部门负责人界定. 5.2.3 文件编制、审批与管制详见下图： 文件类别 拟定
文件编号 制定部门 标题
5.6 文件的修订:
COP01
版本 总经办
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文件控制程序
5.6.1 质量手册﹑系统运作程序﹑指导类文件制订版本为第 A 版,版次为 0,尔后修订 一次即改变该版次(00 C/00 01 02 ﹒﹒09),并抽变更之页,修改至第九次 B/00 B/01- „B/09 B/0„ 时候即更改版本为第 B 版 , 版次为 0 (A/09
COP01
版本 总经办
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文件控制程序
QR-GM01-A0 QR-GM02-A0 QR-GM03-A0 QR-GM04-A0 QR-GM05-A0 QR-GM06-A0 QR-GM07-A0
文件编号 制定部门 标题
附件一:
COP01
版本 总经办
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文件控制程序
5.3.3 程序文件的编写
COP01
版本 总经办
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文件控制程序
5.3.3.1 目的:描述制定该作业管制程序之目的、控制要求。 5.3.3.2 范围:说明该作业管制程序适用的范围。 5.3.3.3 职责:作业内容中,涉及到主要部门或人员所须担当之事项. 5.3.3.4 定义:解释在本程序内容中,涉及非国际公认或特殊事项专业名称或英 文之缩写.若无需定义的名词,可标明无. 5.3.3.5 程序内容:说明该作业程序之流程及内容. 5.3.3.6 参考或引用文件:列举与该作业程序相关之程序文件、指导类文件等. 5.3.3.7 附件/表格:列举并附上与该程序文件相关之附件,可包括流程﹑表格 范例等.原始表格大小不予规定,但作为作业程序书之表格,不必将表 格放在文件内页格式中,只附表格在程序后供参考. 5.3.4 三级文件的编写: 三阶文件每页编写项目必须包括 : 公司名称﹑文件编号﹑制定部 门﹑版本、 版次﹑页码;首页还包括制定/日期﹑审核/日期﹑批准 /日期. 5.4 版本变更: 文件首次发行为 A0 版，首次修订为 A1 版，二次修订为 A2 版 „„..当变更至 A9 版 时，从 B00 开始，以此类推. 5.5 文件发放/回收: 5.9.1 文件经评审并批准后， 由文控在正本文件正面逐页加盖红色 “正本文件” 印章， 文控将分发之文件登录于《受控文件一览表》 ，并按规定的分发部门及数量， 制作副本，并逐页加盖“受控文件”印章，依照规定的分发要求分发至各相关 的部门。 5.9.2 文控发放受控文件时，应填写《文件分发/回收记录表》 、由收文部门签收，旧 版/作废副本由文控收回统一处理。作废的正本文件可作为知识经验由文控盖 “作废”印章隔离保管。 5.9.3 对发给顾客、认证机构或供方的质量体系文件或相关标准类文件需盖上“参考 文件”章；对发给顾客或供方的相关工程技术文件或图纸，需盖本公司“受控 文件”印章，必要时可加盖公司印章。所有的发外文件均由文控登记，并进行 发放，外发文件不需回收。 5.9.4 文件印章由文控负责保存管理。
1文件控制程序
1 目的对与质量管理体系有关的文件进行控制，确保对质量管理体系起重要作用的各个场所均能得到适用文件的有关版本。
2 适用范围本程序适用于与质量管理体系有关的文件的控制。
3 职责3.1总经理批准质量手册和质量目标。
3.2管理者代表兼质量负责人批准形成文件的程序、各类检验文件、规程和其他文件。
3.3 工艺文件由负责工艺生产管理的副总批准。
3.4质保部负责质量手册、形成文件程序、及各类检验规程的编制。
3.5开发部负责设计和开发文件的管理及工艺文件的编制。
3.6各类规程和其他文件由所涉及的条款的主管部门编制。
