归档文件目录封面样式
佐证材料封面及目录模板
佐证材料封面及目录模板一、封面设计1. 封面字体：采用微软雅黑字体，字号为初号，副字号为小三。
2. 封面布局：居中，副位于下方，居中排列。
3. 封面颜色：以深蓝色为主色调，体现专业与稳重。
4. 封面图案：可根据实际需求添加与主题相关的图案，如公司logo、标志性建筑等。
5. 封面底部：注明文档名称、编制单位、编制日期等信息，字体为宋体，字号为五号。
二、目录模板1. 目录采用微软雅黑字体，字号为小三，加粗显示。
2. 目录层级：分为两级，一级和二级。
3. 目录格式：一级左侧缩进2个字符，二级左侧缩进4个字符。
4. 页码显示：位于右侧，与对齐，字号为五号。
5. 目录排版：确保目录内容清晰、简洁，便于查阅。
一、佐证材料概述1.1 材料背景1.2 编制目的1.3 适用范围二、佐证材料清单2.1 文本材料2.2 图片材料2.3 视频材料三、佐证材料编制要求3.1 材料真实性3.2 材料完整性3.3 材料有效性四、佐证材料审核与提交4.1 审核流程4.2 提交方式4.3 注意事项五、附件5.1 相关法律法规请根据实际需求调整目录结构和内容，确保封面及目录模板与文档内容相符。
四、佐证材料的使用指南4.1 材料整理在整理佐证材料时，请按照时间顺序或逻辑顺序进行排列，确保每一份材料都有明确的标签和编号，便于查找和使用。
4.2 材料标注对于每一份佐证材料，请在材料右上角标注其对应的目录编号，以便于快速定位和核对。
4.3 材料备份建议对所有佐证材料进行电子备份，以防原件丢失或损坏。
备份文件应存放在安全可靠的存储设备上。
五、佐证材料的更新与维护5.1 定期审查定期对佐证材料进行审查，确保材料的时效性和准确性。
对于过时或不再适用的材料，应及时更新或剔除。
5.2 材料更新流程a. 识别需要更新的材料；b. 收集新的佐证材料；c. 审核新材料的真实性和有效性；d. 更新材料，并同步更新目录；e. 通知相关人员材料已更新。
5.3 材料归档对于已不再使用的佐证材料，应根据相关规定进行归档处理，确保资料的完整性和可追溯性。
档案归档方法
档案归档方法档案归档方法1、总的方法：顺其自然，单件归档，档案归档方法。
即顺应文件形成的本来状况，以自然件为归档单位，逐件整理归档。
2、“件”含义(1)单份文件，一份文件为一件;(2)正件与附件合为一件;(3)来文与复文(请示与批复、函与复函)合为一件;(4)会议记录、会议纪要成套性材料每次(期)为一件;(5)各种报表、名册、图册等，一册(本)为一件。
3、分类按年度保管期限(永久、长期、短期)进展分类整理归档。
4、编制页码：原那么上保存归档文件本身的页码，如文件本身没编页码的应编制页码，或者文件有增加的，应补充页码，用打码机或黑色的墨水笔填写都可以。
归档文件整理方法5、盖章编号(1)归档文件应按分类方法逐件在首页上方的空白处加盖档案章，并填写档案章有关栏目的内容。
档案章格式：(2)档案章的工程及填写内容：件号：文件的顺序号。
年度、保管期限(永久、长期、短期)编制1 个流水号，每年断号。
年度：填写文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注。
如：“2000”保管期限：归档文件保管期限的名称。
如：“永久” 注:在每年归档工作完毕后，如发现有其它文件没及时归档的，可将该文件排在已归档文件之后编号归档。
6、装盒及填写盒内备考表(1)归档文件编号后。
按照年度、保管期限、编号顺序装入档案盒，不同保管期限的档案不能装入同一个盒中，并按要求在盒的脊背上盖上各项内容。
盒号暂不要编。
(2)填写盒内备考表。
盒内情况说明：主要填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可不用填写; 整理人：负责整理归档文件的人员姓名;检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名; 日期：归档文件整理完毕的日期。
7、填写归档文件目录：(见图a1归档文件目录式样)图a1 归档文件目录(1)件号：编制的流水号;(2)责任者：文件的署名者或发文机关;(3)文号：文件的发文字号(没有文号的不用填写)(4)题名：即文件的标题，一般应照实抄录。
2019归档文件整理规范
归档文件整理规范(DB36/T 380—2016)1 范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。
本标准适用于江西省各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。
其他门类档案可以参照执行。
企业单位有其他特殊规定的，从其规定。
2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T 18894 电子文件归档与管理规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 22-2015 归档文件整理规则DA/T 25-2000 档案修裱技术规范DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1归档文件 archival document(s)立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。
3.2件 item归档文件的整理单位。
3.3整理 arrangement将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。
3.4档号 archival code在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。
4 整理原则4.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
4.2 归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。
4.3 归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。
4.4 归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。
5 一般要求5.1 组件（件的组织）件的构成归档文件一般以每份文件为一件。
正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）分开独立成件。
归档文件整理规则2000
归档文件整理规则（DA/T22-2000）1 范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。
