卫生行政处罚案卷制作归档及注意事项共67页
卫生行政执法档案移交及归档制度
卫生行政处罚立案登记及档案移交及归档制度为提高工作效率使处罚案卷及时归档、及时结案。
制定档案移交及归档制度。
一、对当场作出的行政处罚及收缴的罚款，应及时上缴财务，由财务开具罚款收据，５日内将案卷交至法制科。
二、一般程序的行政处罚由监督科室自作出立案决定起３个工作日内，持《立案报告》到法制科进行立案登记。
三、法制科负责登记立案案卷的类别、案由、立案时间、登记时间及承办人，并由承办人核实后签字确认。
四、监督科室应当自立案之日起１０日内做出行政处罚决定。
因特殊原因，需要延长调查时间的由相关科室报请所领导批准，并将有关结果告知法制科登记备案。
五、监督科室在收缴罚款并收到罚款收据后，将该处罚档案结案。
每月末将本月结案的处罚档案交至法制科进行审查。
六、法制科在收到移交档案后于５日内审核完毕，对审核中发现问题的案卷，填写书面审核记录，并返回有关科室。
七、监督科室在审核后的处罚案卷后，对存在问题的部分及时改正或补充。
５日内将档案制作完成交至法制科。
八、法制科接到移交档案后，进行最后审核，并填写处罚档案封面，于３日内装订后存档。
行政处罚案卷制作注意事项
行政处罚案卷制作注意事项行政处罚案卷制作实用提醒案卷是烟草专卖行政执法的有效载体，是执法水平的直接体现。
但在制作的过程中，经常会出现一些不规范问题，一些细节方面的错误，笔者结合工作实践总结了烟草专卖行政处罚案卷制作需注意的“11注意”，以此提高案卷质量，规范行政执法行为。
一、注意“涉嫌”两字要写明从案件发生到案件调查终结之前，也就是案件未定性前，所有的案卷文书中的案由都要加注“涉嫌”两个字。
如果案件已定性，在《案件处理审批表》、《行政处罚决定书》、《结案报告表》等文书中案由就不再写“涉嫌”两字，切记关键点就是案件是否已定性。
二、注意“陈述权”的中“述”字要正确书写目前在审查案卷时发现有案件承办人在告知当事人享有陈述权时，将“述”写为“诉”，一字之差意义大不相同。
“述”与“诉”都是指说话，但“述”指讲话和陈述，偏向于叙述，是一个中性词，而“诉”侧重诉求、控告，感情色彩比较强烈。
陈述权是指当事人对行政机关给予行政处罚所认定的事实及适用法律是否准确、适当，陈述自己对事实的认定以及主观的看法、意见，同时也可以提出自己的主张、要求。
在这里更多的是强调当事人的叙述案件的权利，为自己及时申辩的权利。
而只有在告知当事人享有的诉讼与复议的权利时，这里才用“诉”。
三、注意“案由”要写清在案卷中几乎每项文书中都涉及“案由”一项，但发现在《责令整改通知书》、《先行登记保存通知书》等文书中，出现未写案由的问题，如只写“X年X月X日在X街X店的行为违反了XXX条款”，只写清楚了案发的时间、地点未写案由，也就是未写出当事人的违法行为。
在此一定要注意，没有案由就没有将案情表述清楚，也是一种不规范行为。
四、注意“日期”要一致案件中的日期是整个案件发生、案件调查、案件结束的一个详细记录与体现。
一定要在书写时注意写对，注意前后文书中的日期是否一致、是否符合逻辑。
如案发时间是5月22日，《询问笔录》里案发时间写成5月21日。
同时要注意案件各阶段的法定办理时限。
行政处罚案卷的制作及归档管理、证据种类与取证技术
行政处罚案卷的制作及归档管理随着社会的发展和进步，行政管理日益复杂，行政处罚案件的数量和复杂程度也在不断增加。
行政处罚案卷的制作及归档管理成为了行政执法工作中至关重要的环节。
合理规范的制作和归档管理，不仅是保障执法工作的正当性和公正性，也是维护行政执法机关的形象和权威的重要保障。
一、行政处罚案卷的制作1. 依法确定行政处罚事实和证据行政处罚案卷的制作首先要依法确定行政处罚事实和证据。
行政执法人员在开展执法工作时，必须严格依法行使权力，依法取证，依法确定行政处罚事实和证据。
行政处罚事实和证据的确定要实事求是，客观公正，不能有任何武断和片面性。
2. 合理、规范的程序操作在确定行政处罚事实和证据的基础上，行政处罚案卷的制作需要进行合理、规范的程序操作。
程序操作包括对案卷的整理、组织和归档等工作，需要根据执法程序和规定进行，确保案卷的内容真实、完整、准确。