3.7 办公室负责各类文件的发放、更改、回收，以及外来文件的发放及回收。
3.8 任何发放的文件记录办公室(资料室)必须保存一份正本。
但其中f类的’财务票据’由财务室保存；收发货单、各类派工单等由相关部门自行保存；I类：《人事档案》由综合部办公室管理；《设备档案》由质保部管理；《研发产品档案》由开发部及综合部办公室管理；《生产产品档案》由质保部管理；《供应商档案》由生产部供应部管理；《进货检验档案》由质保部管理；《客户档案》由市场部管理；《应付帐款档案》和《应收帐款档案》由综合部财务室管理。
3.9文件使用部门应建立文件受控清单。
4 工作程序4.1文件、记录的分类A.公司资质、证书：营业执照、税务登记证、荣誉证书、型号注册卡、制造计量器具许可证等；B.检验报告：型式试验、抽检报告等；C.标准、规约、技术条件、招标技术要求、外来文件等；D.技术文件：设计文件、工艺文件、操作规程、检验方法、母片、源程序、光盘（所有文件连同电子版同时保存）等；E.管理文件：质量体系文件;内部管理文件等;其中质量体系文件分为：E-A.质量手册；E-B.质量目标；E-C.形成文件的程序；F.票据：财务票据、收发货单、各类派工单等；G.合同、协议书：认可合同、采购订单等；H.书刊：图书、杂志、报刊等；I.各种档案I-A.《人事档案》I-B.《设备档案》I-C.《研发产品档案》I-D.《生产产品档案》I-E.《供应商档案》I-F.《进货检验档案》I-G.《客户档案》I-H.《应付帐款档案》I-I.《应收帐款档案》R－记录（见RDK/R 4.2.4 记录控制程序）。
1文件控制程序
1.1文件控制程序1目的对本公司良好农业规范管理体系运行所涉及的有关文件进行控制，以保证本公司涉及到该管理体系的各个岗位有效版本文件的使用。
2 范围适用于本公司良好农业规范管理体系运行所用文件的控制。
3 职责3.1 市场部负责本公司良好农业规范管理手册和程序文件的编制、修改；办公室负责发放、回收、作废的管理。
3.2 生产部负责本部门管理制度和作业指导书等文件的编制、修改。
3.3 场长负责管理手册所涉及的各场的记录表格的编制。
3.4总经理负责手册的批准。
3.5外来文件根据性质不同，由办公室发放给生产部并进行存档，有文件更新时，旧的存档文件自动作废。
4 工作程序4.1 文件控制范围4.1.1良好农业操作规范管理手册、质量安全方针、质量安全目标；4.1.2 生产部的作业指导书、记录表格；4.1.3 其它管理性文件、其它质量和安全文件；4.1.4 外来文件包括：适用的法律法规、行业标准、强制性标准。
4.2 文件的编制与审批4.2.1 文件层次：文件分为三个层次：第一层次：管理手册：纲领性文件，是阐述公司的管理框架；第二层次：程序文件：阐述工作流程及与此有关的各部门间的业务接口关系；第三层次：规章制度、作业指导书、外来文件：是操作性文件。
4.2.2文件编号规定：本公司GAP管理手册、程序文件、作业指导书均执行以下编码：SYPX A（B/C/W） 001公司代码 GAP管理体系代码顺序码文件类别代码文件顺序号，即从001开始，依次顺延。
4.3文件管理4.3.1文件的发放、回收和作废由办公室负责，同时在标识等方面执行本规定的管理流程和要求；领用人在《文件发放和接收记录表》上签字，并负责保管领用的文件。
4.4 文件的更改4.4.1 管理体系运行后，所涉及的文件需要进行更改时，由生产部提交《文件更改申请表》，说明更改原因及理由，经管理者代表审核更改后，经总经理批准实施。
4.5 文件的作废和销毁4.5.1 当管理手册涉及的文件经多次修改，或当国家标准、法规有重大修改时，管理者代表适时换版，并填写相应记录。
反恐文件控制程序(一)2024
反恐文件控制程序（一）引言概述：反恐文件控制程序是一种重要的工具，用于管理和控制涉及反恐信息的文件。
它帮助确保相关文件的安全并防止未经授权的访问，以维护国家安全。
本文将介绍反恐文件控制程序的五个主要方面，包括文件标记、访问权限控制、审查流程、存储和备份以及风险管理。
