秘书的职能环境
第三章秘书职能环境
第三章秘书职能环境教学目标：准确理解和把握秘书职能的两个方面，即“辅助管理、综合服务”；准确理解和把握秘书职能环境，主动营造良好的职能环境，从而达到高效履行职能的目的。
导入：人类的全部活动都是在一定的环境条件下进行的，秘书的职能环境是他从事职业活动、履行职能的基石。
创造良好的职业环境氛围，与各方面建立正常、稳定的职能关系，并主动依靠和强化这种职能关系，就能有效地行使和实现自己的职能。
第一节职能环境构成环境是一个开放的大系统。
所谓职能环境，即指职业个人在履行社会职能时必须与之发生职能关系的相对稳定的职能对象。
秘书职能环境是指从事秘书工作的秘书个人，在履行秘书职能时的有利于自身健康、成长和提高工作效率的物质生活环境和与之发生职能关系的相对稳定的职能对象的总称。
秘书职能环境的重要性：改善物质生活条件和工作条件，优化各种职能关系，为自己的事业创造“天时、地利、人和”的客观环境，使自己的工作能等到各有关方面的理解、信任、支持和合作，才能正常、顺利、有效地行使自己的社会职能。
其职能环境优化的程度愈高，秘书的职能活动也就愈顺畅，效用也就愈显著。
秘书职能环境与其他环境系统一样，具有整体性、层次性、动态性。
一、纵向层次（一）秘书机构内部环境秘书机构的人员构成、管理制度、分工协作状况、气质和谐状况、人际关系、秘书部门负责人的影响力，以及办公设备、办公条件等要素，构成秘书机构的内部环境。
（二）组织内部环境秘书所在组织内部环境，是秘书组在组织内部一切影响秘书、秘书机构工作的各种因素的总和。
（三）组织外部环境秘书组织外部环境是一个庞大的、具有层次的、开放的相互联系的系统。
宏观的国内经济政治环境。
二、横向要素：社会经济环境、社会政治环境、社会文化环境、科学技术环境。
三、营造优美的工作环境秘书工作的主要场所是办公室，办公室布置得如何，美化的程度如何．足衡量一个秘书能力、水平的标尺之一。
注意布置环境，创造一种和谐舒心的气氛，使内部成员充满朝气，使外来人员产生好感，有利于提高工作效率。
现代秘书原理与实务(2)
二、秘书工作的发展规律
1.时代环境的历史演变促进秘书工作发展 2.领导主体的演变促进秘书工作发展 3.管理者与被管理者关系的历史演变促进了秘书工作发展
第二章 秘书职能范畴
一、办公事务辅助
1.办文
文稿撰拟 文书运行 文书整理 文献材料的保管和利用
2.办会
3.办事
日常事务 随机事务 授权理事
接待类型：
分上级检查、工作联系、业务往来、经验交流、召开会 议、讲课、参加、访问等。
接待注意事项
1.接待人员通常要留有一份公司内部电话簿，努力记住单位 内有关人员的姓名以及他们所在的部门、科室。这样就可以 方便使用内部电话与员工保持联系， 同时电话簿应随时根 据号码的变化而更新。
2.按照一定规律分类归档访客名片。
四、秘书学
1.现代秘书学的产生 2.秘书学与相关学科的关系
秘书学与决策学的关系 秘书学与心理学的关系 秘书学与行政学的关系 秘书学与管理学的关系 秘书学与文书学的关系 秘书学与公共关系学的关系
3.秘书学的研究方法
（一）历史和逻辑相统一的方法 （二）理论与实践相结合的方法 （三）学科比较的方法 （四）事实积累的方法 （五）经验分析的方法 （六）案例的研究方法
秘书协调方法、督促检查方法、信息沟通方法、工作进度调度法、 工作时间调度法。
第七章 秘书“办文”的工作
一、起草撰写公务文书
1.行政公文的含义 2.行政公文的分类
按公文来源分 按行文关系分 按性质、作用分 按时限要求分 按保密要求分
3.行政公文的格式、行文规范与语言运用
行政公文的格式 行政规范 语言运用
三、秘书为领导班子服务中的几种关系的把握
1.为主要领导人服务与为领导班子服务 2.为中心工作服务与日常工作服务 3.正确处理多头指示，避免酿成矛盾 4.加强沟通，促进领导班子的密切合作 5.对口请示，避免交叉请示 6.逐级请示，避免越级请示 7.加强沟通，避免产生误会 8.筛选信息，避免说是道非。
第六章 秘书职能环1
B不能说错，但这么直接地拒绝人家好意的邀请，会给人 不能说错，但这么直接地拒绝人家好意的邀请， 不能说错 一种不合群的感觉。 一种不合群的感觉。
C.我约了朋友一起逛街。 C.我约了朋友一起逛街。 我约了朋友一起逛街
C虽然也不能说错，但多少给人一种不愿跟同事打成一片 虽然也不能说错， 虽然也不能说错 的感觉：既然同样是玩，为什么不和同事一起去？ 的感觉：既然同样是玩，为什么不和同事一起去？
D是一种态度比较恶劣的行为，用这种态度说话，不仅忘 是一种态度比较恶劣的行为，用这种态度说话， 是一种态度比较恶劣的行为 了自己的职责， 了自己的职责，更重要的是这种无形的优越感迟早会让自己在 公司面临四面楚歌。 与 差不多 差不多， 公司面临四面楚歌。E与D差不多，只是态度更加恶劣一些罢 了。
B.好 我帮您催催。 B.好，我帮您催催。
案例分析二： 案例分析二：郊游