2 定义本标准采用下列定义。
2.1归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2.2归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2.3件归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。
3 整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4 质量要求4.1归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5 整理方法5.1装订归档文件应按件装订。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
5.2分类归档文件可以采用年度—机构(问题)—保管期限或保管期限—年度—机构(问题)等方法进行分类。
同一全宗应保持分类方案的稳定。
5.2.1按年度分类将文件按其形成年度分类。
5.2.2按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。
5.2.3按机构(问题)分类将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。
5.3排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.4编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项(见图A1。
图中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置。
文书档案整理
是按照案卷所反映问题的重要程度或相互联系排列；二是按照案
卷所反映的时间顺序排列，案卷排列应基本保持前后一致。
十三、编制档号
档号主要由全宗号、目录号、案卷号、件（页） 号等要素组成。 1、全宗号 是给每个立档单位编制的代码，由四 位阿拉伯数字组成。 2、目录号 是指档案类别和保管期限的代码。由 汉字、汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的一组代码 标识。文书类档案以“W01”、“W02”、 “W03” 分别表示永久、长期、短期三种。 3、案卷号 案卷排列的顺序号。同一保管期限内 的案卷按四位阿拉伯数字排大流水编号。 4、件号 案卷内文件的顺序号。按排列顺序流水 编号。 5、页号 案卷内文件每页的顺序号。按排列顺序 流水编号。
文书档案整理
芜湖市档案局
文书档案整理工作
一、定义 文书档案整理，将机关团体、企事业单位和社 会组织在公务活动中形成，已经办理完毕的应当 归档的文件材料，按照一定的原则和要求，进行 科学的分类、排列、确定保管期限、组卷（装 盒）、编目等，使之系统化、条理化的过程。是 一项重要的基础工作。
文书档案整理方法：
5
3
…… ……
……
… …
9－16
八、拟写案卷标题
案卷标题，即案卷题名，用以概括和揭示卷内文件的内 容和成份，为查找利用提供线索，也是案卷封面和案卷目录 中最主要的项目 。拟写时符合案卷题名结构 “三要素” 要 求，即：责任者——问题——名称（文种)。 1、责任者 应写全称,以印章为准或通用简称，通用简称 应具备唯一性。联合发文时如责任者过多,则选2-3个主要责 任者，后加“等”字。立档单位是责任者必须抄录。 2、 问题 应简明扼要、用词规范，不能目录式堆砌或全面 罗列，不能漏掉主要内容，总字数控制在50个汉字以内。 3、文种 也应概括在三个以内，如：“计划、意见、要点 ”等，只标明“计划”即可。
档案工作印章、目录、标签样式(通用)
档案工作印章、目录、标签样式（通用目录 45 种）1、档号章规格样式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈22、文书档案封面┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈33、卷内备考表（文书立卷适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈44、案卷目录（文书立卷适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈55、卷内文件目录（文书立卷适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈66、档案目录封面、背脊式样（文书立卷改革适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈77、归档文件目录（文书立卷改革适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈88、盒内备考表式样（文书立卷改革适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈99、科技档案封面式样┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1010、科技档案备考表（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1111、科技档案案卷目录格式（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1212、科技档案卷内文件目录格式（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1313、科技档案总目录（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1414、科技档案分类目录（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1515、会计档案目录（报表、帐簿、凭证及会计其它适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1616、会计档案移交清册┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1717、会计档案移交清册（样式）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1818、会计档案销毁清册（样式）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1919、干部档案登记表