关于建立公司合同管理台账的通知
关于印发合同管理办法的通知
关于印发合同管理办法的通知公司各部门,下属各公司:为进一步加强合同管理,有效降低或避免因合同风险,现将黔龙实业(来凤)有限公司合同管理办法给你们,请认真组织学习,遵照执行。
特此通知附件:合同管理办法二〇一三年九月八日附件:合同管理办法第一章总则第一条为了保护合同当事人的合法权益,维护公司经营秩序,促进企业发展,根据《合同法》、集团经济合同管理办法规定,结合公司实际情况,特制定本办法。
本办法以下所称公司(简称)特指黔龙实业(来凤)有限公司。
第二条本合同所规定内容适用于。
第三条本办法管辖合同范围为:(一)购销合同。
(二)建设工程承包合同。
(三)加工承揽合同。
(四)运输合同。
(五)供水、电、气、热力合同。
(六)仓储合同。
(七)财产租赁合同。
(八)设备安装合同。
(九)技术合同。
(十)劳务合同。
(十一)其他特殊经济合同。
第四条凡单次经济业务发生金额在伍万元以上的均需订立相关经济业务合同。
第三章合同订立的要件第五条合同订立的必备要件:(一)合同立项申请表。
(二)合同谈判登记表。
(三)合同签订审批表。
(四)合同文本(含合同相对方营业执照、组织机构代码证、法人或授权人身份证明等复印件)。
(五)有关修改合同的文书、图表、传真件等均视为合同的组成部分。
第四章职责权限第六条公司合同正式文本统一归口综合部管理,财务部留存一份原件,合同相关业务部门留存复印件。
第七条综合部合同管理职责范围:(一)制定修改合同管理办法。
(二)参与并核查合同的订立和履约情况,并对黔龙实业(来凤)有限公司负责。
(三)合同纠纷的调解、仲裁、诉讼准备及善后工作;(四)对公司合同进行归档管理。
第八条合同经办人员职责范围:合同的经办按照“谁主管、谁负责”的原则。
(一)收集、整理合同起草所需资料,包括对方工商营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资产、经营状况以及资质状况等。
(二)资格审查:合同当人是否具有签约资格(法定代表人或委托代理人)和履约能力。
(三)起草合同:有国家格式化的合同的由经办人按合同文本规范结合具体合同事项进行完善。
公司合同管理台账
公司合同管理台账公司合同管理台账【1】为加强合同管理,避免失误,提高经济效益,根据《合同法》及其他有关法规的规定,结合公司的实际情况,制订本制度。
一、公司对外签订的各类合同一律适用本制度。
二、合同管理是企业管理的一项重要内容,搞好合同管理,对于公司经济活动的开展和经济利益的取得,都有积极的意义。
各级领导干部、法人委托人以及其他有关人员,都必须严格遵守、切实执行本制度。
各有关部门必须互相配合,共同努力,搞好公司以“重合同、守信誉”为核心的合同管理工作。
合同的签订三、合同谈判须由总经理或副总经理与相关部门负责人共同参加,不得一个人直接与对方谈判合同。
四、签订合同必须遵守国家的法律、政策及有关规定。
对外签订合同,除法定代表人外,必须是持有法人委托书的法人委托人,法人委托人必须对本企业负责。
五、签约人在签订合同之前,必须认真了解对方当事人的情况。
六、签订合同必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和“价廉物美、择优签约”的原则。
七、合同除即时清结者外,一律采用书面格式,并必须采用统一合同文本。
八、合同对各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体,文字表达要清楚、准确。
合同内容应注意的主要问题是:1、部首部分,要注意写明双方的全称、签约时间和签约地点;2、正文部分:建设合同的内容包括工程范围、建设工期,中间交工工程的开工和竣工时间,工程质量、工程造价、技术资料交付期间、材料和设备供应责任,拨款和结算、竣工验收、质量保修范围和质量保证期、双方相互协作等条款;产品合同应注明产品名称、技术标准和质量、数量、包装、运输方式及运费负担、交货期限、地点及验收方法、价格、违约责任等;3、结尾部分:注意双方都必须使用合同专用章,原则上不使用公章,严禁使用财务章或业务章,注明合同有效期限。
九、签订合同:除合同履行地在我方所在地外,签约时应力争协议合同由我方所在市人民法院管辖。
十、任何人对外签订合同,都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨,决不允许在签订合同时假公济私、损公肥私、谋取私利,违者依法严惩。
合同台账管理的问题与建议