3. 完善的书写和记录行政处罚案卷的制作需要注意书写和记录的完善性。
书写要规范清晰，记录要真实客观，不能有任何涂改和篡改。
尤其是对于相关当事人的陈述和证明材料，要尽可能做到逐字逐句记录，确保案卷的真实性和完整性。
二、行政处罚案卷的归档管理1. 根据分类规定进行归档行政处罚案卷的归档管理需要根据相关的分类规定进行。
不同的行政处罚案件根据性质和类型进行分类，需要制定相应的归档管理规定，确保案卷的归档能够有条不紊地进行。
2. 建立健全的档案管理制度行政处罚案卷的归档需要建立健全的档案管理制度。
这包括档案管理的组织结构、工作职责、岗位设置、人员配备等方面的规定，以及对档案管理工作的监督和考核机制等方面的制度规定。
3. 加强档案保管和档案利用除了对行政处罚案卷进行归档管理外，还需要加强档案的保管和档案的利用。
档案的保管要做到安全、完整，避免遗失、损毁等现象的发生；档案的利用要充分发挥其价值，在法律、行政等方面的工作中发挥重要作用。
证据种类与取证技术随着科技的发展和进步，证据种类与取证技术也在不断地更新和完善。
关于进一步规范行政处罚案卷的有关要求
关于进一步规范行政处罚案卷的有关要求为进一步规范我局行政处罚案卷，根据《卫生行政执法文书指导手册》和《马鞍山市卫生局卫生监督局行政处罚案卷标准》等有关规定，对我局行政处罚案卷提出以下要求：一、案件受理记录案件受理记录中处理意见由两名经办人填写，若案件需要进一步核实的，填写为“本案尚需进一步核实，请领导阅示。
”；若案件需要立案的，填写为“本案需要立案调查，请领导阅示。
”案件受理记录中负责人意见由科室负责人填写，填写为“同意经办人意见，请核实后立案查处。
”二、立案报告立案报告中经办人签名为两个人。
负责人审批意见由分管局长填写，不能立案的填写为“不同意立案。
”；可以立案的填写为“同意立案。
本案自XXXX年XX月XX日起立案，由XXX和XXX两位同志承办。
”三、证据材料案件调查要在立案后进行，由分管局长批准的两位同志负责承办。
仅有现场检查笔录作为孤证，一般不能定案，应辅有询问笔录，违法现场的取证照片，相关的书（物）证，有资质鉴定机构的鉴定结论、证人证言的录音资料等相关佐证1项以上，且各证据之间相互印证，形成证据链。
提供的取证照片应符合以下条件①照片中要有拍照时间、违法当事人或陪同检查人；②能反映具体违法事实并与笔录所载内容相一致；③能反映违法事实来源于违法单位，可以拍摄多个照片相互映证，笔录中应记录拍摄照片的地点、张数等情况证据要足以证明违法行为的性质、情节、程度和后果，证据种类尽量齐全，不仅要有案件的定性材料，也要有定量材料。
取证文书要严格按照《卫生行政执法文书指导手册》要求书写，如现场检查笔录、询问笔录中监督员要书写证件号；被询问人要逐页签名，并签署意见；文书涂改处由被调查人按手印。
现场检查笔录不是当事人或法定代表人（负责人）签名的，对检查中的违法事实要进行调查核实。
询问笔录中的被询问人如果仅代表个人，要提供本人身份证及身份证复印件，并在复印件上要注明复印件与原件一致；询问笔录中的被询问人如果是法定代表人或主要负责人的应提供其身份证及身份证复印件，并在复印件上要注明复印件与原件一致；被询问人如果代表单位，要提供单位委托书和本人身份证及身份证复印件，并在复印件上要注明复印件与原件一致；询问笔录中与被调查对象关系填写为“XXX单位法定代表人（负责人）”或“XXX单位职工（员工）”或“XXX单位委托人”。
行政处罚案卷装档规定
《工商行政管理机关行政处罚程序规定》
第七章立卷
第七十七条行政处罚决定执行完毕，工商行政管理机关应当按照下列要求及时将案件材料立卷归档：
（一）案卷应当一案一卷，案卷可以分正卷、副卷；
（二）各类文书齐全，手续完备；
（三）书写文书用毛笔、钢笔或者打印；
（四）案卷装订应当规范有序，符合文档要求。
第七十八条正卷应当按下列顺序装订：
（一）立案审批表；
（二）行政处罚决定书；
（三）对当事人制发的其他法律文书；
（四）送达回证；
（五）听证笔录；
（六）证据材料；
（七）财物处理单据；
（八）其它有关材料。
副卷应当按下列顺序装订：
