应收账款对账流程

应收账款对账流程

上海 AAAA 电器公司应收往来账款对帐规则

为明晰客户的应收账款，减少不必要的账款纠纷，保护公司的资产安全，特制定本规则，请相关人员执行。

一、应收账款对帐的概念我公司向客户发出货，开出销售发票，这是时候就产生了应收账款，我公司财务帐上一般以发票开票日作为应收账款记账日期。而客户方一般在受到货后再收到我公司的发票时确认其向我公司的应付账款。其财务一般以发票到财务科日作为应付账款的记账日期。理论上我公司的应收账款金额应该和客户的应付账款完全相符，但由于存在客户未及时收到发票或者一方记账错误等情况，有时会出现双方往来帐不符合的情况。这就需要对帐来确认双方的往来账款。

二、应收账款对帐流程

1、对于需要对帐的客户，由销售人员向应收会计人员提出提供对帐单请求。

2、会计人员应及时从财务系统内导出客户对帐单提供给销售人员，同时做好已发出对帐单的纪录，以备将来核销和查询。

3、销售人员收到后向客户邮寄、传真或者以其他方式（电子邮件等）传送对帐单。

4、客户收到对帐单确认余额后或者未确认余额并列明异议情况后以邮寄、传真或者以其他形式传递到我公司财务部。

5、如果该客户在发出对帐单后一个月没有回复，则会计应通知销售人员下个月继续对帐。如果该客户连续三个月没有回复对帐单，对口的销售人员应该将该笔对帐业务转交销售部专人或者法务人员，由该专人负责通过电话等形式高频率督促该客户回复对帐结果。对于帐龄超过一年的并且有连续三次未收到对帐单回单的帐款，对口的销售人员必须亲自到客户处对帐。如果销售人员没有上门对帐而且发生了坏账，则相关的销售人员要承担相应经济责任。

6、应收会计收到的对帐单回单后核销已发出对帐单的纪录，将汇单装订保存备查。如果对帐单回单有异议，则财务人员应该和销售人员及物流人员共同寻找差异原因。（例如货到发票未到）

7、如果对方对余额有异议，要求提供明细账，或者对帐单回单没有提供对方明细账的情况，我方会计人员应该告知客户我方会发送从不符合开始的月份开始的明细账。

三、对账单内容和使用说明

1 应收账款对帐单标题，客户名称，币种，对帐期间，客户公司地址，电话，电子邮件和联系人，我公司地址，电话，传真，电子邮件和会计姓名（便于客户回复）。

2 “贵公司某期间交易信息如下，请贵公司详细核对后二周内回复”字样

3 应收账款余额。如果该客户的对帐情况较好则只需提供余额。

4 应收账款名细。每笔客户订单号码，发票号码，商品名称，发货单号码，数量，金额，账款到期日期，对方销帐凭证银行水单编号，客户会计核销记号栏。如果与客户的余额对不平，或者该客户长期对帐情况不佳，则应收会计要提供从余额对不平会计期开始的应收账款名细。

5 告知客户：如果余额与客户的应付账款不符合，请将客户应付我公司账款的明细账附在我公司对帐单的背面发回我公司。如果我公司已经向客户提供应收明细账，则请客户在不相符明细纪录的客户会计核销记号栏中打上差错标记并写上差异金额。

四、对帐单的确认形式：

1．在我公司对帐单上签字或者盖章后邮寄回或者传真回我公司。

2．如果我公司曾以电子邮件文档形式发出对帐单的，客户的回复电子邮件（必须含有客户邮件地址），也可以作为确实形式

3．对于客户仅仅在对帐单上签名或者电话告知销售员后由销售员代签的，我公司会计要以电话方式向客户方会计抽查重要客户和对帐情况不佳的客户的对帐结果

五、对帐周期

1．一般半年一次（含审计一次），对于会计力量较弱的客户做到四个月一次。 2．对于新发生业务或者业务往来较少的客户，原则上在收帐期未到期前不发出对帐单。

3．帐龄超过一年的应收账款项目和超过应收账款信用额度预警线的客户要每月

对帐。

六、在对帐的实际操作中，遇到需要特殊处理的情况（如预计的索赔损失超过了应收款余额），需要征得财务和销售领导人的同意。本规则每隔一定时期要针对各种实际情况进行修订。

AAAA 公司财务部

曾××

附：对帐的一些技巧:对于长期不回复的客户，可以编造一些没有的应收项目，强调如果不对就按照“多余”的价款收款。还有，只有清晰的列出清单，为客户提供越人性化的对帐条件，客户才会投桃报李。客户的应付款会计一般对于信息杂乱无章或过于简单的对帐单是很难下手对帐的，所以我方的应收会计的工作压力较大，必须提供满足客户需求的对帐单。例如：提供传真、信件等书面文档最好提供电子文档(excel 等格式)，这样客户就可以直接用电子数据在其系统内寻找对帐依据了。

对帐的认识误区：小公司财务都很忙，不要经常打扰他们。实际上越是小公司越要对帐，小公司的财务基础普遍薄弱，出现错误是家常便饭。事实上有的中型单位因为不用能电脑规范记账导致应付账款常常很混乱，倒希望供应商来对帐来保证其应付账款准确（尤其是分期收款情况）