合同台账管理的问题与建议
合同台账管理的问题可能包括:
1. 数据不准确:合同台账中的数据可能存在错误或遗漏,导致信息不准确。
2. 缺乏及时更新:合同台账可能没有及时更新合同的变更或终止信息,导致台账中的数据与实际情况不符。
3. 缺少合同跟踪功能:合同台账可能没有提供跟踪合同执行进度和完成情况的功能,使管理人员无法及时了解合同执行的情况。
4. 缺乏提醒和通知机制:合同台账可能没有提供提醒和通知功能,导致合同到期或需要采取行动的事项被忽视。
为了改进合同台账管理,可以考虑以下建议:
1. 简化数据录入流程:提供简单易用的数据录入界面,减少人工输入错误的可能性,优化数据录入流程。
2. 自动化数据更新:建立合同管理系统,能够自动更新合同的变更和终止信息,并将其同步到合同台账中,确保台账中的数据与实际情况保持一致。
3. 提供合同跟踪功能:在合同台账中添加跟踪功能,包括合同执行进度、完成情况和付款情况等信息,使管理人员可以随时
了解合同的执行情况。
4. 实时提醒和通知:在合同台账管理系统中添加提醒和通知功能,及时提醒管理人员合同到期、需要采取行动的事项,并提供相关的操作指引。
5. 加强培训和意识宣传:加强对合同台账管理的培训,提高管理人员的意识和技能,确保合同台账管理的有效运行。
6. 定期审查和改进:定期审查合同台账管理的效果和存在的问题,根据反馈不断改进和优化合同台账管理系统。
关于合同签订及评审台账【六篇】
关于合同签订及评审台账【六篇】第1篇:合同签订及评审台账甲方:______________________________乙方:______________________________依据《中华人民共和国劳动法》及有关法律法规,经甲乙双方公正自身乐意协商一致,同意签订本合同,共同遵守本合同所列条款。
一、劳动合同期限第一条本合同为期限劳动合同,合同期自_____________年________月_________日起至_____________年________月_________日止,共计_____个月。
第二条本合同试用期自_____________年________月_________日起至_____________年________月_________日。
第三条若乙方开始工作时间与商定时间不一致,以实际到岗之日为合同起始时间建立劳动关系。
二、工作内容和工作地方第四条依据甲方工作需要,乙方同意从事岗位工作,乙方的工作地方为甲方的经营场合。
第五条在合同有效期内,甲方依据公司业务需要及乙方的技能、工作业绩等,在与乙方充足协商的基础上,可以调整乙方的工作岗位、工作内容和工作地方。
第六条在合同有效期内,甲方调整乙方的工作岗位、工作地方、工作内容时,不再与乙方另外签订劳动合同,只需在原订合同上进行相应的更改说明;乙方应履行新任岗位工作职责、工作内容和相关协议,待原订合同期满后,再依照新任岗位、工作地方签订合同。
三、工作时间和休息休假第七条甲方依法订立员工工时、休息和休假制度;乙方须遵守甲方依法订立的工时、休息和休假制度,并依照规定上下班。
第八条乙方依法享有的婚丧假、女职工产假等,依照甲方依法订立的相关规章制度执行。
第九条甲方因项目工作需要布置乙方延长工作时间或节假日加班加点的,乙方应服从甲方的统一布置;加班费用在项目提成里支出。
第十条乙方加班不能自行决议,须经上级布置或者依照程序报上级批准,否则不视为加班。
合同台账建立与管理情况
合同是商业活动中最常见的一种协议,是营利性经济活动中最常见的一种协议。在商业活动中,各方往往会委托或者委托他人来进行一定的经济活动。为了保证合同的可操作性、合法性,以及对各种风险的及时应对,建立和管理合同台账是非常必要的。
合同台账即合同管理系统,是对合同进行系统化的管理和跟踪,包括合同的签订、履行、变更、终止和归档等各个环节。合同台账的建立和管理不仅有利于保障合同双方的合法权益,还可以提高合同管理的效率和透明度。接下来,本文将就合同台账的建立和管理情的基础。合同台账主要包括合同基本信息、合同主体信息、履约情况、到期预警等内容。在建立合同台账时,首先需要确保合同信息的完整和准确。合同基本信息包括合同编号、合同名称、签订日期、合同金额等;合同主体信息包括合同甲方、合同乙方等;履约情况包括履约进度、款项支付情况等;到期预警用于提醒合同到期情况,以便及时处理。
4.合同终止
合同台账中还需录入合同的终止情况,包括合同到期、解除、解除等情况。合同终止时需遵循合同约定和相关法律规定,确保合同的终止合法有效。
5.合同归档
