归档文件目录封面、表格及备考表
档案归档整理流程
档案归档整理流程一、收集收集工作作为档案管理的第一个步骤，由于涉及到最后档案的归档的齐全完整和有效利用，目前将其划分为两个步骤：文件判断和确定期限。
1、文件判断。
文件判断主要是对于现有文件的归档范围进行确定，首先需要与各单位进行沟通和深入调研，根据实际情况划定合理的归档范围。
2、期限期限。
根据文件的使用频率，重要程度等划分对应的保管期限，根据不同的保管期限进行相应的管理，主要体现在年度鉴定和保管期限到期后的销毁工作上。
二、分类归档文件范围和保管期限表上对于各类档案进行了细致的划分，应对照表格对于收集文件进行类别的划分。
三、编制页码注意编制页码的时候不漏页、不重页，案卷封面、卷内目录、备考表不编页码，卷内文件在右上角开始标号，从“001”开始，遇有正反双面在反页左上角标出。
四、装订用不锈钢钉逐件装订或者组卷装订，避免生锈腐蚀文件。
五、排序对于同一类别的文件按照时间的先后顺序排列。
六、档号标识对于排列好的文件依次标出档号，做到不重复，不断号，保持档案编号的自然连续性。
七、著录著录是指对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程，著录是为了满足检索查找提供利用的需要。
八、装盒即同“组卷”，将具有相同联系的文件放置在同一盒子里，对于案卷（盒子）进行编号。
案卷除包含排列好的文件外还应包括案卷封面和备考表，案卷封面反映文件内容，备考表则对于案卷组卷情况进行说明，包括案卷包内容，日常使用、变更情况，组卷时间，组卷人和审核人等。
案卷封面置于文件前面，备考表置于文件之后，二者不进行页码的标识。
九、打印目录包括卷内文件目录和案卷目录，注意按照文件的保管期限进行区分汇总。
十、编制检索工具对于准备好的各类目录进行整理，编制目录汇总表，提供日常利用。
档案归档整理流程图。
归档文件的整理方法和步骤
归档文件的整理方法和步骤一、收集：1、翻箱倒柜，找出所有的文件材料。
2、走访、动员原任领导和办公室人员，移交其保存的文件材料。
3、收集的范围（1）本单位在工作、生产活动中形成的各种文件材料；（2）本单位未经收发文登记的管理性文件（俗称“帐外”文件），如各种会议记录、典型调查材料、重要函件往来、重要电话记录、外出人员参加工作会议带回来的文件和有关资料；（3）直属上级单位和其他单位针对本单位颁发的属于本单位主管业务并要执行的文件、下级单位呈报的与本单位职能活动有紧密联系的重要文件。
二、分年度：按文件制发的时间（落款时间）或文件内容针对的时间，把同一个年度的文件集中放在一起。
遇到没有标明时间的文件，要考证文件的时间。
遇到跨年度的计划，放在计划的第一年。
遇到跨年度的总结，放在总结的最后一年。
三、分级别：按来文或制发文件单位的级别，分别放好。
四、划分保管期限：1、永久：凡是反映单位主要职能活动和基本历史面貌，对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。
2、定期30年：凡是反映单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的文件材料列为定期30年保管。
3、定期10年：凡是在较短时间内对本单位有参考利用价值的文件材料列为定期10年保管。
五、装订文件，编写页码：每份文件单独装订，装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
要把原来的订书钉取掉，换用不锈钢订书钉，遇很厚的文件，或簿册类的文件材料，可以用装订线采取“三孔一线”方法装订。
每份文件单独编写页码，有字的页面都要编页号，下面的编右下角，背面有字的编左下角，要用碳素墨水，不能用蓝墨水和圆珠笔，更不能用铅笔。
六、填盖档号章：在每份文件首页右上端的空白位置加盖档号章并填写相关内容。
档号应填写全宗号、年度、件号、保管期限。
高：8mm﹢8mm 宽：15mm﹢15mm﹢15㎜七、录入目录、打印目录、填写备考表：（一）录入目录1、顺序号：也就是同一年度、同一保管期限的文件份号，即件号。
档案工作印章、目录、标签样式(通用)
档案工作印章、目录、标签样式（通用目录 45 种）1、档号章规格样式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈22、文书档案封面┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈33、卷内备考表（文书立卷适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈44、案卷目录（文书立卷适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈55、卷内文件目录（文书立卷适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈66、档案目录封面、背脊式样（文书立卷改革适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈77、归档文件目录（文书立卷改革适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈88、盒内备考表式样（文书立卷改革适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈99、科技档案封面式样┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