办公自动化(OA)管理办法

南宁市工信委办公自动化(OA)管理办法

第一章总则

第一条为推进本委办公自动化(OA)以及信息化进程,实现办公标准化管理,加

快公文流转速度,提高办文效率,减少文件丢失,同时保护环境,节约办公经费,特制定本办法。

第二条委办公室负责网上办公系统公文处理的综合管理工作,委办计算机站管理员负责网上办公系统的技术保障和系统维护工作。本委各科室应明确人员和岗位职责,加强协作配合,按照办公自动化工作相关要求,熟练准确地使用办公自动化软件处理公文。

第三条严格实行在网上办公制度。本委干部职工在工作时间必须登陆OA系统,及时处理公文和待办事项,查阅公告、通知等,不在办公室应在OA上添加个人去向。出差人员应使用手机、笔记本等网络终端处理工作,特殊情况无法上网的应指定代办人员。

必须通过OA处理收文、发文工作。凡不经过OA系统运行处理的文件资科,委办公室有权拒绝编发(涉密文件及不便在OA流转的文件除外)。所有非涉密一般文件除印发少量纸质文件存档或对外使用外,均以电子文件形式运行。涉密和不便在OA流转的公文,仍按纸质文件流转。

第四条各科室及科室人员使用OA系统情况,列入年度工作目标考核范围进行

考核,委办将定期对OA运行情况进行督查,各科室应按收文发文工作流程,落实好OA系统运行工作。

第五条网上办公系统的用户名和密码实行统一管理。各科室需增加或减少用

户时,应经办公室审核同意并统一办理。应及时修改个人登陆密码并妥善保管,如发现密码被盗或遗忘,应及时告知委办计算机站。

第六条通过网上办公系统处理公文的范围:

(一)公文处理:收文、发文等。

(二)公共信息:包括内部通知、会议通知、需相关处室传阅的文件资料、人事政务信息及其他信息。

凡涉密和不便通过网上办公系统处理的公文,仍以纸质文件形式流转。

第七条严格执行公文处理操作规程,对本岗位公文处理业务要

应知应会,熟练应用,避免出现差错。不得擅自删除或更改与网上办公系统有关的软件和设置,发现病毒要及时告知信息中心。

第八条使用网上办公系统处理公文时应严格遵守有关保密制度,严防泄密,严禁擅自拷贝、打印不便对外公开的文件或转给无关人员阅读,违反规定者视情按保密纪律处理。严格遵守国家和自治区计算机网络管理的有关规定,禁止利用网上办公系统处理与公务活动无关的事情,更不得发布有违国家法律、法规或不文明的信息。

第九条委办计算机站负责公文处理系统的后台维护管理,做好

公文处理系统计算机信息备份工作,实行每天增量备份和定期备份制度,确保公文处理系统的安全运行。办公室负责收集对OA使用情况

的反馈,设定或优化OA运行流程,使其使用更方便快捷。

第二章 OA收文处理

第十条 OA收文流转程序由委办结合相关规定,结合本委工作实际制定。以纸质文件形式流转的文件收文处理按《南宁市工信委公文

办理制度》执行。

第十一条收文。外来的文件(包括纸质文件和网上传送的电子文件),由办公室收发员统一签收;涉密文件由保密员签收。签收时应

及时拆封,仔细核对,发现错误,即予退回。

第十二条扫描登记。收到的公文(不包括涉密公文)由委办统

一扫描并校对后分类按顺序编号登记录入计算机。

第十三条分送。会议通知、一般性简报、事务性通知、请柬等

一般性文档材料由办公室文秘人员通过OA直接分送处理。

第十四条拟办。需领导批办的文件经扫描登记后,委办提出拟

办意见并通过OA分送委领导批办。对急办的公文,在呈送委领导的

同时,可以先行抄送承办科室处理。

第十五条批办。委领导在OA批办后直接转发给承办科室。如需其他委领导阅办的直接抄送其他委领导。如归口其他分管领导批办的退回办公室,由办公室再呈相关领导批办。

第十六条承办。科室对承办的文件,由科长确定经办人员办理。承办人员根据文件办理要求和领导批示及时办理。委办根据文件时限和承办进度适时催办、督办。

第十七条归档。承办处室承办或阅办结束后,将文件返回办公室归档。

第三章 OA发文处理

第十八条 OA发文流转程序由委办结合相关规定,结合本委工作实际制定。以纸质文件形式流转的文件发文处理按《南宁市工信委公文办理制度》执行。

第十九条拟稿。拟稿人在拟稿时,必须先正确填写发文稿纸的各个项目,再撰写正文,附件列在正文之后。

第二十条审核。在文稿送办公室核稿或其他科室会签前,应经所在科室负责人审核同意。

第二十一条会签。如需其他科室会签的文件,由拟稿科室在OA 选择“会办科室意见”,相关科室会签完成后返回主办科室。

第二十二条签发。凡以委名义制发的文件,需委领导审批后签发,重要文件应由委主要领导签发。

第二十三条核稿。按程序审签完毕的文件,通过OA送办公室核稿并编写发文字号。

第二十四条发文。办公室核稿后通过OA发送至文印室。由文印室统一排版印刷。

第二十五条归档。打印完毕文印室应将文件通过OA归档处理。纸质版文件还应执行封发、立卷、归档、销毁等程序。

第四章公告通知

第二十六条发布权限:委领导、委办、人事科、监察室、机关党委具有在全委范围内发布电子公告的权限。其他科室拟发布本委范围的电子公告,可由委办统一发布。

第五章行程安排

第二十七条发布权限:委干部职工具有在行程安排上添加本人行程安排的权限。委领导、委办有添加全委干部职工行程的权限。委干部职工有浏览全委人员行程安排的权限。

第五章档案管理

第二十八条外单位的来文由收文人员在扫描编号完毕后进行归档;无需编号存档的文件直接送各科室文件箱,委办不予扫描存档。

第二十九条发文存档按照档案室相关规定执行。

第三十条文件的查询和借阅。全委人员可以根据权限直接查询在OA存档文件。密级、资金、会议纪要、抄告单类的文件查阅需向办公室提出申请,经办公室分管主任批准方可查阅。

第六章附则

第二十九条本委各科室、委直属单位可根据本办法自行安排内部具体操作流程。

第三十条本委纸质公文的处理按《南宁市工信委公文办理制度》以及市政府的有关规定执行。

本办法自发文之日起执行。