合同归档是合同管理的最后一环节,包括对合同的档案整理、存储和保管等操作。合同归档时需将合同相关文件进行整理,建立完整的档案,确保合同信息的完整性和安全性。
建立合同台账的过程中,需要加强内部沟通协调,确保各部门都能够及时提供合同信息。建立合同台账需要一个专门的管理团队来负责协调管理,以保证合同信息的准确性和及时性。
合同台账管理是指对合同进行监督、跟踪和控制的过程。合同管理的核心是实现合同落实,保障合同的权利和义务得到有效执行。在合同管理过程中,需要注意以下几点:
3.建立风险预警机制:根据合同台账数据,建立风险预警机制,及时发现潜在风险并制定应对措施,防范合同风险的发生。
合同管理台账
合同管理台账合同管理台账1. 引言旨在详细说明合同管理台账的内容和操作流程,以便确保合同管理工作的准确性和规范性。
合同管理台账用于记录和跟踪所有公司所涉及的合同信息,包括合同的起草、签订、履行和终止等各个阶段的情况。
2. 台账内容合同管理台账包括以下内容:2.1 合同基本信息- 合同编号- 合同类型- 合同主体- 合同签订日期- 合同期限- 合同金额- 对方合同主体- 合同主要条款2.2 合同履行情况- 履行进度- 履行质量- 履行中的问题及解决方式2.3 合同变更- 变更类型- 变更原因- 变更内容- 变更后的合同条款2.4 合同终止- 终止原因- 终止方式- 终止后的事项处理3. 附件所涉及附件如下:- 合同样本- 合同变更申请表格- 终止合同通知书范本- 合同履行检查表格4. 法律名词及注释所涉及的法律名词及注释如下:- 合同:根据法律规定和双方当事人的意愿,订立的有关民事权利和义务的协议。
- 合同主体:合同当事人的法律实体,可以是个人或组织。
- 合同期限:合同的有效期限,包括起始日期和终止日期。
- 合同金额:合同涉及的款项数额。
- 主要条款:合同中约定的重要内容,如付款方式、保密条款等。
5. 执行困难及解决办法在实际执行合同管理工作过程中,可能遇到以下困难及解决办法:- 合同履行进度延迟:及时与合同当事人沟通,了解原因并协商解决方案,如重新安排时间表或调整履行要求。
- 合同履行质量问题:进行合同履行检查,发现问题及时与当事人协商解决,如追责、重新履行等。
- 合同纠纷:根据合同约定和相关法律法规,进行合法维权,如依法起诉、仲裁等。
此文档供参考,根据具体情况进行调整和完善。
附件:1. 合同样本2. 合同变更申请表格3. 终止合同通知书范本4. 合同履行检查表格法律名词及注释:- 合同- 合同主体- 合同期限- 合同金额- 主要条款执行困难及解决办法:- 合同履行进度延迟- 合同履行质量问题- 合同纠纷。
合同管理台账(模板)
合同管理台账(模板)合同管理台账一、合同概述本合同管理台账旨在记录和管理所有与公司相关的合同信息,以确保合同的有效执行和合规性。
本台账分为以下几个方面的内容:1. 合同基本信息:包括合同编号、合同名称、签订日期、合同起止日期、合同状态等。
2. 合同主体信息:包括合同双方的名称、地址,以及各自的联系人信息。
3. 合同内容及条款:对合同的内容和重要条款进行详细描述,包括付款条款、交付要求、保密条款等。
4. 合同执行进度:记录合同的执行进度,包括合同履行情况、付款进度、交付进度等。
5. 合同变更及终止:记录合同变更、解除或终止的情况,包括原因、过程和结果。
二、附件清单所涉及的附件如下:1. 合同文件:包括合同正本及所有附属文件。
2. 相关凭证:包括合同签订时所需的授权文件、业务部门的需求文件等。
3. 变更通知:包括所有与合同变更相关的通知和协议。
4. 履约证明:包括相关的履约证明材料,如交付凭证、验收报告等。
5. 结算凭证:包括付款单据、发票等结算相关文件。
三、法律名词及注释所涉及的法律名词及其注释如下:1. 合同:双方或多方达成的,具有相互义务的意思表示一致的文件,具备合同的法律效力。
2. 履约:合同双方按照合同约定的义务和要求进行相应行动或提供相应的产品或服务。
3. 变更:在合同有效期内,对合同内容进行修改或者补充的行为。
4. 解除:在合同有效期内,经过双方或多方协商决定终止合同的行为。
四、困难解决办法在实际执行中,可能遇到以下困难情况及相应的解决办法:1. 合同纠纷:如发生合同履约纠纷,应及时与对方沟通协商,尽快解决争议。
2. 合同变更:如需对合同内容进行变更,应与对方进行充分协商,并及时更新合同文件。
3. 合同执行进度延误:如由于不可抗力等原因导致合同执行进度延误,应及时与对方沟通,并寻求可能的解决办法。
4. 合同解除:如确有解除合同的必要,应按照合同约定的程序进行解除,并与对方协商解决相关事宜。
