《秘书学概论》第五章秘书职能环境

（三）秘书职能环境对秘书工作的激发作用
人们从事社会工作的动力来自于社会组织对其需要的满 足。秘书职能环境能具体地满足秘书的需要。因此，秘书职 能环境对秘书工作具有激发性。
秘书职能环境对秘书工作的激发性，行政性激发
诱导性激发
具性激发
领导依靠行政职权，配合指导、激励等手段，向秘书发出指令，要
（二）秘书职能环境对秘书工作的导向作用
秘书职能环境对秘书工作具有导向性。不同的职能环境 有不同的组织目标和领导工作目标，且在发展变化中。秘书 工作必须适应职能环境的需要，遵从组织目标和领导工作目 标，并且顺应职能环境变化发展的趋势。
秘书职能环境的导向性要求秘书：
第一，准确把握宏观环境的发展方向。 第二，准确把握行业系统、地区等小环境的业务要求。 第三，准确把握组织和秘书机构的内部环境的具体工作方向。
求秘书贯彻执行组织和领导意图。这能够直接激发秘书努力完成工作任
3.组织的动态运行要素
如组织的整体运转节奏、运转的协调性、协作状况。这些对秘书的 工作效率、工作节奏及与各方面的配合默契度都有重要影响。
4.组织的精神要素
如组织成员对组织的认可与热爱、对组织整体利益的理解、对组织 规范的认同和组织的团队精神。这些会影响秘书的深层心理，也会影响秘 书的工作表现。
（三）秘书机构的内部环境
我和经理相处的秘诀
时间久了，我才知道王经理也有不幸的感情生活，离了婚，带 着一个女儿，全靠自己打拼才挨到现在的位置。身为女人，我又情不 自禁同情起她来。渐渐地我尝试去了解王经理，我知道她的胃不好， 于是常常备胃药。
有一天，王经理出去见客户了，我突然接到从幼儿园打来的电 话，说她女儿病了，因为王经理见的是公司的大客户，我想还是不要 打扰她，自作主张赶去幼儿园带她女儿去看病。到了下班的时间才通 知王经理。她匆匆赶到医院，一把搂住女儿，一副慈母样。
第一节 秘书职能环境的内涵与作用 第二节 秘书对职能环境的适应与优化 第三节 人际关系与秘书的人际关系 第四节 秘书与领导的关系 第五节 秘书的其他人际关系 思考训练与教学互动
第一节 秘书职能环境的内涵与作用
一、秘书职能环境的内涵 二、秘书职能环境的作用
一、秘书职能环境的内涵
秘书职能环境是指秘书发挥职能作用的环境，是秘书 职能活动的基础。正确认识秘书职能环境的内涵，增强职 能环境意识，有效地适应、优化环境，排除环境障碍，对 提高秘书工作效率和效益十分重要。
职能活动的各种条件和因素的总和。组织的内部环境是秘书实 现工作职能的重要基础。
秘书所在组织的内部环境是 由以下要素构成： 1.组织的物质要素
如组织的资金、财物、设备。
精 神
动态运行
结构
这些与秘书的办公场所、
物质
办公经费和办公设备等息息相关。
2.组织的结构要素
如组织的机构设置、人员构成、工作制度、组织目标与权责分配。这 些要素决定了秘书机构及秘书在组织内部的地位、交往关系、工作内容及 服务对象等。
秘书职能环境包括以下三个层次：
（一)秘书所在组织的外部环境
秘书所在组织的外部环境是一个开放的、具有层次性的、各方面 相互联系的庞大系统。它既包含国际国内政治、经济、科技、文化等大 环境，又包含行业系统环境、地区环境等小环境。
（二）秘书所在组织的内部环境
秘书所在组织的内部环境，指秘书所在组织内部影响秘书
包括秘书机构的办公设备和办公条件、人员构成与分工情 况、管理制度、人际关系以及秘书机构内部的精神、凝聚力等 要素。
营造秘书机构内部的良好环境必须具备以下条件：
一是要有作风正派、经验丰富、具有良好指挥和协调能力的负责人；
二是要有健全的工作制度；
三是要有合理的分工合作体系，以形成高效的工作流程；
四是要有良好的信息处理机制，创建自动化、信息化办公系统；
我和经理相处的秘诀
转眼到了王经理的生日，我偷偷买了束百合花，标上我们部门所有人 的名字，并衷心祝王经理生日快乐。年终吃团圆饭的晚上，热闹完了，我 看见王经理心情不错，于是在大家都走后主动和她多聊了一会儿。我对她 说其实大家都很尊重她，愿意把自己部门的业绩做好，可以和其他部门一 较上下，8小时的工作时间，大家都很累，希望大家的领导能为大家创造和 睦友爱的氛围，这也是有益于工作的。王经理听了，良久没说话，只祝我 新年快乐！我忐忑不安地过了一个新年假期。
决定了秘书工作特定的辅助对象、工作内容及运作方式，以及对秘书素养
的不同要求。
➢
第三，从组织层次来看，不同层次的组织环境决定了秘书工作的不同
运作方式与工作任务的深度、广度；
➢
第四，从秘书岗位来看，不同的岗位环境决定了秘书工作的不同服务
对象和工作目标。如秘书机构负责人、办公室秘书、机要秘书、文字秘书、
档案秘书等的工作职责和工作要求大不相同。
五是要构建和谐的人际关系，形成秘书团队的向心力和凝聚力。
二、秘书职能环境的作用
（一）秘书职能环境对秘书工作的规定作用
秘书职能环境对秘书工作的规定性主要在于：
➢
第一，从社会环境来看，人类社会分工的细化，以及领导管理工作对
近身辅助和综合服务的需要决定了秘书工作与秘书职业的存在；
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第二，从行业来看，政、商、工、农、文化、教育等不同的行业环境，
我和经理相处的秘诀
新年后我们意外发现：王经理的脸上多了笑容，渐渐地我们的部门 有了笑声，开始和睦团结。王经理开始和我们一起去跳舞，去购物，带 着她的小女儿一起去郊游。最近我们还在为她物色男朋友呢！
我终于战胜了这个挑战，每当同事问起我与王经理相处的秘诀时，我神 秘 地一笑，指指自己的心，不作回答。
第五章 秘书职能环境
我和经理相处的秘诀
经理在我们公司里是很出名的恶领导，她领导的部门跳槽率很高。 在公司里有一个说法：老板看不惯谁，不用付违约金就可让那个人离开， 秘诀是把他调至王经理的部门。我不幸成为这个倒霉蛋。我被调到了王经 理的部门，还是她的助理。我暗自制定了一套战略战术：努力工作，任劳 任怨，凡是王经理吩咐的事情，我都往好的一面想。比如：王经理让我反 复修改同一个策划案，我想这是锻炼我文笔和耐心的机会；王经理让我加 班，就当为家里省电费、伙食费，还为自己节约开销；王经理当众责骂我， 就当是锻炼我的厚脸皮吧。