1010、科技档案备考表（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1111、科技档案案卷目录格式（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1212、科技档案卷内文件目录格式（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1313、科技档案总目录（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1414、科技档案分类目录（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1515、会计档案目录（报表、帐簿、凭证及会计其它适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1616、会计档案移交清册┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1717、会计档案移交清册（样式）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1818、会计档案销毁清册（样式）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1919、干部档案登记表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈2020、干部职务变动登记表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈2121、工资变动登记表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈2222、干部档案目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈2323、已故人员档案登记表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3624、已故人员档案检索表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3725、声像档案案卷目录（通用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3826、照片档案案卷目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3927、照片档案卷内目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4028、照片档案总说明┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4129、录音录像档案案卷目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4230、录音说明┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4331、录像说明┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4432、机读档案目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4533、底图档案目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4634、审计档案封面┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4735、实物档案目录（时间分类法适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4836、实物档案目录（小类－时间分类法适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4937、实物档案小标签┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5038、发文汇编案卷目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5139、发文汇编卷内文件目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5240、全宗卷封面┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5341、全宗卷案卷目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5442、全宗卷卷内文件目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5543、图书资料目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5644、专题目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5745、目录标签┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈58 （1）档案目录封面标签、背脊标签式样（文书立卷等适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 58 （2）档案目录封面标签、背脊标签式样（文书立卷改革适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 59 （3）文件汇编、专题目录封面标签、背脊标签式样（文件汇编、专题目录夹适用）┈┈┈┈┈ 601、档号章规格样式2、文书档案封面3、卷内备考表（文书立卷适用）卷内备考表4、案卷目录（文书立卷适用）案卷目录目录号：5、卷内文件目录（文书立卷适用）卷 内 文 件 目 录6、档案目录封面、背脊式样（文书立卷改革适用）封面背脊7、归档文件目录（文书立卷改革适用）归档文件目录8、盒内备考表式样（文书立卷改革适用）备考表9、科技档案封面式样（基建、设备、科技档案适用）10、科技档案备考表（基建、设备、科技档案适用）备考表11、科技档案案卷目录格式（基建、设备、科技档案适用）案卷目录卷内目录13、科技档案总目录（基建、设备、科技档案适用）科技档案总目录14、科技档案分类目录（基建、设备、科技档案适用）科技档案分类目录15、会计档案目录（报表、帐簿、凭证及会计其它适用）会计档案目录目录号：16、会计档案移交清册会计档案移交清册移出部门：接收部门：部门领导：部门领导：经办人：经办人：移出日期：接收日期：会计档案移交清册2、交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。
文书档案归档操作指引
文书档案归档操作指引1适用范围本指引明确了文书档案整理的原则、方法；适用于中铁房地产集团四川有限公司（以下简称公司）各职能部门/项目，及下属公司的文书档案整理工作。
2 定义2.1 归档文件立档单位在其职能活动形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质（电子档）文件材料。
2.2 归档文件整理2.2.1整理是按照一定的原则对档案实体以件为单位进行系统分类、排列、编号、编目、装订、装盒，使之有序化的过程。
2.2.2 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
3.整理方法3.1件归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文、请示与批复为一件，没有批复的重要请示可单独为一件。
3.2 装订3.2.1归档文件按件装订。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；批复在前，请示在后。
3.2.2装袋前去除金属物（回形针、大头针及普通订书针），可采用档案专用不锈钢钉进行装订，对超大纸张进行折叠，对超小纸张进行裱糊。
3.2.3归档文件的装订要求保持整齐、完整，便于保管，方便利用。
3.3分类3.3.1归档文件统一采用年度—保管期限—机构·类别（类别参见档案管理制度附件1《档案归档目录》）分类法进行分类。
3.3.2归档文件的保管期限一般划分为永久、30年、10年三种。
归档文件保管期限的鉴定与划分参照《档案管理制度》中附件1《档案归档目录》表。
保管期限代号：1—永久，2—30年，3—10年。
3.3.3归档文件的年度。
一般情况下，归档文件应归入文件的形成年度。
跨年度形成的文件归入办结年；跨年度形成的会议文件归入闭幕年；跨年度形成的案件文件归入结案年；法规性文件归入公布(批准)年；年度工作计划、总结、报告及各种统计资料归入文件内容针对年；长远规划及多年工作总结、报告、表彰等文件归入文件形成年；年度总结和第二年计划在一起的文件，归入文件形成年；会议记录不得跨年度归档；正本与定稿、来文与复文、请示与批复，文件的日期以正本和复文的日期为准。
档案目录格式规范
新文书档案目录格式（一）归档文件目录归档文件目录年度：2008 类目：2 保管期限：永久盒号：004①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。
②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边35mm。
纵向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用15（行）*15（mm）分布。
③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。
注：纵向目录表格格式均参照以上。
（二）全引目录式样0--5大类档案全引目录索引年度:2008年①一般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。
②一般地，索引表格至顶端纸边40mm。
表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用18（行）*10（mm）分布。
③一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
注：索引表格格式均参照以上。
（三）新文书档案备考表式样备考表②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。
