行政时间管理

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工作环境“５Ｓ”管理
整理：区别要与不要的东西，只保留有用的， 撤除不需要的东西； 整顿：把要用的东西，按规定位置摆放整齐，并做好标识进行管理； 清扫：将不需要的东西清除掉，创造良好的工作环境。
清洁：维持以上整理、整顿、清扫后的局面，使工作觉得整洁、
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第一原则：目标管理原则
■目标不明确 ——工作的目标是什么？ ——你自己的人生目标是什么？ ■目标确定 根据目标确定工作计划
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案例：海尔的OEC管理法（Overall Every Controland Clear） 即全方位地对每人、每天、每事进行清理、控制，其主要内涵，就是贯穿 在企业各项工作中的“日事日毕、日清日高”。具体地讲，就是企业每天所有 的事都有人管，做到控制不漏项；所有的均有管理、控制内容，并依据工作标 纠偏，达到对事物发展过程日控、事控的目的，确保事物向预定目标发展。 按照这一管理模式，上至总裁，下至一般员工，哪怕是一个修剪花草的花 匠，都十分清楚自己应该干什么。干多少，按什么标准干，达到什么结果。 德鲁克在《卓有成效的管理者》一书中说：“管理好的企业，总是单调无 味，没有任何激动人心的事件。那是因为凡是可能发生的危机早已被预见，并 已将它们转化为例行作业了。”
• 业务洽谈
• 约会 • 上课
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第11招：没定期限就不叫工作
• 设定期限（双方共同协议） • 交办事项、定下期限，按时追踪
指使、要求、命令——书面化
按时追踪 • 承办事项、自定期限、限期前提报 主动提出进度报告。 力有未逮时，马上说出来。
第18招：休息是为了走更远的路
• 适当的睡眠 • 午睡30分钟 • 闭目养神 -小休片刻会更好 • 适当的休闲
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第19招：统筹管理时间
并行管理 同一时间做多件事情 串行管理 按循序做事情
根据事情的特点，分类管理
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80%的时间用在了20%的日常事情上
80%的事情在20%的高效率的时间内被完成 80%的效率提升可以来自20%的环节改进
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第三原则：工作优先级综合分析
四象限坐标图
重要度 Ｂ
重要但不紧迫
A
重要而且紧迫
紧迫性
D
不重要不紧迫
Ｃ
紧迫但不重要
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第五招：减少被打扰的时间
“打扰是第一时间大盗”
日本专业的统计数据指出：“人们一般每8 分钟会受到1 次打扰，每小 时大约7 次，或者说每天50~60 次。平均每次打扰大约是5 分钟，总共
每天大约4 小时，也就是约50%。其中80%（约3 小时）的打扰是没有意
第九招：同时做两、三件事情
• 同时做两件事情
刷牙、洗脸、洗澡/听新闻 等车或塞车时/看报
开车听演讲或者有声音的录音带
• 同时做三件事情 走路健身、听 mp3学英语、上班。
• 人脑一次能处理7件事情
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第十招：决不轻易“迟到”
时间没有准时 只有提前 • 工作时间
准对各自控制的事项按规定计划执行，每日将实施结果与计划指标对照、总结、
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第二原则：重点原则 “80、20”法则 帕雷托定律：是一个意大利的经济学家帕雷托提出的，他
在１８９７年观察１９世纪英国社会财富和人的关系时，发现 国家８０％的财富是聚集在２０％的人的手里。 80％的结果来自20％的原因。 80%的利润来自20%的客户 80%的销售来自20%的销售人员
不紧急 B（石块型的事务） •工作计划 •了解上级 •提高工作能力 •建立伙伴关系 •防患于未然 D（水型的事务） •一些可做可不做的杂事 •一些不必要的应酬 •其它休闲活动
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四.时间管理的策略（20招）
第一招：时间计划表
1.结合工作目标作好时间计划表
第15招：学会使用外脑
• 专家或朋友 好朋友 专家顾问 • 资源
图书馆。
Internet。
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第16招：集合零碎时间做大事
• 化零为整 25分钟读书法 ——25分/20页/天×600页/月＝24本书/年 • 每天固定时间沉思片刻/回顾与总结(思考周) • 常规性工作放在零散的时间处理
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行政秘书时间管理
讲师：李革增
聚成华企在线商学院
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一.常见的时间管理误区
事务性、重复性工作太多
打扰（电话或没有预约客人）
没有目标、次序和计划
缺乏自律
资料不完整或有所延误 文书工作不能一次到位 文件越积越厚 工作没有效率
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Fra Baidu bibliotek
二.时间管理的目标：
加强工作效果
提高工作效率
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三.时间管理的三原则
第一原则： 目标管理原则
第二原则：
抓住重点原则 “80、20”法则运用 第三原则： 工作优先级综合分析
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■请运用四象限方法排列你的工作：
紧 急
A（碎石型的事务） •危机 重 •急迫的问题 要 •有期限压力的工作
