职务说明书制作方法

职务说明书制作方法
2020/12/16
职务说明书制作方法
| 许多企业在由创业阶段向管理阶段
转型的时候，进行企业文化建设、
绩效管理、流程再造、管理模式创
新，但往往半途而废，总以失败告
终。其根本原因在于企业的基础管
理跟不上，而职位说明书没有或不
前
规范是最重要的原因。 | 编制职位说明书是一项耗时耗力、
理 § 根据工作内容，找出完成本岗位工作所需要
的技能和工具环境，确定任职资格 § 运用规范的语言进行描述，
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访谈法
¡ 就某一岗位与一个或多个任职者或任职 者的上级进行交流和沟通，确定某一格 岗位的职责。
¡ 要有较高的沟通技巧，如何引导受访者 多说关于岗位的知识
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观察法（适用于生产操作工）
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人力资源管理的研究对象
¡ 人：人性 ¡ 岗位： ¡ 人和岗位相结合，提高效益 ¡ 司机要求安全 财务要求原则 ¡ 对人性的了解 人的个性特点
人力资源管理的主要功能之一 就是把合适的人安排到合适的位置
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古希腊苏格拉底说过三句话
¡ 世界上任何两个人的能力是不一样的 ¡ 世界上任何一件事情不是每个人都能做、都会做的
• 在进行工作或流程设计的时候考虑的细一点 事务性工作要进行工作细节盘点 （先在部门范围内盘点，再分给不同的岗位）
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工作构成
¡ 辅助型工作：所有的岗位都有辅助型工作（经常被忽视：如： 清洁整理工作、办公设备管理维护工作）
¡ 流程型工作：所有的岗位也都会有流程型工作（就是有些岗 位的工作本身就是一个完整的流程，那么岗位职责就是流程 中的每一个关键环节，如采购员；还包括本岗位与其它相关 岗位的联结工作）
¡ 观察员工的每个行为和动作，并用文字 或图形进行记录
¡ 无效的劳动剔除（筛选） ¡ 分析归纳整理概括
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职位说明书的语言特点
¡ 高度概括性 ¡ 严密性、准确性 ¡ 普遍性 ¡ 针对性
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3rew
演讲完毕，谢谢听讲!
再见，see you again
2020/12/16
¡ 不能再分的最小工作动作单位，如从工 具箱中取出扳手
¡ 工作任务：一系列工作要素具有相同的 目的组成一项工作任务：如：车间工人 加工某个零部件
Hale Waihona Puke Baidu职务说明书制作方法
职位说明书构成
n
职位标识
n
职位目的或概要
n
主要应负责任
n
关键业绩评价标准
n
工作范围
n
任职资格
n
工作联系
n
工作环境和工作条件
n
其他有关信息：
重要的事情
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二、职位说明书的制作方法
¡相关概念 ¡职位说明书的构成 ¡职位说明书形成过程 ¡岗位分析—收集岗位信息 ¡职位说明书的语言特点
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相关的概念
¡职位说明书： ¡岗位/工作分析： ¡工作任务： ¡工作要素： ¡职务/职位：
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职位说明书的概念
质） ¡ 具备什么样的资格（上岗证）
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工作联系
¡
报告对象
¡
监督对象
¡
合作对象
¡
外部交往
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工作环境和条件
¡应该提供的办公或工作设备 ¡工作的时间地点噪音危险等岗位信
息
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其他有关信息
¡该职位所面临的主要挑战，所要做 出的重要决策或规划等等
¡职权 责权利相统一
¡ 事务型工作：有些岗位的工作任务之间互不相干，这些岗位 就要盘点并给予分类，进行高度概括，如秘书类岗位，办公 室的岗位）
注意：还有些岗位是介于事务型岗位和流程型岗位之间的， 就要综合考虑，如销售内勤
¡ 技术类工作：属于流程型工作 ¡ 管理类工作：做计划、指导、督促、沟通协调、反馈、制度
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关键业绩评价标准
¡ 应该用哪些指标以及标准来衡量每一项 工作责任的完成情况
¡ 用哪些标准来考核本项工作或本职位工 作
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如何确定评价标准
¡ 分析每一项工作任务 ¡ 找出岗位关键职责 ¡ 分析本岗位设置目的 ¡ 一般思路：
做了没有 效果如何
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任职资格
