公文筐测验(案例题解示范)

【文件六】
类别： 便函 来件人：章 亮 总载 收件人：李明翔 人力资源部总监 日 期：7月8日 小李： 9号下午你是否有空，我刚刚看过上半年的绩效考评结果，综合过 去两年来各部门运行情况，我觉得有必要对公司的中层干部进行调 整。另外，公司明年要上一些新项目，需要有针对性地补充一些管 理人员，我想听听你的意见，请准备一下相关资料，并与我联系。 章亮
参考答案
回复方式：电子邮件回复 回复陈欣，并对工作提出如下要求和安排： 1、 为树立公司良好形象，确保工作如期开展，必须开展好本次英 语培训； 2、 与工程师面谈，了解培训效果不好的原因； 3、 认真总结这次岗位培训情况，分析效果不好的原因； 4、 与工程部沟通，请他们放心，英语培训一定要进行，人员可以 如期派出； 5、 与英语学校沟通，拟定外语学校培训方案； 6、 与财务部门沟通，拟定新增培训费用预算； 7、 加强培训工作管理，对培训情况进行跟踪评估，确保效果； 8、 要吸气教训，今后在培训开发上要注意： ①要注意过程控制，确保效果； ②要考虑公司在南非业务的拓展，重点要做好相关员工英语培训；
参考答案
回复方式：电话回复。 作如下考虑后约刘增面谈： 1、派员去国际业务部作已人员流失调查，并分析原因； 2、派员做一份同行业薪金水平调查，对比分析国际业务部薪金水平 情况； 3、派员与流失人员面谈，了解流失原因； 4、指定人员到国际业务部听取意见，草拟适合公司特点的中长期人 才规划； 5、修改完善员工培训管理规划，重点突出英语培训； 6、派员与财务等部门沟通，了解公司工资承受能力，决定国际业务 部人员薪金提升幅度的可能性； 7、建立吸引员工、留住人才的机制； 8、关于国际业务部从在校学生中招聘难的问题，可适当扩大招聘范 围和招聘方式，制定新的招聘制度。
参考答案 回复方式：电话回复 电话回复章总裁，约定面谈时间并做好如下准备： 1、 准备好两年来各部门的绩效考核评估结果； 2、 分析绩效考核排名靠后部门存在的原因； 3、 准备好现有中层干部名单； 4、 根据考核结果和人才库名单，准备好拟题人员名单； 5、 根据新上项目，做好岗位分析和胜任能力评估； 6、 实施同行业人员薪金调查，拟定新设岗位薪酬方案； 7、 拟调整人员的工作岗位安排建议； 8、 完善中层干部培训方案，提高中层干部素质； 9、 完善绩效考核机制，充分发挥激励作用。
类别：电话录音 来电人：刘 增 国际事业部总监 接受人：李明翔 人力资源部总监 日 期：7月8日 李总：您好 我是国际事业部的刘增，去年10月中旬，人力资源部曾要求各部 门上报2006年的大学生招聘计划。由于我部业务的特殊性，不仅 要求较高的英语水平，而且要懂理一定的专业知识，这类人员在校 内招聘的难度很大。此外，由于我们公司薪酬水平较低，即使招聘 来也很容易流失，过去几年的流失率高达74%。为此我们国际事业 部多次召开会议，并初步达成共识：公司需要制定中长期的人才规 划以吸引并留住优秀人才。 但是，到底该如何操作，尚无具体方案。我刚和总裁通过电话，他 建议我直接与您沟通，不知您有何意见想法，请尽快告知。
【文件五】
类别：书面请示 来件人：娄奇 招聘主管 收件人：李明翔 人力资源部总监 日期：7月7日 李总：您好！ 由于业务调整，今年三月，公司决定停止化工产品的研发工作，将 化工研发小组并入到研究方向相似的环保研发小组，并由原环保小 组的项目主管全权负责。最近几个月，原化工小组的成员流失严重， 我们高薪聘用了几位博士也提出了离职申请，通过和他们的沟通， 原化工小组的成员普遍反映无法与原环保小组的成员合作，在工作 中受到忽视，重要的研讨会议从来不通知他们，只让他们做一些类 似输入数据的简单工作。在上半年的绩效考核中，很多原化工小组 的成员觉得受到了排挤，考核结果都不理想。针对此事希望您能给 予指示。
