声像档案新的归档整理

声像档案的归档整理

一、归档范围

声像载体类档案是本部门在各项活动中形成的、对本部门和社会具有参考利用价值和凭证作用的声像磁性载体、感光材料。归档的主要内容包括照片类、录音带类、录像带类、磁盘类、光盘类等。机关单位一般以照片类为主，其归档范围见附件一。

二、归档时间

一般在形成后一个月内归档。对一些比较重要的声像材料，归档时间要灵活掌握，要做到及时跟踪、尽快收集。

三、归档要求

归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、准

确、系统；必须遵循其自然形成规律；保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系；注意其成套性特点。

根据声像材料形成规律和多种载体的特点，分为：底片、照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等类别作为保管单位（这里类别的划分可根据自己单位声像材料形成情况来确定）。

每个声像档案的实体上（照片在实体的背面，其它为脊背或盘面）要加盖其相应的档号。

1、底片、照片类材料的整理：

（1）底片的归档按其形成的时间，顺序编号入册。一个立档单位的底片册一册为一卷，每卷编一个流水号。

底片编号方法示例：

G 1.1-1（3）

底片张号（一册编一个流水号）

底片册号

底片类代号

照片类代号

声像档案大类代号

底片号的编制是底片整理中的一个重要环节，在整理时，每一张底片装入册时就应及时编一个底片号，同时将底片号完整的写在底片袋上以及底片册对应的位置，每册底片为一卷编案卷号。

底片案卷号的编制示例：

G 1.1 - 1

第一卷

底片类

照片类

（2）正片按内容——年度分类方法归档，可设三级类目。设三级类目时，同一类内容的照片以组为单位按时间先后顺序装入照片册内，不同类（指最下位类）内容的照片不能组合在一册内（照片的分类参考附件一）。

照片册内的每一组照片（即同一时间、同一活动内容的照片）要编写总说明：将该组照片反映的时间、地点、主要内容、人物、该组照片、底片的起止张号等概括写成一个简介。总说明放在该组照片的前面，单独占一张照片的位置。单张照片不需形成总说明。总说明一般不超过200字，其样式见附件二。

册内每张照片必须按照册内标签的格式，填写分说明。已在总说明中注明了的内容，分说明不需重复。分说明的条目可以在档案专用管理软件上进行著录（分说明样式见附件四），并依据照片分说明打印出照片档案的卷内目录（即“卷内目录”以照片自然张为编目单位，填写相应内容，每组照片均要一个通栏标题，即总说明中的“题名”，通栏标题不超过50个字、

占一个空行），一式两份，一份装订在照片册上，一份与照片档案案卷目录一起装订成检索目录册。

正片号的编制方法示例：

G 1.2．2-01（003）

正片张号（一册编一流水号，册号断则张号也断）

正片册号（一册为一卷）

正片分类代号（如会议类、人物类等）

正片类代号

照片类代号

声像类代号

每册正片作为一卷拟写照片档案案卷目录（底片目录已包含其中，不需另外再写目录），案卷题名应概括案卷内照片的主要内容，必须包含责任者、年度、主要内容三大要素。照片档案案卷目录可在档案专用管理软件上进行著录，并打印出照片档案案卷目录，与相应的卷内目录一起装订成

检索目录册（用墨绿色的声像目录夹装订），照片目录册封面标签格式见附件三。照片档案目录册的编号方法示例：

G 1-03

正片目录册号（表示第三册目录）

正片类代号

照片档案大类代号

2、其它载体声像档案的整理

录音带、录像带、幻灯片、磁盘、光盘、胶片等载体类型的声像档案以盒、张为组卷单位整理，一盒（张）编一个档号，同类按时间顺序编流水号，直接填写案卷目录，不需填写卷内目录。其编制方法如下：

G 3-003

盒（张）号

录像带类

声像类代号

以盒（张）为案卷，填写案卷目录，并在档案专用管理软件上著录、打印，装订成检索目录册（用墨绿色的声像目录夹装订）。目录册的编号和标签格式参考照片类档案（见附件三）；磁盘盒和光盘盒的标签参见附件五；录音带盒、录像带盒、幻灯片盒和胶片盒上的标签如下：

3、声像档案中除胶片和照片的底片外，其它实体上(通常为脊背或背面)均要贴上一打印的标签（必须贴牢），如：

附件一

声像载体档案材料归档范围

及保期限表

此表所列为机关单位产生的声像类档案的主要内容，供参考。各单位

原有三级属类和代号仍使用原编定的三级属类代号。

附件二

机关照片档案总说明示例：

题名：广州市×××到本单位参观、指导（本组照片共6张）

说明：2000年7月20日，广州市×××在区×××局×××局长等人的陪同下，到本单位参观、指导。在参观后的座谈会上，本单位×××向市、区的领导

汇报了本单位在近年来××××××工作及取得的成绩。

照片起止号：G1.2.8—3（026）～（031）

底片起止号：G1.1—2（008）～（013）

附件三

照片目录夹标签格式示例(机关)：

正面脊背

附件四

机关照片档案分说明标签（分横与竖两种）示例：

附件五

磁盘盒与光盘盒标签样式: