利用邮件合并功能自动发送工资条(邮件)(excel+word+outlook)

利用邮件合并功能自动发送工资条（邮件）

（excel+word+outlook）

中科院软件中心邹立刚

日常工作中，发放工资条是个较为繁琐的事情，且纸质工资条保密性较差，虽然很多公司已经上了ERP、OA，但如需集成工资条发送功能，其开发费用也不菲，少则几万，多则数十万。本文通俗易懂，简单易学，着重介绍了word的邮件合并功能，结合excel、outlook 的使用，使人事、财务人员快速掌握自动发送工资条的方法，极大地提高了工作效率。该方法也可用于自动发送请柬、贺卡，请广大读者自行研究。本文所用软件均为office系列2003版。本文属于原创，请转载者标明出处。

一、用excel制作工资表

首先用excel做一张工资表，假如做一张非常简单的工资表如下（记得一定要有邮箱一列，否则一会儿就没办法发邮件了）：

做好后，存为《11月工资表》。

二、用word执行邮件合并

打开word，选择工具——信函与邮件——邮件合并。

（1）这时右侧会出现提示操作“选择文档类型”。因为要发邮件的，所以这里我们选择“电子邮件”，然后点击下一步：正在启用文档。

（2）出现“选择开始的文档”，我们选“使用当前文档”，然后点击“下一步：选择收件人”。

（3)出现“选择收件人”。我们选“使用现有列表”，选“浏览”，我们可以把刚才做的excel文档“11月工资表”导入进来。然后点击“下一步：撰写电子邮件”。

（4）这时出现“撰写电子邮件”。

A．我们先不要管它，先到word文档里面写上要给大家发的邮件。比如象下面这样写（注意这个是直接写到当前的word文档里面的）

感谢您对本公司做出的贡献和努力。现向您发送07年11月的工资条。本月您的工资明细为：

应发合计：

扣税额：

实发合计：

B．这样一个简单的工资邮件就写好了。然后回到“撰写电子邮件”，插入我们需要的内容。在“撰写电子邮件”中选择“其他项目”，出现对话框“插入合并域”。下面有几列：

F1

F2

F3

F4

F5

其实这里面的F1-5对应的就分别是员工的姓名、应发合计、扣税额、实发合计和电子邮件。理解这点很重要，因为理解这个我们才知道要把他们插到哪里去。

C、把F1插入到“感谢您对本公司做出的贡献和努力”前面，F2插到“应发合计：”后面F3插到“扣税额：”后面

F4插到“实发合计：”后面，

word文档变成下面的样子：

F1感谢您对本公司做出的贡献和努力。现向您发送07年11月的工资条。本月您的工资明细为：

应发合计：F2

扣税额：F3

实发合计：F4

（5）到这里，我们的文件主体就算完成了。选择“下一步：预览电子邮件”。就可以看到：王玉感谢您对本公司做出的贡献和努力。现向您发送07年11月的工资条。本月您的工资明细为：

应发合计：1000

扣税额：100

实发合计：900

『此状态下，电子邮件预览时，小数点后显示十几位，故需作如下处理：

点击右键（注意鼠标放在数字上），选择“切换域代码”

出现如下页面：

实发合计： 2865.5100000000002

将其改为：

实发合计：

2865.5100000000002

点击右键，再次点击“切换域代码”，并点击“更新域”，出现如下页面：

实发合计： 2865.51』

（6）选择”下一步：完成合并“，出现”完成合并“，点击”电子邮件“，出现“合并电子邮件对话框”，在“收件人”里选择“F5”（注意，因为我们把电子邮件放在了第5列，所以选择F5，具体要根据你做的工资表结构，看电子邮件是哪一列来定）；在“主题行”里写“11月工资条”（这个就是你发给大家的邮件的题目），格式随自己需要选，然后选择确定。

三、outlook执行邮件发送

这样工资条就被发到每个人的邮箱里面去咯。

不过有个前提，你平时用outlook发邮件。如果用的别的，估计还要调整一下，这个就问更专业一点的人吧，我其实也是个电脑盲，嘿嘿。

如果你不需要发邮件，只是想打印出每个人的工资条，那就在“选择文档类型时”选“信函”就可以了。最后就可以打印出每个人的纸质工资条。