③一般地，备考表均距左侧纸边25mm ，距右侧纸边15mm ，至顶端纸边35mm 。
（四）新文书档案卷盒脊背档案盒盒脊式样 档案盒底边式样单位：mm(两种样式取其一,档案盒竖立放置取左,放倒放置取右)①虚线框及当中“全宗号”等文字均不需写出，请替换为相应名称所代表的实际内容。
下文中出现此“虚线框”符号，请依样处理。
（五）新文书档案全引目录脊背（以下以公司为例，各单位需根据样式换成本单位标识）示例一 示例二说明：1、全引目录脊背式样如上，大小自定，效果整齐统一；全引目录年度文书 档案第 1/3 册全引目录年度文 书 档 案全1册2、文书档案分年度组织全引目录，一册能用的注明“全1册”，一册不够的另立多册，每册注明“第M/N册”。
律师业务档案卷宗封面目录收案结案审批表结案小结卷内备考表
【基本案情】
【办案经过】
【办案体会及总结】
卷 内 备 考 表
本卷情况说明：
本案卷已编号的文Байду номын сангаас材料共张,
其中：文字材料张,照片张。
本卷审核说明：
立卷人：
检查人：
立卷时间：
17
办案小结
18
备考表
卷 宗 目 录
（刑事案卷）
序号
文 件 名 称
页码
备注
1
律师事务所收案审批及利益冲突审查表
2
风险告知通知书
3
委托合同、委托书或指定书刊号、律师函
4
收费凭证
5
阅卷笔录（代理原告不要求有）
6
会见犯罪嫌疑人、委托人、证人笔录
7
调查材料（证人证言等有关证据材料）
8
重大复杂疑难案件集体讨论记录
号 数
备注
律师业务档案卷宗
（非诉讼类）
类别
案号
年度 字第 号
承 办
律师事务所
承 办
律 师
委托人
委
托
事
项
受托
日期
年月日
办结
日期
年月日
结
果
归 档
日 期
立卷人
保 存
年 限
卷内
页数
档 案
号 数
备注
卷 宗 目 录
民事（行政）案卷
序号
文 件 名 称
页码
备注
1
律师事务所收案审批及利益冲突审查表
2
风险告知通知书
3
委托书（委托代理合同、授权委托书、律师函）
律师业务档案卷宗封面目录收案结案审批表结案小结卷内备考表
文书档案的归档整理方法
文书档案的归档整理方法文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行档案的收集、明确归档范围、分类、装订、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
文件材料归档整理的具整理方法如下：一、收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
材料齐全完整、内容真实准确，任何领导和个人不得利用职务之便，无故将所保管的档案据有，不将手上应归档的文件材料移交档案室，将根据中华人民共和国监察部、中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局《档案管理违法违纪行为处分规定》第六条利用职务之，对有关责任人员，给予记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分。
收集的范围：1、收集本单位产生的各种文件材料（包括领导手上、各科（股）室及在电脑上的各种文件材料、表册及各种会议记录等材料）2、收集有关部门针对本单位人和事方面的各种文件材料。
（如本单位的请示、上的批复；组织、人事、纪委等单位针对本单位干部职工的调动、安排、离、死亡、抚恤、任免、奖励、处分等文件材料。
）3、上有关部门和业务主管部门制发有关本单位业务工作的各种文件材料。
二、确定归档范围和不归档范围：（一）机关文件材料归档范围是：（1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
（二）不归档范围：（1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料三、确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。
文件归档、归档文件整理
封面档号由全宗号、目录号、案卷号组 全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。 目录号：全宗内案卷所属目录的编号。
卷脊项目包括：全宗号、目录号、年度、 案卷号。
封面项目包括：全宗名称、类目名 称、案卷题名、时间、保管期限、
件、页数、归档号、档号。
案卷封面——卷内文件目录— —文件——备考表——封底。
立卷，就是把零散的文件，组合成 若干个案卷的过程。
（2）立卷原则
▪遵循形成规律和特点——按其历 史原貌；
▪保持有机联系——同一问题，同 一案卷；
▪区分不同价值——价值相近可组 为一卷；
▪便于保管利用——立小卷。
（3）立卷的方法步骤
文件收集判断——文件分类（区分源自年度、机构、问题、保管期限）— —组卷——卷内文件排序——卷内 文件编页码——填“卷内文件目 录”——填“备考表”——拟案卷 标题——填写案卷封面——装订案 卷——案卷排列及上架——编制案 卷号——编制案卷目录——编制档 案目录——编制目录号——编制档 号。
文件移交清单
文号 文件名
日期 部门 出文人 接收人 备注
归档文件移交清单
序 号
文件资料名称
保
页 数
档案类别 （文书、 教学）
管 期
限
移交 部门
移交 人
交接时 间
二、归档文件的整理
归档文件的整理方法有两种：立 卷和单件归档。
1、立卷的整理方法 （1）案卷
由若干互有联系的文件构成的组合 体，是档案基本保管单位。
平时归类：文书人员在公文办理完 毕后，及时把文件归入有关类目。 及时检查。