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈2020、干部职务变动登记表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈2121、工资变动登记表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈2222、干部档案目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈2323、已故人员档案登记表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3624、已故人员档案检索表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3725、声像档案案卷目录（通用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3826、照片档案案卷目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3927、照片档案卷内目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4028、照片档案总说明┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4129、录音录像档案案卷目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4230、录音说明┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4331、录像说明┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4432、机读档案目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4533、底图档案目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4634、审计档案封面┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4735、实物档案目录（时间分类法适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4836、实物档案目录（小类－时间分类法适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4937、实物档案小标签┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5038、发文汇编案卷目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5139、发文汇编卷内文件目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5240、全宗卷封面┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5341、全宗卷案卷目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5442、全宗卷卷内文件目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5543、图书资料目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5644、专题目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5745、目录标签┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈58 （1）档案目录封面标签、背脊标签式样（文书立卷等适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 58 （2）档案目录封面标签、背脊标签式样（文书立卷改革适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 59 （3）文件汇编、专题目录封面标签、背脊标签式样（文件汇编、专题目录夹适用）┈┈┈┈┈ 601、档号章规格样式2、文书档案封面3、卷内备考表（文书立卷适用）卷内备考表4、案卷目录（文书立卷适用）案卷目录目录号：5、卷内文件目录（文书立卷适用）卷 内 文 件 目 录6、档案目录封面、背脊式样（文书立卷改革适用）封面背脊7、归档文件目录（文书立卷改革适用）归档文件目录8、盒内备考表式样（文书立卷改革适用）备考表9、科技档案封面式样（基建、设备、科技档案适用）10、科技档案备考表（基建、设备、科技档案适用）备考表11、科技档案案卷目录格式（基建、设备、科技档案适用）案卷目录卷内目录13、科技档案总目录（基建、设备、科技档案适用）科技档案总目录14、科技档案分类目录（基建、设备、科技档案适用）科技档案分类目录15、会计档案目录（报表、帐簿、凭证及会计其它适用）会计档案目录目录号：16、会计档案移交清册会计档案移交清册移出部门：接收部门：部门领导：部门领导：经办人：经办人：移出日期：接收日期：会计档案移交清册2、交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。
文书档案归档操作指引
文书档案归档操作指引1适用范围本指引明确了文书档案整理的原则、方法；适用于中铁房地产集团四川有限公司（以下简称公司）各职能部门/项目，及下属公司的文书档案整理工作。
2 定义2.1 归档文件立档单位在其职能活动形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质（电子档）文件材料。
2.2 归档文件整理2.2.1整理是按照一定的原则对档案实体以件为单位进行系统分类、排列、编号、编目、装订、装盒，使之有序化的过程。
2.2.2 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
3.整理方法3.1件归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文、请示与批复为一件，没有批复的重要请示可单独为一件。
3.2 装订3.2.1归档文件按件装订。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；批复在前，请示在后。