动态化合同台账管理制度
动态化合同台账管理制度一、前言随着经济的发展,企业在经营活动中涉及到越来越多的合同,合同台账的管理显得尤为重要。
合同台账是企业与外部单位签订的书面协议的集中记录,包括合同的签订、履行、变更、终止等全部过程。
合同的管理涉及企业的利益保障、风险控制、合法合规等问题。
因此,建立一套科学的动态化合同台账管理制度对于企业的经营发展具有重要意义。
本文就动态化合同台账管理制度进行详细阐述。
二、合同台账管理的重要性1. 合同台账管理是企业管理的基础合同台账是企业经营管理的基础,它始终贯穿于企业的生产经营、技术创新、合作开发、采购物流等各方面,是企业管理的一个重要环节。
合同是企业与外部单位进行公司间交易和合作的书面协议,包括销售合同、采购合同、合作协议、服务合同等等。
企业的每一项合同都是对企业利益的一次承诺,因此,对于企业来说,必须对合同台账进行规范管理,确保合同权益得到充分保障。
2. 合同台账管理是企业风险控制的重要手段合同台账管理的重要任务之一就是风险控制。
合同管理中存在着各种风险,包括合同违约风险、履约能力不足风险、合同漏洞风险等等。
如果企业在合同台账管理上不够严格,将会导致合同风险的不断积累,严重影响企业的经济效益。
因此,规范的合同台账管理制度可以有效降低合同风险的发生,保护企业的利益。
3. 合同台账管理是企业合法合规的重要保障合同台账管理在一定程度上反映了企业的合法合规程度。
合同签订、执行、变更等各个环节都需要按照法律、法规和合同约定来进行,只有在这样的基础上合同才能得到法律的保护。
因此,合同台账管理制度的建立对于保障企业的合法合规非常重要,可以规范合同的签订和履行流程,确保合同的合法合规。
三、动态化合同台账管理制度的建立1. 建立统一的合同台账管理平台企业应该建立统一的合同台账管理平台,包括合同管理软件、电子合同台账系统等。
统一的合同台账管理平台可以实现合同信息的集中存储、便于查询和统计,为公司内部管理提供便利。
合同台账制度
合同台账制度合同台账制度第一条为保证合同台账资料完整、统一,规范企业各类合同的管理,有限公司《合同管理制度》特制定本办法。
第二条凡以有限公司的名义签订的合同,均应由合同经办部门依照本办法建立合同台账(见附件1),并同时向公司法务部门备案,涉及到款项收付的还应同时向财务部门备案。
备案是指合同经办人将合同台账、经办人签字确认无误的合同复印件提交相关部门。
第三条合同经办人员及部门应在合同签订生效后三日内建立合同台账并按规定履行备案手续,协助法务部门和财务部门对合同管理和履行工作进行指导、检查、监督。
第四条合同台账采用表格式,一份合同填写一张表格,建立一份档案。
第五条合同台帐应包括以下内容:合同管理制度》特制定本办法。
第二条凡以有限公司的名义签订的合同,均应由合同经办部门依照本办法建立合同台账(见附件1),并同时向公司法务部门备案,涉及到款项收付的还应同时向财务部门备案。
备案是指合同经办人将合同台账、经办人签字确认无误的合同复印件提交相关部门。
第三条合同经办人员及部门应在合同签订生效后三日内建立合同台账并按规定履行备案手续,协助法务部门和财务部门对合同管理和履行工作进行指导、检查、监督。
第四条合同台账采用表格式,一份合同填写一张表格,建立一份档案。
第五条合同台帐应包括以下内容》中规定对方应提供的资料的复印件;3、对方委托代理人授权委托书及代理人身份证明;4、补充合同、会议纪要、往来函电;5、其他与合同有关的重要资料。
第七条合同履行过程中发生变更、中止等情形的,合同经办人应及时在合同台账表备注栏中予以注明,并报法务部备案。
如涉及到合同价款收付条款变更(包括付款金额、付款时间、付款条件等情形)的,同时报财务部门备案。
第八条合同台账管理人员、法务人员、财务人员,有权对备案合同及所附资料进行审查,发现程序不符、内容有误或资料不全等问题时,应及时要求合同经办人员采取措施予以纠正或补充资料,以保证合同的签订和履行合法有效。
公司合同管理制度合同台账
第一章总则第一条为了规范公司合同管理,加强合同台账的管理,确保合同信息的完整性和准确性,根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规,结合公司实际情况,特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有签订、履行、变更和解除的各类合同,包括但不限于买卖合同、租赁合同、承揽合同、技术服务合同等。
第三条本制度旨在确保合同台账的建立、使用、保管和销毁等环节符合国家法律法规和公司内部管理制度。