又到了周五下午了， 又到了周五下午了，刚刚应聘来公司不久的秘书小于正准 备收拾东西回家，公司研发部的大马进来了， 备收拾东西回家，公司研发部的大马进来了，说他们部有四五 个人决定明天去郊游，问总裁办公室有没有人愿意去， 个人决定明天去郊游，问总裁办公室有没有人愿意去，费用 AA制。总裁办公室总共有四个年轻人，其他三个几乎是异口 制 总裁办公室总共有四个年轻人， 同声地说： 同声地说：“去” 面对这种情况，小于应该如何处理？ 面对这种情况，小于应该如何处理？ A.听人家说 那地方没什么意思。 听人家说， A.听人家说，那地方没什么意思。 B.我要在家复习功课。（小于正在准备秘书升级考试 我要在家复习功课。（小于正在准备秘书升级考试） B.我要在家复习功课。（小于正在准备秘书升级考试） C.我约了朋友一起逛街 我约了朋友一起逛街。 C.我约了朋友一起逛街。 D.我也去 我也去。 D.我也去。 E.这几天有些累 我想在家歇歇。 这几天有些累， E.这几天有些累，我想在家歇歇。
秘书工作机构的职能与要求
秘书工作机构的职能与要求秘书是一个组织中非常关键的职位。
作为一名秘书，他/她需要承担各种职能，并具备一定的要求和素质。
本文将介绍秘书工作机构的职能与要求。
首先，秘书的职能是协助管理层进行日常工作和决策。
秘书需要协助管理层安排会议，起草和处理文件，管理信息和档案，以及跟进和协调各种任务。
秘书还需要负责安排来访者的会议和行程，为管理层提供必要的支持，并协助解决问题和决策。
其次，秘书还需要负责组织和管理办公室的日常运作。
这包括安排和处理来访电话和邮件，管理办公用品和设备，协调办公区域的卫生和维护等。
秘书还需要与各个部门和团队保持良好的沟通，并协助解决办公室相关问题和需求。
另外，秘书还需要负责处理机密和敏感信息。
秘书通常需要与高级管理层一起处理涉及机密信息的文件和事务。
秘书需要保证这些信息的机密性，并且在处理中遵守相关的法律法规。
此外，秘书还需要具备一定的组织和管理能力。
秘书需要能够合理安排时间和资源，有效管理日程和任务。
秘书还需要具备良好的问题解决和决策能力，能够快速响应和处理各种问题和情况。
对于秘书的要求，首先是对秘书工作的理解和熟悉。
秘书应该对组织的架构和运作有基本的了解，熟悉相关的工作流程和流程。
秘书需要具备良好的沟通和协调能力，能够与各方合作和沟通。
秘书还需要具备较强的组织能力和细致性，能够处理和管理多个任务和细节。
其次，秘书还需要具备一定的专业知识和技能。
秘书应该熟悉并熟练使用办公软件和工具，如Microsoft Office和电子邮件。
秘书还需要具备一定的文件处理和处理能力，能够准确快速地处理文件和信息。
另外，秘书还需要具备一定的语言和书写能力。
秘书通常需要起草和处理文件和邮件，因此良好的语言和书写能力是必要的。
秘书的语言表达能力应该清晰准确，避免歧义和误解。
此外，作为一个职位要求相对较高的职位，秘书还需要具备一定的职业道德和操守。
秘书需要保守机密和敏感信息，并遵守组织的规章制度和职业准则。
秘书的工作环境
秘书的工作环境秘书是一个非常重要的职位，在各个领域都有着广泛的应用。
他们在日常工作中承担着组织、协调和管理的任务，为高层管理者提供各种支持和帮助。
秘书的工作环境是他们发挥职能的基础，对于工作效率和工作满意度都有着重要的影响。
本文将探讨秘书的工作环境，并提出一些改善工作环境的建议。
一、办公场所秘书的工作地点一般是在办公室，在公司或组织内部设立一个专门的办公室供秘书使用是非常有必要的。
这个办公室应该宽敞明亮，布局合理，配备必要的办公设备和工具，如电脑、打印机、传真机等。
此外，保持办公室的整洁和卫生也很重要，可以提高工作效率和秘书的工作满意度。
二、工作工具和技术支持在现代化的办公环境中，各种数字工具和技术已经广泛应用到工作中。
秘书应该熟练掌握办公软件和相关的数字技术，如办公套件、电子邮件、办公自动化系统等。
这些工具和技术可以大大提高秘书的工作效率和工作质量。
此外，公司或组织也应该提供必要的技术支持和培训，确保秘书能够充分利用这些工具和技术进行工作。
三、良好的人际关系秘书的工作涉及到与各种人员的沟通和协调，良好的人际关系是非常重要的。
公司或组织应该鼓励和促进秘书与其他员工之间的良好互动和合作。
此外，提供一个和谐的工作氛围和团队合作的机会也是必要的，这有助于秘书更好地开展工作，增强工作满意度。
四、合理的工作时间和休假制度秘书的工作一般比较繁忙和紧张，因此，合理的工作时间和休假制度对于秘书的身心健康和工作效率都很重要。
公司或组织应该制定合理的工作时间安排，避免加班过多。
同时，对于休假制度也应该合理安排，确保秘书能够充分休息和放松，以提高工作效率和秘书的工作满意度。
五、职业发展和培训机会秘书作为一个专业职位，也需要不断学习和提升自己的知识和技能。
公司或组织应该提供适当的职业发展和培训机会，帮助秘书不断提高自身素质和能力。
这不仅有助于秘书更好地胜任工作，还能够增强秘书的工作满意度和职业发展前景。
结语秘书的工作环境对于他们的工作效率和工作满意度有着重要的影响。
秘书学基础--第二章-秘书的职能环境
主动形态
第一、全面了解群众的基本情况
第二、强化为群众服务的观念
第三、加强领导与群众之间的信息沟通
第四、营造亲密、融洽的“家庭式气氛”
（一）内求团结——争取内部公众
1、内部公众关系： （1）内部员工关系 （2）各职能部门关系 （3）股东关系
2、争取内部公众的途径
（1）进行沟通：
方式：问卷、座谈、信访
（1）不要当面辩解，要克制，不发火 （2）要间接解释，避免面对面的难堪 （3）解释宜粗不宜细，把握要点 （4）解释要适可而止，主动诚恳 （5）换位思考，不给领导出难题
