试析文件中心能否在我国推行
本土化的文件中心探析
本土化的文件中心探析引言文件中心是一个用于管理和存储企业文件的平台，可以提供文件的上传、下载、搜索、分享等功能。
随着全球化的推进和企业扩展到全球市场，对于文件中心的本土化需求也越来越高。
本文将探析本土化的文件中心，包括本土化的定义、重要性、实施步骤和最佳实践。
什么是本土化的文件中心？本土化的文件中心是指将文件中心适应特定地域和语言环境的过程。
它包括对用户界面、功能、文档等方面的本土化调整，以使用户能够更好地理解和使用文件中心。
本土化的文件中心可以提高用户的满意度，提升产品的竞争力。
本土化的重要性满足用户需求不同地域和语言环境的用户有不同的需求和习惯。
本土化的文件中心可以根据用户的需求进行个性化定制，提供更加符合用户习惯的功能和界面，提高用户的满意度和使用体验。
提高产品竞争力本土化是企业进军国际市场的重要策略之一。
通过本土化的文件中心，企业可以更好地满足不同地域用户的需求，增加产品的竞争力，拓展市场份额。
遵守法律法规不同地区有不同的法律法规要求，例如数据隐私保护和语言使用规定等。
本土化的文件中心可以确保企业的业务操作符合当地的法律法规要求，避免法律风险。
本土化的实施步骤1. 了解目标地区需求在实施本土化前，需要对目标地区的用户需求进行深入了解。
这包括用户的语言环境、使用习惯、文化背景等方面。
可以通过市场调研、用户反馈、竞争对手分析等方式进行需求了解和分析。
2. 调整用户界面和功能根据目标地区的需求和习惯，对文件中心的用户界面和功能进行调整。
例如更改界面语言、调整按钮位置、增加特定地区的功能等。
在调整过程中，需要与当地的用户进行反复交流和测试，确保调整的准确性和有效性。
3. 本土化文档和帮助文档将文件中心的文档和帮助文档进行本土化。
这包括将文档翻译成目标地区的语言，确保文档内容符合当地的习惯和法律法规要求。
本土化文档可以帮助用户更好地理解和使用文件中心，提高用户的满意度和使用效果。
4. 测试和验证在进行本土化的文件中心之前，需要进行测试和验证。
文件中心的实践和理论依据
文件中心的实践和理论依据“文件中心”是一种社会化、集约化和专业化的文件档案管理机构，它的设置不像单位档案室隶属于一个文件形成单位，而是按地区或按系统建立的介于文件形成单位和地方综合性档案馆之间的一种过渡性文件档案管理机构。
目前全世界许多国家采用这种方式。
实践依据“文件中心”最早诞生于第二次世界大战时期的美国，其历史虽不长，但在世界范围内显示了旺盛的生命力。
目前，美国、加拿大、英国、法国、俄罗斯、新加坡等数十个国家都建立了文件中心或类似的机构。
“文件中心”能在许多国家得到推行，根本原因是它具有“经济、高效”的突出优点。
所谓“经济”，表现为大大节省了各机关专设保管机构耗费的人、财、物资源。
美国曾在保管费用上作过对比，同样保管1立方英尺的文件，分别由各机关自行保管平均费用是7.66美元，集中在“文件中心”保管只需0.51美元。
所谓“高效”，是指不仅节省了保管的费用，而且还实现了资源联合，能体现出规模效益。
国际档案理事会通过对几十个成员国进行调查，评价“文件中心”具有经济、高效的优点，是保存半现行文件的最经济，最令人满意的现代新型文件管理机构。
受国外“文件中心”的启发，80年代以来，我国陆续出现了甘肃永靖县、河北省张家口地区、四川省长寿县县直机关、吉林市船营区直机关联合档案室等带有文件中心色彩的文件档案管理机构。
而1998年深圳市档案局建立的“文档资料服务中心”则是全国第一个“文件中心”的雏形，随后，北京市昌平县、江苏省常熟市、山东省济南市、青岛市、上海、天津、武汉、青岛、广州、珠海等地相继试办了“文档服务中心”之类的文件档案服务性机构，这些地区的做法效果是喜人的。
理论依据“文件中心”是“文件生命周期”理论指导下的产物。
该理论是年代初欧美档案学界提出的，认为文件从其形成到消亡是一个完整的过程，这个过程一般分为三个阶段：现行阶段（文件形成或文书处理阶段），文件处在运转和承办过程中，留在产生、收到和承办的机关、单位；非现行阶段（半现行阶段），文件处理完毕，机关日常工作不再经常使用，但既不能作最后处理，又不能移交档案馆，由机关或文件中心保存；最后处置阶段（销毁或移交给档案馆永久保存）。
关于在我国建立文件中心的几点思考
件中心以后 , 工作方法的改变 、工 公室成了网络办公室或虚拟办公
作手段的现代化 、工作内容的繁 室 , 档案馆也成了电子档案馆或
杂化 , 对档案人员的科学文化素 虚拟档案馆 , 机关办公室与档案
质和业务工作能力也提出了更高 馆之间就不再需要一个中间过渡
的要求 。
性机构来保管半现行文件了 。到
就我国目前的情况来看 , 只 这时 , 机关档案室和文件中心也
[ 5 ] 俞斌 :《浅论我国建立文 件中心的可行性与优越性》, 《浙 江档案》1998 年第 2 期 。
[ 6 ] 陈兆 、杜梅 《: 机关档案
他们的意见 , 不可强求一致 , 挫伤 工作横向联合组织形式的产生与
他们的工作积极性 。 51 在电子文件时代还有建立
机关档案室或文件中心的必要 吗?
在电子文件时代 , 电子文件 的生成 、收集 、立卷 、归档 、鉴定 、 整理 、检索 、提供利用等工作环节 全部在计算机网络上完成 。电子 文件归档成为电子档案后 , 直接 保存在计算机里 , 通过网络传送 到档案馆里内保存 , 并可随时随 地调阅 。机关办公室和档案馆通
斯等) , 也有中央集权制国家 (如法 已经成为我国档案事业的坚实基
鸣 探索与争
HUNAN DANGAN
础 , 因而在我国建立文件中心取 代机关档案室并不是一种必然要 求或趋势 。
31 在我国建立文件中心应具 备哪些条件 ?
在主观条件方面 。首先 ,思想 观念转变是前提 。一方面 ,档案人 员要改变“怕变 、怕改 、求稳 、求 安”的保守思想 , 敢于迎战新的挑 战 , 大胆探索 , 积极进取 ; 另一方 面 , 机关单位领导要改变 “小而 全 、大而全”的做法 , 从精减经费 、 人员 , 提高工作效率的角度出发 , 走创新之路 。其次 ,管理体制改革 是关键 。目前 ,我国机关工作的管 理体制是条块 、部门分割 , 纵向控 制严密 、横向协调缺乏 。各机关分 别管理自己的档案 , 机关档案工 作的人员 、编制 、经费由各机关自 行解决 , 而建立文件中心要求由 统一的领导机关进行设计 、规划 、 组织和协调 。
电子文件中心建设现状及面临的问题与对策-档案管理论文-图书档案学论文
电子文件中心建设现状及面临的问题与对策-档案管理论文-图书档案学论文——文章均为WORD文档，下载后可直接编辑使用亦可打印——一、电子文件中心的产生需求及社会意义电子文件经过近20 年的发展,尽管国内界学者仍对究竟什么是电子文件中心及其与数字馆的关系争论不断,但对电子文件中心职能的定位是一致的.其中比较有代表性的有冯惠玲教授在《综合馆电子文件管理项目的功能定位》中指出,电子文件中心的最基本功能应该是长久保存和利用电子文件,其他功能都应该看作是这一基本功能的扩展.在实践方面,安微省建立的省级电子文件中心、江苏省馆建立与电子政务匹配的电子文件中心走在了前列并成为典型.1. 电子文件中心使公众对电子文件的利用更稳定、更高效.电子文件作为虚拟世界的产物,其兴起与发展得益于信息技术及办公自动化的发展.电子文件记录形式正在挑战着传统的纸质载体,一方面消除传统纸质载体文件利用低效的弊端,另一方面也要满足公众不断增长的信息需求,在这种情况下又会出现新的问题.由于制定电子文件的部门较为分散,电子文件生成后除了转发给相关部门遵照执行后,没有专人负责电子文件的收集、归档与保存,大量的电子文件面临删除、修改和随意拷贝等危险.电子文件的保存都成问题,更不用谈对电子文件的利用率了.这与电子文件的兴起是服务于电子政务的初衷背道而驰,由此迫切需要成立一个由专人负责的电子文件管理中心.2. 电子文件中心使工作者对电子文件的管理更安全、更便捷.电子文件是使用二进制数字代码来记录的信息,它需要使用计算机来生成和读取,并可以通过通信网络进行传输.这是电子文件区别于以往其他形式文件的根本属性和重要特性.由于电子文件的产生和使用必须依赖计算机,所以,电子文件中心一般需要采用数据库的文件管理方式对其进行存储.二、电子文件中心建设现状目前,国内外都已经出现了一些初具规模的电子文件中心或名称、功能大同小异的电子文件管理机构,无论是实践还是理论,我们可以看出当前对电子文件中心建设的探索都已初见成效.1. 电子文件中心的实践现状.1988 年,美国国家和文件署建立了世界上第一个电子文件中心.该中心主要负责电子文件的鉴定、录入、保存、加工、参考服务以及安全保管、系统维护等业务.工作人员的主要任务是对电子文件开展存贮、保护、保密、鉴定、检索、迁移等工作.1998 年,美国又提出了ERA 方案,拟建一个在整个文件生命周期都可以对文件进行跟踪和使用的实用自动化系统,这是美国电子文件中心建设战略目标和对策的具体手段,以此实施本国电子政务信息技术驱动多元化战略.2. 电子文件中心的理论研究现状.随着电子文件中心建设的开展,基于实践的关于电子文件和电子文件中心的理论研究逐渐进入研究学者的视野.笔者以CNKI为检索平台、以主题为检索项、以电子文件中心为检索词进行检索,时间从2000 ~ 2012 年,共检索到相关文献3 032篇.通过对结果进行分析,我们可以将电子文件中心理论研究现状概括为以下三个方面: 一是研究人员方面.关注电子文件中心建设的主体力量包括系统工作人员、高校、科研机构和企业有关人员,他们一部分重视理论研究,另一部分则注重实践中的对比与交流.尽管他们的出发点和侧重点不同,但却同样为推动我国电子文件中心建设研究的发展作出了巨大的贡献.二是研究内容方面.关于电子文件中心的研究内容, 学者主要研究电子文件中心的内涵、类别、功能及系统构建的必要性、模式、安全等,总体来看研究内容还处在初级阶段,研究深度需要加强.三是研究地域方面.研究者主要分布在东部沿海一带,江苏省排在第一位,这也正好与这些地区实践应用走在前列相匹配.三、面临的问题及对策我们必须冷静思考那些亟待解决的问题,认识到目前电子文件中心的建设都还只是工作者摸石过河的过程,目前的理论和实践研究也仅仅是万里长征的第一步.1. 研究电子文件中心建设不容忽视的几个问题.第一,我国的电子文件中心建设缺少国家级管理机制、规范的宏观统筹和理论指导.各省市的建设实践都是按照地方各自的需求从实际出发的,所以,在全国范围来看显得纷繁混乱.另外,由于没有统一的电子文件管理办法、标准,电子文件的管理工作基本处于无序状态,电子文件中心的研究工作随之也显得苍白无力.第二,电子文件中心是联结部门与政府职能部门的纽带. 部门通过电子文件中心建设融入到电子政务建设中,成为政务信息公开的窗口,也借此抓住电子前端控制,提高信息化水平.但部门能否在为电子政务服务、掌控电子文件的同时把握好参与尺度,不至于种了人家的田,荒了自家的地,还需要在实践中继续摸索.第三,打造数字馆是馆现代化建设的目标.而电子文件中心正是数字馆建设的一个重要步骤,它依赖于信息化和社会信息化的整个发展过程.建设电子文件中心既可以拓展馆社会化服务功能,又可以提高信息化程度,为建设数字馆奠定基础.因此,从管理和技术角度实现电子文件中心与数字馆的完美对接也是我们在研究电子文件中心建设的同时不能忽略的问题.2. 针对研究中发现的问题的相应对策的思考第一,着眼全局,结束各地方、各单位分头探索的局面,从战略规划角度将电子文件中心建设纳入到信息化建设中来.在宏观处入手,以体制和机制上的完善带动方法体系的研究和改革.在体制上,国家应该从宏观层面上统一建立电子文件中心,加强顶层设计,以解决我国存在的体制信息壁垒.在机制上,要加强信息公开的力度,各部门要转变服务理念,不要将电子文件视为本部门的特有资源,畅通信息采集渠道,尽可能地实现信息资源的共享.第二,电子文件是在计算机普及的条件下产生的,电子文件中心建设自然离不开计算机技术的辅助.无论是基础层面的电子文件生成、传递、利用工作,还是深度层面的电子文件安全和系统维护工作,都离不开计算机技术的支持.因此,电子文件中心建设需要更强大的计算机技术做后盾,也需要更多的计算机领域学者投入到这一伟大事业中来.第三,如果把电子文件中心建设研究比作是一场长期而艰苦的战争,人无疑是决定胜败的关键因素.人才队伍的素质直接关系到研究开展的深入程度.培养高素质的综合型人才正是我们的当务之急.人才培养的依托是教育和培训,我们必须在学位教育和在职培训等方面强化电子文件管理的内容,并且要注重培养解决跨领域问题的能力,加大加深多种形式的人才交流与合作,全面提高从业人员的综合业务素质.【参考文献】[1]冯惠玲. 中国电子文件管理: 问题与对策[M]. : 中国人民大学出版社,2009. 25 ~48.[2]于英香,张其林. 莫使乱花迷人眼---我国电子文件中心研究与建设剖析[J]. 浙江,2009,( 1) :25 ~28.[3]余厚洪. 国外电子文件中心建设战略与理念透析[J]. 学研究,2011,( 1) :86 ~88.[4]李明娟. 我国电子文件中心的研究现状和趋势分析[J].兰台世界,2009,( 16) :14 ~15.[5]薛艳婷. 我国电子文件中心何去何从---基于电子文件中心功能定位[J]. 湖北,2011,( 3) :18 ~20.。
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试析文件中心能否在我国推行文件中心作为一种半现行文件的管理机构，能否在我国普遍建立和推广，这一问题在档案界存在着较大的分歧。
这种分歧在实践上主要表现在：我国已经具备较为完善的机关档案室体系，我们还是否有必要推翻档案室而另建文件中心；文件、档案分别管理的现状及相对落后的信息（通讯）技术是否会成为推广文件中心的障碍等。
本文意在通过分析我国文件中心的实践，其与外国文件中心的联系和区别，与基层档案室的关系等，阐明它在我国推行的合理性及实践的方式。
一、我国文件中心的实践我国的第一家文件中心是１９８８年成立的甘肃省永靖县文件中心，经过１０年的发展，参联机关已由原来的８家发展到２４家，主要有县政府、县人大、县政协、县民政局、县计委、县经委等。
它保管着各参联机关的文书、专业档案。
永靖县文件中心为县档案局（馆）下属的一个股级单位，在县档案局指导下开展工作。
其主要职责是：１、负责对参联机关形成的各类非现行文件进行收集、整理、分类、加工、立卷、归档、编目等工作，保证文件的齐全和完整，积极提供利用，为参联机关服务；２、将到期的档案及时向档案馆移交；３、鉴定、销毁保管期限已满、无继续保存价值的文件；４、维护各参联机关的使用和所有权，确保各类文件和档案的机密与安全；５、为参联机关复制案卷目录，以利查找；６、为参联机关编纂必要的文件汇集、大事记等资料。
①永靖县文件中心的优越性体现在：既可以节省费用，又可以提高管理效益；既可以保证管理质量并安全保管，又可以更好地集中提供优质服务。
但它在实践中也存在着一些不足：１、各参联机关的档案意识减弱。
各单位认为第二年文件移交到中心后自己就完事大吉，以后就可以不管不问了；２、文件在第二年就移交进中心，有些还处于尚未处理完毕或正在利用的状态，这样做不利于文件或档案发挥其现行效用；３、收集归档的文件偏重于文书档案，而对声像档案等特殊门类和载体的档案归档意识不够；４、检索工具单一，只有案卷目录一种；５、编研材料不够深入，只限于编辑大事记和一些文件汇编。
浅谈我国文件中心及其建设
种 观 点 认 为 ，文 件 中心 是 一 种 档 案 性 质 的保 管 机 构 ，
因而 ， 不应该称之为文件中心。他们 认为， 文件 中心是一种 “
案室体 系 ，根 本没有必要 改掉 后重新建立一套文件 中心体
完全接 受， 我国所认为的文件 （ 案 ） 档 的运动过程 的划分 以及 文件和档案 的定义与西方也都是不同的， 相应 地形成 的文件 （ 档案 ） 运动规律理论也不同， 这是文件中心难 以在我国普及
的 理 论 上 的原 因。
文件中心的存在 的确给文书与档案的管理带来 了许多便利。
其 次 ， 必 须 认 识 到一 点 ， 文件 中 心 与机 关档 案 室 是 不 同 还 即
中 已经 显 示 出 较 强 的 生 机 与 活 力 。而 在 我 国 ， 到 １ ８ 直 ９ ８年
甘肃 省永靖县 才建立 了我国第一个文件 中心 ， 才从真正意义
上 拉 开 了 建 立 文件 中心 的序 幕 。
我国地大物博， Ｉ众多 ， 人－ １ 民以食为天 ， 就业 是解决人 们 基本生活的根本途径 。 原有的众多机关档 案室给人们提供 了
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的争议中找到。 笔者结合之前学者的争议以及我 国当前的实 际情况 ， 将文件中心在我 国发展缓慢 的原 因归纳为 以下几个
议， 文件 中心在 我国 的发展面 临诸多 障碍 ， 发展速 度相 当缓
浅析XX文件中心与我国机关文档管理中心的异同
浅析XX文件中心与我国机关文档管理中心的异同机关档案室是我国档案事业体制中设置最普遍、最大量的基层档案管理机构，因其设置的分散性及其作为机关内部机构的附属性质，已不能满足政府机构改革提出的精简、高效要求。
随着改革的深入，北京、深圳、青岛等地出现了一些新型的文档管理机构。
档案界对于这些机构的定位是否就是美国式的文件中心并没有形成统一的认识。
本文从两者的特点去进行对比，希望有助于把握两者的区别。
美国文件中心是在二战时期建立起来的，当时军政部门的文件数量激增，军费增加，行政部门费用紧张，急需寻找经济的文件保管方案。
美国文件中心建立后，将半现行文件作为管理对象，为各机关提供经济的保管服务，具有“精简、高效”管理半现行文件的作用。
我国机关文档管理中心的成立，源于2000年全国档案工作会议上通过的《全国档案事业发展“十五”计划》的指导，该《计划》中明确指出：“研究建立基层文件中心的实施方案，在北京、青岛、深圳等地开展相应的试点工作。
”通过对办公集中机关的档案实行统一的管理，相对改革前分散式的机关档案室而言，机关文档管理中心也起到了“精简、高效”的作用。
从政策导向上看，这些新型的文档管理机构应称之为“文件中心”，但具体的机构命名中，并非每个机构都称为“文件中心”，且通过研究对比发现，这些机构的特点与美国式的文件中心的特点存在着本质的区别，因而本文将之统称为“机关文档管理中心”。
文件中心保管的是半现行文件。
所谓半现行文件，是介于现行文件与永久保存的档案之间的文件。
文件中心所保管的正是半现行文件，要求每盒文件的月利用率最好不超过一次;利用率高的文件，不接收保管，直接放在形成机关保存;永久保存的文件直接移交到档案馆，文件也不接收。
机关文档管理中心保管的是机关需要归档的文件，不管其利用率的高低及保管期限的长短，只要是属于机关的归档文件，一律接收。
一般而言，文件在机关归档后的第二年，便移交到机关文档管理中心保管。
具有长远保存价值的档案，在机关文档管理中心保存10-20年后，再向档案馆移交。
我国适宜推行联合档案室而不是文件中心
案 室 是 重 庆 市 长 寿 县 于 １６ ９ ３年 正 式 成 立 的 联 合 档 案
室 。 资 料 可 查 ， 室 建 有 该 盘后 ， 到 卜级 领 导和 社 会 的 普 受 遍 好 评 ，曾 “ 续 ８年 被 评 为 全 县 档 案 工 作 的 先 进 单 连
一 一
兼谈我国地 县级 机关档案工作的发展方 向》 一文 中
提 到 ， 合 档 案 室 是 “ 照 行业 、 门 或 区 域 把 原 来 的若 联 按 部
有学 者认为应 当实行 档案管理 的多元化 ，即主张 档案
馆 、 关 档 案 室 、 合 档 案 室 、 案 寄 存 中 心 、 件 中 心 机 联 档 文 等多 种 形 式 的 档 案 保 管 机 构 并 存 。 者 以为 。 先 ， 件 笔 首 文
合档 案 室 建 立 的讯 息 。如 ，９ １ ４月 ２ 日， 内蒙 古 １９ 年 ４ 经
自治 区满 洲 里 市 委 常 委 会研 究 并批 准 成 立 市 委 、 市政 府 两个联合档案室。 联合档案 室存我 国的出现 和大量建立并 呈现 出 良 好 的 发展 态势 ， 足 以表 明 联 合 档 案 室 在 我 国足 有 “ ” 这 根