第二章合同台账的建立第四条合同台账的建立应遵循以下原则:1. 完整性:合同台账应包括合同签订、履行、变更、解除等全过程的信息,确保信息的完整性。
2. 准确性:合同台账中的信息应真实、准确,不得有虚假、遗漏和误导。
3. 便于查询:合同台账应按照合同类型、签订时间、合同编号等进行分类,便于查询和统计。
4. 安全性:合同台账应采取有效措施,防止信息泄露、篡改和丢失。
第五条合同台账的建立流程:1. 合同签订部门将合同文本、合同签订日期、合同编号、合同金额、合同期限、合同对方当事人等基本信息录入合同台账。
2. 合同签订部门对合同信息进行审核,确保信息的准确性和完整性。
3. 合同签订部门将审核后的合同信息提交至合同管理部门。
4. 合同管理部门对合同信息进行复核,确认无误后,将合同信息录入合同台账。
第三章合同台账的使用与保管第六条合同台账的使用:1. 合同签订部门、合同履行部门、合同管理部门等相关人员有权查阅合同台账。
2. 查阅合同台账应遵守以下规定:(1)不得泄露合同信息;(2)不得篡改合同信息;(3)不得将合同信息用于不正当目的。
第七条合同台账的保管:1. 合同台账应放置在安全、保密的地方,防止信息泄露、篡改和丢失。
2. 合同台账的电子版应加密存储,确保信息安全。
3. 合同台账的纸质版应妥善保管,防止丢失、损坏。
第四章合同台账的销毁第八条合同台账的销毁:1. 合同履行完毕或合同解除后,合同台账应保留一定期限,具体期限由公司根据实际情况确定。
资料怎么归类整理台账通知
资料怎么归类整理台账通知各位同事:大家好!为了更好地管理和利用公司的各种资料,提升工作效率,现向大家发出资料归类整理台账通知。
一、归类原则1. 按照文件类型归类:将各种资料按照文件类型进行分类,比如合同文件、报告文件、会议纪要等。
2. 按照时间归类:每个文件夹内的文件按照时间顺序进行排序,以方便查找。
3. 按照项目归类:将相关的资料整理在一个文件夹内,以项目名称作为文件夹的名称。
4. 按照重要性归类:将重要的资料单独归类,以便随时查阅和使用。
二、归类方法1. 文件夹命名规范:文件夹的命名应简明扼要,能够准确反映文件的内容。
避免使用过长或含有特殊字符的命名方式。
2. 文件重命名:对于已有的文件,如发现命名不规范或不明确的情况,可适当进行重新命名,以提高文件检索的效率。
3. 文件整理:对于已有的文件夹内的文件,进行整理和清理。
删除重复、无用或过期的文件,确保文件夹内的内容有序且清晰。
4. 文件备份:对于重要的资料,请定期进行备份,以避免文件丢失或损坏的情况。
三、台账管理1. 台账建立:根据各部门的需要,建立相应的台账,记录各类资料的存放位置和详细信息。
2. 台账更新:请各部门负责人每季度对台账进行更新,确保台账的准确性和完整性。
3. 台账共享:台账应在公司内部进行共享,以便其他部门或员工能够查阅相关资料。
四、培训与宣贯1. 培训计划:公司将组织资料归类整理培训,培训内容包括归类原则、方法以及台账管理。
2. 宣贯措施:公司将通过会议、邮件等方式向全体员工宣传资料归类整理的重要性和方法。
以上是关于资料归类整理台账的通知,请各部门积极配合,按照通知要求进行操作。
通过有效的资料归类整理,我们相信可以提高工作效率,更好地管理和利用公司的各类资料。
如有任何疑问,请随时向行政部门咨询。
感谢大家的支持和配合!公司行政部日期:2022年1月1日。
公司合同管理台账模板
公司合同管理台账模板一、编制目的为确保公司合同管理的规范性和有效性,提高合同管理的效率,降低合同风险,根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规,结合公司实际情况,特制定本合同管理台账模板。
二、适用范围本模板适用于公司所有合同的管理,包括采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等。
三、台账内容1. 合同基本信息(1)合同编号:根据公司合同编号规则填写。
(2)合同名称:简要描述合同的主要内容。
(3)合同双方:合同签订的双方主体名称。
(4)合同类型:根据合同内容分类,如购销合同、租赁合同、服务合同等。
(5)签订日期:合同正式签订的日期。
(6)生效日期:合同生效的日期。
(7)合同金额:合同涉及的总金额。
(8)付款方式:合同约定的付款方式。
(9)付款期限:合同约定的付款期限。
(10)合同期限:合同约定的有效期限。
2. 合同履行情况(1)合同履行进度:根据实际执行情况填写,如未开始、进行中、已完成等。
