1时间管理台湾

行事历,日记簿, MS Outlook
时间管理观念与方法上的演变
阶段 重点 内容 工具
规划, 订定优先 第三代 顺序, 操之在我
厘清价值,追求效率, 操之在我 订立「中,长,短期」 目标 编排优先次序
计划表,组织表
时间管理观念与方法上的演变
阶段 重点 内容 工具
厘清价值,追求效率,操 规划, 之在我 订定优先 第三代 订立「中,长,短期」目 计划表,组织表 顺序, 标 操之在我 编排优先次序 - 一周计划表 人生的四大需求得到满足 - 探讨生命中最重要 客观的 (物质,心理,社会,精 的东西 第四代 「最重要 神) - 认清角色 的事」 根据自然原则/农场法则 - 第二象限目标 订定及达成目标 - 坚持与正面想象 - 评估及自我欣赏
纸条 (Things to do list) 备忘录 (memorandum)
时间管理观念与方法上的演变
阶段 重点 内容 工具
第一代
备忘录
顺其自然,时间追踪 随身携带备忘,方便 填写或删除
纸条 (Things to do list) 备忘录 (memorandum)
第二代
事先规划,安排工作 规划与准备 与行程,标明期限
堂课:任务管制表
任务:必须要做的事. 任务: 优先顺序:将任务内容的优先顺序排列出来,第 优先顺序: 一优先的写1,第二优先的写2.,依此类推. 计时:预计要花多少时间来完成任务. 计时: 启动时间:几点开始进行,几点结束. 启动时间: 完成结果:每完成一项任务内容就在后面完成空 完成结果: 格内打圆圈,表示已完成.如 果没有完成的,就 在完成的空格内打 X,并且在后续行动说明原因 及何时继续行动.
快看 变成「晨型人」的小秘诀!
秘诀1: 早睡早起
调整生理时钟,起床时间每两周提早半 小时,渐渐达到早上五点就起床.
秘诀2:晚饭之后禁甜点,宵夜
早餐可以吃得很丰盛,但是夜间若肠胃活动太旺盛, 会影响睡眠品质,造成隔天起不来或睡不好.
秘诀3:避免熬夜上网
夜间上网容易不知不觉沉迷於游戏或聊天, 也会使脑部活动过於旺盛,造成失眠.
III
偏重第一类事务的人
I 又紧急又重要 II
结果:-结果 压力 筋疲力尽 危机处理 忙於收拾残局
III IV
堂课 :「好plan, 好好plan」
1. 将表一二行程填入紧重表 2. 分析自己属那一类型 3. 对自己类型感满意? ? 4. 想想可如何分配时间, 例如… 5. 四类都可能要做, 但要留意比重
堂课:消除时间杀手
( 1 )电话干扰:一般人在接电话后习惯聊天一阵子,很浪 电话干扰: 电话干扰 一般人在接电话后习惯聊天一阵子, 费时间; 费时间; ( 2 )开会:不重要的会尽量不要召开,开会一定要准时开 开会: 开会 不重要的会尽量不要召开, 始及结束,要好好地计划,才不会浪费时间; 始及结束,要好好地计划,才不会浪费时间; ( 3 )不速之客:临时有人敲门拜访,一闲聊就花掉数十分 不速之客: 不速之客 临时有人敲门拜访, 所以尽量花费数分钟即结束; 钟,所以尽量花费数分钟即结束; ( 4 )救火:即总是在做应急的事情; 救火: 救火 即总是在做应急的事情; ( 5 )拖延的习惯; 拖延的习惯; 拖延的习惯 ( 6 )犹豫不决; 犹豫不决; 犹豫不决 ( 7 )过度承诺; 过度承诺; 过度承诺 ( 8 )个人组织能力不佳; 个人组织能力不佳; 个人组织能力不佳 ( 9 )缺乏目标; 缺乏目标; 缺乏目标 ( 10 )缺乏优先等级; 缺乏优先等级; 缺乏优先等级 ( 11 )缺乏完成期限. 缺乏完成期限. 缺乏完成期限
有哪件事你一向想做, 因抗拒心理, 迟迟未开始 试找出一些有效的步骤克服之
第一,二,三,四代时间管理概念
时间管理的目的
不在节省多少时间, 而在帮助你我得到更好的生活, 追求生命的价值!
时间管理观念与方法上的演变
阶段 重点 内容 工具
第一代
备忘录
顺其自然,时间追踪 随身携带备忘,方便 填写或删除
休息是为了更快地走路
更多小技巧
优先思考重点, ex: 先说结论 找出核心时间 站著开会 善用工具来创造时间价值 睡眠的方法 哪些事会浪费时间?
