第六章 秘书职能环境.ppt

三是要建立科学合理的分工配合体系，形成高效的工作流程。有 合理分工，才能各负其责；有紧密配合，才能在各项业务工作中， 特别是在大型会务工作或组织事务中形成合力，完成共同的工作 任务。
四是要形成灵敏的信息处理和综合加工机制，提高信息综合度。 秘书机构是组织信息流动的枢纽，而发挥信息枢纽作用的是秘书 整体，个体秘书不可能承担。
第六章
秘书职能环境
引言
本章主要介绍了秘书职能环境要素及其作用，并在此基础上探讨 了秘书职能环境适应与优化的思路与方法；尤其基于秘书工作的 初衷以及秘书与领导关系的特殊性，探讨了秘书与领导关系的多 维性及处理这些关系的重要原则。
环境是人类赖以生存和发展的基本条件，是一个开放的大系统。 人类的全部活动都是在一定的环境条件下进行的。秘书职能环境 与其他环境系统一样，具有整体性、层次性、动态性，它与环境 要素及自然社会大环境有着密切的关联。职能环境是职能活动的 基础。
政治环境因素：
政治环境因素主要是指国家的政治制度、政治体制、政治目标、 方针、政策、法律、法规等，它反映了国家的政治意志和人民的 政治权利与义务，决定着组织和领导行为的政治方向。无论是政 治组织还是其他社会组织中的秘书工作，都必须适应政治环境， 准确把握政治方向，在办文、办会、办事及辅助决策的实践中， 遵循国家方针、政策、法律、法规。
二是组织的动态运行要素。组织是一个功能活动体，组织运转效 率、运转节奏、整体协同状态等，对秘书工作效率、节奏和与各 方面的配合程度，均有密切的影响。反过来，其对秘书工作的运 转提出不同的要求，有着不同的公务服务需要。
秘书பைடு நூலகம்在组织内部环境的构成：
三是组织的生态发展要素。组织是一个有机生长体，组织适应环境变化的程 度，适应、反应的能力，合理配置各种资源的能力，开拓进取的创新能力， 维持组织正常运转的稳定性、规范性及凝聚力等，对秘书工作的具体环境和 条件均有着决定性影响。
形成和保持机构内部良好的环境应具备以下条件：
五是要形成和保持和谐的人际关系，工作人员之间互相关心、互 相体谅、互相支持，不断加强向心力和凝聚力。
六是要改善物质环境，构建自动化、信息化办公系统，以科学的 手段提高秘书机构的工作效率。
（二）秘书所在组织内部环境
秘书所在组织内部环境，是指秘书所在组织内部一切影响秘书、 秘书机构工作的各种条件和因素的总和。
组织内部环境是秘书、秘书机构工作职能的重要基础。组织生存、 发展的需要，组织的规模、性质、业务范围，组织的结构、功能、 运行的方式，组织的领导体制、管理制度等，对秘书及秘书群体 的工作，均有着直接的影响。
秘书所在组织内部环境的构成：
一是组织的结构要素，如组织目标、组织机构、人员配备、权力 分配、责权关系、工作制度等。组织的结构要素决定秘书及秘书 部门在组织内部的地位、交往关系、沟通对象及网络构建、服务 对象及各种关系。
科技环境：
科技环境是指与组织自下而上发展相关的科学技术、工艺设备、 产品、材料、管理等方面的成果、水平、发展状况及条件，以及 相关科学理论研究成果及转化为社会生产产业的能力等。科技环 境与组织运转科学化的程度有着紧密的联系，与秘书工作的内容、 手段和方式也有着密切的关联。
文化环境要素：
文化环境要素包括社会教育程度、社会价值观念、信仰、道德伦 理观与道德规范、社会风气、社会习俗等，它具有民族性、地区 性和稳定性。秘书的思想、行为及综合素质会受到文化环境的影 响；领导对秘书综合服务的需要，及领导对秘书工作的指导和引 导，也受到文化环境的影响；秘书办文、办会、办事等业务活动， 均要考虑文化环境的影响，并在一定的文化环境中进行。
1 秘书职能环境要素及其作用 2 秘书职能环境的适应与优化 3 秘书与领导的关系
CONTENTS
目
录
PART
秘书职能环境要素及其作用 1
一、秘书职能环境层次结构
（一）秘书机构内部环境
秘书机构是秘书开展业务活动、分工合作的基本单元，是各类管 理领导组织的日常办公部门，如办公厅、室等。秘书机构的人员构 成、管理制度、分工协作状况、人际关系和秘书部门负责人的影响 力、秘书部门内部的精神、凝聚力，以及秘书的办公设备和办公条 件等要素，构成了秘书机构的内部环境。
四是组织心态、观念方面的要素。组织是一个心理意识体系。组织成员对组 织目标的共识、对权责观念的认识、对整体利益和组织范围的理解与认同程 度，对组织整体利益与个人利益、对组织规范与个人自由的态度，以及感情 的交流与思想的沟通所形成的团队精神、团体意识等。
秘书所在组织内部环境的构成：
五是组织的物质环境条件。物质是组织存在的载体，组织的资金、财物、设 备等，与秘书工作的办公场所、设备工具、办公经费等都是紧密联系的。在 组织的物质条件较好的情况下，秘书工作能够得到良好的物质支持；反之， 如果物质条件较差，就会给秘书工作带来困难。
经济环境：
经济环境是指国家和地区经济发展的条件和水平，以及市场状况、 资源配置状况、经济运行机制、经济发展规划、经济政策、产业 结构、基础设施等。经济环境不仅影响秘书所在组织的生存与发 展，从而影响到秘书工作的物质基础，还影响到秘书工作的具体 内容。只有正确地认识组织所处的经济环境，秘书和秘书部门才 能有效地为领导提供全面周密的综合服务。
形成和保持机构内部良好的环境应具备以下条件：
一是要有一位作风正派、知识能力全面、经验丰富、具有良好的 指挥和协调能力的秘书部门负责人。
二是要有健全的工作制度。有了健全的工作制度，秘书工作行为 才有规范的依据，对秘书工作表现、工作才能和成绩的评价才有 统一的标准，才能保证秘书工作有序地进行。
形成和保持机构内部良好的环境应具备以下条件：
六是组织信息要素。现代管理组织是一个信息输入、转换、输出的开放系统。 组织信息网络的结构、功能、开放程度、运作速度、抗干扰能力等，对作为 组织信息枢纽的秘书部门有着极大的影响。
（三）秘书所在组织外部环境
组织外部环境，是一个庞大的、具有层次性的、开放的、相互联 系的系统。大到宏观的国际国内政治、经济、科技、文化等大环 境，小到各组织的行业系统环境、地区环境、市场环境、协作与 竞争环境、社区环境等，均属组织外部环境的范畴。