(2)合同履行完毕时间:预计或实际完成的日期。
(3)合同变更情况:如有变更,详细记录变更内容、日期及原因。
(4)合同解除情况:如有解除,详细记录解除原因、日期及双方协商结果。
(5)违约情况:如有违约,详细记录违约方、违约原因、违约责任及解决方式。
3. 合同相关文件(1)合同正本:扫描存档,以便查阅。
(2)合同副本:分发给相关部门或人员,以便执行和监督。
(3)合同附件:如有附件,附上相关文件,如技术参数、报价单等。
4. 合同管理措施(1)合同签订审批流程:详细记录合同签订的审批流程及审批人员。
(2)合同履行监督:明确合同履行过程中的监督部门和责任人。
(3)合同变更和解除审批:详细记录合同变更和解除的审批流程及审批人员。
(4)合同纠纷处理:明确合同纠纷的处理部门和责任人。
四、填写和更新要求1. 合同经办部门应在合同签订生效后10日内填写合同管理台账,并报合同管理部门备案。
2. 合同台账应实时更新,确保合同信息的准确性和完整性。
关于规范合同管理的通知
关于规范合同管理的通知发布时间:2015-05-08各子公司、集团各部门:根据2015年4月集团法律事务部对各子公司合同会签、审批及存档情况的检查结果,结合法律事务处理的实际情况,现就规范合同管理有关事项通知如下:一、合同文本的形成和上传流程(一)合同从谈判到签订和存档一般包括如下文件:信誉和背景调查、合同文本草稿、合同审批修改意见、法人授权委托书、对方资质证明文件、各种审批管理表格、合同谈判记录、合同正本及附件、合同签订、变更、解除过程中的信函、电话记录、传真资料、票据凭证及其他资料。
(二)合同文本包括合同正文和附件。
正文就是经过集团法务部审核后的合同修订稿,附件主要包括《禁止商业贿赂协议》、合同谈判记录、部门讨论记录以及对方授权委托书和资质证件(营业执照、组织机构代码证、委托代理人的身份证复印件)。
(三)合同文本的形成所有合同由经办部门拟稿并传至法务部审订,经过审订后由法务部返还给经办人。
根据实际谈判情况,如经办人或合同对方不同意法务部的修改建议,经办人需和法务部协商确定最终合同文本。
以前各公司已形成的规范合同文本,且法务部已建议作为该类合同模板使用的,可不经法务部修订直接上传审批。
法务部将安排法务专员参与重要工程、采购、施工、营销合同的谈判过程,各部门应相互协作制定出公司合同范本。
(四)合同上传审批流程合同经办人应先将经法务部修订后的合同文本送对方签字盖章,然后方可上传到EAS审批系统,上传后经办人应及时跟踪相关部门的审批情况,原则上在7日内完成审批。
如遇特殊情况(如政府及事业单位服务类合同),需由我方先盖章的或没有禁止商业贿赂协议和对方资质证件的,由项目总经理同意后,经办人方可上传合同文本。
二、合同签章和保管(一)合同签章流程集团直属项目合同签约时必须使用合同专用章,原则上不使用行政公章,严禁使用财务章或业务章。
各项目公司暂时没有合同专用章的可以加盖公司行政公章。
网上会签完成后,经办人持打印的网上会签审批表到印章管理人处盖章。
关于建立公司合同管理台账的通知
关于建立公司合同管理台账的通知尊敬的各位员工:为了更好地管理公司的合同事务,确保合同执行的准确性和顺利进行,经公司领导决定,决定建立公司合同管理台账。
现将有关事项通知如下:一、背景和意义合同是公司与外部供应商、客户或其他合作伙伴之间重要的法律文件,对公司的利益和声誉有直接影响。
目前,公司合同管理缺乏统一的制度化、规范化操作,导致合同的管理效率和审查准确性不尽如人意。
因此,建立合同管理台账是提高公司整体管理水平和风险控制能力的必要措施。
建立合同管理台账的目的在于对公司的合同进行全面管理和监督,确保合同的履行与执行符合法律法规和公司政策要求。
通过建立合同履行情况的可追溯性和数据化管理,有效提升公司的合同管理水平,规范合同操作流程,降低风险,确保公司正常运营。
二、合同管理台账的内容与要求1. 合同登记每当公司与外部实体签订合同,相关部门应及时将合同登记于合同管理台账中。
登记内容包括合同名称、签订日期、合同金额、合同起止时间、合同相关方等。
2. 合同审批公司合同的签订必须经过预先设定的审批流程,确保每份合同得到有关部门的审核和批准。
审批流程和责任人必须在合同管理台账中明确指出。
3. 合同备案合同备案是指公司内部对合同进行归档并记录的程序。
每份合同必须在签订后的三个工作日内进行备案,并在台账中标注备案编号和备案人员信息。
4. 合同履行情况记录公司各部门应对合同的履行情况进行定期跟踪和记录,包括履行时间、履行质量和履行人员等。