参考答案 回复方式：书面回复 准备约谈娄奇，并要求娄奇做好如下安排： 1、公司因业务调整，将化工小组并入环保小组的决定是不 可更改的。 2、与环保小组项目负责人座谈，了解原化工小组人员离职 原因； 3、与原化工小组人员面谈，调查了解工作现状及不满意原 因；了解是功能性离职还是失能性离职，并做出相应安排； 4、召开离职人员座谈会，感谢他们为公司所作的贡献，并 为他们办理相关手续； 5、加强工作职位分析，做到人员与职位匹配； 6、建立吸引和留住员工员工的长效机制； 7、建立员工沟通平台和申诉机制； 8，加强团队建设； 9、加强沟通，建立与公司战略目标一致的人力资源规划； 10、绩效考核方案要注意员工的参与，充分发挥激励作用。
开始
先做如下处理 再约见对方（2） 回信中道歉Biblioteka Baidu并承诺立即解决（2）
参考答案
不予处理（0）
回信指责对方 坚持培训后付款（2）
授权下属进行详细情况调查（1）
了解软件实际运行情况（1） 了解培训未能进行的原因（1）
要求下属提供详细书面调查报告，就合同做沟通准备（1）
与财务部门协商做好付款预算（1） 要求下属为培训实施做准备（1） 遵守合同条款，同时也为本公司不能履行合同做谈判准备或相应措施（1） 能考虑到该项目属于长期合作项目，要和对方保持良好合作（1）
【文件二】
类别：电话录音 来件人：王睿 劳动关系与安全主管 收件人：李明翔 人力资源部总监 日期：7月9日 李总：您好！ 我是王睿，有件事情非常紧急，今早七点，我接到郑州交通管理局 的电话，六点十分在郑州203国道上发生重大交通事故，我公司销 售部的刘向东驾车与一辆大货车相撞，刘向东当场死亡，对方司机 重伤，目前正在医院抢救，与刘向东同车的还有公司的销售员人员 蔡庆华、隋东和王小亮、三人都不同程度受伤，但无生命危险。目 前事故责任还不能确定，我准备立刻前往郑州处理相关事务，希望 您能尽快和我联系，商量一下应对措施。
公文筐案例题解
背景信息：今天是 2005 年 11 月28 日，恭喜您有机会在以后的1 个小时里担任豪杰贸易公司人力资源部副经理的职务，由于该部的 刘经理正在外地分公司视察，因此，你将在他回来之前，全权代理 他的职务。豪杰贸易公司是一家大型国有股份制企业，其人力资源 部下设三个处，人事处、劳资处和福利处，分别处理人力资源调配、 工资奖金和员工福利等各项工作。 问题情境：现在是上午9点，在听取了下属的工作汇报，做好今天 的工作安排之后，你来到办公室，秘书已经将你需要处理的近日积 压的文件整理好，放在了文件夹内。文件的顺序是随机排列的。你 必须在1个小时内处理好这些文件，并做出批示。10点钟在会议室 还有一个重要的会议需要你主持。在这1个小时里，你的秘书会为 你推掉所有的杂事，将没有任何人来打扰你。另外，很抱歉，由于 电话线路正在维修，你在处理文件的过程中，没有办法与外界通话， 所以，需要你以文件、备忘录、便条、批示等形式将所有文件的处 理意见、办法等，做书面表述，最后由你的秘书负责传达。
参考答案 回复方式:书面回复 书面回复张玲并作如下安排： 1、 请在近期内根据工作安排继续落实新方案； 2、召开各部门会议，分析绩效考核系统进展缓慢的原 因； 3、向各部门解释新绩效考核系统的目的、意义和要求； 4、肯定四个已完成方案制定部门的成绩，推广他们的 做法； 5、 派员协助各部门制定新考核体系； 6、在原定时间基础上，适当延长2-3天时间，让各部门 能充分结合公司要求做好新方案； 7、监督小组及时加强与各部门的沟通和协调，确保新 考核体系的制定与公司提出的总目标的一致性；； 8、决心绩效考核方案的制定必须有员工参加，确保公 平与效率，发挥好激励作用。
示例：文件2
李总：您好！ 最近我在工作遇到了一个麻烦：上次我与我的 两位得力助手共同成功地完成了一项您交给的 重大项目后，您在对我们的工作进行评价时， 仅仅肯定了我的贡献，并给予我一个出国进行 培训的机会。我出国回来后的最近一段时间里， 这两位助手和我关系就变得微妙起来，工作的 开展也明显受到影响。这样拖下去，肯定不是 一个办法。您看我该如何处理这个问题？
【文件四】
