档案资料管理模版

档案资料管理

有效利用信息资源已成为现代物业管理的运作基本方法，在物业管理公司的档案建立与管理中，运用先进的计算机网络技术，以纸质档案和电子档案相结合的方式对档案进行集中有序、标准规范的管理，充分发挥档案静态和动态的作用，为顺利开展物业管理工作提供及时、准确、翔实的信息资源。

资料的收集

设立档案室,由专门人员负责管理。资料的收集坚持内容完整、数据可靠的原则，并根据管理的实际需求，扩大资料信息的来源渠道。

（一）与项目各方面积极合作，力争全面准确地收集有关建筑结构、机电设备和辅助设施等原始资料。

（二）日常管理中收集和建立业户档案、本体维修档案、设备运行档案、投诉回访记录以及ISO 9000质量管理运行记录、创优达标记录。并将档案的收集、整理、汇总、归档、编目制度化。

（三）通过济南市政府主管部门或国际互联网等渠道获取相关信息。

一、资料的整理和分类

收集到的所有资料、质量记录统一由资料员统一整理，剔除无效部分，然后根据来源、内容、表现形式等特点进行细分，做到条理清晰，分类合理，易于检索。

二、资料的归档管理

（一）归档就是将分类整理好的信息资料进行分类保存，档案分三级：永久保存的档案为一级档案，长期保存的为二级档案，保存期三年以下的为三级档案。在档案管理中将原始资料归档，并要求做到电子文档备份。

（二）一级档案、加密档案应严格控制借阅，一级/加密档案的电子文档应设置使用权限，确保一级/加密档案的安全。

（三）档案管理员应编制统一的档案分类说明书及档案目录，并按内容、部门、年度、保存期限及级别分类进行组卷、逐一编号、登记造册、编制目录、分柜保存。

（四）为保证档案的完整和安全，档案室应随时保持干燥、通风、清洁，并加装防盗门和防盗网。同时配备合适的文件柜、文件盒以及除湿机、消防器材等，确保储存地点符合防火、防虫、防鼠、防潮等要求并定期巡查。

（五）档案室钥匙交由档案管理员专门保管，档案室禁止无关人员任意进出。

三、文档建立、使用、借阅流程图

（一）文档使用、借阅权限

1、公司文档仅限内部员工、认证机构和相关方使用、借阅。

2、一级文档限领班以上员工借阅、认证机构和相关方借阅文档必须经理批准。

3、财务档案仅限财务工作人员、外部审核人员、领导层使用、借阅。

档案的销毁

根据文件的保存期限和性质，定期对过期和作废的文档进行剔除和销毁，防止档案堆积和混淆。对于已过存档期的档案，经主管领导批准方可销毁，同时建立已销毁文档清单备查。

档案资料的分类

管理档案资料

ISO9000质量管理档案及创优档案