5、和睦相处
（1）礼貌待人 （2）习惯说“您好” （3）留下好印象 （4）慎对谣传 （5）别问太多，多讲有失 （6）投人所好 （7）投石问路 （8）知其好恶
3、文秘人员形象的构成要素
（1）品德能力——最稳定的核心部分
（2）行为举止——是内部气质的外在表现
（3）仪表——衣着与面容
4、全美秘书协会提出的秘书条件
（1）心理学家：善于观察和理解他人 （2）政治家：头脑灵敏 （3）外交家：风度潇洒 （4）侦探：调查问题，经验丰富 （5）语言学家：文字功夫强 （6）律师：熟悉各种法律关系 （7）金融家：金融和税务知识 （8）工程师：熟悉各种现代化办公设备 （9）档案学者：熟悉各种文件资料的科学分类
2、委曲求全
（1）站得高、看得远，不计较名利 （2）正确对待领导批评 （3）讲究气量 （4）不提非分要求 （5）不炫耀自己的功绩 （6）注重“闲谈”
3、承诺的艺术
（1）不急于表态 （2）从坏处找想往好处努力 （3）留有余地 （4）让领导对你放心
1995年春节晚会小品 《有事您说话》
4、慎用解释
第四、讲究协调策略
第四章 秘书的职能环境
良好的办公环 境是工作的兴奋 剂，也是看一个 秘书个人素养高 低的重要方面， 拖沓而又懒惰的 秘书永远也不会 得到领导青睐的， 瞧，这就是办公 室，怎么样？
第一节
秘书职能环境的含义及其重要性
一、职能环境 二、秘书职能环境 三、秘书职能环境的重要性
第二节
营造优美的工作环境
一、秘书工作场所 二、秘书工作场所的布置排列模式 （一）总体办公型模式按其开放程度 （二）职能分工型模式 三、秘书工作环境设计应注意的问题 （一）空气环境 （二）光线环境 （三）色彩环境 （优化
一、人际关系 二、秘书的人际关系 三、秘书人际关系环境氛围的类型 （一）和谐型 （二）淡漠型 （三）紧张型 四、秘书应处理好的人际关系 （一）秘书优化人际关系环境氛围，最重要的是要协调和处理好与 领导和领导班子的关系 （二）秘书与职能部门的关系1、辅助形态2、协调形态 （三）秘书与群众的关系1、被动形态 2、主动形态
秘书学第三章 秘书职能环境
了解秘书职能环境的纵向层次 了解秘书职能环境的横向要素 理解秘书职能环境支撑因素 理解资源发展的导向性 理解资源配置的促动性 理解领导者、被领导者、作用对象及环 境间的关系。 理解领导活动与秘书工作的关系
能处理与上级与下属与部门的关系
能把握资源变化的机遇性
能明确领导需要怎样的秘书 能处理好与领导班子的关系 能处理好各种职能环境关系
（二）社会政治环境
秘书工作必须遵从社会政治规范，必须在国家政 治制度、法律法规允许的框架内开展各项业务活动； 秘书必须辅助其领导人与各级政治行政组织保持 良好的沟通往来关系，特别是要与相关政府主管部门 保持经常性联系，促进相互理解与合作，以便其领导 人遵从依法行政的调控，依法经营和管理； 秘书必须按照社会政治原则，维护自身的政治权 利和合法权益，维护平等的人格地位； 秘书必须适应社会政治的发展和变化，每当社会 政治制度和政治格局出现发展变化时，秘书往往要经 受特殊的考验。
（一）秘书机构内部环境
秘书机构是秘书开展业务活动分工合作 的基本单元，是各类管理领导机关的日常办 公部门即办事机构。秘书机构的人员构成、 管理制度、分工协作状况、气质和谐状况、 人际关系、秘书部门负责人的影响力，以及 办公设备、办公条件等要素，构成秘书机构 的内部环境。
（一）秘书机构内部环境
形成和保持秘书机构内部良好的环境必须具备 六方面的条件： 要有一位作风正派、知识能力全面、经验丰富、 具有良好的指挥和协调能力的秘书部门负责人； 要有健全的工作制度； 要建立科学合理的分工配合体系，形成高效的 工作流程； 要形成灵敏的信息处理及综合加工机制； 要形成和保持和谐的人际关系； 要配备良好的办公设备和具有良好的办公条件。
天长地久“同事情” “同事文化”势在必行 同事有更多的共同语言。但不同年龄段，不同 行业的就不同，这不仅有性格上的差异，更有观念 上的本质差异。 积极参与“同事文化” 同事之间利用业余时间共同消遣一番，不仅能 增进友谊更能减压，是都市白领们普遍需要的感情 调节剂。 工作第一友谊第二 对流行的“同事文化”，既要热情参与，又要 冷静对待。
秘书职能环境
环境资源的制约
• • • • 信任度 和谐度 开放度 自由度
秘书的职能环境
秘书职能环境构成
秘书机构 内部环境 组织内部 环境 组织外部 环境
秘书机构内部环境
1、有一位好的负责人 2、要有健全的工作制度 3、建立科学合理的分工配合 体系，形成高效的工作流程 4、形成灵敏的信息处理机综 合加工机制 5、形成和保持和谐的人际关 系 6、配备良好的办公设备和具 有良好的办公条件
组织内部环境
1、组织的结构要素 2、组织动态运行要素 3、组织的生态要素 4、组织的心态要素 5、组织的物质要素 6、组织信息要素
组织外部环境
• 组织外部环境对组织管理及秘书工作的 影响是极为关键的。它为各级各类管理组 织提供物质、能量和信息，同时也提供生 存、发展的空间。
职能环境的关系
• 社会经济、政治、文化、科技能都是相互 影响的，并都对秘书所在的组织和行业系 统产生重大影响，有着极为密切的关系。 秘书只有妥善处理好职能环境关系，才能 有效地开发利用资源，充分发挥其功能。
第3讲 秘书职能环境
