项目部资料管理办法

工程资料管理办法

为了规范工程项目部文件、施工资料收集、整理、归档工作,确保项目部工程资料能够达到验收的标准,特制定本办法。(以业主要求为准)

1、适用范围

本办法适用于江西东旭市政公司所有工程项目部资料的管理。

2、资料分类

2、1按来源一般分为外部来文、内部文件两类:

2、1、1外部来文:由公司、分公司、监理、甲方等传来的文件,如公司行政文件、监理公司工程联系单等;由此再细分为:①甲方、监理来文(包括各种报验报检文件的批复件);

②政府部门来文;③公司来文;

2、1、2内部文件:由项目部自己产生的文件:①会议纪要;②通知、制度;③专业专项文件(比如现场计量单、苗木检疫证、各种材料合格证等)。

2、2 发文存档主要就是保留一个备份文件,按发文方向,一般分为:

2、2、1 内部行文备份件:①普通行政呈请文件;②专业报批文件。

2、2、2 外部行文备份件:①联系函;②专业专项报批文件(各种报验报检文件)、签证单等。

3、管理职责及处理流程

项目部资料管理应遵循统一归划、分级管理、专人负责的原则。

3、1项目部资料原则上由资料员集中统一管理,编制有效文件清单,文件传递有记录,卷内有目录,负责项目部文件资料的报审、整理、归档移交工作。

3、2项目总工或项目经理负责各部种资料的检查与督促工作,确保文件资料的完整准确。

3、3公司成本合同部负责合同等管理资料的提供。

3、4各专业工程师、施工员负责施工图纸、设计变更、会审记录及各种试验报告等质检资料等技术资料的提供。

3、5项目部安全管理员负责工程安全资料的提供。

3、6项目机械设备或物资管理员负责自购物资与材料的出厂合格证明、质保书、苗木检疫证书及钢材等水泥等材料跟踪记录等资料的提供。

3、7 对外发文管理流程,按附件一《外发文管理流程》执行。

3、8收文处理流程:

4、1文本资料编制要求

4、1、1 文件资料一律用激光打印机打印,打印字迹必须清晰,

别字等现象。页面应保持整洁,不能有杂线、斑点、水渍、泥点、污迹等缺陷。纸张不能有破损,不能缺角,不能打孔;

4、1、2文件资料确需填写的需字体工整,一律采用黑墨水笔书写、绘制;

4、1、3文件资料书写及打印时左边应留25mm装订线位置,上下空20mm,右边至少空10mm,打印字体一律采用宋体,字形选用常规;

4、1、4文件资料幅面一律采用A4纸,小于此标准的应粘贴到A4纸上。大于A4纸的应折叠成A4纸尺寸;

4、3资料归档

参照附录二《园林绿化工程竣工资料归档目录》、附件三《市政工程归档目录》4、4卷内目录的编制

4、4、1卷内目录样式见附件四。

4、4、2序号,应用阿拉伯数字从1起依次标注盒内文件资料的顺序,一个文件一个号,连续编号。

4、4、3文件编号,应填写文件文号或图样的图号。

4、4、4责任者指文件资料的形成单位。

4、4、5文件材料题名指文件资料名称。

4、4、6页号应填写每份文件资料首尾页上标注的页号。

4、4、7日期指文件资料的形成日期。

4、4、8 卷内目录排列在卷内文件材料首页之前。

4、5装盒

4、5、1按照附录所列将文件资料装盒(每只盒内装一套),文件资料装盒前需去除重份文件,去除铁钉,塑料、硬纸板等。

4、5、2盒子应统一规格,工程开工前筹备好。

4、6 脊背

4、6、1脊背纸贴在盒子侧面;

4、6、2脊背上所示盒号、类目号、案卷题名对应附录上的盒号、类目号、案卷题名。

4、6、3盒号上的汉字代表盒内文件资料的性质,盒号上的数字代表盒子的排列顺序,用流水号表示。

4、6、4案卷题名,应就是盒内文件资料内容的简明及准确概括。

4、6、5脊背上的套数指的就是相同文件资料的第几套。

5、电子文件的整理

字录入;

5、3应确保电子文档的完整性,其内容与纸质内容一致。

6、影像资料的收集与整理

6、1影像资料收集范围:包括但不限于开工前全貌、竣工后全貌、各工序施工过程、整个建设过程领导视察、工程建设过程中的重要审查会、重要协调会、重要检查活动、工程交接;反映工程特点与形象的声像资料等。

6、1、1项目部主要负责采集以下各方面影像资料(具体要求见附件13):

6、1、1、1重要审查会、工程协调会、项目安全活动,安全、技术、质量交底会,有关安全检查、质量验收等活动;

6、1、1、2工程各施工阶段对影响工程质量与施工安全的关键部位、关键工序、重要及危险作业环节;

6、1、1、3反映人员培训教育;

6、1、1、4现场安全文明施工执行情况;

6、1、1、5反映工程施工工艺、施工亮点等;

6、1、1、6如有需要,工程重要部位、关键工序与隐蔽工程在施工时采用DVD格式有针对性与目的性的摄像,充分反映施工过程,体现施工技术、安全质量保证措施;

6、2影像资料归档要求

6、2、1项目部应定期(一般每周)对影像资料进行收集、整理,以文件夹形式分层归档, 如图:

拍摄时设置“日期时间显示”功能。

6、2、3对单张数码照片名称应能反映事件的主要内容、并尽可能简洁。

6、2、4工程建设安全质量过程控制影像资料应与工程建设同步形成,用数码相机实地拍摄,真实反映现场当时工程安全质量实际情况,严禁采用补拍、替代等弄虚作假手段。6、2、5工程竣工后一个月内,各项目部应完成影像资料的整理,并用不可擦除型光盘刻录并移交。

6、2、6数码照片等影像资料由公司技术质量部保存,保存期限为自工程竣工移交后至少5年。