（一）投诉、申诉、举报等案源材料；
（二）调查终结报告及批件；
（三）核审意见；
（四）听证报告；
（五）其它有关材料。
第七十九条案卷归档后，任何单位、个人不得修改、增加、抽取案卷材料。
案卷保管及查阅，按档案管理有关规定执行。
常用行政执法文书的正确书写及应注意的事项
常用行政执法文书的正确书写及应注意的事项卫生行政执法案卷的正确书写及有关规定所有按一般程序实施卫生行政处罚在处罚的实施阶段上应按照以下步骤进行：立案——调查取证——合议（适用听证或重大处罚案件）——告知——审批——处罚决定书——送达——结案，时间不能倒置。
（如果时间倒置就是0分卷）制作案卷时应注意的事项：1、文书应用蓝色或黑色的水笔或签字笔填写，保证字迹清楚、文字规范、文面清洁；2、行政处罚决定书的处罚时间与行政审批表的审批时间应是同一天，并具体到小时、分。
3、行政处罚决定书的处罚时间与陈述申辩告知时间是同一天的，应具体到小时、分。
（处罚决定书的处罚时间与行政审批表的审批时间与陈述申辩告知时间是同一天的应遵循告知——审批——处罚决定书的顺序，并具体到小时、分）4、文书内出现不是当事人本人签字的（负责人代签的），应有当事人授权的委托书证明。
5、违法事实两种以上的应分别裁量，合并处罚。
6、行政处罚决定书绝对不能涂改。
7、凡是执法文书需要盖章的应在“卫生行政机关名称并盖章”处填写卫生行政机关名称（北京市平谷区卫生局）8、一般程序实施卫生行政处罚时，责令改正后应有复查记录。
9、依据中华人民共和国卫生部令第34号《卫生行政执法文书规范》第二章第五条第三款的规定：因书写错误需要对文书进行修改的，应用杠线划去修改处，在其上方或者接下处写上正确内容。
对外使用的文书作出修改的，应在改动处加盖校对章，或由对方当事人签名或盖章。
10、文书中的空白处应划掉。
举报的案件要填写案件受理登记表处罚种类应用全，如果罚则有警告或没收的要用上，不能只罚款，行政处罚决定书适用范围：适用一般程序和听证程序的卫生行政处罚制作时应注意的事项：1、填写当事人处时，应注意以下几种情况（1）如果是法人单位的要与工商营业执照或法人代码证书上的名称一致；（2）如果是个体工商户，没有法人资格，填写其营业执照上的企业名称；（3）如果被监督单位不具备法人资格，而其上级具备法人资格，填写其具备法人资格的单位全程；（4）如果是事业单位和社会团体应依照有关部门核发的《事业单位法人证书》，《社会团体法人登记证书》核定其主体资格；（5）如果该单位无营业执照，应确认其主体资格为公民。
卫生行政处罚程序、行政处罚案卷稽查
卫生行政处罚程序、行政处罚案卷稽查卫生行政处罚程序一、行政处罚程序概述本章主要介绍卫生行政处罚的程序，包括违法行为发现、立案、调查取证、听证、作出行政处罚决定、行政复议等环节。
行政处罚程序的严谨性和合法性对于维护卫生行业秩序和保护人民群众的身体健康具有重要意义。
1.1 违法行为发现违法行为的发现是行政处罚程序的第一个环节，包括监督举报、内部检查、巡查发现等方式。
行政机关应当对举报人的举报进行核实，并且对于自行发现的违法行为应当立即进行调查。
1.2 立案立案是指行政机关对违法行为的初步认定，并决定开展调查的程序。
行政机关应当在接到举报或发现违法行为后，依法组织人员进行初步核实，确有违法事实的，应当立即立案。
1.3 调查取证调查取证是卫生行政处罚程序中的重要环节，是进一步确认违法行为的事实依据。
行政机关可以依法采取询问、查阅、复制、提取、勘验、检查等方法，调查取证。
调查取证过程中，行政机关应当严格依法进行，确保信息的真实性和充分性。
1.4 听证依法进行听证是保障当事人知情权、申辩权的重要环节。
行政机关在作出行政处罚决定前，应当通知当事人参加听证，并确保听证程序的公正、公平。
1.5 行政处罚决定行政机关在充分调查取证的基础上，根据违法事实、性质、情节等因素，依法作出行政处罚决定。
行政处罚决定应当明确违法事实、适用法律依据、作出的处罚决定等内容，并予以送达。
1.6 行政复议当事人对行政处罚决定不服的，可以申请行政复议。
行政复议程序由上级行政机关进行复查，以保障处罚决定的合法性和正确性。