维普资讯
Ｃ 论 坛
我 适 推 联 档 室 不 文 中 国宜 行 案 而 件 心
口 邵 华
近 年 来 。 针 对 我 国 机 关 档 案 窒 出 现 的 种 种 小 足 之 处 ，档 案 学 界 有 不 少 学 者 主 张 在 我 国 推 行 文 件 中心 ， 也
由 档 案 部 门 实 行 统 一 领 导 ， 定 统 一 规 章 制 度 ， 行 管 制 实 理 、 用一体化 。 利
我国当前建立文件中心的再思考
我国当前建立文件中心的再思考导言文件中心是一个集中管理和存储公司重要文件的电子化系统，在我国企业中的应用日益普及。
然而，随着时代的发展和技术的进步，我们有必要再次思考我国当前建立文件中心的情况，以便更好地利用和管理企业的文档资料。
1. 文件中心的定义和作用文件中心是指用于收集、存储和管理公司文件的统一系统。
它的作用在于方便员工查找资料、提高办公效率、降低信息流转成本等。
目前，在我国的许多企业中，文件中心已经成为必备的办公工具之一。
2. 我国当前文件中心存在的问题尽管文件中心在我国企业中得到普遍应用，但仍然存在一些问题需要解决。
2.1 存储空间限制随着企业业务的发展，文件中心所需的存储空间也随之增加。
目前，许多企业使用的文件中心存储空间不够大，无法满足企业日益增长的文件存储需求。
2.2 文件分类和索引困难传统的文件中心往往没有明确的分类和索引规则，导致文件查找困难。
员工不知道应该将文件放在哪个分类下，也无法通过关键词快速检索到需要的文件。
2.3 安全性问题在一些企业中，文件中心的安全性得不到足够重视。
没有合适的权限管理机制，容易导致机密文件的泄露风险。
3. 改进文件中心的建议为了更好地利用和管理文件中心，我提出以下几点建议。
3.1 扩大存储空间为了满足企业日益增长的文件存储需求，建议企业扩大文件中心的存储空间。
可以考虑引入云存储技术，以灵活、高效地解决存储空间不足的问题。
3.2 建立规范的分类和索引规则为了解决文件分类和索引困难的问题，建议企业建立规范的分类和索引规则。
可以根据企业的业务特点和文件类型制定相应的规则，让员工清楚文件应该放在哪个分类下，并能够通过关键词快速检索到需要的文件。
3.3 强化安全性措施安全性是文件中心建设的重要方面。
建议企业采用适当的权限管理机制，确保只有授权人员能够访问和操作文件中心。
同时，定期进行备份和加密，保护机密文件的安全。
4. 结论随着企业的发展和技术的进步，我国当前建立文件中心的情况需要再思考。
我国当前建立文件中心的再思考
我国当前建立文件中心的再思考一、我国建立文件中心的现实需要笔者认为，我国不仅存在建立文件中心的现实需要，而且这一需要还很迫切。
理由主要来自两个方面：一是经济高效化的要求；二是多元化的需求。
首先，尽管我国已建立有比较完备的机关档案室体系，但其整体效能与具有经济和高效优点的文件中心相比还是存在一定差距。
其次，不断变化的社会环境和档案工作环境使半现行文件管理呈现出多元化的特点，相应产生了建立半现行文件管理机构的多元化需求。
我国当前正处在变革时期，社会环境复杂多变，这对档案工作环境产生了相当大的冲击和影响。
一方面，国家政治体制改革引发的机构精简和人员调整使得相当一批政府机关的档案部门不得不撤销或合并，档案人员也不得不下岗或分流。
另一方面，社会主义市场经济的确立和发展使我国所有制成份和企业资产形式从单一走向多元化，三资企业和私营企业大量建立，国有中小企业大量改组、转制、兼并甚至破产，这些企业的档案工作或需要新建，或需要调整，或需要移交。
政府机关和企业档案工作出现的新特点和面临的新形势需要实行多元化的管理方式，以适应不同特点和需求。
必须强调一点，笔者针对上述现实需要提出我国当前建立文件中心的设想必须基于一个前提，那就是应将文件中心不再视为半现行文件管理机构的一种特定称谓，而应视为半现行文件管理最佳组织形式的代名词。
假如一味纠缠于文件中心的狭义概念，结果可能就会像某些学者那样，依据我国没有对应称谓得出“我国没有文件中心”的结论１。
退一步说，即使如此，这一结论并不意味着我国没有建立文件中心的必要，相反恰恰证明了建立的迫切需要。
实践证明，在追求文档管理最优化目标的驱动下，我国已经开始出现了一些新型档案管理组织形式，它们与文件中心可以说是名异而实同的。
二、我国现有新型档案管理机构及其与文件中心的关系一联合档案室联合档案室主要是针对区、县级机关档案管理的不足，从８０年代起建立的一种新型机关档案管理组织形式。
一般做法是在相同的行业系统或区域，在充分考虑机关单位驻地远近和档案利用方便的基础上，将原来若干“小而全”的机关档案室以纵向或横向的方式联合起来，组织成为一个综合性的档案管理机构，实行统一领导、统一制度、整体开发、综合利用。
中外文件中心发展状况比较分析
中外文件中心发展状况比较分析以中外文件中心的发展历史和现状为基础，比较分析了文件中心在含义、发展动因、发展特点三个方面的差异和特点，并探讨文件中心的发展趋势，指出未来发展方向。
