保密文件管理规定.doc

隨著公司的發展與規範，企業秘密的重要性也越來越突出。為了更加有力地貫徹實施公司的保密制度，防止公司企業秘密的洩露和流失，特針對文件管理制定如下規定：

公司的保密文件是指與公司一切經營活動有關的，公司不允許向外發佈和擴散的檔，包括但不限於各種檔、函件、文檔、報告、報表、紀要、目錄、清單、合同、協定、備忘錄等。

第一條密級劃分

保密檔根據其內容不同，劃分為機密、秘密、內部公開檔等三個級別：

1、機密文件：是指包含公司的重要秘密，其洩露會使公司的安全和利益遭受嚴重損害

的保密檔案，包括以下幾類；

1.1 财务分析报告；

1.2 对高层管理者的考核报告；

1.3 对高層管理者工资分配方案及所属文件；

1.4 涉及项目成本、利润的报告或论证材料；

1.5 公司尚未实施或正在实施的经营战略决策、公司项目技术的核心资料；

1.6 公司其它认为应列入機密范畴内的文件资料。

2、秘密文件：是指包含公司一般性秘密，其洩露會使公司的安全和利益受到損害的保密檔；

2.1 公司注册及相关文件；

2.2 技术资料、爆炸圖、原理圖、新項目ID圖紙等重要图纸；

2.3 立项报告、產品發进度分析报告；

2.4 含有價格信息的BOM，成本分析表等。

2.5涉及公司尚未公开或不宜公开情报的来往文书，以及與相關方簽訂合同、协议文本；2.6戰略合作夥伴的商業信息，如；對帳單、訂單及以盈利為目的的技術方案等；

2.7 公司在申請過程的尚未得到批復專利信息

2.8公司其它认为应列入秘密范畴内的文件材料。

3、內部公開文件：是指僅在公司內部或在公司某一部門內部公開，向外擴散有可能對公司的

利益造成損害的受控文檔。

3.1 管理體系所涵蓋的授控文件及各种工作条例、规章制度；

3.2 一般业务工作来往文件（不涉及機密、秘密的文件）；

3.3 各类一般性的请示、通知、会议纪要、简报、情况反映等；

3.4 行政管理工作的计划、总结、报告；

3.5 一般性的月、季工作计划与总结报告；

3.6 有关干部任免、调配、定级等的文件；

3.7 财产、物资、档案等各类行政交接手续凭证。

第二條密級確認

保密檔由擬制人根據檔密級不同，提交不同級別的領導進行密級確認，在確認之前不得將檔內容透露給與確認密級無關的人。

密級確認的具體許可權為：

1、機密檔由公司高層領導確認。

2、秘密檔由各部門或專案經理級領導確認。

3、內部公開檔由發文部門根據需要進行確認。

第三條密級標識

密級確認後，文件應當按其密級在其醒目位置加蓋或加印相應標識。

1、機密文件應根據文件類型，分別用不同檔案袋密封，封口處加蓋“機密文件章”

2、秘密文件應當在其文件每一頁的左上角加印“秘密”字樣。

4、內部公開文件行政類應加蓋“內部資料”印章；受控文件由文控該“受控文件”印章第四條檔列印

1、機密文件：由專門人員負責列印。

2、秘密：由起草人員排好版經確認OK後，應加密存檔。未經授不得隨便列印、拷貝或以其

它形式擴散到第三方。

第五條分發

1、機密、秘密檔的分發應當有所記錄。機密、秘密檔必須發至收件人本人，並由收件人簽

收。

2、內部公開檔可以按部門分發或在公司內部公告欄內張貼，也可以在公司內部電腦網路上

發佈。

3、絕密、機密檔嚴禁在電腦網路上發佈、公開和傳送，秘密檔如需在網路上傳送，應得到

相應領導的批准。

4、在對外合作中，如確需向合作方提供公司保密檔的，應當首先按其密級由相應領導書面

批准，並在提供前與之簽訂保密協議。

第六條查閱、申請複製

1、查閱許可權：

查閱公司檔必須填寫檔案借閱審批單。

1.1 機密文件：公司總經理或其授權人簽字批准。

1.2 秘密文件：公司副總經理或項目經理以上領導簽字批准。

2、嚴禁複製機密檔。

2.1 申請複製檔必須填寫書面申請單，機密檔必須交由總經理批准，秘密檔由副總經理或

項目經理簽字批准。

第七條檔保管、存檔

1、機密檔由檔案的簽發人或授權人親自保管。秘密檔由收件人本人保管。內部公開檔一般

由各部門負責人保管。

2、機密、秘密檔的查閱人和機密、秘密檔的複製應當在檔保管人處進行登記，以備核查。

3、如機密、秘密檔的保管人不慎將檔丟失，應立即向公司相應的領導彙報情況，儘快挽回

影響。

第八條保密責任

1、機密、秘密檔的保管人不得擅自複製檔，不得讓無關人員接觸這些檔。

2、嚴禁未被授權的人員查閱、複製和摘抄機密、秘密文件。

3、員工在離職時不得攜帶公司的機密、秘密和內部公開文件。

4、如以上行為一旦發現，公司將嚴肅處理。情節嚴重者，公司將追究其民事和刑事

責任。

第九條過期檔的銷毀

1.機密文件和秘密文件經權責人員確認無價值后，檔案管理人員應對保管的文件進行清理

并用碎紙機粉碎銷毀。

2.內部公開檔作廢，行政類不做統一處理，各部門自行負責處置；體系受控文件由文控統

一回收處理。含有技術參數、生產工藝參數的文件及BOM直接用碎紙機粉碎銷毀。其它可做再生紙使用。

第十條監督和檢查

各部門領導應當對本部門機密、秘密檔的保密情況進行有效監督，對違反管理規定的行為要及時指正，對嚴重違反者要立即上報。同時對本部門機要檔的控制情況有所記錄，並應根據最新記錄對各保密執行情況進行不定期檢查，對違反管理規定的情況要通報批評；對嚴重違反規定，可能或者已經造成重大損失的情況要立即彙報公司最高領導。

第十一條附則

1.本規定自總經理簽字批準后立即生效行；

制定：審核：批准：