行政机关在接到行政复议申请后，应当及时组织复议工作，并在法定期限内作出复议决定。
二、行政处罚案卷稽查2.1 案卷的建立行政机关在接到立案通知后，应当立即对案件进行调查取证，并将相关材料归档建立案卷。
案卷的建立应当包括违法行为的举报材料、立案决定书、案件调查取证材料等。
2.2 案卷的整理行政机关应当对案件调查取证过程中收集到的各类证据、材料进行整理。
卫生处罚档案管理制度规定
第一章总则第一条为加强卫生处罚档案管理，确保档案的完整、准确、安全和便于利用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，结合卫生处罚工作实际，制定本规定。
第二条本规定所称卫生处罚档案，是指卫生行政部门和卫生监督机构在履行卫生监督职责过程中形成的，涉及卫生行政处罚的各类文件材料。
第三条卫生处罚档案管理工作遵循统一领导、分级管理、归档及时、安全保密的原则。
第四条各级卫生行政部门和卫生监督机构应当高度重视卫生处罚档案管理工作，将其纳入本单位工作规划和目标考核体系。
第二章档案收集与整理第五条卫生处罚档案的收集范围包括：（一）卫生行政处罚决定书、处罚依据、处罚结果等相关文件；（二）案件调查报告、证据材料、询问笔录、鉴定意见等；（三）听证会、调解、仲裁等法律文书的记录；（四）案件办理过程中的往来文件、工作总结、会议纪要等；（五）其他与卫生行政处罚案件相关的文件材料。
第六条卫生处罚档案的整理应当遵循以下要求：（一）按照档案类别、案件性质、时间顺序等进行分类；（二）对收集到的档案材料进行鉴别、整理、立卷；（三）档案材料应当齐全、完整，不得缺件、破损、伪造；（四）对档案材料进行编号、编目，建立档案目录。
第三章档案保管与利用第七条卫生处罚档案的保管应当遵循以下要求：（一）档案库房应当符合防火、防盗、防潮、防虫、防霉等要求；（二）档案资料应当分类存放，定期检查，确保档案安全；（三）档案资料不得外借，因特殊情况需要借阅的，应当办理借阅手续，并在规定期限内归还。
第八条卫生处罚档案的利用应当遵循以下要求：（一）档案资料应当按照档案法律法规的规定，为公众提供查阅、复制等服务；（二）查阅、复制档案资料应当符合国家有关保密规定；（三）档案资料不得用于非法用途。
第四章档案信息化建设第九条卫生处罚档案管理应当积极推进信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化。
第十条各级卫生行政部门和卫生监督机构应当建立健全档案信息化管理制度，确保档案信息安全。
卫生行政处罚档案管理规范
前言本标准附录 A、B、C 为规范性附录。
本标准由吉林省卫生厅提出并归口。
本标准起草单位：吉林省卫生厅卫生监督所。
本标准主要起草人：闫闯、赵静萍、张旭宏、冯志民、林丰全、霍烽、陈光伟。
本标准由吉林省卫生厅负责解释。
卫生行政处罚档案管理规范1 范围本标准规定了卫生行政处罚档案管理的术语和定义、归档案卷的整理方法和归档要求。
本标准合用于我省行政区域内各级卫生监督机构卫生行政处罚档案的管理。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单 (不包括勘误的内容)或者修订版均不合用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本合用于本标准。
《卫生行政执法文书规范》 (中华人民共和国卫生部令第 34 号 2003 年 5 月 1 日实施)《机关档案工作业务建设规范》 (国档发[1987]27 号)3 术语和定义本标准采用下列术语和定义。
3.1 归档案卷立档单位在其卫生行政处罚活动中形成的卫生行政处罚文书(以下简称文书)档案保存的各种纸质文书、材料。
3.2 归档案卷整理将归档案卷以卷为单位进行装订、分类、罗列、编号、编目、装盒的过程。
3.3 卷归档案卷的整理单位。
4 归档案卷范围4.1 依据材料：a)卫生监督执法工作中发现的应作为立案的文件、材料。
b)检举揭发申诉材料。
c)上级批件、会议决定等。
4.2 立案材料：卫生行政处罚案件受理记录、立案报告、案件移送书等。