C（细沙型的事务） •不速之客的接待 不 •某些信件、文件、电话的处理 重 •某些会议的出席 要 •某些必要而不重要的会议、活动
2、经验与技巧 周一日程、出差前后一个工作日不要安排过多的事务； 在两个约会间留出机动时间，防止会议延长引起时间冲突，并给上 司留出整理思路的时间；同时预留时间处理日常事务； 根据上司习惯留出适当固定时间阅读报刊资料及其他信息； 对于上司的各项安排熟记于心，及时提醒已定下来的安排，防止冲 突；每日安排相对固定时间与上司核对日程，保证秘书与上司日 程表内容一致； 控制约会时间，适时打断，防止拖延，以免影响下面的日程； 掌握近期要回避的人物；
第六招：今日事、今日毕
• 工作计划表 正在进行的计划，尚未完成的事情。 • 每日行事历 规定的事项一定完成。 • 今日不做，明天就后悔 拖延容易变的更困难
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第七招：找出上级的最佳工作时间
了解上级是夜猫子还是早起的鸟儿 安排重要的事情的在最好的时间
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第14招：没有淘汰就不叫档案管理
• 五分钟内找不到文件 就不是好的档案管理 • 如果不见了会发生什么样的麻烦事？
• 如果不确定该不该“淘汰”？往垃圾箱丢吧。
• 定期整理、 “淘汰”掉不用的文件。
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注意：
60％有计划的工作 20％没有预期的行事 20％突发的行事
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第二招：帮助上级跳出时间陷阱
过多的电话
不必要的会议
不速之客 无意义的文件 方法； 过滤
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第三招：区分掌控的时间
二分法：区分可控和不可控时间
可控 工作、起居 饮食、睡眠 自我情绪管理 不可控 交通 开会 上司召见
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第四招：每日工作计划表
一日之计在于昨天 明天必须要做的六件重要事情，写下来。 相关工作一并完成。 不作预定表以外的工作。
保证1-2个小时的免打扰时间
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第八招：养成良好的工作（生活）习惯
• 平时作事情 注意养成节省时间的好习惯
袜子/长裤（先穿袜子再穿长裤，可节省5秒）
用品放在一个固定的地方（Key ?）
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出差前：
3.出差日程安排
确定出差目的地和日期； 确认上司出差陪同人 与出差地人员沟通，确定日程（如早午晚餐安排、所到地地址、路程时间、接待人等信 息）。 确定行程，预定机票（选择航空公司、机型及班次）、酒店（选择上司习惯的酒店、酒 店的电话、传真等）、接/送机人员（明确接送人的联系方式）； 完善细致周到的日程表（时间、地点、对方参会人、议程等）（见范例）。 根据上司的习惯，准备出差用物品。 拟写授权书并于上司出差前一天向各相关部门及相关人员发出邮件和复印件。
-了解公司业务发展情况，特别是上司最近的业务进展情况，留意近期的
工作兴奋点； 对计划内事情预先写入日程；及时整理日程表，以免安排冲突；
定期与上司沟通，将双方的要求、需求和可能会遇到情况的处理原则达成
共识，以利工作开展； 注意日程安排的时间松紧，安排全部时间的60％；
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第17招：勇敢说“不”
• 您有拒绝的理由，不必每次都要有理由。
• 拒绝太慢反而会造成抱怨太多。 • 轻诺寡信
人生的麻烦有一半是由于太快说“是”，太慢说“不”造成的 比林定律 ：美国幽默作家比林
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第20招：使用管理时间的工具
笔 及时贴 Pda
笔记本
软件
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五.管理上司的时间
固定日程管理（计划、会议、出差、接待等） 突发性日程 （临时性、突发性事件）
1.总体原则：
了解上司的日常工作、近期业务重点、作息习惯、身体状况，优化工作方 法，细心观察上司的工作习惯与做事风格，主动适应其工作节拍；
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第12招：整理工作环境
• 桌面 清除不必要的东西——相片、饰品等。 有用物品定位、编号。 • 抽屉
立即处理的公文、正在实施的计划，分类、分组。
保留的公文，参考资料分别放置。 • 周围环境
一天三分之一以上的时间。
清爽舒适、工作效率。
自己检查你的办公桌、文件柜、电脑、文件夹、档案夹、 电脑磁盘、还有更多的其他东西，是否符合5s管理，是否方 便你的工作。
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第13招：各种文件只看一次
• 阅读技巧——30％花在阅读上
阅读前——选择阅读材料（1分钟200页）
阅读——改进阅读速度（1分钟500字） 阅读后——用色笔来标记 • 文件处理只看一次 今天决定不了的明天也一样。
义或者极少有价值的。同时人被打扰后重拾原来的思路平均需要3分钟， 总共每天大约就是2.5小时。”根据以上的统计数据，可以发现，每天
因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作
时间的68.7%。 流程管理
要多用打扰性不强的沟通方式
与别人的韵律相协调
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修养：通过进行上述4S的活动，让每个都自觉遵守各项规章制度，养 成良好的工作习惯。
5S的倡导者相信，保持工作环境的干净整洁，物品摆放有条不
紊，一目了然，能最大程度地提高工作效率。
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