正文：1. 文件标记：1.1 确定敏感程度：根据反恐文件的内容和重要性，对文件进行敏感程度的分类。
1.2 标记文件：为每个文件分配标记，用于标识其敏感程度和安全等级。
1.3 更新标记：定期审核和更新文件标记，确保其与文件的实际情况相符。
2. 访问权限控制：2.1 角色和权限设定：确定每个人员的角色及其对反恐文件的访问权限。
2.2 需要授权访问：只允许经过授权的人员才能访问敏感的反恐文件。
2.3 审批流程：建立审批流程，确保对权限的授予和变更进行有效的审核和监控。
3. 审查流程：3.1 定期审查：对反恐文件进行定期审查，以确保其仍然符合相关的安全标准。
3.2 审查记录：记录每次审查的结果，包括发现的问题和采取的纠正措施。
3.3 快速响应：对发现的问题立即进行处理和纠正，以防止进一步的安全威胁。
4. 存储和备份：4.1 安全存储：确保反恐文件存储在安全可靠的场所，如密封的文件柜或加密的网络存储。
4.2 定期备份：定期备份反恐文件，以防止数据丢失或意外损坏。
4.3 灾难恢复计划：建立灾难恢复计划，以应对自然灾害或人为破坏等突发事件。
5. 风险管理：5.1 风险评估：定期进行风险评估，评估反恐文件控制程序的有效性和安全性。
5.2 安全培训：提供关于文件安全和控制程序的培训，增强员工的安全意识。
5.3 管理和监控：建立监控和管理机制，确保反恐文件控制程序的顺利运行。
总结：反恐文件控制程序是确保反恐文件安全的重要手段。
通过文件标记、访问权限控制、审查流程、存储和备份以及风险管理等措施，可以有效地管理和控制反恐文件，维护国家安全。
正确执行反恐文件控制程序将带来更加安全和稳定的反恐工作环境。
1.文件控制程序QR-01
对文件的编制、批准、发放、使用、更改、作废和回收等进行控制，确保各使用部门得到有效版本文件，防止作废的文件非预期使用，提高企业各部门的工作效率，从而形成高效的企业管理。
2适用范围
2.1与质量体系有关的所有文件，包括技术性文件、图纸资料、外来文件和顾客提供的文件资料及其复印件。
2.2本程序适用于质量管理体系文件的制订、批准、发布、使用和保管。
A(0)表示第一版
“01”分类文件的顺序号(质量)
JS表示“技术部文件”，ZL表示“质量检验部文件”，ZH表示“综合部文件”，CW表示“财务核算中心文件”，GY表示“物资供应部文件”，YX表示“市场营销部文件”，SH标示“售后服务部”SC表示“生产制造部文件”。QD表示“作业文件”
WD为“****专用汽车有限公司”的简称
4.7 文件的换版与作废
4.7.1 文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时应换版。原版的文件作废，换发新版本。
4.1.3文件的分类
各类文件按层次可分4类，其代码如下：
质量手册—QA
程序文件—QR
作业文件—QD
质量记录—JL
4.2文件的编号
4.2.1质量体系文件的编号登记工作由办公室负责。
具体编号方法及含义说明如下：
1)质量手册编号：WD / QA - 2020 - A(0)
A(0)表示第一版
表示2020年发布
4.4.2 质量手册由质量保证负责人审核，总经理批准。质量体系程序文件由部门负责人编制，质量检验部长审核，质量保证负责人批准。
4.4.3 技术性文件分设计文件、工艺文件和检验文件。三类文件分别由技术部和质量部负责编制Байду номын сангаас部门主管审核，管理者代表批准。
4.4.4确保文件的正确、清晰、协调、易于识别和检索。
文件控制程序(含记录)
引言概述：正文内容：一、文件访问控制1. 身份验证：文件控制程序可以使用各种身份验证方法，如用户名和密码、数字签名等，以确保只有授权的用户可以访问文件。
2. 访问权限管理：文件控制程序允许管理员指定用户对文件的访问权限，包括读、写和执行权限。
这样可以有效控制文件的访问范围，确保不被未经授权的人员访问。
二、文件备份与恢复1. 备份策略：文件控制程序可以制定备份策略，包括备份频率、备份媒介以及备份存储位置等。