秘书职能环境
【教学目的】
通过教学使学生理解秘书职能环境是秘书 活动的客观基础和条件，必须学会正确认 识秘书职能环境，强化环境意识，准确地 把握影响秘书职能场的各个要素，以求更 好发挥秘书工作的效能。
பைடு நூலகம்
【教学重点和难点】
把握秘书职能环境的 构成，了解影响秘书 职能场的各个要素。
第一节 秘书职能环境的构成
案例23、24分析
一、案例23（P83）：张杰是如何成功的 处理好职能环境关系的？从他的成功经 历中，我们值得借鉴和学习的地方有哪 些？ 二、案例24（P84）：从刘宏的工作经历 中，其错误做法有哪些？我们在今后的 秘书工作中应吸取哪些经验和教训，方 可避免重蹈刘宏的后辙？
附：处理人际关系的基本原则
P81案例22分析
案例22中，通过分析贾谊的所作所为， 你觉得作为一个称职的秘书应如何看待 并利用自己所处的环境？ 如果我们想对领导进言或者建议，又该 如何做才能被顺利的采纳呢？
三、职能环境关系
（一）与纵向层次机构的关系 秘书工作与纵向层次机构的关系，指的是与本组织领导层 的关系、与上级领导机关的关系、与本组织下属机构的关 系等。 （二）与横向部门机构的关系 秘书与横向部门机构的关系，既包括与本组织内各职能管 理部门的关系，也包括上级机关职能部门及不相隶属的有 关部门的关系。 （三）与社会公众的关系 组织内外的社会公众是开展领导和管理活动的社会基础。 秘书为领导提供综合辅助和服务，也必须要以此为基础。 （四）秘书与人际关系 秘书的人际关系指的是秘书开展业务活动实践中的人与人 之间的关系。这种关系既渗透在组织内部，又存在于组织 外部。不同的人际关系状态对秘书及秘书工作都存在着特 定的影响。
（二）资源发展的导向性 ⑴宏观导向。现代社会向知识经济、信息化、 全球化方向发展。 ⑵业务内容导向。随着社会主义市场经济体制 的确立与发展，各行各业各类管理组织的管理 目标、体制及运行方式都在不断变革，社会管 理法规也在不断完善。这些变革发展成果是秘 书工作发展的重要环境资源，起到导向作用。
第五章 秘书的职能环境
第二节 秘书的角色意识
一、社会角色和角色活动 – 社会角色，是指人在社会中所处的地位，这种地位 社会角色，是指人在社会中所处的地位， 赋予了人相适应的权利和义务。 赋予了人相适应的权利和义务。任何人在不同时期 扮演不同角色，具有不同的地位。 扮演不同角色，具有不同的地位。社会期望每个人 的意识、言行符合其地位， 的意识、言行符合其地位，个人也按照社会的期待 去认识、行动。 去认识、行动。 – “角色冲突”：个人承担的多种社会角色产生矛盾 角色冲突” 和冲 突。 – “角色内冲突”：个人的修养、认识、能力达不到 角色内冲突” 个人的修养、认识、 其地位对角色的期待和要求。 其地位对角色的期待和要求。 – “角色适应”：消除矛盾冲突取决于个人的价值取 角色适应” 向和个人的努力。 向和个人的努力。
• 服从，但不盲从 服从，
– 上司有小差错——提醒 上司有小差错—— ——提醒 – 上司有大差错——规劝乃至举报 上司有大差错—— ——规劝乃至举报
• 委婉提醒，适时规劝 委婉提醒，
– 用什么方式方法，在什么时机提醒？ 用什么方式方法，在什么时机提醒？
• 维护上司间的团结
– 秘书主要为主管上司服务，还应力所能及地为其他上司服务 秘书主要为主管上司服务， – 上司之间的矛盾以不介入为原则 – 不传播上司的矛盾和丑闻
四、适应不同类型的领导
1.事务型领导 1.事务型领导 遇事考虑周到，对秘书交代工作一件件，一步步 遇事考虑周到，对秘书交代工作一件件， 都清晰明确。秘书只要照办，不出差错即可。 都清晰明确。秘书只要照办，不出差错即可。 2.学者型领导 2.学者型领导 遇事喜欢研究，一般先听听秘书的意见， 遇事喜欢研究，一般先听听秘书的意见，秘书就 要多动脑筋，提出建议甚至几种方案，供领导选用。 要多动脑筋，提出建议甚至几种方案，供领导选用。 3.开明型领导 3.开明型领导 对事只简要地布置，只讲求结果，合格就OK OK。 对事只简要地布置，只讲求结果，合格就OK。对 这样的领导秘书做事就要通盘考虑，步步为营， 这样的领导秘书做事就要通盘考虑，步步为营，小心 谨慎，不辜负上司的信任。 谨慎，不辜负上司的信任。 4.粗放型领导 4.粗放型领导 一般事务都交给秘书去做而不加过问， 一般事务都交给秘书去做而不加过问，但一旦秘 书做事不符合其要求，又会被责备。 书做事不符合其要求，又会被责备。对这样的领导秘 书就负有很高的责任，必须有高度的责任感，不仅对 书就负有很高的责任，必须有高度的责任感， 上司负责，而且还要对整个单位负责。 上司负责，而且还要对整个单位负责。
秘书工作职能与职能环境建设
第二章秘书工作职能与职能环境建设本章学习要求：秘书工作职能范畴主要体现在“辅助管理、综合服务”两个方面。
这两个方面既有内容上的区别，又相互渗透。
其共同的目的都是为领导工作的有效和有序提供辅助和服务，以促进领导工作效率的提高。
秘书职能环境有自然环境和人际环境两个方面。
创建优美宜人的自然环境，使人身心舒畅，能有效激发工作热情，提高工作效率；创造良好的职业人际环境氛围，与各方面建立和谐、正常、稳定的职能关系，能有效地行使和实现自己的职能。
