会议运营管理

第一章

第二章

第三章会议概述

第一节会议的概念

狭义的会议是指一种围绕特定目标和议题进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的、有组织、有计划地群体性商议活动。

（1）会议的针对性（2）会议的规定性。（3）会议的程序性，

广义的会议则包含一切围绕特定目的开展的、使用口头交流方式的群体性活动。区分广义会议和狭义会议，首先要看会议有无特定的议题。有目的而无特定议题的活动，如：开幕式、闭幕式、颁奖仪式、开业仪式等，属于广义的会议；

二、会议的特征

1.会议是一种围绕特定目标和议题开展的活动

2.会议是一种以口头交流为主要方式、以书面交流、声像交流以及其他交流手段为辅助方式的活动

3.会议是一种群体性的社会交往活动

第二节会议的要素

要素大致可以分为三类：会议人员要素、会议物质要素和会议形式要素。

会议主体是指主要策划、组织会议的人员，包括主办者、承办者、支持单位、赞助单位和协助单位等。

会议人员的活动决定着会议的效果。

会议的物质要素，是会议顺利进行的必要保证，

会议议题是根据会议目标确定并提交会议讨论或解决的具体问题，会议议题处于会议的核心地位。

以议题内容分。会议议题可以分为政治性工作议题、经济工作议题、外交工作议题、教育工作议题、科技工作议题等等。

以议题来源分。主要有法定例会议题和非例会议题。

会议名称是指能够概括一次会议的主办单位、参加对象、内容和时间地点等的简短精炼的标题。

会议时间通常包括三个方面：一是会议的起止时间。二是会议的时间量。三是会议的周期。

第三节会议的功能作用

会议的功能

1.信息交流、传递

2.集思广益、科学决策和管理

3.发扬民主、宣传教育

4.联络感情

5.树立形象、产生权威

6.检查、监督

第二章会议类型

第一节会议类型

按会议性质划分

1.法定性会议

2.非法定性会议

交流性会议的意图着重于在文化、专业学术及其它方面的交流学习、经验分享，根据会议内容不同，对出席者的要求也各有不同。

法定代表性会议（也称立法性会议）

协会类会议在会议市场中占有相当重要的位置。玻璃鱼缸式会议

这是一种非常独特的方便电视转播的讨论会议类型。

第二节各类会议的作用和特点

公司会议的特点：

准备时间相对较短，很少有超过一年的。出席者据调查，大多数会议的参与者少于500人，会期培训或奖励会议的会期最普遍的大约是3天，有时可长达3至5天。

协会会议的特点

会期对于全国性会议来讲，协会会议平均期限为3至5天，会议策划与决策协会会议的策划和决策者一般为协会的负责人。听证会

⑴法定性：⑵广泛性：⑶公开性：新闻发布会

⑴会议内容具有新闻性：⑵会议目的具有公关性：⑶会议形式多样性：⑷发布对象的广泛

性： 8.现代远程会议

现代远程会议打破了传统会议在空间以及时间上的约束，是会议的空间和时间观发生了根本性的转变，实现了异时、异地进行会议的交流沟通。

第三节各类会议的流程

会前工作准备

1.了解会议目的

2.召开准备会议：

3.会议通知拟定

4.会务筹备

5.参会人员

6.住宿与餐饮安排2.

第三章会议策划

第一节会议策划的概述

会议策划，就是以一个特定的目标作为起点，充分收集会议信息并在深入分析的基础上，全面地构思，设计，并运用科学合理的方法，制定出可行方案的创造性思维的过程。

2.会议策划的要素

一次会议的成功举办，离不开会议策划各构成要素的相互制约，相互影响。会议的要素主要包括以下几项：

⑴策划者：⑵策划对象：⑶策划依据：⑷策划方案：。

只有遵循目的性原则才能为主办者的决策以及会议的成功举办提供依据和保障。

第二节会议策划的内容

会议目标是会议策划者或整个组织所期望的成果，是会议策划过程中头等要考虑的内容。确定了会议的总体目标是什么，就可以决定会议的具体目标。准确地设定出会议的目标，有助于把会议信息更清楚地传达给参会者。会议目标在策划过程中的要求

⑴会议目标必须清晰明确⑵会议目标必须实际可行⑶会议目标必须能够吸引参会者⑷会议目标必须要紧扣主题⑸会议目标必须是书面的

会议名称必须用确切，规范的文字表达。会议主题是会议中贯穿各项议题的主线， 4.会议议题在策划中的要求

⑴前瞻性⑵密切性⑶集中性⑷高效性⑸准确性

会议议程就是为会议的议事内容和会议的议题活动所做的程序安排，是会议必须需要遵循的

程序。

会议活动往往是各种组织、各种利益集团进行政治较量的舞台，没有一套既定的、为各方接受的议程，会议活动必然会出现混论甚至无法收拾的局面。会议程序是一次单元性会议活动或单独的仪式性活动的详细顺序和步骤。

会议时间有三种概念：一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需要的时间；三是指每一次会议的时间限度。⑴会议举办地

会议举办地要考虑政治，经济，文化等大方面的因素， 2.会议地点在策划中的要求⑴会议地点要“量身定做”⑵要综合考虑政治经济因素⑶与会议内容相呼应⑷要考虑与会议酒店的距离⑸会议后的旅游和考察

通常可变成本是你预算中分量最重的部分，由于参加会议的人数往往和预计人数有较大的出入，因此必须制定一个总预算的范围。常见的会议突发事件对策的策划⑴主要发言人缺席⑵登记代表数量不足⑶代表们没有出席⑷发言人表现不当⑸某位代表言行不当⑹会议前会场出现了问题

⑺由国家性的重要活动会议同期举行⑻重要的健康问题⑼饮食供应确实令人不满意⑽由于排队而导致饮供应延迟

⑾影响代表们到会与理会的主要交通问题⑿电子系统问题严重

第三节会议策划书的制订

会议的成果最终要通过形成某种文书的形式反映与表达出来，会议策划书是在举办会议之前，对会议的内容，形式，时间，地点，接待，现场管理，经费筹措与使用，会议形象等各个方面进行总体策划和具体安排而形成的建议性文案。比较重要的会议，会务工作机构都应该事先根据领导者的意图和指示制定出周密详尽的策划方案，经领导者审核批准后由会务工作机构具体实施。会议策划书的写法

1.开头写会议举办缘由，单位，会议名称，时间，地点，会期等，以“制定会议方案如下”作为承上启下的连接语。

2.主体写会议宗旨，规模，议程，日程，流程，准备工作，经费预算，请嘉宾贵宾名单以及他们的讲话报告文件等。