这些策略可根据不同文件的重要性和敏感性来制定，确保文件在遭受损坏或丢失时能够及时恢复。
2. 数据恢复：文件控制程序提供了恢复文件的功能，可以从备份中将文件恢复到原始状态。
此外，它还可以实时监测文件的变动，以便在发生问题时快速恢复文件。
三、文件版本管理1. 版本控制：文件控制程序可以跟踪文件的不同版本，保留文件的历史记录。
这对于多人协作时的文件修改非常有用，可以避免对文件的同时修改造成冲突。
2. 版本比较和合并：文件控制程序可以比较不同版本之间的差异，并将其合并到最新版本中。
这样可以方便用户查看文件的变化，并防止文件更新时的数据丢失。
四、文件变更控制1. 变更请求：文件控制程序允许用户提交文件的变更请求，包括修改、删除和新增。
这些请求必须经过审批后才能执行，以确保文件的变更是经过授权和合理的。
2. 变更追踪：文件控制程序可以追踪文件的变更，并记录下每次变更的详细信息，包括变更的时间、内容以及执行人等。
这有助于跟踪文件的变更历史和责任追究。
五、文件追踪与审计1. 文件追踪：文件控制程序可以追踪文件的使用情况，包括访问时间、访问者等信息。
这对于监控文件的使用情况和发现潜在的安全问题非常有用。
2. 审计功能：文件控制程序可以生成审计报告，记录所有对文件进行的操作，包括访问、修改、删除等。
这对于合规性和安全性检查非常重要。
总结：文件控制程序(含记录)是一种重要的文件管理工具，它可以确保文件的安全性、可靠性和可访问性。
(ISO体系程序文件1)文件控制程序
程序文件文件编号：QY1S/QP-01~23版本号：A/O受控状态：受控分发号：________________持有人：________________编制：日期：2023-06-01 审核：日期：2023-06-01 批准：日期：2023-06-01文件控制程序文件编号：QY1S/QP-O1版本号：A/0受控状态：受控分发号：_____________持有人：_____________编制：日期：2023-06-01 审核：日期：2023-06-01 批准：日期：2023-06-01建立本公司有关质量管理活动的文件和资料控制方法，使所用的相关文件、资料均得以有效控制，以达到一致性，适用性及可追溯性，从而实现质量方针和目标。
2.0适用范围适用于所有质量管理活动相关的文件和资料经编制、审核、批准、识别、分发、修改、作废、管理、保存、维护等活动的单位和个人。
3.0职责和权限3.1《文件控制程序》的编制及维持由文控中心负责。
3.2文件和资料编制、审核、批准、分发控制依下表实施。
3.3分发给各个部门的文件，由使用部门依规定建档、管理、保存与维护。
4.0工作程序：4.1公司受控文件分类：4.1.1内部受控文件：a.质量手册b.程序文件；c.质量管理作业文件（包括管理制度/规范/标准/作业指导书等）d.记录4.1.2适用的外来受控文件a.国家、行业标准，国家法律法规；b.设备资料、顾客提供的文件和资料等；c.外来信息和市场动态等方面资料。
4.2.1质量管理手册和程序文件由管理者代表负责组织编写，各部门负责人参与会审，经管理者代表审核，报总经理批准、发布、实施。
4.2.2技术文件、工艺文件由技术部门编制，操作规程、作业指导书由相关操作使用部门编制，记录由相关部门编制；部门负责人负责审核，管理者代表负责批准。
4.2.3文件批准后，由文控中心负责于原件背面加盖“正本”章并在《受控文件清单》上登记。
4.3文件发放：4.3.1文件发放范围，由文件编制部门提出，管理者代表确定。
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01文件控制程序
湖南影视会展物业管理有限公司编号：YSHZ-CX-02-01 程
序文件版号/改次：A/0 文件控制程序页数：第4 页共4 页1.0目的： • 规范管理体系文件的编写.审核.批准.发放.更改.处置等过程，确保文件的有效版本和得到有效控制。
2.0适用范围： • 适用于本公司管理体系文件的控制。