注意“账外”文件的收集。（账外： 未经收发文登记的文件）
4、归档要求：
齐全完整、系统科学、优质精练、 及时迅速、手续完备
文件归档的几个步骤
文件归档的几个步骤文件归档是文件管理人员在其职能活动中形成的，办理完毕后应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和使用。
办公室文员要想做好文件归档工作，需把握以下几点：归档文件的排列（1）归档文件排列。
归档文件排列即是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件前后次序的过程。
注意，其他不同类别归档文件之间的排列、档案盒的排架不在此范围内。
（2）排列原则。
排列原则即是在最低一级类目内文件的排列。
所谓最低一级类目，是指分类时所确定的类目体系中设置最低一级的类目，如设保管期限＋年度＋机构分类时，那么“机构”为最低一级类目。
归档文件排列原则即事由原则。
所谓事由原则，即同一事由的相关文件应当排列在一起的原则，同时结合时间、重要程度进行排列。
（3）排列方法。
操作步骤可分为两步：第一步，先按照事由原则将同一事由内的文件按一定顺序排列起来。
其方法是按文件形成时间的先后顺序，形成日期在前的排列在前面，形成日期在后的排在后面；或者按文件重要程度排列，重要性、结论性文件排在前面，其他的文件排在后面。
第二步，再将不同事由的归档文件排列起来，其方法如下：一是按不同事由形成时间的先后顺序排列；二是按事由重要程度排列；三是按责任者或承办部门分别集中排列；四是按不同问题分别集中排列；五是会议文件、统计报表等成套文件可集中排列。
归档文件的装订（1）文件的区分和确定。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，定件与复制件为一件，转发文与被转发文件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件，一次会议或活动的成套文件可为一件或两件，会议记录、简报、信息均可为一件或两件，介绍信、存根经白纸托被各满20张为一件。
“为一件”是指归档文件实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。
（2）装订方法。
不只是单份文件可作为一件的，排列顺序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；成套文件按时间顺序排列。
档案管理相关表单
档案管理相关表单1.档案移交目录移交单位：序号文件类别文件编号文件名称页数保管期限保密程度存档人档案日存档日期备注目录编制人。
单位负责人。
档案接收人。
保密程度。
公开、秘密、机密、绝密保管期限：永久、长期、短期改写：档案移交目录包括移交单位、文件类别、文件编号、文件名称、页数、保管期限、保密程度、存档人、档案日、存档日期和备注等信息。
在编制目录时，需填写目录编制人、单位负责人和档案接收人等基本信息，并注明保密程度和保管期限。
2.归档文件目录第页序号题名档号文件编号保密程度页数责任者日期保管期限备注保存部门：档案管理部门保存期：永久改写：归档文件目录包括序号、题名、档号、文件编号、保密程度、页数、责任者、日期、保管期限和备注等信息。
在编制目录时，需注明保存部门和保存期限。
3.档案案卷目录第页档号题名张数文字图纸编制单位编制日期密级保管期限存放柜号备注保存部门：档案管理部门保存期：永久改写：档案案卷目录包括档号、题名、张数、文字图纸、编制单位、编制日期、密级、保管期限和存放柜号等信息。
在编制目录时，需注明保存部门和保存期限。
4.会计档案案卷目录编码：第页案卷号案卷题名原会计编号所属年度页数保管期限存放位置备注保存部门：档案管理部门保存期：永久改写：会计档案案卷目录包括编码、案卷号、案卷题名、原会计编号、所属年度、页数、保管期限和存放位置等信息。
在编制目录时，需注明保存部门和保存期限。
5.归档文件材料催交通知单归档单位（部门）：归档单位（部门）负责人。
归档单位（部门）档案员：根据文件材料归档制度的要求，您单位（部门）所产生的下列文件材料未能在规定时间内归档。
请你们对其整理，务必在日内向档案室移交。
谢谢合作！档案室(盖章) 年月日应归档文件材料清单及归档要求（档案部门填写）：归档单位（部门）意见：通知单签发人。
签字（盖章）通知单接受人：一式两联：（1）存根（2）有关归档部门（单位）存保存部门：档案管理部门保存期：1年改写：归档文件材料催交通知单是由归档单位（部门）发出，通知其他单位（部门）未能按规定时间归档的文件材料，并要求其在规定时间内整理并移交档案室。
文书档案立卷规范(上传版)
文书档案立卷规范一、文件的排列包括件与件的排列和件内文件的排列1、件的概念：是文书档案的基本整理单位。
一般以每份文件的不同稿本合为一件，包括文件正本、定稿、附件、被转发文及有领导重要批示或有处理结果的公务审批单等相关文件；来文与复文可为一件；报表、名册、图册一册（本）为一件。
2、件内文件的排列：每件文书档案内不同稿本排列次序为：文件审批单、正本、附件（或被转发文）、定稿、复制件。
3、件与件的排列：按事由结合时间、重要程度等排列。
在同一保管期限内，同一事由的文件集中排列、同一类业务产生的文件相对集中排列；会议文件、统计报表、案件材料等成套性文件集中排列。
二、页号的编写1、文件中有有效图文的页面为一页。
2、页号用铅笔编写。
3、页号编写位置为文件正页右下角、文件反页左下角。
4、当归档文件有连续页码时，无需重编页号。