履行情况记录需在合同管理台账中进行更新和维护,并及时反馈给合同管理部门。
5. 合同到期提醒合同到期前一个月,合同管理部门应对即将到期的合同进行提醒,并提前与相关部门沟通是否需要续签合同或采取其他措施。
6. 合同风险评估合同风险评估是指对合同可能存在的风险进行评估和预警,以便及时采取措施防范风险。
合同管理部门应定期对合同风险进行评估,并记录在合同管理台账中。
三、台账管理责任和操作流程1. 台账管理责任合同管理部门负责合同台账的建立、更新和维护工作。
台账合同制度管理制度
台账合同制度管理制度一、总则为规范合同台账管理工作,提高合同管理水平,保障公司合同权益,特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司内所有合同管理工作。
三、合同台账管理1.合同登记(1)合同登记应及时进行,对公司合同进行统一管理。
合同登记应包括以下内容:合同名称、签约日期、合同主体、金额、履行期限、合同履行地点等信息。
(2)合同登记应由专门的责任人进行,对于每一份合同都必须进行详细记录并登记在案。
2.合同存档(1)公司合同存档应按照合同管理制度的要求,设立专门的存档区域。
存档区域应干燥、通风、防火、防盗,并按照合同签订月份、合同金额、合同类型等进行分类。
(2)合同存档应由专门的管理人员进行,对于存档区域的安全和整洁负责。
3.合同审批(1)所有公司内的合同均需经过合同审批流程,经专门的审批人员审核并签字同意后方可生效。
(2)合同审批人员需对合同内容进行仔细审查,确保合同内容合法、合规。
4.合同履行(1)公司合同的履行应严格按照合同内容进行,履行过程中应遵守合同的约定。
(2)合同履行过程中出现的问题或纠纷应及时报告,合同管理人员将协助解决。
五、合同管理责任1.合同管理责任人公司应设立专门的合同管理责任人,负责合同台账管理、合同存档、合同审批等相关工作。
2.合同管理责任人职责(1)负责公司合同登记、存档等相关工作。
(2)负责审批公司合同的合法性和合规性。
(3)负责协助解决合同履行中出现的问题或纠纷。
(4)定期对公司合同进行检查,确保合同管理工作的正常进行。
3.合同管理责任人权限合同管理责任人对于公司合同的登记、审批等相关事务享有一定的权限,应严格遵守公司的相关规定进行操作。
六、合同管理制度的执行1.合同管理制度的宣传(1)公司应定期开展合同管理制度的宣传工作,让全体员工了解合同管理制度的内容和要求。
(2)公司可通过内部文件、会议宣讲等形式进行宣传。
2.合同管理制度的检查公司应定期对合同管理制度的执行情况进行检查,确保合同管理工作的规范运行。
合同管理登记台账
合同管理登记台账合同管理登记台账为了更好地管理公司的合同信息,规范公司的合同管理流程,特制定合同管理登记台账。
本台账包括以下几个方面的要点:一、合同类型根据合同性质的不同,将合同类型分为采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、劳动合同、技术合同等,并在登记时明确注明合同类型。
二、合同编号每一份合同都应当有其唯一的编号,以便于后续查找和管理。
合同编号应当具有唯一性、规范性、连续性和可追溯性。
三、合同签订日期登记合同签订日期,以便于记录合同的执行期限和合同拟定时间。
同时还可以识别合同签订周期内的实际绩效,进行业绩评价和奖励。
四、合同执行期限明确合同的执行期限、签订人、签订地点等基本信息,以便于全面掌握合同情况,判断是否需要续签或关闭合同。
五、合同金额登记合同金额,以便于总结和评估已签订的合同的经济效益,规划公司的财务战略和战术。
六、合同主要事项在登记时,应当列出合同的主要事项和双方当事人的权利、义务、责任、违约责任等内容,以便于公司员工有效地执行该合同,维护双方的合法权益。
七、监管人员登记合同管理的监管人员,以便于合同的有效执行和维护,促进公司合同管理的规范化、科学化和合理化。
八、备注在备注栏中,可以在必要时添加一些补充说明或约定事项,便于合同管理登记人员更好地了解合同的情况,更好地执行合同管理工作。
总之,合同管理登记台账对于保证公司的合同管理工作的有效性和规范性起着非常重要的作用,每一个合同都应当统一编制并登记。
只有严格遵守合同管理登记台账的规定,才能让公司合同管理工作更加全面、深入和科学。
合同管理登记台账制度
合同管理登记台账制度合同管理登记台账制度第一章总则第一条为规范合同管理工作,保障公司及合作伙伴的合法权益,提高公司管理水平,特拟定本制度,以保证所有合同的安全、完整、准确、及时,加强对合同的监督管理。
