外贸函电教案(完整)

Chapter One Business Letter Writing

第1章商务书信写作

●Time Allotment

Introduction (15 mins)

Outline (10 mins)

Main Points ( 45 mins)

Supplements ( 15 mins)

Afterclass Exercise ( 5 mins)

●Outline:

第1节商务书信的结构和格式

Structure结构：

1、The Heading 信头

2、The Inside Address 封内地址

3、The Salutation 称呼

4、The Subject Heading or Caption 事由

5、The Opening Sentences 开头语

6、The Body of the Letter 信的正文

7、The Closing Sentences 结束语

8、The Complimentary Close 结尾礼词

9、The Signature 签名

10、The Enclosure 附件

11、Postscripts 再启

Layout格式：

1、Indended Style 缩行式

2、Block Style 齐头式/平头式

3、Modified Block Style 改良的齐头式/平头式

4、Semi-block Style with Indended Paragraphs 混合式

Section Two Superscription

第2节角标

Section Three Dissimilarities in Letter Writing

第3节英美书信的不同写法

Supplyment 补充：Some Useful Sentences on Opening Sentences and Closing Sentences. 开头语和结束语常用例句。

●Main Points

Section One The Structure and Layout of a Business Letter

第1节商务书信的结构和格式

Structure 结构

1.The Heading 信头

2.The Inside Address 封内地址

3.The Salutation 称呼

4.The Subject Heading or Caption 事由

5.The Opening Sentences 开头语

6.The Body of the Letter 信的正文

7.The Closing Sentences 结束语

8.The Complimentary Close 结尾礼词

9.The Signature 签名

10.The Enclosure 附件

11.Postscripts 再启

Layout 格式

1.Indended Style 缩行式

2.Block Style 齐头式/平头式

3.Modified Block Style 改良的齐头式/平头式

4.emi-block Style with Indended Paragraphs 混合式

Section Three Dissimilarities in Letter Writing

第3节英美书信的不同写法

1. 英式的书信格式是缩行式或混合式,而美式则是绝对平头式或改良平头。

2. 称呼用法,英式一般用Dear Sirs,后用逗号。美式则用Gentlemen:后用冒号。

3. 结尾语的用法,英式和美式的习惯各不相同,在美式中Sincerely yours,只限用于商业书信。英式则不然,商业书信或亲友间来往书信中都可用。

4. 日期写法也不相同,英式是按日—月—年的顺序。美式则按月—日—年的顺序。

5. 信封写法的不同点：收信人的姓名、地址,英式多用缩行式,美式则用平头式。另外,发信人的姓名、地址,英式写在左下角,美式写在左上角。航空信的空邮字样“AIRMAIL”“VIA AIR MAIL,”“BY AIR MAIL,”英式写在信封的左上角,美式则写在贴邮票的下方。

Supplements

常见问题1-1

打日期要注意下列各点:

1.年份应完全写出,不能用(00)来代表(2000)。

2.月份要写英文名称,不能用数字来代替。如(3／9／99)等不能在正式函件中使用。

3.月份名称可用缩写,如Aug.代替August;Oct.代替October;但May,June,July本身很短,不

再减缩了。

4.日期有时用1,2,3,4,5,…,11,12,…,21,22,23,24,…,31等,有时用1st,2nd 3rd,4th,5th,…,11th,12th,…,21st,22nd,23rd,24th…,31st.日期最好用基数字,不用序数字。

注意:月份和日期之间不要用标点点开,年份之前,必须用逗号点开。日期可用1,2,3,4,或

用1st,2nd,3rd,4th.但各国各地习惯不同,不可一概而论。

常见问题1-2

说明:在公司名称的前面加c/o(care of),意思是由其转交,说明本信是一封私人信要由

本人拆封,总收发不要拆。有时候外国商人来我国访问未到达以前,无一定信址,信件常由邀

请公司转交,千万不要误拆,以免误会。

常见问题1-3

如果函件要抄送其他有关单位,同时使对方也知道已抄送其他单位可在信件最后的左下角注明“CC to xxx”或“CC xxx”。CC是carbon copy二字的缩写。

常见问题1-4