当归档文件无页码或无连续页码时，每份归档文件需从“1”开始使用阿拉伯数字顺延编写。
三、填写封面和备考表●根据市档案馆对文书档案移交的要求，每件文书均须有封面和备考表。
●封面包括：1、立档单位名称：应使用全称。
2、部门：填写归档部门（处室或事业单位）的名称。
3、日期：填写文件的成文日期，以8位阿拉伯数字标注，如“20101010”。
文件中没有日期的应尽量考证清楚，至少将日期标注到年度。
4、保管期限：填写文书档案保管期限的全称或标识年限，如永久、30年、10年。
5、页数：每件文书档案的总页数。
6、室编件号：由处室代码和三位流水号组成，中间用“–”分隔。
本处室同一保管期限的档案按流水号排列。
7、全宗号、目录号、馆编件号：在向档案馆移交前由档案人员填写。
●备考表包括：1、本件情况说明：填写本件在整理和管理过程中需要说明的情况，如文件的缺损、修改、补充、移出等，以及作出情况说明的人员姓名。
2、整理人、检查人：由归档人员和本部门负责档案工作的领导签名，填写应完整以示负责。
3、日期：以归档文件整理完毕的日期为准，填写到年、月、日。
归档文件排列方法【范本模板】
文件排列:文件排列,就是依据事由原则确定全宗内归档文件先后顺序的过程。
机关文书档案的文件排序首先需在同一个保管期限内将同一事由的文件排列在一起,同一事由的文件可按文件重要程度排列,也可按文件形成的时间先后顺序排列。
其次将不同事由的文件按照文书档案分类方案中的不同问题、分类集中排列起来。
对于某一次会议材料、统计报表、信息简报等成套性的文件应集中排列在一起,保管期限按照其中文件的最高期限来划定。
加盖、填写归档章归档章一般加盖在每份文件的首页上端居中空白位置。
项目有全宗号、年度、件号、类别、保管期限、盒号等。
式样如下:盖归档章和填写内容时需用耐久性材料，如红色印泥、碳素墨水等。
全宗号是档案馆给立档单位所编制的代号.没有向县档案馆进行过移交的单位没有全宗号,暂时可不填写,待档案馆给定全宗号后再填写.类别是按单位制定的文书档案分类方案中的大类，可简写为“一、二、三”等。
年度是归档文件的形成年度,用4位阿拉伯数字填写，如“200５”，不能简化为“05”。
期限是按照已确定的归档文件保管期限，分别填写“永、30年、１0年”。
件号是文件的排列顺序号，同一保管期限、同一年度内从“１”开始编号，即永久、3０年、１0年分别编号，每年形成三个流水号。
盒号是文件所存放的档案盒位置号。
同一保管期限从“1”开始编号，可一年一年续编；也可以同一保管期限、同一年度内从“1”开始,即永久、30年、１0年分别编号,每年形成三个流水号.九、装盒装盒将归档文件按照件号的先后顺序装入档案盒。
基本要求是将同一年度、同一保管期限的归档文件,根据档案数量多少装不同规格型号的档案盒。
不同年度、不同保管期限的归档文件不应混装入同一盒内。
同一类别的档案可根据数量多少可装一盒或多盒，保证档案材料与盒的厚度适宜即可。
盒脊及封面和备考表需填写完整仔细。
盒脊及封面要与归档章填写项目一致，并注意规范整洁,美观大方。
封面主要填写的项目是全宗名称即立档单位的全称;盒脊背填写项目主要包括全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号等，其中，起止件号填写盒内第一份归档文件的件号和最后一份归档文件的件号,中间用“-”连接.结合实际操作，建议盒脊背与封面内容均沿盒线居中的位置用印章加盖。
档案目录格式规范
关于下达大唐国际发电股份有限公司 2008 年第一批小型基建计划的通知
关于下达大唐国际发电股份有限公司 2008 年第二批小型基建计划的通知
关于下达大唐国际发电股份有限公司 2008 年第三批小型基建计划的通知
2008.01.12 3 2008.04.12 4 2008.10.22 6
①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边 25mm，距右侧纸边 15mm。以上字段从左至右依次保持宽度为 10、20、 20、70、20、10、20（mm），整表宽度为 170mm。 ②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边 35mm。纵向表格首行字段部分高度为 20，其余表格部分采用 15（行）*15（mm）分布。 ③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符 数量具体情况而定）。 ④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。
类目名称
案卷目录 所在页号
燃料设备管线施工安装文件
1
锅炉设备管线施工安装文件
1
汽机设备管线施工安装文件
3
化水设备管线施工安装文件
6
暖通及其它系统设备管线施工安装文件
8
焊接记录、试验报告
10
材料出厂证书
12
设计变更、工程变更、材料代用单
16
2 号机 卷内目录 所在页号
1 10 59 69 99 110 135 160
143—190 盒 191—250 盒 251—280 盒 281—310 盒
90 号柜 91 号柜 92 号柜 93 号柜
311—340 盒 341—360 盒 361—391 盒 393—400 盒
文书档案归档文件收集整理说明
收集
一、发文（正文三份，底稿一份）
1、发文按文号大小号排列整； 2、本处室的工作总结、工作计划以及合同协议要归档； 3、本处室编印的答题卷连同答案两份归档； 4、本处室编写的文件汇编和画册归档两份； 5、查看发文批复、请示、附件以及依据性文件是否齐； 6、如无批复，缺损的依据性文件和附件，要求处室负责领