类别：电子邮件 来件人：陈欣 培训专员 收件人：李明翔 人力资源部总监 日期：7月8日 李总：您好！ 公司四月份在南非首次承接的420工程现已开工，工程部准备委派 6名高级技术人员到南非提供技术报务。可是，这6名技术人员英 语水平较差，虽经过为期半年的在岗英语培训，但效果不尽人意。 因此，工程部计划临时安排他们去英语学校参加封闭式培训，培训 时间为2个月，费用为每人10000元。该计划已经上报人力资源部。 可是，昨天工程部来电称，财务部不同意支付培训费用，理由是该 培训事先没有计划和预算，资金周转不过来，这几名员工原计划 10月份赴南非，工程部担心如果不能按期派人提供技术支持，可 能会影响合同的执行和公司的声誉。目前，工程部非常焦急，请求 您出面协调，敬请尽快回复。
建议下属采取合适的沟通方法，使问题明朗化 （1） 建议下属公开表扬当事员工，采取必要的激励措施 （1） 承认自己的失误，承诺会在适当时机肯定两位员工的成绩 （1） 建议改进团队的任务分配和激励计划，避免此类事件再次发生 （1）
文件筐模拟测试题（一）
【情境】
华达公司是一家大型民营上市公司，业务领域涉及水利 工程，环保科技和电力自动化等多个领域，其人力资源 部下设五个主管岗位，分别是招聘主管，薪酬主管、绩 效主管、培训主管和劳动关系与安全主管，每个主管有 2-3位下属。今天是2006年7月9日，你（李明翔）有机 会在以后的3个小时里担任该公司人力资源部总监的职 务，全面主持公司人力资源管理工作。 现在是上午8点，你提前来到办公室，秘书已经将你需 要处理的邮件和电话录音整理完毕，放在了文件夹内。 文件的顺序是随机排列的，你必须在3个小时内处理好 这些文件，并做出批示。11点钟还有一个重要的会议需 要你主持，在这3小时里，你的秘书会为你推掉所有的 杂事，没有任何人来打扰。
参考答案 回复方式：电话回复 立即电话联系王睿，并作如下安排： 1、 立即向主管总裁汇报； 2、 立即根据公司应急预案组成事故处理小组； 3、 联系相关医院和郑州交警部门，确保伤病员的全力救治； 4、 联系伤亡员工家属； 5、 联系郑州交警部门，确定事故责任，全力维护公司利益； 6、 与销售部门联系，确保货物安全，做好工作交接，处理 好与供应商的关系，求得理解； 7、 做好伤亡员工家属前往郑州的准备； 8、 联系保险公司，协商理赔事宜； 9、事故处理完后，要召开一次会议，分析事故原因，修改 应急预案，防止事故再次发生。
示例：文件1
李总监，您好！ 我是××软件开发公司技术主管李文，我们为 贵公司定制的人力资源管理软件系统的试运行 正在进行。按照协议规定，在9月20日之前完成 试运行。按照合同规定，我们曾商定过，九月 份之前完成对于贵公司使用者的培训。由于贵 公司一直无法安排时间进行培训，贵公司主管 人员以此为由，拒绝支付剩余款项。我们希望， 能否与您见面协商一下费用的支付问题及其他 事宜？谢谢您。
【文件三】
类别：电了邮件 来件人：张玲 绩效主管 收件人：李明翔 人力资源部总监 日期：7月7日 李总：您好！ 公司今年结束年中的绩效考核后，准备实施基于目标考核的新的绩 效考核系统，从上周起要求各部门经理和员工一起制定员工下半年 的工作目标，按原定计划，该项工作应在下周三前完成，绩效监督 小组对工作进程进行了检查，发现全公司32名部门经理仅有4个完 成了工作，大部分经理尚未开始进行目标设定，当我们希望他们加 快进度时，很多部门经理抱怨根本没有时间，觉得和员工共同制定 工作目标是表面文章；还有部分部门经理认为这是部门内部的事， 监督小组是在干涉他们的工作。目前工作进展很不顺利，请您能给 我们一些支持。 张玲
【任务】
在接下来的3小时中，请你查阅文件筐中 的各种信函，电话录音以及Email等，并 用如下的回复表作样例，给出你对每个材 料的处理意见。具体答题要求是： 确定你所选择的回复方式，并在相应选项 的“□”里划“√” 请给出你的处理意见，并准确、详细地写 出你将要采取的措施及意图。
【回复表示例】
【文件一】
开始
回信不谈个人意见， 希望下属谨慎处理 2 回信中不谈看法 回避或拖延问题 1
参考答案
不予处理（0）
回信，或建议面谈 2
肯定下属的工作，肯定其所得到的奖励（1）
自己亲自和有情绪的员工谈话，消除其误解 （1） 了解是否存在其他原因，并授权下属独立处理该问题 （1）
提示下属采取必要措施，不要因此影响当前的工作 （1）