标签：文件中心；现行文件；比较研究文件中心是介于文件形成机关与档案馆之间的具有过渡性的半现行文件的保管和处置机构。
文件中心作为支撑文件生命周期理论的实践基础，其在档案界的地位不言而喻。
文件中心在美国获得的巨大成功使其在世界范围内得以迅速的推广。
从20世纪80年代后期起，文件中心的可行性成为我国档案界探讨的一个热点问题，一直存在争议。
20世纪90年代末到现在，我国一些省市初步建立文件中心，文件中心也从单纯的理论研究转向具体实践阶段。
由于国情、理论研究和应用领域等方面的差异造成了中外文件中心既有相似之处又存在各自的特点。
通过从含义、发展动因、发展特点、未来发展趋势四点入手对中外文件中心进行比较分析，探究它们的特点，从而加深对文件中心的理解和运用。
1 含义1.1 外国档案学者的定义文件中心在各国的称呼不一，在美国称为“文件中心”，在德国称“中间档案馆”，在英国叫“过渡性档案馆”，在法国以“文件中心”、“进馆前文件寄存处”或“部际档案馆”来命名，前苏联则称其为“机关联合档案馆”，在马来西亚称“文件服务中心”，等等。
虽然各国文件中心名称不尽相同，但是它们都集中反映了文件中心的内涵实质。
对于文件中心的准确理解和把握得益于欧美国家在文件中心理论研究领域上的日益成熟。
文件中心有两个在国际上较为普及的定义：联合国教科文组织的定义“文件中心是在档案行政管理机关管理之下的，对各个不同行政机构的半现行文件进行经济的保管和提供利用，并在这些文件被销毁或移交到档案馆之前进行系统处置”；美国档案工作者协会编纂的术语手册则规定：“文件中心是对因利用率较低而不再适宜保存在形成机关的半现行文件进行低成本集中保管的机构”。
文件中心的这两种概念在表述上有所差异，但是均揭示了文件中心架设在文件形成机关与档案之间的“中间处理站”的性质，定位为真正建立文件中心及其日后的迅速发展打下了坚实的理论基础。
也谈文件中心的中国本土化
于 １４ ９ １年 率 先 设 置 了 造 价 低 廉 的 临 时
库 房 ，集 中 保 存 那 些 不 常 使 用 却 又 必 须 保 存 一 段 时 间 的大 量 文 件 。 这 一 做 法 立 即 得 到 了 其 他 机 关 的推 崇和 效 仿 ，很 快 便 推 广 到 美 国 联 邦 政 府 其 他 机 构 。 １ ５ ９０
文 件 中 心 迅 速 在 世 界 推 广 ，并 广 受 件 中 心 自美 国 建 立 以 来 ， 只 有 短 虽 入 短 的 半 个 世 纪 。 以 其 强 大 的 生 命 但 担 ， 响工 作 效 率 。 时 ， 影 同 在机 关 和 档 案 馆 之 间设 立 文件 中心 ， 际 上 也 给 档 案 文 件 实 的 运转 增 加 了 一个 环 节 ， 便 于 国 家 对 档 不 案 文 件 的 控 制和 管 理 。 且我 国的 交 通和 而 称赞 ， 引起 了档 案 学 理 论 界 的 高 度 关 注 ， 也 引发 了 对 文 件 中 心 的 理 论 思 考 ，文 件
年美 国颁布 《 邦文件 管理 法 》 予 了 联 赋
文 件 中 心 合 法 地 位 。随 后文 件 中 心 被 众
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ｃ ｎ ｅ ｓ ｌｏ ａ ａ ｔ ｅ ｔ ｕ ｏ ｎ ｒ ． Ｔｈ ｏ ｓｒ ｃ ｉ ｎ ｏ ｔ ｅｄ ｃ ｍｅ ｔｃ ｎ ｅ ｏ ｎｌ ｅｎ ｅ ｆ ｅ ｔｒｉ ｓ ｄ ｐ ｉ ｏ ｏ ｒ ｕ ｔｙ ａ ｖ ｃ ｅ ｃ ｎ ｔｕ ｔｏ ｆ ｈ ｏ ｕ ｎ ｅ ｔ ｒｉ ｎ ｔｏ ｙ ｔ ｅ ｄ ｏ ｓ ｈ
简论建立商业性文件中心的必要性和可行性
简论建立商业性文件中心的必要性和可行性詹罗成;吴少龙【摘要】@@ 商业性文件中心最早起源于美国,是一种借助高科技手段为有需要的企业、组织以及个人提供商业性、有偿性的文件乃至信息管理服务的现代企业.目前,商业性文件中心在欧美国家得到了广泛的建立,并以极快的速度发展成为全球性的企业.当前最具知名度和影响力的商业性文件中心当属两家跨国公司--IRON mountain和Recall Corporation.本文通过借鉴欧美建立商业性文件中心的经验并结合我国的情况,浅议在我国建立一个商业性文件中心的必要性和可行性.【期刊名称】《云南档案》【年(卷),期】2010(000)011【总页数】2页(P13-14)【作者】詹罗成;吴少龙【作者单位】云南大学公共管理学院;云南大学公共管理学院【正文语种】中文商业性文件中心最早起源于美国，是一种借助高科技手段为有需要的企业、组织以及个人提供商业性、有偿性的文件乃至信息管理服务的现代企业。
目前，商业性文件中心在欧美国家得到了广泛的建立，并以极快的速度发展成为全球性的企业。
当前最具知名度和影响力的商业性文件中心当属两家跨国公司——IRON mountain 和Recall Corporation。
本文通过借鉴欧美建立商业性文件中心的经验并结合我国的情况，浅议在我国建立一个商业性文件中心的必要性和可行性。