要求通过本章的学习，准确理解和把握秘书工作职能范畴的两个方面，即“辅助管理、综合服务”；准确理解和把握秘书职能环境，营造良好的职能环境，从而达到高效履行职能的目的。
第一节秘书工作职能学习目标：●掌握秘书工作职能辅助性和服务性这两个基本特征；●掌握秘书辅助管理职能的内涵——正确获取并利用信息，提供可供选择的决策方案，辅助执行并反馈执行信息，协调各方面关系，形成合力以保证管理效率；●掌握秘书综合服务职能的内涵——通过办文、办会、办事，为领导提供全方位的综合服务，提高管理绩效。
案例导入：中信集团总经理办公室的林秘书工作效率特别高，总能在第一时间把领导交办的事情和应当完成的工作完成得漂漂亮亮的。
她有个爱好，就是对网络情有独钟。
只要忙完了工作，她就在网上看个不停，其他同事约她逛街看电影，她总是推说没空。
久而久之，大家给她一个外号——“网痴”。
她知道后也不介意，依然故我。
其实，林秘书是个有心人，她上网并不是聊天，打游戏、看小说、瞎逛，而是收集与公司业务有关的国际、国内信息，以及与本公司有业务往来的客户的信息，收集加工后整理在一个专用文件夹里，以备不时之需。
当总经理需要什么信息，她从专用文件夹里调出来整理一下，马上就能给总经理送过来，总经理经常夸她工作效率高。
有一次，她从网上得知马来西亚和印度尼西亚发生大规模洪灾，预测我国木材进口价格将大幅上涨，进而必然会影响纸张也大幅涨价。
她马上将信息向总经理汇报。
秘书的职能环境培训资料
秘书的职能环境培训资料秘书的职能环境培训资料一、引言作为一个秘书，承担着诸多重要任务，为组织的高效运转提供了必不可少的支持。
本次培训旨在帮助秘书在职能环境中更好地发挥作用，提高工作效率和专业水平。
二、角色和职责1. 提供日常行政支持和办公室管理。
包括答复电话、邮件处理、会议安排等。
2. 提供文书处理和档案管理。
负责文件的起草、整理和归档等工作。
3. 管理会议。
包括会议策划、准备材料、会议记录等。
4. 协助领导层工作。
提供组织和协调支持，确保领导层工作顺利进行。
5. 处理外部关系。
与外部合作伙伴沟通，并维护公司形象和声誉。
三、重要的技能和知识1. 良好的沟通能力。
与领导、同事和外部合作伙伴进行有效的沟通，确保信息的流畅传递。
2. 出色的组织能力。
能够有效地安排日程、会议和文件，确保工作按时完成。
3. 文档处理和档案管理技能。
能够准确地起草和编辑文书，进行档案管理和归档等工作。
4. 技术应用能力。
熟悉办公软件和办公设备的使用，能够提高工作效率。
5. 专业知识和行业背景。
了解行业的相关知识和经验，能够更好地为领导提供支持。
四、高效处理日常工作的技巧1. 时间管理：制定合理的工作计划和时间表，合理安排任务的优先级，提高工作效率。
2. 多任务处理：通过合理的分配时间和专注力，能够同时处理多个任务，提高工作效率。
3. 问题解决能力：对遇到的问题能够迅速反应，并找到合适的解决方案。
4. 团队合作：与团队成员进行良好的合作，分享资源和信息，提高工作效率和质量。
5. 主动学习：与行业保持同步，学习新技能和知识，提升自身职业发展。
五、应对工作压力的方法1. 制定合理的工作计划和时间表，避免工作中的紧迫感和焦虑感。
2. 寻找适合自己的压力释放方式，如锻炼、读书、听音乐等。
3. 提升自我认知和情绪管理能力，关注自身的身心健康。
4. 寻求支持和帮助，与同事和朋友交流分享，减轻工作压力。
5. 保持积极乐观的态度，树立正确的工作心态。
第五章 秘书职能环境
宏观 环境
社会文 化环境
社会政 治环境
经济环境：为秘书工作提供物质基础， 影响秘书工作的业务内容及活动形式。 政治环境：秘书工作要适应其特定的政治 环境。 文化环境：影响秘书的综合素质，办事的 有效性，工作效率。 科学技术环境：影响秘书办公设备与手段 的先进性，思维方式，学习及创新能力。
案例：
西汉初年，由于秦王朝的暴政和连年战争的破坏 中原大地人烟稀少，蒿草遍地，满目疮痍，一片荒凉 景象。刘邦称帝后，认真总结了历史的经验教训对封 建制度中一些不利于政权巩固的东西进行了调整，社 会生产力得到一定的恢复。但刘邦在位7年就溘然长逝 其子刘恒继位，史称汉文帝。文帝即位后的第二年， 谋士贾谊建议汉文帝提倡生产，发展农业。他以《管 子》一书中的“治国之道，必先富民”、“民富则易 治也，民贫则难治也”为理论依据，建议朝廷应当鼓 励老百姓好好种地，多生产，多积蓄，能够安居乐业 这样，政权也就巩固了。
二、秘书对职能环境的优化 （一）了解优化职能环境的前提 1.立足本职工作，在本职岗位上积极发 挥作用 2.正确看待职能环境，从客观实际出发 （二）明确优化职能环境的重点: 优化主辅配合关系 （三）掌握优化职能环境的基本途径： 建立和维护相互理解、信任和合作的和 谐关系。
三、秘书对职能环境障碍的排除 （一）排除信任障碍 1.因工作能力造成的信任障碍 2.因工作态度造成的信任障碍 3.因人品不好造成的信任障碍 4.因误会造成的信任障碍
第二节
秘书对职能环境的适应与优化
一道应试题目引发的思考 一个单位在招聘时，主试者出了一道这 样的题：在一个雷雨交加的夜晚，一个人开 着汽车路过一个公共汽车站，看见车站有三 个人在等车，一个是垂死的老人，好可怜； 一个是救过自己命的医生，总想找机会报答； 一个是自己做梦都想娶(嫁)的梦中情人，多好 的机会!可是车子里只能放下一个人，究竟应 该让谁上车呢?