导签字并注明时间（填写在文件右上角）； 7、批复在前，请示在后； 8、文件底稿要求完整、不少页、不缺印章；
二﹑收文
收集
1、收文与收文本对照无误；
2、如收文已附在发文后或收文已下发等情况的要由经 手人注明收文去向并签字（标注在收文单中）；
3、交通运输厅与外单位联合发文（编外单位文号）的 文件也要归档；
纸上之后才能归档 。
编页
一、保管期限分永久、定期（30年、10年）
分类完毕后，文件要求下齐和左齐，按件编页并填写 档号章。
二、正本、副本和第三套
整理齐全后按件编页，在文件右上角用铅笔编写页数 。
三、收文
齐全后按件编页、在文件右上角编页，在左上角（ 距上1公分，距右1公分）。
打印文件目录、备考表
1、归档文件目录表由档案室统一考盘，归档文件目录 一式三份；
4、收文齐全后按来文单位分类如：国务院、交通运输 部等上级单位、省直单位、下级单位等。
整理
一、发文
1、批复、请示和附件中的公处理文单要附在文件后； 2、文件底稿要求完整不少页、不缺印章； 3、表格的表头朝左，表格不能空白无内容； 4、文件按批复在前请示在后下属单位来文在最后的顺 序排列； 6、三份正文分开，一份附在底稿前归档，两份各单独 排列打印文件目录。（整理后一份为副本，一份退处 室查阅）；
广州市执行《归档文件整理规则》实施细则-
广州市执行《归档文件整理规则》实施细则正文：---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 广州市执行《归档文件整理规则》实施细则（广州市档案局2002年2月27日发布）1、序言1.1为适应档案管理现代化的需要，加强我市各单位文书档案的规范管理，促进我市文书档案整理改革的顺利进行，根据《归档文件整理规则》（DA／T22--2000）和《广东省文件材料归档方法改革方案》，制定本实施细则。
1.2归档文件整理实施的前提是要应用计算机和优秀档案管理软件管理档案。
市直属单位必须使用广东省档案局《关于增加推广优秀档案管理软件的通知》（粤档发【2001】18号）文件推广的软件。
我市首选l996年省档案局发文推广的《DARMS文件档案资料综合管理系统》。
2、范围归档文件整理实施细则的实施范围，包括全市各级机关、企业、事业单位和其他社会组织的文书档案的整理工作。
3、定义3.1归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
3.2归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
3.3件归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，会议记录、会议纪要、刊物等成套性材料一次（期）为一件，来文与复文（请示与批复、函与复函）视具体情况为一件或两件，即当年有批复的，与请示并为一件；否则，当年请示作一件。
次年有批复的，批复作一件，但要在请示、批复归档文件目录备注栏中分别注明。
归档文件整理规则(WORD50页)
目录归档文件整理规则 (1)常见问题问答 (6)归档文件整理规则实施方案 (12)归档文件整理规则中华人民共和国标准DA／T22—2000归档文件整理规则The Arrangement Rule d Filing DocumentSl范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。
2定义本标准采用下列定义。
2．l归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2．2归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2．3件归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。
来文与复文可为一件。
3整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4质量要求4．1归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予修整；字迹模糊或易退变的文件应予复制。
4．2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5整理方法5，1装订归档文件应按件装订。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
5、2分类归档文件可以采用年度——机构（问题）——保管期限或保管期限——年度——机构（问题）等方法进行分类。
同一全宗应保持分类方案的稳定。
5．2．1按年度分类将文件按其形成年度分类。
5．2．2按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。
5．2．3按机构（问题）分类将文件按期形成或承办机构（问题）分类。
本项可以视情况予以取舍。
5．3排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5．4编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容，归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见图AI。