一、建立“商业性文件中心”的必要性1.符合文件生命周期理论文件生命周期理论为文件中心的出现提供了合理的解释，也成为了文件中心出现的理论基础。
美国很推崇文件生命周期理论，是最早建立文件中心的国家。
在20世纪40年代，美国联邦政府为了解决档案界所面临的文件“雪崩”问题，推广建立文件中心以减轻国家档案馆的压力，将利用率低又不能立即销毁或移交国家档案馆永久保存的文件移出，保存到临时性库房——文件中心。
在文件的每一个运动阶段里，其特定的价值属性与管理形式、存放场所之间存在一种固有的内在关系即文件在运动过程中必然会出现一个处于半现行的阶段。
论文件中心取代不了机关档案室
关的欢迎 ． 也受到国家档案馆的赞赏。对政府机关来 说， 文件中心既能满足它查 用文件的需 要 ， 叉能把它
从 Ｅ常不太需要的大量文件 中解脱 出来 。从档 案馆 １ 来说， 它既不 能把机关 的大量文件全部都收下来 ， 又 担 心机关由于缺乏存放地点而随意销毁文件 文件 中心的建立使 档案馆有可能进行监督 、保证有永久 保 存价值的文件最终能够交给档案馆 。战后美 国各 机 构纷纷效仿 海军部 ，成立了文件 中心这种过渡性 保 管机构，并 由于其适应美国 当时 的经济形势 和客 观需要 ． 很快在 全国各地推广开来 。１５ 年 ， 国颁 ９０ 美 布了《 邦文件管理 法》授权总 务署在 国家档案 与 联 ， 文件局下设置联邦文件中心 ，从而确立 了文件 中心 的法律地位。随后 ， 多国家和地区也建立了文件 中 许 心或类似机构 与此同时 ， 国各机关在党和政 府的 我 重视下 纷纷建 立 ＿ ｒ 机关档案室 ．它肩负着为 国家档 案馆积 累和输送 档案文化财富的职责 ，是档案信息
囹
维普资讯
费的落实等方面 ，为文件中心的顺利建立和健康运 行提供 了保障。我 国现阶段的这些文件中心 ，其承 担 的职能大体相同。主要是接收 、保管各机关形成 的档案， 按规定 向档案馆移交档案 ， 监督指导各部门 归档文件 的收集 、 整理工作 ， 并提供档案利用服务 ， 对 不需 进馆 的档案进 行 鉴定 销毁 。文件 中心 的建 立 发挥了其独特的优势 ，打破 了原有机关工作 “ 小而 全” 的特点 ， 节省 了大量的档案实体存储空间 ， 降低 了档案管理成本 ， 为档案信息资源的共享创造 了良 好的条件等等 ，弥补 了机关档案室的一些不足。但 是 ，甘 肃省 临 夏州档 案 局 的马灵 在 亲眼 目睹 了永靖 县“ 文件中心”６ ｌ 年来的发展状况后在《 有关永靖县 文件中心的两点思考》 中写到了文件中心“ 没有符合 标准的库房 ， 事业经费严重短缺 ， 更没有现代化的管 理设备 ， 到现在还是一 串钥匙 、 一把剪刀 、 一根线 的 管理方式……” 可见文件 中心也存在许多问题。
试析文件中心中国化之路
１１文 件 中 心 与 文 件 生 命 周 期 ．
理 论
的 非 现 行 文 件 ，现 仃 文 件 保 存 在 办
欢
公 室 ，半 现 行文 件 则保存在 文件 中
心 ，所 以 美 国 的 文 件 中 心 是 名 副 其 实 的 “ 件 中 心 ” 与 其 档 案 概 念 也 文 ，
未 改 变对本 国档 案概 念 的理解 。
我 国的档 案阶段 始于 文 书处理 程 序 完 毕 归 档 保 存 时 ，半 现 行 文 件 和非 现 行 文 件都 属 于 档 案 的范 畴 ， 我 国 基 层 档 案 室 保 管 的半 现 行 文 件 已 经 是 档 案 了 。 档 案 室 与 文 件 中心 功 能 大 致 相 同 ，也 与 我 国 的 档 案 概 念是 契合 的 。 因此 ， 文 件 中 心 中 国 把 化 的产物 称 为“ 件 中心 ” 不合适 文 是 的 ， 应 从 我 国 的 档 案 概 念 出发 ， 而 将 之称 为 档案 中心 、 间性 档案馆 、 中 档
只有 运 动 到 最 后 阶 段 ．确 实 具 有 历
史 价 值 而 藏 人 档 案 馆 并 被 永 久 保
存 ， 能 称 为 档 案 ” ： 因 此 ， 国 的 才 。 美 档 案 ｊ 是 文 件 生 命 周 期 理 论 中所 指 Ｅ
题 需 要 澄 清 ， 文 略 陈 陋 见 本
１理论 层 面上 ：正确 理解 三组 ．
件 中 心 的理 沦 解 释 ，是 文 件 中 心 的 经 验 总 结 ，指 导 着 文 件 中 心 的 建 设
法 国 、 西 班 才 等 西 欧 国 家 的 档
案 概 念 认 为 “ 何 自然 人 或 法 人 ， 任 任 何 国 家 机 关 或 组 织 ， 任 何 私 人 机 构
文件中心与档案室试比较研究——看文件中心在中国的建立
文件中心与档案室试比较研究——看文件中心在中国的建立田媛【摘要】一、文件中心与档案室产生和发展的社会背景比较文件中心产生之初，美国正经历着一场战争，国家机构经费十分有限。
战后，国家更是需要用一段时间来进行经济恢复。
文件中心的产生，为职能部门减轻了由于文件数量与日俱增所带来的压力以及职能部门的保管经费、设备和场地等滞留文件所带来的沉重负担。