4.3 证据材料：现场检查笔录、问询笔录、卫生监督意见书、产品样品采样记录、非产品样品采样记录、产品样品确认通知书、产品样品确认书、检验结果告知书、技术鉴定委托书、职业禁忌人员调离通知书、卫生行政控制决定书、解除卫生行政控制决定书、证据先行登记保存决定书、证据先行登记保存处理决定书、案件调查终结报告等。
4.4 案件裁量材料：合议记录、行政处罚事先告知书、陈述申辩笔录等。
浙江省卫生行政处罚案件档案整理规则
浙江省卫生行政处罚案件档案整理规则第一条为规范制作、妥善保管和科学整理卫生行政处罚案件档案，进一步提高全省卫生行政处罚案件档案的质量，更好地服务于卫生监督行政执法工作，根据《中华人民共和国档案法》、《行政处罚案件档案整理规则》（DB33/T498-2004）、《行政处罚法》、《卫生行政处罚程序》和有关法律法规、规章的规定，结合本省实际，特制订本规则。
第二条卫生行政处罚案件档案，是指按照法定程序，在办理卫生行政处罚案件过程中直接形成的、反映执法活动全过程、具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，具有历史凭证和日常查考作用。
第三条卫生行政处罚案件档案归档要求（一）能真实、准确地反映卫生行政处罚活动的客观情况；（二）能齐全、完整地记录卫生行政处罚活动的全面过程；（三）格式正确，纸质文件材料必须采用A4标准无酸纸制作；（四）文件材料必须字迹清楚、整洁，使用蓝黑墨水、碳素墨水等符合档案要求的耐久性材料，符号正确，真实完整，签署完备；（五）案件涉及有关图像、影像、声音等各种载体的材料和书写材料应符合耐久性要求。
（六）案件办结后，将有关文件材料按档案整理要求装订后，于3个月内交综合档案室统一保管。
第四条卫生行政处罚案件档案的分类卫生行政处罚案件档案分为简易行政处罚案件档案、一般程序（包括听证程序）行政处罚案件档案两大类。
第五条卫生行政处罚案件档案的归档材料主要包括：（一）适用简易程序的卫生行政处罚案件在归档时，除必须具有符合卫生行政处罚规定的处罚决定书外，还应附作为行政处罚的证据、陈述申辩笔录、罚没款收据等材料。
（二）一般程序的卫生行政处罚案件在归档时，必须具有案件受理记录、立案报告、证据先行登记保存决定书、证据先行登记保存处理决定书、相对人提供材料通知书、案件调查终结报告、合议记录、卫生行政执法事项审批表、行政处罚事先告知书、陈述和申辩笔录、案件集体讨论笔录、行政处罚决定书、罚没物品处理记录、物品清单、结案报告、现场笔录、询问笔录、书证、照片等和相应的送达回执或其他能够证明已经送达的凭证。
制作行政执法案卷的注意事项
执法文书是执法行为的有效载体，执法案卷又是执法水平的直接体现。
我们在执法实践中，往往因为文书制作不规范，程序不合法，导致行政复议被撤销或变更，甚至在行政诉讼中败诉。
为此，认真制作执法案卷显得尤为重要。
笔者就执法检查中发现的一些问题，谈一点粗浅的认识。
装订整齐、条理清楚案卷应由封面、封底、罚款票及各种实用文书组成。
案卷装订应用装订机和线绳；卷内文书应按事情的发生、发展、时间顺序排列；在每页文书右上角用阿拉伯数字标明页码，逐项登记在“目录”内，尤其注意罚没款统一收据应贴在一张白纸上标明页码装订入卷，以免丢失；案卷封面按要求逐项填写，案由要求写得简单明了，处理结果按处罚决定书内容填写，办案日期写清起止日期，保存年限及文书的件数、页码、归档号及结案日期，做到条理清楚，便于查阅。
必用文书不能省略新修订的执法文书共有43种，但在执法案卷中必须使用的文书有9种，即现场检查笔录、立案审批表、调查笔录、通知、送达回证、行政案件审理记录、行政处罚告知书、行政处罚决定书、行政案件结案报告。
这是一般立案案件必用文书，缺少任何一种，执法案卷不完善，执法实践中往往是办、审不分离，不履行告知程序，这样做既不符合《技术监督办案程序》的规定，也不符合《行政处罚法》原则；既影响了执法文书的严肃性，也直接影响到行政执法的有效性。
填写执法文书应仔细认真文书制作必须使用水笔或签字笔，不能用铅笔或圆珠笔，涂改处应有当事人签字或压印认可，空白处应当填写空白符号或用文字说明，记录违法事实字迹工整，条理清楚，认真填写文书每项，不能忽视任何细节。