时间即生命
「生命是以时间为单位, 「生命是以时间为单位, 浪费别人的时间等於谋财害命; 浪费别人的时间等於谋财害命; 浪费自己的时间,等於慢性自杀」 浪费自己的时间,等於慢性自杀」 -鲁迅
知名美学家蒋勋, 清晨六点开始工作
蒋勋, 蒋勋,每天早上六点就开始 工作, 工作,在花甲之年开创生命 新价值. 新价值. 每一个清晨, 「每一个清晨,从黎明日出 的微光看花,静坐在花前, 的微光看花,静坐在花前, 像参悟生命的来日方长…… 像参悟生命的来日方长…… 是生命的灿烂之花.」 是生命的灿烂之花.」
为什麼拖延?
喜欢做的事情 熟悉的事情 容易做的事情 花费时间少的事情 费时间少的事情 已排定时间 已排定时间的事情 时间的事情 资料齐全的事情 经过筹划的事情 经过筹划的事情 别人的事情 有趣的事情 紧急的事 情
不喜欢 不喜欢做的事情 不熟悉的事情 难做的是事情 花费时间多的事情 费时间多的事情 未排定时间 未排定时间的事情 时间的事情 资料不齐全的事情 料不齐 未经筹划的事情 经筹划的事情 自己的事情 枯燥的事情 不紧急的事情
偏重第三类事务的人
I III 紧急但不重要 结果:-结果 短视近利 不断做危机处理, 不断做危机处理 不懂预防 被视为巧言令色 轻视目标与计划 缺乏自制力, 缺乏自制力 怪罪他人 人际关系浮泛, 人际关系浮泛 甚至破裂 II IV
偏重第二类事务的人
I II 不紧急 但重要 结果:-结果 有远见, 有远见 有埋想 平衡 纪律 自制 少有危机 IV
(三) 用最简单的方法,最有效的方法,简化或 处理非重点工作. 1. 把同样的工作集中处理,批次处理. 2. 改变工作流程,简化工作方法. 3. 将较不重要或紧急的任务授权出去. 4. 对即不重要又不紧急的任务要保持距离.
(四) 从结构面改善工作内容及流程. 1. 仔细解读工作内涵,找到新的工作模式. 2. 简化步骤,使用新的有效工具,改善工作效率. 3. 进行外部沟通,改变及简化工作流程. 4. 试行上级沟通,从改变工作定位,工作分工或者 增加人力来改变.
操控时间的秘密
目标(Design)
你想要什麼?
时间分配与先后顺序(Plan)
你要如何一步步地达到目标? 你愿意花多少时间在每件事上面?
你一小时值多少钱?
成果=时间价值x投入时间 你能创造多大的时间价值?
Other People's Time
Other People's Time
小明 摺纸飞机 摺纸蛙 各自摺10机10蛙 小明摺20蛙 小华摺20机 5架/min 5只/min 2+2=4(min) 4(min) 小华 4架/min 2只/min 2.5+5=7.5(min) 5(min)
事件紧重表
紧急
第I类:-类 重 又紧急 要 又重要 第III类:-类 不 很紧急 重 不重要
不紧急
第II类:-类 不紧急 但重要 第IV类:-类 不紧急 不重要
要
事务分类
紧急 重 要
第I 类 危机 急迫的问题 有期限压力的计划
不紧急
第II 类 防患未然 改进产能 建立人际关系 发掘新机会 规画, 规画 休闲 第IV 类 繁琐的工作 某些信件电话 有趣的活动
新任韩国总统李明博, 每天四点起床
李明博每天清晨四点半起床, 李明博每天清晨四点半起床, 运动一小时,阅读一小时, 运动一小时,阅读一小时, 从不间断…… 从不间断…… 这位CEO的总统,以早起的 的总统, 这位 的总统 习惯锻鍊坚韧的意志力. 习惯锻鍊坚韧的意志力.
然而,每天早上,仍有 许多人难以离开温暖的 被窝 … 为什麼总是爬不起来, 甚至愈睡愈累?如何才 能成功摆脱赖床,成为 「晨型人」呢?