3.2.2装袋前去除金属物（回形针、大头针及普通订书针），可采用档案专用不锈钢钉进行装订，对超大纸张进行折叠，对超小纸张进行裱糊。
3.2.3归档文件的装订要求保持整齐、完整，便于保管，方便利用。
3.3分类3.3.1归档文件统一采用年度—保管期限—机构·类别（类别参见档案管理制度附件1《档案归档目录》）分类法进行分类。
3.3.2归档文件的保管期限一般划分为永久、30年、10年三种。
归档文件保管期限的鉴定与划分参照《档案管理制度》中附件1《档案归档目录》表。
保管期限代号：1—永久，2—30年，3—10年。
3.3.3归档文件的年度。
一般情况下，归档文件应归入文件的形成年度。
跨年度形成的文件归入办结年；跨年度形成的会议文件归入闭幕年；跨年度形成的案件文件归入结案年；法规性文件归入公布(批准)年；年度工作计划、总结、报告及各种统计资料归入文件内容针对年；长远规划及多年工作总结、报告、表彰等文件归入文件形成年；年度总结和第二年计划在一起的文件，归入文件形成年；会议记录不得跨年度归档；正本与定稿、来文与复文、请示与批复，文件的日期以正本和复文的日期为准。
文书档案管理技术规范《档案盒图样》
310
年度
30
保管期限
30
30 30 30 30
*机构（问题）
起
室
止
件 号
盒号馆
B 5.7 档案盒上底边式样（单位：mm）
C
25 2525 25 10
全宗号
保年管度期限
*机构（问题）
起Leabharlann 室止件 号
馆
盒号 B 5.8 档案移交目录
25 25 25
档案移交目录
220
序号 责任者 文号
题名
日期 页数 备注
备注
01 2012-1-01 山东泉利置业 2012 年×××文件
2 号柜
5.4 归档盒封面式样及规归格档文件目录
*全宗名称___________
*年度___________
5.5 备考表样式
*保管期限___________
*机构（_全__宗__名______ (备问称考题）表)
5.6 档案盒盒脊式样（单位：mm）
A
盒内文件情况说明
全宗号
30
整理人： 检查人： 年月日
30
移交单位：接收单位： 部门负责人：部门负责人： 移交人：接收人： 日期：_______________日期:________________ (注：如移交单位已按档案管理有关要求进行了分类，可以将已经形成的“归档目录” 作为“移交目录”) 5.9 资料目录
资料目录
年度：2012
案卷 号
档号
案卷题名
山东泉利置业有限公司档案管理
技术规范
——文书档案（0-5 大类）
5.图示 5.1 归档章样式：（单位：mm）
（全宗号） （年度）
5.2 归档文 归档文件目录
文书档案的归档整理方法
文书档案的归档整理方法文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行档案的收集、明确归档范围、分类、装订、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
文件材料归档整理的具整理方法如下：一、收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
材料齐全完整、内容真实准确，任何领导和个人不得利用职务之便，无故将所保管的档案据有，不将手上应归档的文件材料移交档案室，将根据中华人民共和国监察部、中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局《档案管理违法违纪行为处分规定》第六条利用职务之，对有关责任人员，给予记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分。
收集的范围：1、收集本单位产生的各种文件材料（包括领导手上、各科（股）室及在电脑上的各种文件材料、表册及各种会议记录等材料）2、收集有关部门针对本单位人和事方面的各种文件材料。
（如本单位的请示、上的批复；组织、人事、纪委等单位针对本单位干部职工的调动、安排、离、死亡、抚恤、任免、奖励、处分等文件材料。
）3、上有关部门和业务主管部门制发有关本单位业务工作的各种文件材料。
二、确定归档范围和不归档范围：（一）机关文件材料归档范围是：（1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
（二）不归档范围：（1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料三、确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。
归档文件整理流程图
归档文件整理流程图
1． 确定整理环节 组织工作 2． 注重平时积累 3． 建立制度 4． 加强指导、监督和检查
文件鉴定
1． 原则和标准 2． 归档范围 3． 保管期限
整理与装订
1． 整理单位 2． 文件修整 3． 文件装订
分类与排列
1． 文件分类 2． 文件排列
文件的编号、编目、装盒
归档文件目录的格式（纸质文件） 归档文件目录的格式（纸质文件）
件号 责任人 文号 题名 日期 页数 备注
归档文件目录应单独装订成册并编制封面，封面如下图： 归档文件目录
全宗名称 年 度
保管期限ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ机 构
项目文档归档管理办法
项目文档归档管理办法项目文档归档管理办法第一章总则第一条本管理办法明确公司对项目文档归档管理的工作要求。
第二条本管理办法适用于公司所有工程项目。
第二章术语定义第三条项目文档(一)项目文档：指在工程项目实施活动中与工程项目相关联并且对企业有保存价值的各种文档资料。
项目文档包括：项目承接文档、项目实施文档、项目结算文档以及项目其它文档。
(二)项目文档分类：1.项目承接文档：承包合同、投标文件、中标通知书、项目委托书等。
2.项目实施文档：会审纪要、交工验收文件、初验报告、终验报告等。
3.项目结算文档：对外结算审定单、对外结算审定资料明细、项目成本结算表、分包合同、分包项目费用审核表、协作项目结算审定资料等。
4.项目其它文档：包括设计文件、三标一体化相关文档等。
第三章归档的工作职责及流程第四条分公司市场部负责项目承接文档归档前的归集保管，项目经理负责项目实施文档、项目结算资料文档归档前的归集保管。
第五条项目经理负责完成项目文档的移交归档工作。
第六条分公司生产部门负责监督、检查项目经理项目实施文档、项目结算文档的归集过程。
第七条分公司项目管理部负责项目文档的归档管理及档案移交工作。
第八条分公司综合部负责项目文档的保存管理，负责项目其它文档的保存管理。
第九条项目文档归档流程表明公司项目文档归档管理的总体要求，见附录A：《项目文档归档管理流程》。