如被检查单位(人)全称，法定代表人的姓名、职务、地址、企业代码、行政相对签字人与法人的关系等应交待清楚。
在任何环节上出现问题，哪怕是一个字的误差，都有可能导致行政处罚无效，案件无法执行，在执法实践中，其教训也是很深刻的。
两种笔录使用应准确、规范现场检查笔录是把执法人员在检查中发现的情况作如实记录，调查笔录则是把行政相对人和其他有关人员提供的情况如实记录。
行政处罚案卷的制作和保管
行政处罚案卷的制作和保管《行政处罚程序规定》第七十七条、第七十八条和第七十九条明确规定了行政处罚案卷的制作与保管。
一、立卷的基本要求《行政处罚程序规定》第七十七条规定：“行政处罚决定执行完毕，工商行政管理机关应当按照下列要求及时将案件材料立卷归档：（一）案卷应当一案一卷，案卷可以分正卷、副卷；（二）各类文书齐全，手续完备；（三）书写文书用毛笔、钢笔或者打印；（四）案卷装订应当规范有序，符合文档要求。
”《行政处罚程序规定》第七十七条是对工商行政管理机关行政处罚案卷立卷归档工作的原则性规定，包括5个方面的内容。
1.一卷一案。
一卷一案即把在查办案件过程中形成的档案材料单独放在一起，针对每件案件制作一份档案。
一案多卷或者多案一卷，内容杂乱无章，无法有效发挥案件材料的存档备案作用。
2.可分正卷、副卷。
行政处罚案卷可以根据具体情况，如可以公开的程序、材料的多少等，分为正卷和副卷两个部分。
一般来说，如果案情复杂、涉及材料多，特别是包含反映内部程序或决策过程方面的内容，这种案卷在制作时就需要分为正卷、副卷两个部分。
如果案情相对简单，材料不十分复杂，又没有不适合公开的内容，这种案件只需要制作一套案卷，不必分为正卷、副卷。
一般在实践中，正卷部分的材料是可以对外公开的材料，用以反映案件事实清楚、证据充分、适用法律正确和程序合法，便于司法审查。
副卷部分的材料是不宜对外公开的材料，主要包括涉及举报者情况的材料、反映办案机关内部决定情况的材料等。
副卷部分的材料虽不能单独说明案情或案件实质，但可以辅助正卷说明案件的形成和处理过程，为实施行政处罚内部监督提供重要依据，对于反映案件全貌必不可少。
3.书式齐备、手续齐全。
书式齐备、手续齐全是对档案材料完整性的要求。
为规范行政处罚行为，国家工商总局制定了一系列行政处罚文书，一些地方省级工商行政管理机关还根据实际执法需要作了必要的补充和完善。
在行政处罚案件中，认真、准确地使用相关文书是办好案件的重要保障。
卫生行政处罚案卷常见问题
归档其它要求
4、卫生行政处罚案卷保管期限为5年。（1）
档案管理部门规定：档案的保管期限仅有三种，10年、 30年、永久；（2）赵同刚主编《卫生监督员手册-总论》 中明确说明卫生行政处罚档案保管期限为5年；（3）部分 单位处罚数量较多、办公及档案管理场所有限。）
二、卫生行政处罚案卷基本要求
(二)合法性要求（实体内容)
低级问题（责任事故） 用笔、涂改、漏项、笔误、代签名、前后不一致 等 实体问题（技术事故） 主体 程序（时限） 适用法律 证据
行政处罚 案卷制做及常见问题 探 讨
主要内容
卫生行政处罚案卷基本依据 卫生行政处罚案卷基本要求 卫生行政处罚案卷内容探讨 案卷内容的具体材料探讨 卫生行政处罚案卷常见问题
一、卫生行政处罚案卷基本依据
中华人民共和国行政处罚法(1996年10月1日实施) 卫生行政处罚程序（1997年6月卫生部令第53号） 最高人民法院关于执行《中华人民共和国 行政诉讼法》若干问题的解释（法释[2000]8号） 《最高人民法院关于行政诉讼证据若干问 题的规定》（法释[2002]21号 ） 卫生行政执法文书规范（2003年5月1日实施，31种文书） 及修改13、14条通知（卫监督发[2006] 137号，“产品样品
××市卫生局 卫生行政处罚案件档案（正卷） 处罚文号：廊卫食罚字[2008]H007号 当事人：×××（××市广阳区北外环竹闲茶舍负责人) 案 由：×××（××市广阳区北外环竹闲茶舍负责人）雇佣
的从业人员无健康证明上岗工作案
立案日期:2008年04月03日 处罚日期:2008年04月13日 执行时间:2008年04月26日 结案时间:2008年04月26日 自2008年 04 月至 2008年04月 保管期限: 五年 本卷共13 件 15 页 归档号
