数字档案馆系统

数字档案馆系统

随着社会信息化进程的加快，信息资源已成为人类经济活动、社会活动的战略资源，而档案是信息资源的重要组成部分。为了充分发挥档案资源的价值，必须要解决好档案的收集、保存和利用的问题，特别是当今时代，人类社会产生的信息量呈爆炸性的增长，档案数量的增长也大大超越了历史上的任何时代，档案的载体向数字化发展，这就要求档案工作必须要采用新的技术和手段，提高管理水平，以适应社会发展的需要，管理好档案，为社会准确而快速地提供各类档案信息，实现档案信息资源共享。

一、档案管理现状分析

档案工作包括档案收集、档案整理、档案保存、档案利用等内容。

传统方式的档案管理工作完全采用手工方式。以手工检索为中心的著录卡片、目录等，不仅在编制阶段大量占用工作时间，检索过程也非常繁琐。另外，为了保护档案，大中型档案馆都编制了“二套档案”，造成保管费用高涨，大量复制文件的出现又给档案管理带来新的安全问题，更与档案管理的严肃性相抵触。而手工的档案查询方式，信息获取和传递速度的缓慢。更由于档案受到长期的翻阅，对档案特别是历史重要档案造成了非常严重的破坏性毁损。受一些历史和政治原因的影响，档案工作在很长一段时间内显得十分地神秘，更加造成了档案工作的封闭、落后。

对档案馆来说，目前有几个问题急需解决：

1、对年代久远的老档案的抢救：档案馆成立至今已保存有大量珍贵的老档

案，这些档案由于保存年代较为久远以及保存条件差、使用频率高等原因已经开始损坏，如何抢救这些珍贵的历史档案已经成为档案馆迫在眉睫的问题。

2、档案的高效利用：正如我们前面分析的，由于传统的档案管理、查询及

利用方式的落后，查找和提供利用档案的速度较慢且准确率低。这显然不能满足社会的需要，尤其是现在要求信息的获取应快速高效，手工处理方式已经严重影响了档案馆业务的开展。

3、档案管理成本的增加：档案管理的成本问题一直是制约档案馆业务开展

的一个问题，由于人为损坏造成的高额修复成本,传统的纸质档案和采用

缩微存储等管理方式都不可避免的造成成本的高居不下。

公司经过长期调研和深入实践，参照《中华人民共和国档案法》、《档案著录规则》等标准，根据以往实施档案电子化项目的经验，分析总结档案管理部门的工作特点及相关工作细则，设计开发出这套档案数字化管理系统。

基于我们对档案管理业务的深入了解，和对档案管理部门现藏档案实际情况的详细调查，联合隶属于国家档案局档案科学技术研究所的北京世纪科怡科技发展有限公司首次提出了档案数字化解决方案，开发的档案信息管理系统涵盖业务流程上文书处理过程：收文、发文、内部文件登记、处理、分发、传阅、催办等；以及档案管理过程：档案收集、整理、保存价值鉴定、保管、统计、检索、编研、开发利用工作等。

它具有以下特点和功能：

●客户机/服务器结构

●开放的系统结构

●严格的安全管理

●强大的电子文件管理和编辑功能

●自带扫描仪、数字照相机接口

●方便与二级单位的联系和统一管理

●强大的Web功能