秘书学教案第三章 秘书职能环境(3)
第三章秘书职能环境环境是人类赖以生存和发展的基本条件。
人类的全部活动都是在一定的环境条件下进行的。
职能环境是职能活动的基础。
正确认识秘书职能环境要素，增强环境意识，有效地调适环境，对提高秘书工作效率和效益是十分重要的。
第一节秘书职能环境要素环境是一个系统的、开放的概念。
秘书工作的职能环境具有开放的系统的层次性，各层次环境由多种相互联系的要素组成。
一、秘书职能环境层次结构秘书职能环境可以分为三个层次，即秘书机构的内部环境、秘书所在组织的内部环境、秘书所在组织的外部环境。
三个层次的环境相互联系，对秘书工作都有着重要的影响。
1.秘书机构内部环境（1）秘书机构内部环境的含义秘书机构的人员构成、管理制度、分工协作状况、人际关系，和秘书部门负责人的影响力，秘书部门内部的团队精神、凝聚力，以及秘书的办公设备和办公条件等要素，构成了秘书机构的内部环境。
（2）形成良好秘书机构内部环境氛的要求一是要有一位作风正派，知识、能力全面，经验丰富，具有良好的指挥和协调能力的秘书部门负责人。
二是要有健全的工作制度。
有了健全的工作制度，秘书工作行为才有了规范的依据；评价秘书工作才能、工作表现和成绩才有统一的标准；才能确保秘书工作有序地进行。
三是要建立科学合理的分工配合体系，形成高效的工作流程。
有合理的分工，才能各负其责；有紧密的配合，才能在各项工作实务中形成整体合力。
四是要形成灵敏的信息综合机制。
秘书机构是组织信息流动的枢纽，但发挥信息枢纽作用的是秘书机构整体，而不可能仅由个别秘书承担。
五是要形成和谐的人际关系。
工作人员、秘书与秘书部门负责人之间，相互关心，相互体谅、相互支持，不断地加强向心力和凝聚力。
六是要具备一定的办公设备环境。
创造条件建设办公自动化系统，以科学的手段提高秘书机构工作效率。
2.组织内部环境秘书所在组织内部环境，是指秘书所在组织内部一切影响秘书、秘书机构工作的各种条件和因素的总和。
有以下五个要素：一是组织的结构要素，如组织目标、组织机构、人员配备、权力分配、责权关系、工作制度等。
秘书学课件——秘书职能环境
第六章：秘书职能环境
（四）开发职能资源环境
1、合理开发领导机关给领导人的影响力资源。 2、注重开发智能环境中的信息智能资源； 3、注重从协调和加强各方面关系中，开发智能环
境中的能量资源。
第六章：秘书职能环境
二、秘书对智能环境的优化 职能环境优化的标准： 1、信任度
秘书在机关领导、部门、群众中的职能形象越 好，则越可能得到多元、多层职能活动对象的 信赖与亲近。较高的环境信任度，是秘书履行 本职任务、取得理想工作成绩的基本因素。
⑴组织的结构要素→权力分配、权力运行 ⑵组织动态运行要素→效率原则 ⑶组织生态要素→应对机制、创新原则 ⑷组织心态要素→宽容、和谐，团队精神 ⑸组织的物质要素→条件 ⑹组织信息要素→ 高效的信息获取，流畅的信息处理
第六章：秘书职能环境
（三）组织外部环境
组织外部环境是一个庞大的、具有层次的、开放的、相 互联系的系统。宏观的国际国内经济、政治、文化、科 技等对各类管理组织及其秘书工作的影响是总体性的； 行业系统、地区、市场、竞争与合作状况及社区公众等， 对各类管理组织及其秘书工作的影响，具有局部性、特 殊性和具体针对性。
第六章：秘书职能环境
意义：
在管理系统中，秘书人员的特定职能，规定了其特定地 位与作用：围绕系统领导，沟通上下左右，通过相对独 立的秘书活动，在各层次之间，发挥综合、辅助性的中 介纽带作用。适宜的职能环境，即同作用对象建立起一 种信任、和谐的职能关系，自然也就构成秘书人员获取 良好活动效果的重要条件。环境优化程度愈高，秘书的 职能活动就愈见顺畅，作用也可能愈益显著，两者之间 成正比效应。秘书绝对不可轻视对职能环境的建设。
第六章：秘书职能环境
2、和谐度 秘书的基本职能活动几乎都是在与各种活动对 象的双边双向效中进行的，那么，环境谐振度 越强，职能活动对象给予的具体支持与配合越 积极，秘书实际工作的质量与效率当然也就会 越高。谐振关系失调，你热他不热，你急他不 急，你有所祈求他却消极敷衍，此种状况，均 是秘书在进行实际工作之前和之中，必须排除 的障碍。
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秘书的职能环境
3、秘书督促检查的要领
秘书对领导督促检查工作的辅助，是在 领导者主持下，围绕领导工作需要展开的， 主要有六条要领：
秘书的职能环境
（三）辅助督促检查
1、督促检查的内容
秘书对督促检查的辅助，主要是在领导 者的主持下，按照领导确定的督促检查内容 和目的，操办具体的事务。具体包括：