3.0职责3.1综合事务部负责公司管理体系文件的控制。
3.2各部门负责本部门管理体系文件的控制。
3.3工程技术部负责小区图纸.技术图样的管理与控制•。
3.4综合事务部负责管理体系文件原件.质量记录表格原件的保存。
4.0程序4.1本公司文件分为以下四个层次： •
第一层次质量手册 •
第二层次程序文件 •
第三层次作业指导书 •
第四层次质量记录表格.资料（包括图纸.技术图样等）。
4.2文件的编制.审核与批准4.2.1与管理体系有关的所有文件需按规定程序进行审批才能生效执行。
4.3受控文件的发布4.3.1各部门认为受控文件不合理或因条件发生变化，使原文件不适用而需要更改时，申请部门填写《文
件更改通知单》提交综合事务部，综合事务部把该文件提交原审核部门重新审核，并得到批准。
4.3.2综合事务部对文件进行统一编号，具体方法见《文件编号规则》。
4.3.3综合事务部将文件发送至审核部门审核以及批准部门批准。
在审核及批准过程中若未通过，文件自动返回编制部门继续修改。
4.3.4文件分“受控文件”和“非受控文件”两类。
受控文件需加盖蓝色“受控文件”章，非受控文件加盖红色“非受控文件”章，作废文件加盖红色“作废”章。
没有管理者代表批准，公司员工不得任意复制和外传。
4.3.5综合事务部负责发放文件，并收回作废文件，接收文件人在《文件发放回收记录》签收。
4.3.6综合事务部在相关文件上做好修改记录。
每修改一次，改次状态号递增１次。
若质量管理体系文件有三分之一的修改时，版本号从A.B.C … … 递增。
4.4受控文件的回收及处理4.4.1综合事务部在发放新文件的同时，应回收相应作废文件。
如文件持有部门不能提交旧版本文件时，应提交书面原因方可发放新版。
4.4.2综合事务部对收回的作废文件予以统一处理。
4.5文件原件的管理4.
5.1新制文件发放完成后，综合事务部将相应《文件更改通知单》.《文件发放回收记录》及文件原件配对后保存。
4.5.2新制文件发放完成后，综合事务部将相应记录与旧版文件原件配对保存，作废文件原件盖“作废”章后，做相应处理。
4.5.3公司文件和资料原件及作废版本原件一般不予借阅，若需借阅，应经管理者代表书面同意，且借阅时间以一周为限。
借阅文件部门应正确使用.妥善保管，防止被误用或丢失.污损。
4.6受控文件在以下情况可以非受控方式发布，综合事务部不负责对其进行更新：4.6.1因宣传等原因，经管理者代表批准，受控文件可以非受控方式对外发布。
4.6.2因培训等原因，经综合事务部批准，受控文件可以非受控方式在公司内部发布。
4.7文件的评审4.7.1文件体系的评审内容，包括文件体系的适宜性.充分性.有效性。
4.7.2对文件体系提出增加.更改.删除要求的，由综合事务部负责按本程序实施。
4.8外来文件的控制4.8.1外来文件是指非本公司发放的文件和资料，包括国家.行业标准.法规条例.技术文件等。
4.8.2相关部门收到外来文件后，如该文件内容涉及到物业服务及质量管理体系且公司准备采用时，接收部门将此文件送到综合事务部备案，由管理者代表批准，列入《外来文件目录》。
4.8.3外来文件原件由综合事务部保存。
作废外来文件原件由综合事务部加盖“作废”章后另行处理。
4.8.4各部门需要外来文件，可到综合事务部查询.借阅或复制，复制的外来文件登记并加盖“受控文件”章。
4.8.5综合事务部负责其版本更新，每三个月对外来文件进行更新一次，可通过各种途径了解外来文件的版本情况，并及时获
取外来文件的最新版本。
4.9资料的控制4.9.1图纸.技术图样由管理处负责建档.编号，并及时到综合事务部盖“受控”章。
4.9.3资料发生更改时应加盖修改章，当图纸修改超过使用规定时加盖“作废”章并收回存档。
4.10质量记录表格的控制4.10.1各部门组织设计制定或更改本部门的记录表格。
4.10.2各部门将新制订或更改的记录表格原件及《文件更改通知单》报综合事务部。
5.0支持性工具《文件发放回收记录》.《文件更改通知单》.《受控文件目录》.《文件目录单》编制：审核：批准：日期：。