中小企业采购流程的优化

中小型企业采购流程的优化设计

0 引言

企业作为一种组织结构，在向社会输出产品或服务的同时，必须从社会上购入各种资源，才能维持正常的运作。在企业的各种活动中，采购是非常重要的一个环节。人们常说的采购支出节约对利润的倍增效应。针对这个情况，我对中小型企业的采购流程做了优化设计。希望能给相关行业的人带来点帮助。

1采购计划编制

采购计划作为采购管理运作的第一步，其制定得是否合理、完善，直接关系到整个采购活动的成败。采购计划就是根据市场需求、企业的生产能力和采购环境等因素来确定采购的时间、采购的数量、以及如何开展采购作业等内容。制定采购计划主要是为了指导采购部门的实际采购工作，保证产销活动的顺利进行和资金的合理运用以及提高公司的经营效益。

制定采购计划是为了达到以下的目的：①预测所需要材料的数量和时间，确保材料的及时供应。②配合生产活动。确保采购适当的材料来满足生产的需要。生产部门从而顺利地完成销售任务。③减少材料库存，降低库存费用。必要的库存等于浪费。库存实际上是一种闲置的资源，不仅不能在生产经营中创造价值，反而会占用资金而增加公司的成本。材料库存会造成大量资金的沉淀，会影响公司资金的正常运转，同时还会增加市场风险，给公司的经营造成不利影响。

1．1了解和评估材料需求情况采购的依据就是公司生产用料的需求。因此，作为编制采购计划的第一步就是要明确公司的生产销售计划，材料库存的情况以及剩余订单的情况。

1．1．1生产计划。生产计划是由公司生产部门根据市场营销部的信息，以及公司领导的决定，并结合公司生产的实际情况而对各种产品所做的安排和规划。生产计划就是采购供料的目标，采购最重要的职能就是要确保生产用料的及时、有效供应。详见表1—1：

1．1．2库存清单。库存清单是对目前在仓库中储存的全部材料的汇总，是使采购人员做到“心中有数”的重要信息。通过对库存清单的查询，采购人员可以准确了解目前在仓库的材料数量和成本等情况。一份简单的库存清单如裘1—2所示：

1．1．3与材料供应商的剩余订单明细表。剩余订单明细表是指采购部与材料供应商签订的，并且正在执行的有效订单。通过它可以较详细地了解目前材料的订货情况，交付情况，成本情况等重要信息，掌握合同的动态执行情况。将剩余订单明细表与库存清单配

合使用，可以使采购人员对目前材料的资源情况有较清楚的了解。剩余订单明细表的主要内容见表1—3：

通过上表可以清楚、全面的掌握材料的实际交付情况与计划交付的差异，从而使采购人员能够对订单的执行情况进行动态监控，发现问题并及时采取措拖，以确保生产所需材料的及时供应。

1．2确定采购数量适当的材料采购数量和时间对于满足公司生产的用料需求有着直接的影响。采购数量的确定主要包括以下四个方面的内容：计算生产需求、计算库存数量、计算剩余订单数量、确定采购数量。

1．2．1将生产需求和市场需求综合后转变成生产计划。首先要把综合后的需求量减去已存在产品的数量：为保证及时供应突发的产品销售，应该对畅销产品做一个仓库需保底留存数量，产品生产需求数量=生产计划数量一现已存产品数量+仓库需保底留存数量。然后再换算分解成原材料，这样才能较准确地确定生产所需原材料的数量。

1．2．2计算可用库存数量在计算库存数量的时候，要注意考虑材料的库存状态：是否可用，是否待处理。尤其是对于待处理的材料必须要从可用的库存量中扣除。其计算公式为：可用库存数量=总库存数量一报废数量一待处理数量

1．2．3计算剩余订单数即要计算订单在执行后剩余的数量因为，一份订单从发出到执行完毕要经历数周乃至数月的时间。在此期间，只有部分的材料可能已经收到。针对这些情况，应该从订单总量中将己收到的材科数扣除，从而确保对订单的执行情况进行有效的监控。其计算公式为：剩余订单数二订单总数一己到货数

1．2．4初步确定采购的数量和资金安排在掌握了生产需求数量、可用库存数量和剩余订单数量的基础上，就可以得出需要采购材料的数量了。另外，作好资金计划就能让财务及公司老板知道年度的资金统筹。其公式为：采购数量=生产需求数量一可用库存数量一剩余订单数量；每种原材料金额=每种原材料采购数量*单价。综合后的表格如图1—4所示：

产品生产需求数量=生产计划数量一已存产品数量+仓库保底数量；再将产品生产需求数量按配方换算成所需各种原材料的的数量i最终的采购数量就=按配方需材料数量一(已存原材料数量+报废和待处理数量)一(订单总数一己到货数)

2 临时采购计划

除了按年度正式编制的采购计划以外，还有由于临时生产的调整或其它原因而编制的临时采购计划。临时采购计划一般不如年度采购计划规范，它强调的是采购计划的简单性、灵活性和及时性。其材料的采购价格一般较低，使用数基不易确定，而且比较容易从市场上获得，因而临时采购计划是作为年度采购计划的补充和完善。虽然临时采购计划位于从属的地位，但是对于在紧急情况下确保公司生产用料的持续供应也具有重要的作用。例如，有可能发生这样的情况：在生产过程中由于机器发生故障，生产出了废品。而此时该材料既无库存又无剩余订单。这时，公司必须立刻启动了紧急临时采购计划，在报公司正式批准该采购计划之前就与供应商迅速签订了采购合同，并要求其第一时间发运，从而为后续生产的按计划进行抢回了宝贵的时间，减小了公司的损失。由此可见，临时采购计划是完整采购计划的不可或缺的组成部分。

3 供应商的选择和开发

3．1供应商的选择供应商管理是采购管理的一个重要内容，这项工作的好坏，直接关系到公司采购工作的质量。供应商管理包括供应商的选择、供应商的评审、供应商的激励和供应商的开发。进行规范高效的采购管理，建立和不断完善对供应商的管理体系已经成为公司提高采购管理效率和效益的必然选择。审核通过的供应商才能列入供应商管理体系里。采购人员方能向通过审核的供应商进行采购意向。

3．2供应商的开发即使某一个供应商的服务很好，采购人员还是应该多去收集相关材料的信息，不断更新供应商和抽检现已合作的供应商的材料，寻求更好的供应商。

4 采购合同的制定