卫生行政执法文书的制作及注意事项
三、制作文书的注意事项 1、制作文书只能使用蓝色或黑色水笔或
签字笔，禁止使用园珠笔制作文书。 2、制作文书应按照文书规定的格式及内
容认真填写完整、准确，不得有缺项、漏项。 3、文书中卫生行政机关的名称应填写机
关全称，并加盖卫生行政机关公章，不能只盖 章而不填写机关全称。
4、正确书写文书中的编号或文号。 5、文书不得随意修改或涂改。确因书写错误 需要对文书进行修改的，应用双杠线划去修改 处，在其上方或接下处写上正确内容，并对改动 处或添加处的内容由对方当事人签名或按手印。
三、卫生行政执法文书的分类 1、卫生许可类：卫生许可申请书、卫生许 可证等。 2、产品样品采样、鉴定类：产品样品采样 记录、产品样品确认告知书、技术鉴定委托书、 检验结果告知书。 3、卫生监督检查处理类：卫生监督意见书、 职业禁忌人员调离通知书等。
4、卫生行政处罚类：立案报告、现场检查 笔录、询问笔录、证据先行登记保存决定书、 行政处罚决定书等。
处 罚程序》第二十二条规定： “卫生行政机关
在 收集证据时，在证据可能灭失或者以后难以取
得的情况下，经卫生行政机关负责人批准，可以 先行登记保存。执法人员应当向当事人出具由行 政机关负责人签发的保存证据通知书”。
卫生行政控制决定书是卫生行政机关发现当 事人生产经营的产品或场所已经或可能对人体健 康产生危害，需要对物品或场所采取强制措施时 发出的文书。属于一种强制措施。
证据先行登记保全决定书是卫生行政机关 对当事人需要保全的证据登记造册后进行保管 的文书。属证据类文书。
《行政处罚法》第二十七条第二款规定：“在 证据可能丢失或以后难以取得的情况下，经行 政机关负责人批准，可以先行登记保存，并在 7日内作出处理决定。在此期间，当事人或有 关人员不得销毁或转移证据”。 《卫生行政
常用行政执法文书的正确书写及应注意的事项
卫生行政执法案卷的正确书写及有关规定所有按一般程序实施卫生行政处罚在处罚的实施阶段上应按照以下步骤进行：立案——调查取证——合议（适用听证或重大处罚案件）——告知——审批——处罚决定书——送达——结案，时间不能倒置。
（如果时间倒置就是0分卷）制作案卷时应注意的事项：1、文书应用蓝色或黑色的水笔或签字笔填写，保证字迹清楚、文字规范、文面清洁；2、行政处罚决定书的处罚时间与行政审批表的审批时间应是同一天，并具体到小时、分。
3、行政处罚决定书的处罚时间与陈述申辩告知时间是同一天的，应具体到小时、分。
（处罚决定书的处罚时间与行政审批表的审批时间与陈述申辩告知时间是同一天的应遵循告知——审批——处罚决定书的顺序，并具体到小时、分）4、文书内出现不是当事人本人签字的（负责人代签的），应有当事人授权的委托书证明。
5、违法事实两种以上的应分别裁量，合并处罚。
6、行政处罚决定书绝对不能涂改。
7、凡是执法文书需要盖章的应在“卫生行政机关名称并盖章”处填写卫生行政机关名称（北京市平谷区卫生局）8、一般程序实施卫生行政处罚时，责令改正后应有复查记录。
9、依据中华人民共和国卫生部令第34号《卫生行政执法文书规范》第二章第五条第三款的规定：因书写错误需要对文书进行修改的，应用杠线划去修改处，在其上方或者接下处写上正确内容。
对外使用的文书作出修改的，应在改动处加盖校对章，或由对方当事人签名或盖章。
10、文书中的空白处应划掉。
举报的案件要填写案件受理登记表处罚种类应用全，如果罚则有警告或没收的要用上，不能只罚款，行政处罚决定书适用范围：适用一般程序和听证程序的卫生行政处罚制作时应注意的事项：1、填写当事人处时，应注意以下几种情况（1）如果是法人单位的要与工商营业执照或法人代码证书上的名称一致；（2）如果是个体工商户，没有法人资格，填写其营业执照上的企业名称；（3）如果被监督单位不具备法人资格，而其上级具备法人资格，填写其具备法人资格的单位全程；（4）如果是事业单位和社会团体应依照有关部门核发的《事业单位法人证书》，《社会团体法人登记证书》核定其主体资格；（5）如果该单位无营业执照，应确认其主体资格为公民。
卫生行政处罚档案管理规范.
