怎样成为时间管理的高手

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怎样成为时间管理的高手　

　“我真的很想把事情做好，可是我时间不够用！”你是否常有这种感慨？事实上，我们可能不是真的没时间，而是我们把时间拿去做错误的“花费”，不知不觉浪费掉大好时光。　

偷走我们时间的９大杀手：　

l之一：不分轻重缓急。光是建立工作待办事项的清单是不够的，必须理清各项任务之间“轻重缓急”的关系，否则非常可能会陷入琐事的地狱中，花费庞大心力处理其实并不是那么重要的事情，延误了真正要紧的事，制造日后的危机。　

l之二：电话与不速之客。电话与非预期的访客所占去的时间是很难估算的。时间管理专家建议可以多利用语音留言的功能，过滤不必要的来电，或是长话短说，若不是非常紧急的事，不妨礼貌告诉对方何时会回复，等到手头的事情告一段落以后，再行回复。不在预期中的访客较难以控制，但仍应掌握“长话短说”的原则。　

l之三：工作环境杂乱。据统计，办公桌面杂乱或资料乱放，会让人平均每年多浪费掉６周的时间。你必须养成物归原处的习惯，并且把搜集到的资料整理归档，别让文件泛滥，减少找寻文具或资料的时间。

l之四：不会说No。《时间管理十堂课》的作者罗勃・布莱说：“世上最容易犯的错，就是许下过多的承诺。”富邦金控执行副总经理兼财务长龚天行虽位居高层主管，但却能做到天天回家吃晚饭，其中一个秘诀就是，“除非绝对必要，否则我几乎没有应酬。”当自己实在力所不能及时，应该学着坚定地说Ｎｏ，特别对于排在“轻重缓急”

序列中后面的事项，最好直接回绝。　

l之五：拖延的坏习惯。很多人不能克服惰性，习惯把事情积压到截止期限前才处理，最后不但未能如期完成，仓促下赶工的工作品质也会出现问题。罗勃・布莱建议：特别是处理大型专案时，应把计划切分为好几部分，分清责任，按部就班完成，坚决杜绝拖延。　

l之六：一次想完成太多事情。订立任何目标时，都应衡量自己的资源与时间，不要一口气想要完成太多计划，到最后可能会处处落空。　

l之七：事必躬亲不懂授权。在授权或与他人合作之前，必须先想清楚可能的风险，选择适合的授权或合作对象，一旦决定以后，就不要再事事插手，否则不但打乱自己的时间规划，也会给下属或工作伙伴不被信任的感觉。　

l之八：不必要的会议。好的会议固然能起到脑力激荡、凝聚共识等效果，但无论如何，开会都是花费时间的重要因素，如果非开不可，最好能做到准时开始及结束，

在自己可以做到的范围内，有效率地进行会议。　

l之九：沉迷于无意义的活动。这类事即是柯维时间管理矩阵中，归类到第四象限的事，是既不急迫又不重要的事，甚至可以说是一种浪费生命，例如沉溺于电视、八卦聊天等。人们受到紧急工作的压迫时，常想“逃避”到第四象限，这种逃避只会带来更多的空虚，同时又把未完成的事情推到更紧急的状态。以看电视为例，若平均每天看电视１６０分钟，一年花１０００小时，以７５岁的寿命计，一生将耗上８年的时间看电视！试想，如果多给你８年的时间，你能完成多少梦想？　

时间管理五大法宝　

真正彻底的时间管理不只是照顾你的“工作”，还得把你的“人生规划”考虑进去。　l以“周”为单位进行时间管理。　

我们每周应匀出一段完全安静，可以沉思的时间来规划下一周。速度不是重点！要紧的是，有没有“重要”的事情放在你的计划中。要记住的原则是：不是把时间表填满再来排顺序，而是先列出最重要的事情再来排时间，把重要事情排好以后，再寻求空档去处理非关键的事情，最后琐事放在黄金时段以外的时间去做。这些重要时段确定后，尽量不要变动取消，如此一来，必然会有意识地降低无意义的时间浪费。　

l每天“偷”一点时间做计划。　

“日”是我们生活的基本单位，完成周计划后，必须逐日做一些微调。对于现代人而言，“一日之计在于夜”，晚上应抽出几分钟，按照自己的周计划，想一想第二天的具体安排怎样才能更有效率。　

l快速做事Ｖｓ做正确的事。　

传统的时间管理，强调的是效率——如何用最短的时间做最多的事情。但正确时间管理观念除了重视效率，更要求人们首先要“做正确的事”。因为不管飞得多么快的飞机，只要方向错了，一切都白搭。在做周计划和日计划时，都要把“正确的事”中的“重要的事”放在重要时段去完成。　

l急迫的事≠重要的事。　

成功学大师柯维把时间管理分为四代：第一代的时间管理只是“备忘录”，做一件划掉一件；第二代的时间管理开始讲究效率，重视规划与准备，订立目标一一执行；第三代时间管理把“顺序”的概念加进去，制订出短中长期的目标，按优先次序予以实践。新一代的时间管理观念，更强调在设定目标之前，必须先慎重思考“角色”与“人生意义”的问题。简单说，就是一种以“重要的事”，而非“急迫的事”为最高指导原则的时间管理态度。　

l别忽略“重要但不急的事”　

事情的轻重缓急，是我们决定处理顺序的根据。急事不等于要事，时间管理要做得

好，就是要尽可能降低事情朝紧迫方向发展的可能性。　

“如果我们的工作或生活，每天都处于救火状态，你觉得这样健康吗？”　

以消防队员的工作比喻，　“救火”是处理既重要又紧急的事，但救火在消防队员的工作时间中，所占的比例可能不到７％，剩下的时间，其实是花在预防与救灾等“重要但没有燃眉之急”的事情上，若是这部分做得好，就可以降低火灾发生的机率。　

柯维与塞维特这两位大师都把事情按“重要”与“急迫”画分成四个象限。第一象限的事既急迫又重要，当然得即刻处理，至于第三象限的事虽然不重要，但比较紧急，因此也常耗去人们不少时间，受到这些压力催逼，人们又习惯逃避到第四象限里去喘口气（例如，看电视、休闲、上网）。　

最后，被牺牲掉的是第二象限的事：虽然不紧急，但却重要的事。　

第二象限的事情常与生活品质和未来有关，例如重要但不紧迫的工作、长期的职业规划、自我培训、健康、人际关系等，虽没有迫切的危机，但我们若未能花时间去耕耘，日后的事业和生活就可能出现危机，或者出现更多第一象限的事情来逼迫我们的时间和生命。　

总之，时间管理常是一个取舍的过程，因此，最高指导原则就是花心思在“重要”的事情上，不管它是否紧急。而要分辨急迫的事是否重要，我们可以自问：这件事是否有助于达成某种重要的目标？若答案是否定的，就应该归入第三象限。在做周计划和日计划时，更多地考虑第一象限（重要且紧急）和第二象限（重要但不紧急）的事情。