时间管理: 80/20原则 定律 原则(定律 原则 定律)
常常是百分之二十的关键努力产生百分之八十的绩效. 常常是百分之二十的关键努力产生百分之八十的绩效. 不紧急 不 重 要 重 要 可做可不做 容易做-耗费时间 容易做 耗费时间 慢慢做, 慢慢做, 且一定要做 不容易做-拖延 不容易做 拖延 紧急 快点做, 快点做, 但可逐渐制度化
不 重 要
第III 类 不速之客 某些电话信件 某些会议与报告 受欢迎的活动
偏重三及四类事务的人
I III 紧急但不重要 II IV 不紧急不重要
结果: <不重要 不重要> 结果 不重要 --全无责任感 全无责任感 --工作不保 工作不保 --依赖他人 社会机构维生 依赖他人/社会机构维生 依赖他人
对策 (1) — 改变思想
1. 切香肠法,逐个击破,逐步解决 2. 用平衡表分析,对比拖延的理由和不拖延 的好处. 3. 改变自己爱拖延的思维方式 开始工作会痛苦 4. 避免过分的追求完美 完成工作会开心
对策 (2) — 坐言起行
建立目标 写下优先顺序 分配时间 坐言起行 再检讨再改进
工作纸—愚公移山
快点做
「时间就像海绵里的水一 样, 只要你愿意挤,总还是 有的.」
——鲁迅
早起一小时,人生大不同
古今中外许多成功人士都是「晨起人」,例如:织田 信长,拿破仑,曾国藩,宝来副总裁白文仁,君悦总 经理David Pacey,台塑集团董事长王永庆等...
他们的成功之道,就是利用早晨时光,思索局 势,规划未来……想成功,先从晨起开始!
时间管理
How to use time wisely 李铭义 义守大学副教授 mylee@isu.edu.tw
为什麼要时间管理?
这张钞票给你
给你了以后…
你想拿他买什麼东西? 每个东西你愿意花多少钱来买? 要先买什麼? 再买什麼? 如果有人跟你要,你会给他吗? 如果有人要和你合购,你会答应吗?
操控时间的秘密
Hale Waihona Puke Baidu功靠记录
计画是靠先＂写″出来, 不是单＂记″在脑.
「做不完定律」
组织中有所谓的「做不完定律」 集中精力在重点工作上,设定正确的优先顺序 配合能力与承受量把工作授权,留更多时间给重 要的事.
「重点法则」,可以分为四个层次: (一) 藉ABC法分辨什麼是重点工作. (二) 运用80/20原则,花全力处理重点工作. (三) 用最简单的方法,最有效的方法,简化或处 理非重点工作. (四) 从结构面改善工作内容及流程.
(一) 藉ABC法分辨什麼是重点工作.
1.A任务:最重要,使用15%时间,任务价值65%. 2.B任务:中等重要,使用20%时间,任务价值20%. 3.C任务:较不重要,使用65%时间,任务价值15%. 4.依任务的意义与价值分配时间,从最重要的任务下手.
(二) 运用80/20原则,花全力处理重点工 作. 日常工作中一个较小的部份比相对的大 部份拥有多得多的价值.
秘诀4:春,夏 开始执行晨起计画
对早起没信心的人, 可以选在春,夏开始 进行,会更容易养成 早起的习惯.
「晨型人」的四大好处
清晨五点就起床,除了利於时间管理, 还有四大好处: 「变美丽,变苗条,变健康,变聪敏」
好处1:变美丽
早睡早起是免费的最 佳美容法,而且不必 擦一大堆保养品,气 色自然就会好,而且 皱纹会减少.
懒惰的青蛙
住在田边的青蛙对住在路边的青蛙说:「你 这里太危险,搬来跟我住吧!」路边的青蛙 说:「我已经习惯了,懒得搬了.」几天后, 田边的青蛙去探望路边的青蛙,却发现他已 被车子压死,暴尸在马路上.
原来掌握命运的方法很简单, 远离懒惰就可以了 就可以了. 远离懒惰就可以了.
拖延必付出代价
延迟起床 延迟交功课 延迟答覆询问 延误机械修理 迟迟不去慢跑 一直不去看牙医 迟到 一星期扣5分 将失掉顾客 故障后花费更大 容易缩短生命 牙疼会愈来愈厉害, 甚至需拔牙或做根管治疗.
好处2:变苗条
早起可让身体正常代 谢,脂肪和废物不会 囤积在体内,若配合 晨间运动效果更佳.
好处3:变健康
早起可让体内循环 良好,使抵抗力变 强,减少感冒生病 的机率.
好处4:变聪敏
早上头脑清楚,吸收 能力强,又有充分时 间好好阅读,比在通 勤时拥挤的车厢内阅 读效果更好.
堂课:作息圆饼图
成分时间数比例 上课 % 读书 % 休闲活动 % 休息+睡觉 % 生活琐事 % 其他 %