发现失调现象提出督促检查建议； 检查实施情况； 督促办理； 反馈实施信息； 要归纳评估督促检查效果。
秘书的职能环境
辅 •2、秘书辅助督促检查的助意 督义促检查是领导实施决策，保证领督 促导工作部署得 效实施的重要组成部分。秘书操办督促检检查中的事 务，既有利于领导者直接掌握执行情况查，又有利于秘
各种形式的信息干扰是造成领导和管理 工作失误的重要原因。秘书有责任协助领导 者排除来自各方面的信息干扰，包括：
要注重排除思想障碍造成的干扰； 要注重排除感情障碍造成的干扰； 要注重排除利益冲突造成的干扰； 要注重排除时空因素造成的信息干扰。
秘书的职能环境
（二）秘书辅助决策 •1、决策准备阶段
从领导者产生决策意向进行决策准备开 始，秘书的参谋智能辅助就可同步进行，可协 助领导者做好以下工作（见图2-2）：
秘书的职能环境
•2、秘书辅助处理信访的要领
秘书处理信访事务主要有以下六方面要 领：
要遵循信访工作原则，要以事实为依据， 以法规政策为准绳，领导负责，归口处 理。要做到事事有回应，件件落到实处； 要严格按制度办事； 要严守尽可能满足群众的正当要求，维护人 民群众的合法权益； 要正确对待信访老户，耐心做深入细致 的思想疏导工作，不能将矛盾上交要尽 可能将问题解决在本级组织的工作范围 之内。
秘书的职能环境
•3、决策实施阶段
决策是为实现特定目的对未来工作的选择与安
排，而真正使决策目标变为现实，还取决于有效的
实施决策。
在决策实施过程中，秘书的参谋智能辅助具有
独特的作用 ：
对谋求认同的辅助
对纠正偏差的辅助
对行为失范的辅助
对克服重大失误的辅助
对克服运行失调的辅助 弥补决策疏漏的辅助
对适应环境变化的辅助 对发现机遇的辅助
要抓住领导工作的重点、难点和热点； 要正确理解和贯彻领导意图； 要及时反馈信息； 要坚持原则； 要讲究效率； 要谋求协调有序。
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（四）辅助处理信访
1、信访工作的内容
信访工作指的是处理人民群众的来信和接待处 理来访。信访工作一直是充当领导参谋助手的秘书 职能范畴中的重要任务。秘书处理信访事务，是充 当领导耳目、了解群众的需要和要求的重要形式。 处理信访事务又是各类社会管理部门的有益补充。 它将重大的、复杂的、难以解决的问题直接反馈给 高层决策者，使之得到统筹解决；将具体的、看起 来是细小的、管理归属不清的、与当事人切身利益 相关的事情，进行归口分流，使之得到妥善的处 理。这对社会的贡献是不可替代的。
秘书的职能环境
•1、文稿撰拟
秘书撰拟文稿，主要是指受命于领导草各种 表达领导和管理意图的书信、文件、讲话稿等文 字材料。
秘书在撰拟文稿的过程中应注意以下六个方 面：
要明确自己代笔者的地位； 要准确使用规范的文种； 要选用准确而不含混、庄重而不易产生歧义 的语言表达； 要反复进行认真修改； 要依据可靠； 要有精益求精认真负责的态度。
有不可替代性的。
秘书的职能环境
2、秘书随机协调辅助的要领
秘书随机协调，是立足秘书本职地位进 行的协调活动，必须把握以下六点要领：
要注重与组织目标的一致性； 要注重对变化的适应性； 要注重非权力支配性； 要注重非职责限定性； 要注重沟通疏导性； 要注重量力适度性。
秘书的职能环境
•二、秘书综合服务职能
秘书的职能环境
文书立卷的原则：保持文书间的历史联系， 区别保存价值，便于保管和利用。
经过整理的文书案卷，必须逐年移交给机关 档案室集中保管，称为归档。
归档的时限要求是办理完毕的文书经整理组 合成案卷后，（一般在）第二年的上半年向档案 部门移交。归档的质量要求是要维护文书材料的 齐全、完整；要按文书的内容上的联系合并整理、 立卷；要保持文书间的历史联系，区分保存价值， 分类整理、立卷，案卷要简明确切，便于保管和 利用。
秘书的职能环境
秘书会务工作的任务：
主要有会前筹备、会议接待、组织联络、会场管 理、会议文件工作、会议选举、会议保密、会议后 勤服务、会间事务、会后工作等。
秘书在会议活动全过程中尽职尽责地操办会务和 提供服务，对提高会议效率，优化会议效果具有不可 低估的积极作用。
秘书的职能环境
•2、会前筹备
秘书会务工作中，会前筹备是会议有效进行 的基础性工作。
秘书的职能环境
•4、文献材料的保管和利用
秘书要收集保管一定数量的文献资料，以便 在领导工作需要时提供给领导参考，并在自身开 展业务活动中查阅。
秘书文献资料工作中必须注重以下五个方面： 要注重针对性； 要注重前沿性； 要注重系统性； 要注重动态性； 要注重消化应用性。
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•（二）秘书“办会”服务 事务秘书办会指的是协助领导者筹备会议、