第二条本制度适用于本公司签署的所有合同,对于涉及敏感信息的合同,需要在授权范围内使用加密方式保存。
第三条合同管控人员需遵守国家相关法律法规,严格保守公司机密。
第四条任何人员未经合同管控人员授权,不得查看、更改、拷贝公司合同、公司资产产品及技术图表等文档。
第五条本制度的制定、解释和修改权属于公司。
第六条合同登记台账是公司合同的唯一登记记录,应认真保管、及时更新。
第二章合同登记第七条合同管理人员应在合同成立时立即登记,记录双方的基本信息,包括有关单位或个人名称、地址、联系人、电话传真、电子邮件或其他合法联系方法等。
第八条双方应当在合同中清楚地表明各自的身份、权利、义务、履行方式、期限、违约责任等内容。
第九条合同中应明确各方的权力和义务,包括但不限于货物的数量、品种、质量、价格、送货方式、保证金、付款方式、接受方式、验收标准等。
第十条合同中应明确法律效力和可执行性,要求各方必须履行合同中约定的条款。
第三章合同存档第十一条合同管理人员应按照公司的文件归档规定对合同进行分类存档。
第十二条合同应与其它有关资料一并归档,并在合同摘要上注明该合同存放的档案号。
第十三条合同存档应规范管理,做到安全、完整、准确、可检索,并配备相应的合同检索系统。
第十四条对于存档合同的调阅、查阅,应经过合同管理人员的审批,并作出足够的记录并归档。
第十五条在合同存档过程中,需要重视原件的保管,保证原件的安全,避免原件遗失、损毁等问题。
第十六条本公司合同存档期限须按照国家相关法律法规和政策规定执行。
第四章合同备案第十七条公司签署合同,需要进行相关的备案工作,合同管控人员应按照公司相关规定,将合同备案资料提交有关部门进行备案。
第十八条备案资料包括合同正本、副本及其它有关资料和文件等,应按照国家相关法律法规和公司规定进行完整收集。
合同台账管理制度
合同台账管理制度1. 引言本文档为公司制定的合同台账管理制度,旨在规范公司合同台账的建立、维护和管理,确保合同信息的完整、准确和可追溯性。
2. 背景公司合同台账是记录公司所有合同信息的重要工具,包括合同的基本信息、签订方信息、合同金额、履约情况等。
合同台账的建立和管理对于公司合同管理的规范化和信息化具有重要意义。
3. 目的本制度的目的是确保公司合同台账的完整性和准确性,加强对合同执行情况的监控和跟踪,提高合同管理的效率和合规性。
4. 责任部门合同台账的建立、维护和管理由合同管理部门负责。
合同管理部门应确保合同台账的及时更新和保密性。
5. 合同台账的建立与维护5.1 合同信息的记录合同管理部门应及时记录所有合同的基本信息,包括合同编号、合同名称、签订日期、合同金额、履约期限等。
同时,还需记录合同的签订方信息、履约情况以及其他相关信息。
5.2 合同台账的更新合同台账应根据实际情况进行及时更新,包括添加新合同信息、删除已终止或作废的合同信息、修改合同信息等。
更新频率应根据需要进行调整,以确保合同台账的实时性。
5.3 合同台账的归档和备份合同台账的归档和备份工作由合同管理部门负责。
合同台账应按照一定的归档规则进行分类和归档,以便于查阅和检索。
6. 合同台账的管理与运用6.1 合同信息的查询和统计合同管理部门应提供合同信息的查询和统计功能,以满足各部门和管理层对合同信息的需求。
合同信息的查询和统计应包括按合同类型、签订方、履约期限等多个维度进行。
6.2 合同履约情况的监控合同管理部门应及时监控合同的履约情况,对逾期履约或违约行为进行记录和提醒,确保合同的有效履行。
6.3 合同变更和终止的管理合同管理部门应记录合同的变更和终止情况,包括变更的原因、操作过程和结果,以及终止的原因和处理方式。
同时,还要及时更新合同台账中的相关信息。
7. 合同台账的保密与权限控制合同台账中的合同信息属于公司的重要保密资料,合同管理部门应加强合同信息的保密工作,确保合同信息不被非授权人员获取。
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**公司关于建立合同管理台账的通知
公司各相关单位:
根据《**公司组织机构优化业务整合实施方案》,**公司下属各相关单位的设置发生了变化,为规范公司合同管理,做好合同基础工作,依据《**公司合同管理制度(试行)》(字[2015]80号)第五十条的规定,请公司各相关单位根据制度要求,建立合同档案,并妥善管理;同时,建立合同管理台账,具体合同管理台账格式见附件。
合同台账请于每季度的次月15日前,报合同部李明。
附件:《**公司2015年合同台账(样本)》
**公司
合同部
2015年6月13日。