第四章项目文档归档原则第十条根据《广东省电信工程有限公司档案管理实施细则》规定，项目文档为科技文档，分类代码为“E02”，项目文档按项目编号进行归档。
第十一条项目经理提交项目文档归档时，应按要求编制归档文件目录，详见附录C：《归档文件目录》（长期文件）及附录D：《归档文件目录》（短期文件）。
第五章项目文档的归集过程第十二条项目承接文档归集(一)分公司市场部完成承接合同签订后，将合同原件及合同对应的投标文件、中标通知书或项目委托书归集保管，并按附录E：《项目文档归集/归档记录》做好项目文档归集记录。
DA_T 22-2015《 归档文件整理规则》
ICS01.140.20A14中华人民共和国档案行业标准DA/T22—2015代替DA/T22—2000归档文件整理规则The arrangement rule of archival documents2015-10-25发布2016-06-01实施国家档案局发布前言本标准代替DA/T22-2000《归档文件整理规则》。
本标准与DA/T22-2000相比主要变化如下：——标准的总体编排和结构按GB/T1.1-2009进行了修改；——将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；——调整归档文件分类方法；——增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；——增加归档文件档号结构和编制要求；——将室编件号、馆编件号统一为件号；——在附录中增加归档章示例、直角装订方法。
本标准的附录A是规范性附录，附录B、附录C、附录D、附录E是资料性附录。
本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位：国家档案局档案馆（室）业务指导司。
本标准主要起草人：许卿卿丁德胜张会琴张红吴惠敏刘峰王勤宋涌本标准于2000年12月6日首次发布。
归档文件整理规则1范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。
其他门类档案可以参照执行。
企业单位有其他特殊规定的，从其规定。
2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T18894电子文件归档与管理规范DA/T1-2000档案工作基本术语DA/T13-1994档号编制规则DA/T25-2000档案修裱技术规范DA/T38-2008电子文件归档光盘技术要求和应用规范3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1归档文件archival document(s)立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。
档案目录格式规范
关于下达大唐国际发电股份有限公司 2008 年第一批小型基建计划的通知
关于下达大唐国际发电股份有限公司 2008 年第二批小型基建计划的通知
关于下达大唐国际发电股份有限公司 2008 年第三批小型基建计划的通知
2008.01.12 3 2008.04.12 4 2008.10.22 6
①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边 25mm，距右侧纸边 15mm。以上字段从左至右依次保持宽度为 10、20、 20、70、20、10、20（mm），整表宽度为 170mm。 ②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边 35mm。纵向表格首行字段部分高度为 20，其余表格部分采用 15（行）*15（mm）分布。 ③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符 数量具体情况而定）。 ④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。
类目名称
案卷目录 所在页号
燃料设备管线施工安装文件
1
锅炉设备管线施工安装文件
1
汽机设备管线施工安装文件
3
化水设备管线施工安装文件
6
暖通及其它系统设备管线施工安装文件
8
焊接记录、试验报告
10
材料出厂证书
12
设计变更、工程变更、材料代用单
16
2 号机 卷内目录 所在页号
1 10 59 69 99 110 135 160
143—190 盒 191—250 盒 251—280 盒 281—310 盒
90 号柜 91 号柜 92 号柜 93 号柜
311—340 盒 341—360 盒 361—391 盒 393—400 盒
《北京市实施归档文件整理规则细则》
北京市档案局关于印发《北京市实施〈归档文件整理规则〉细则》的通知（京档发〔2010〕5号2010年3月25日）各区、县档案局，市属各部、委、办、局、总公司（集团）、高等院校、人民团体档案部门：国家档案局2000年发布《归档文件整理规则》。
我局于2001年制发了《北京市归档文件整理标准（试行）》，近期根据多年工作实践，对原标准进行了修订，现印发给你们，请参照执行。
修订后的《北京市实施〈归档文件整理规则〉细则》保留了原标准的主要内容，在归档文件的分类与排列、档案装具等方面进行了一些细化；适应相关规定，将文书档案保管期限调整为永久、定期，请有关单位在执行中加以注意，如有问题，请及时与我局联系。
北京市实施《归档文件整理规则》细则(2010 年3 月25 日修订）1.范围本细则规定了作为文书档案保存的归档文件整理原则和方法。
本细则适用于机关、团体、企业、事业单位和其他社会组织。
2.定义2.1归档文件各立档单位在职能活动中直接形成的、办理完毕、具有保存价值的纸质文件材料。
2.2件归档文件的基本整理单位。
一般以每份文件的不同稿本合为一件，包括文件正本、定稿、附件、被转发文、复制件、有领导重要批示或有处理结果的公文审批单等相关文件。
来文与复文可为一件。
报表、名册、图册、同种简报与期刊一册（本）为一件。
2.3归档文件整理将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
3.整理原则遵循文件形成规律，保持归档文件之间有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4.质量要求归档文件应齐全完整并按件装订。
归档文件及整理所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5.整理方法与要求5.1装订：归档文件装订时应使用符合档案保护要求的装订材料。
文件页数较多时可采取线绳装订。
5.2分类：归档文件一般可采用年度、机构、问题、保管期限等特征进行分类，并结合使用。
一个立档单位内的归档文件一般只采用一种分类方法。