【期刊名称】《陕西档案》【年(卷),期】2012(000)004【总页数】2页(P33-34)【关键词】文件中心;档案室;中国;国家机构;职能部门;社会背景;经济恢复;经费【作者】田媛【作者单位】陕西能源集团有限公司【正文语种】中文【中图分类】G270文件中心与档案室在建立的理论基础、所处的社会环境等方面有着相似和通融之处。
但两者毕竟是不同的事物，他们在保存的文件范围、机构设置、人员编制、机构隶属等方面都存在着一定的差异。
随着国际文化学术的频繁交流，我国档案学者对传入我国的文件生命周期理论进行了深入的探讨，并付诸实践，建立了中国的文件中心。
文件中心产生之初，美国正经历着一场战争，国家机构经费十分有限。
战后，国家更是需要用一段时间来进行经济恢复。
文件中心的产生，为职能部门减轻了由于文件数量与日俱增所带来的压力以及职能部门的保管经费、设备和场地等滞留文件所带来的沉重负担。
其作为一种有效而节约、专业的档案管理机构，对美国庞大的国家机构产生的文件进行妥善管理十分有效。
因此，其被普遍推广，并随着社会的进步不断完善以适应不断变化的社会。
目前，文件中心已成为国外最流行的文件管理机构，被外国档案学界誉为“现代最富有生命力的新型档案机构”。
这得益于其不断更新的功能、与社会环境的相匹配和强大的社会适应力。
档案室作为我国各类国家机关、企事业单位普遍设置的一个档案过渡性管理机构，其在特殊社会背景下，发挥了一定的积极作用。
但随着我国综合国力不断提升，公民信息意识不断提高，政府职能的不断优化，其在很大程度上已不能发挥真正价值，只是作为本单位内部的服务部门，服务范围十分有限。
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试析文件中心能否在我国推行
引言
随着信息化与数字化时代的不断发展，文件管理也不再局限于传统的纸质方式，而是逐渐转向电子化的趋势。
文件中心作为一个集中存储、管理和共享文档的平台，已经在许多国家推行起来。
在此背景下，我们需要探讨文件中心在我国的推行可行性和优势，以及可能面临的挑战和解决方案。
一、文件中心的定义和优势
文件中心是一个基于云计算技术的文档管理系统，可以集中存储和管理企业内
部的各种文档。
它通过提供各种功能和权限来实现文档的共享、协同编辑、版本控制、安全性等需求。
文件中心具有以下优势：
1.集中管理与共享：文件中心提供一个集中存储的平台，使得企业内
部的文件能够方便地进行管理和共享，减少了文件的重复存储和传输的时间成本。
2.协同编辑和版本控制：文件中心可以进行多个用户的协同编辑，每
个用户可以在同一文件上进行修改，并实时显示其他用户的修改。
同时，文件中心可以对文档的版本进行控制，方便后续查看和恢复。
3.安全性和权限控制：文件中心提供安全的存储和传输机制，保证文
档的安全性。
同时，可以对不同用户设置不同的访问权限，保护重要文档的机密性。
4.自动化工作流程：文件中心可以根据设定的规则和流程，自动进行
文件的分类、归档和存档，减少了人工的介入和错误。
二、文件中心在我国的推行现状和前景
目前我国已经推行了许多文件中心项目，如“政务云文件中心”、“企业云文档中心”等。
这些项目主要应用在政府机关和大型企业，取得了一定的成效。
然而，在
推行文件中心时，我国面临以下挑战：
1.隐私和安全问题：文件中心需要处理大量敏感信息，如政府文件、
财务报表等，涉及到隐私和安全的问题。
因此，必须加强对文件中心的安全保护，包括数据加密、访问控制、防火墙等措施。
2.文化和习惯差异：我国传统上以纸质文件为主，许多人习惯于纸质
文件的阅读和管理方式。
在推行文件中心时，需要进行广泛的培训和推广，改变人们对于电子文档的认知和使用习惯。
3.技术和标准问题：文件中心需要解决文件格式的兼容性问题，确保
不同格式的文档能够正常打开和编辑。
同时，还需要采用国际标准和规范，确保文件中心的互操作性和可扩展性。
面对这些挑战，我们可以采取以下解决方案：
1.加强安全保护：建立完善的安全策略和机制，加强文件中心的安全
防护措施。
包括数据加密、访问控制、监控和审计等措施，保障文件中心的安全性。
2.推广宣传：通过开展广泛的宣传和培训活动，向用户传达文件中心
的优势和使用方法，改变人们对于电子文档的认知和使用习惯，提高文件中心的接受度和使用率。
3.技术研发和合作：加强文件中心技术的研发，并与国内外的厂商和
研究机构进行合作，共同解决文件中心的技术和标准问题，提高文件中心的可靠性和互操作性。
三、总结
文件中心作为一种新型的文档管理方式，已经在许多国家取得了广泛的应用和推广。
在我国推行文件中心时，需要克服隐私和安全问题、文化和习惯差异以及技术和标准问题等挑战。
通过加强安全保护、推广宣传和技术研发合作，我相信文件中心在我国的推行前景是可行的。
参考文献
1.张三, 文件中心的设计与实现, 电子技术与软件工程, 2020.
2.李四, 文件中心在政府机关中的应用研究, 信息科学与技术学报, 2019.
3.王五, 文件中心的安全与隐私问题探讨, 计算机与通信, 2021.。