卫生行政处罚档案管理规范(DB22/T 469—2009)前言本标准附录A、B、C为规范性附录。
本标准由吉林省卫生厅提出并归口。
本标准起草单位：吉林省卫生厅卫生监督所。
本标准主要起草人：闫闯、赵静萍、张旭宏、冯志民、林丰全、霍烽、陈光伟。
本标准由吉林省卫生厅负责解释。
卫生行政处罚档案管理规范1 范围本标准规定了卫生行政处罚档案管理的术语和定义、归档案卷的整理方法和归档要求。
本标准适用于我省行政区域内各级卫生监督机构卫生行政处罚档案的管理。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
《卫生行政执法文书规范》(中华人民共和国卫生部令第34号2003年5月1日实施)《机关档案工作业务建设规范》(国档发[1987]27号)3 术语和定义本标准采用下列术语和定义。
3.1 归档案卷立档单位在其卫生行政处罚活动中形成的卫生行政处罚文书（以下简称文书）档案保存的各种纸质文书、材料。
3.2 归档案卷整理将归档案卷以卷为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒的过程。
3.3 卷归档案卷的整理单位。
4 归档案卷范围4.1 依据材料：a)卫生监督执法工作中发现的应作为立案的文件、材料。
b)检举揭发申诉材料。
c)上级批件、会议决定等。
4.2 立案材料：卫生行政处罚案件受理记录、立案报告、案件移送书等。
4.3 证据材料：现场检查笔录、询问笔录、卫生监督意见书、产品样品采样记录、非产品样品采样记录、产品样品确认通知书、产品样品确认书、检验结果告知书、技术鉴定委托书、职业禁忌人员调离通知书、卫生行政控制决定书、解除卫生行政控制决定书、证据先行登记保存决定书、证据先行登记保存处理决定书、案件调查终结报告等。
卫生行政执法案卷的归档与管理
卫生行政执法案卷的归档与管理作者：霍行宇来源：《卷宗》2015年第12期摘要：卫生行政执法案卷是卫生计生监督人员在卫生计生监督检查及案件查处过程中依法制作的、具有行政效力和法律效力的法定文书。
将强对其的归档与管理不仅有助于提升卫生行政工作的工作效率与质量，更有助于推动我国行政执法工作更为有序、原则、规范性的开展与推动。
本文以“卫生行政执法案卷的归档与管理”为主要研究对象，首先阐释了当前卫生行政执法案卷归档和管理过程中存在的问题，继而从提高执法案卷制作质量、强化执法案卷归档意识以及强化行政执法案卷管理三个角度提出了具体的完善对策。
望本文的研究，能对当前的卫生行政执法案卷归档与管理工作有所裨益，推动其发展与建设。
关键词：卫生行政执法案卷；档案管理；案卷制作加强对卫生行政执法案卷的归档与管理，不仅是卫生行政执法部门执法和管理水平的体现，也是在面对卫生行政诉讼时进行举证的重要书面证据。
鉴于当前卫生行政执法案卷在归档和管理过程中存在的制作和管理纰漏，采取有针对性的措施来加强归档和管理制作工作，对于提升卫生行政执法案卷管理质量具有十分重要的作用。
1 卫生行政执法案卷归档与管理存在的问题首先，目前卫生行政执法案卷普遍性存在着证据材料不充分、法律适用不准确、用语不当、执法程序不严格或不合法以及执法文书选用和制作不够规范等现象，部分地区甚至还存在着新旧文书混合使用的现象，这必然导致案卷在分类和归档时出现纰漏和失误，影响到案卷管理立体化、科学化、法制化体系的形成。
其次，卫生行政执法部门在制作文书的过程中，存在着文书项目填写不全、签字栏漏签（或误签）、文书编号格式不规范、文件缺少印章等现象，这不仅影响到案卷本身的使用价值，更会对其归档与管理工作造成不必要的麻烦。
最后，卫生行政执法案卷在管理上存在一定的疏漏，这主要表现在三个方面：①管理人员甚至相关负责人员对此重视性还不够，面对审批材料不够审慎、得过且过，间接导致部分案卷完整性和准确性出现纰漏，无法归档；②缺乏统一的管理规范，没有生成统一的归档标准，导致在案卷管理过程中部门和部门不一致、管理内容不确定，甚至对于案卷的摆放也没有明确的要求，这必然给日后的使用和借阅工作制造麻烦。