¡ 具备哪些方面的知识 ¡ 具备哪些技能、能力 ¡ 具备什么样的经验 ¡ 具备什么样的素质（职业素质、身体素
分析，从而让其他人也知晓本岗位职责的过 程 • 岗位分析的结果用规范的语言表达既为职位 说明书
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职务 职位
¡ 有多少个人就有多少个职位，与人一一 对应
¡ 职务是同类职位的集合，职位则是由组 织目标，部门职能而进行的工作设计
¡ 通常情况下职位和职务不相区别
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工作要素 工作任务
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职位说明书的形成过程
¡ 部门领导对本部门人员进行分工（工作/流程 设计）
¡ 运用岗位分析的方法收集该岗位的工作内容 和相关责任
¡ 对收集到的信息进行筛选整理归纳总结概括 形成岗位职责
¡ 根据岗位职责和要进行的工作确定任职资格 ¡ 运用规范语言形成职位说明书文件
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岗位分析—收集岗位信息
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职位标识
¡ 职位名称 ¡ 任职者 ¡ 上级职位名称 ¡ 下级职位名称 ¡ 职位编号 ¡ 职位等级/类别 ¡ 发展/晋升方向
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职位目的或概要
¡ 用一句话说明为什么要设置这个职位， 设置这一职位的目的和意义何在
¡ 总经理秘书职位概要： 协助总经理安排每天的日程，人员接待、 公文转接等文秘服务，严守工作纪律和 保密原则，以保证总经理工作的顺利开 展
¡对职务和岗位的简称 职位 ¡是一种具有特定格式的文本形式 ¡岗位：是有一系列工作任务组成的 ¡职务：职务是对具体岗位任职人员
称呼 ¡职位说明书必然是对任职人员的说
明和对岗位工作内容的说明而形成 的一种文件
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岗位分析
• 岗位分析是一种行为，也是一个过程 • 岗位分析需要一定的方法 • 岗位分析的最终目的是形成职务说明书 • 岗位分析是岗位任职人员对本岗位职责进行
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应负主要责任（工作内容）
¡本职位应承担的每一项工作责任的 内容
¡每一项工作责任包括三方面的基本 信息或更多：做什么、如何做、做 到什么程度
¡全面（不重复、不漏项） ¡语言精确、表达明晰
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如何确定一个岗位的责任
如何理解责任
¡ 责任在职位说明书里表现为工作任务。 ¡ 责任：这里理解为任职人员在这个岗位上把
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¡只有把某件事情与某种特定性格特 质和素养的人结合起来才能取得良 好效果
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企业管理的难点在人，具体的 说，是在于人与岗位的相结合。 要解决这一难题，就要对人进 行研究、对岗位进行研究，就
要做职位说明书。
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规范的职位说明书可以带来的效果
¡每个人都有事情做 ¡每件事情都有人做 ¡管理无空白、职位无重叠 ¡能为管理者节省更多的时间处理更
言
工作量大需要反复斟酌的苦差事
| 职位说明书一旦成功创建，企业将 受用无穷
| 创建职位说明书需要总经理重视、 经理出力、员工参与。需指派专人 负责、反复审阅修改定稿
职务说明书制作方法
一、为什么要做职位说明书
¡ 是一项管理技能：职位说明的实质是工作分工 ¡ 是人力资源管理规范的需要 一、职位的要求 二、招聘的依据 三、培训的尺度 四、考核的标准 五、薪酬的衡量 六、管理的基础
要求做的工作任务做好，也叫职责。如：让 你打文件，不但要打出来，还要尽可能减少 错别字，并且格式正确，速度快。
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责任范围
• 责任范围：就是工作范围，确定在某个工作 流程中，哪些事情/环节应该由该岗位任职 人员负责，哪些不该负责。
• 责任范围搞不清，就会出现管理的空白地带 或互相推诿（有些事情没人做）
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岗位信息的来源
¡ 岗位任职者 ¡ 岗位上级 ¡ 岗位下级 ¡ 组织目标、发展战略、规划对岗位的要
求 ¡ 档案资料 ¡ 运用各种岗位分析方法得到
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岗位分析的常用方法
¡工作日志/日记法 ¡访谈法 ¡观察法
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工作日志/日记法
§ 真实地纪录每天的工作内容，至少要一个月 § 对工作内容进行分析，裁除无效劳动 § 对与本岗位工作相关的工作内容进行分类整