研发中心文件管理工作指引

1.目的对研发中心日常运作的所有文件、资料、BOM及物料编码进行管理，确保有关场所使用的文

件资料处于受控状态。

2.适用范围本程序适用于研发中心所有文件（包括质量记录表格、技术文件、电子文件、开发资料）的控制及管

理、P/N 的正确制订和BOM的审核工作。

3.职责

3.1监督产品技术文件由产品负责部门依统一标准的文件格式制定。

3.2各部门审核确认文件有效性。

3.3负责文件的登录，编号或编号审核，发文相关单位/ 个人签收。

3.4采取合理的方法对书面文档和电子文档进行管理，防止人为及自然破坏。

3.5文件的变更修改：提出文件更改理由，经相关部门确认更改。

3.6文件管理：对各种文件进行合理地储存与废除等。

3.7建立PDM产品管理数据库，文件管理、审批流程电子化。

3.8ERP组负责对公司P/N 的管理、录入及BOM审核工作。

3.9协助项目主管监控项目进度。

4.文件及数据管理小组工作指引

对确定的立项项目，开立新的文件夹，同时在PDM系统或ERP系统中建立相应文件夹和整机

BOM；文件管理员检查文件是否为最新版本，编写格式是否正确，并确认发出的文件都已登记，否则要求制作人进行更正，文件的发放登记按机型分类进行记录管理。对新物料规格的制定、审核，确认工程师完成的

BOM是否正确。对于ECN，按内容要求，正确修改PDM及ERP 系统的BOM，并交下一级进行审核；对下

一级审核提出的问题，要及时通知设计人员，由设计人员进行答复。

4.1文件和资料的标识及受控范围

4.1.1需受控的文件和资料如下：

4.1.1.1研发中心发出的各种文件包括质量记录、技术文件、开发资料及PDM的技术文件。

4.1.1.2外部门、其它公司发给研发中心的文件和资料。

4.1.1.3其它包括以研发中心名义购买、职员出差带回的文件资料。

4.1.1.4与开发相关的电子文件和传真文件。

4.2文件的审批

所有质量记录表格及技术文件的书面文件由研发中心各部门主管负责审核，再由研发中心负责人签字后方可发

出。《新方案产品立项申请报告》须由分管副总签字后方可发出，如副总出差可加盖分管副总印章后发行。电

子文件的审批，按《PDM 操作手册》中的文件审批流程执行，由研发文控发出的电子文件正式生效。文件或

图纸内必须打上制作人及批准人名字，并与PDM流程中的名字一致。研发工程师签样时，需打印图纸附在《零件样品承认书》后，图纸必须有制作人及批准人签字，并盖受控章。

4.3BOM的审批

根据产品BOM审核流程图的要求由设计人员编制BOM，经过审批后，再由BOM审核员核对BOM

的内容，如无问题方可发布供全公司使用。

4.3.1一般BOM流程：制作人在PDM完成BOM，并走相应的BOM流程审批、复审，核对无误后转入ERP发布。

4.3.2OEM产品BOM流程：制作人在ERP完成BOM，电子档通过PDM流程审批后，发放到ERP组复

审并发布。

4.4文件的发放

4.4.1书面文件发放：研发中心各部门发给其它研发中心以外部门的文件先交文件管理员审核、编号、在“文件发放/

领用登记表”登记后发放文件；文件管理员把文件复印后盖上“研发中心”印章发到各相应部门/ 个人签字后，将

原稿（有签字）带回文控中心并在“文件发放/ 领

用登记表”登记归档。

4.4.2电子文件发放：研发中心所有技术性文件，除特殊文件外（结构开改模封面文件，说明书等印刷物），均采用

PDM系统发放，由文件制作人按要求命名、编号后，走电子签名流程到文控中心归档发放，其它文件不再打印书面文件发放。如果发出的文档是图纸文件，一般情况下不要附封面；如果发出的文档没有图纸时，就用封面

走流程；如果有样板要交采购，应在文件里注明，并通知采购。所有在封面上的描述都可以在流程描述里写

上，并注明需发放部门。

4.4.3所有提供给供应商的文件必须从文控发出，开发文件从开发文控发出生效。注：丝印菲林图需转曲线另用OA

发给采购，PDM的平面文件只作签名、存档及发放依据用。其它部门或供应商所使用的文档必须与PDM文

档库发布区的文档一致。

4.5文件的接收

外部门、其它公司发给研发中心的（包括E-MAIL、传真）文件，E-MAIL 由研发中心各相关

文件类型编码：每一种文件类型对应一种编码，如下所示：

文件的修订及版本：

4.11.3.1技术性文件的修订5 次要换版，用A，B，C表示版本，用0，1，2 表示修订状态，A表示第一版，B表示第

二版，0 表示未修改（原版），1 表示修改过一次⋯⋯以此类推，如当某技术性文件版本/ 修订已是A/5 ，当下次再修订时就改为B/1。

4.11.3.2第二类：文件编号按以下编号：PD□- □□□□ - □□□□□

流水号□□月□□日文件类型号（技术性文件：T，客户资料：C等）如研发中心发出或接收的技术性文件的编号规则为：PDT-0201-

00001 第三类：研发中心向各部门发放的ISO9001 体系质量记录文件的编号规则为：

PDS-****- □□□□ -## ⋯

流水号，表示同类文件的发放份数。质量记录

编号的流水号及版本号MODEL编码

文件如有版本升级，需在文件内注明“版本”及“变更原因”，发PDM文件时在原版文件上升级，系统中只显示最新版本文件（绿色底），历史版本（黄色底）文件只供查看，不能使用。

5. 相关文件

5.1《文件控制程序》

5.2《技术类文件格式和编写规定》

5.3《文件编写和标识规范》

6. 质量记录

6.1《文件更改申请表》

6.2《文件发放/ 领用登记表》

6.3《文件留用/ 销毁申请表》

6.4《文件借阅登记表》

6.5《技术资料收录登记表》

6.6《客户资料收录登记表》

拟制审核批准