•本节要点 •一、秘书辅助管理职能 •二、秘书综合服务职能
秘书的职能环境
“辅助管理”，是新时期管理活动赋予秘 书的一项基本职能，也是秘书职能的本质特征。 秘书辅助管理贯穿于管理活动的全过程，即从 获取信息，根据获取的信息从中发现问题，拟 定解决问题的方案提供给上级作出决定，对确 定的决定方案贯彻执行，秘书在这整个过程中 起辅助管理的作用。“综合服务”是秘书的根 本职能，领导的管理内容有多宽，秘书的服务 范围也就有多宽。
秘书的职能环境
•3、文书整理
文书整理主要指将已经办理完毕的文书的 处理，主要包括文书立卷和案卷归档。
文书立卷是指将已经办理完毕的、具有一 定查考利用价值的文件材料，按其形成过程中 的联系、特征和一定的规律组成案卷。
秘书的职能环境
•文书立卷的范围
• 本机关工作活动中所形成的已经办理完 毕的，具有一定查考利用价值的文书、电报、 会议文件、内部文件、电话记录、会议记录、 本机关编印的出版物原稿，以及图表、簿册、 声像材料等； • 上级机关发来的与本机关业务有关的决 议、决定、指示、命令、重要通知、通报、 条例、规定等； • 下级机关文件、与本机关无关的外来文 等均不需立卷。
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•2、文书运行
文书运行包括收文和发文两个程序化运行过 程。收文程序的主要环节有：签收→登记→分办 →传阅→拟办→批办→承办→催办→注办等。发 文程序的主要环节有：授意→拟稿→审核→签发 →复核→缮印→校对→用印→登记→封发等。
文书运行可根据机关规模、文件流量、沟通 往来的需要等具体情况，对上述收文、发文程序 进行调整，增减其中的某些环节。
秘书的职能环境
•1、获取并利用信息
在实践中，不少领导者在信息获取和 利用的方向、信息量及信息结构等方面都 存在问题，因而使领导和管理工作失误。 对此，秘书要注重以下三个方面：
要注重在方向上的参谋辅助； 要注重在扩大信息量上的参谋辅助； 要注重优化信息结构方面的辅助。
秘书的职能环境
•2、排除信息干扰
秘书的职能环境
秘书处于组织运转的信息枢纽地位，对随机出 现的失调现象能够敏锐地发现。对一般性的、浅层 次的失调，秘书主动进行随机协调，便于把问题化 解在萌芽状态，避免酿成更为严重的失调；对突发 性的、重大的失调，秘书进行随机协调，有利于控 制事态，缓解冲突，为领导解决问题作好准备；对 严重的、深层次的失调，秘书及时调查失调的状态、 性质、变化态势、影响及失调的原因，并提出有关 协调方案的建议，对领导者采取协调举措具有重要
“综合服务”是秘书的根本职能。秘书提 供“综合服务”的职能很宽广，可以说：领导 的管理内容有多宽，秘书的服务范围也就有多 宽，同时，秘书还得为平行的职能部门执行管 理职能提供服务，并还要 为管理的相对人——人民 群众提供服务。
秘书的职能环境
•（一）秘书“办文”服务 事务
办文在秘书工作中主要指文稿撰拟、运 行、整理及保管利用。自秘书性工作萌生开 始，办文就成为秘书性人员为领导和管理工 作服务的重要手段，成为其辅政的主要方式。
秘书的职能环境
一、秘书辅助管理职能
秘书“辅助管理”职能：是指一个机关或单 位在其管理的整个过程中，即从获取信息，根据 获取的信息从中发现问题，拟定解决问题的方案 到对确定的方案贯彻执行的 整个过程中，秘书起着帮助 或辅佐的作用。
秘书的职能环境
• （一）辅助获取并利用信息
领导者兼听则明，准确、全面、有效地 利用信息是其正确开展领导和管理工作的基 础。秘书作为领导的近身参谋助手，不仅要 向领导提供信息充当领导的耳目，而且要为 领导者有效获取利用信息、进行适时的信息 沟通及排除信息沟通障碍等方面，进行参谋 智能辅助。
操办会务、为会议有序进行和取得预期效果 提供服务。秘书办会主要包括会前准备、会 间服务、会后事务及在会前、会间、会后都 有大量会议文字工作和文件材料处理事务。
秘书的职能环境
•1会务工作的原则和任务
秘书会务工作的原则： 要强调与领导者主辅配合； 要强调周密安排，有序运作； 要强调热情服务，提高效率； 要强调涉密会议的安全、保密； 在操办会议事务中要注重发挥参谋建 议和拾遗补阙作用； 要注重规范性与灵活性的结合。
会前筹备工作主要包括领导确定会议目的、 议题，秘书根据领导意图拟订会议筹备方案，领 导审核、批准会议筹备方案，组建会议筹备和组 织机构并按会议筹备方案进行分工，根据确定的 与会者名单送发会议通知，准备会议文件，布置 会场，按会议讨论要求将与会者编组，制作会议 代表证、工作人员证件及其他证件，根据与会者 特征安排其会议期间的住宿和接站车辆。