记录管理程序

记录管理程序

1目的范围

对质量、环境及OHS管理体系所要求的记录予以控制，本程序适用于为证明产品符合要求和质量、

环境及OHS管理体系的有效运行的所有记录。

2 职责

2．1 总裁办负责所有记录管理工作的具体指导、监督和检查。

2 ．2 各单位办公室负责管理本单位产生的各种记录。

2 . 3总裁办每季度对各单位质量、环境及OHS记录的编号、填写、收集、

保存、查（借）阅、复制、更

改、f 刁档、处理等情况进行检查。

2. 4各单位办公室每季度对其下级部门的质量、环境及OHS记录的编号、填写、收集、保存、查（借）

阅、复制、更改、y 刁档、处理等情况进行检查。

3工作程序

3 .1,搬办负竞电拟洞攻/淅5拥的所有昭控质量/环劳OHS己和萨嘲。

3 ．2 各单位办公室负责建立本单位现场使用的所有《受控质量／环境／0HS 记录清单趴

3 ． 3 各单位下级部门文件资料管理员负责建立本部门现场使用所有《受控质量/环境/ OHS记录清单趴

3 ．

4 记录管理流程图：

孑；—）记禾的编亏

严格执行《文件资料编号规定凯

3 ．6 记录的填写

3 ．6．1 填写记录时，要严格按规定格式用圆珠笔或钢笔填写，且要及时、真实、准确、内容完整、字

迹清晰，不得随意涂改．

3 ．6．2 若有不能或无需填写的项目，应将该项目用单线划去（以电子邮件形式传递的记录除外）．

3 ．6．3 若有填写错误可划改，并在划改处加盖更改人的手章．

3 ．6．

4 各种记录必要时需由相关责任人与负责人的印章或签名。

3 ．7 记录的更改、换版、作废、销毁与归档

3 ．7．1 各单位可根据工作需要对本单位使用的记录格式提出更改，并在更改记录生效即日起废止原记

录，具体执行《文件资料控制具体实施办法》有关文件更改的规定。

3 ．7．2 若记录超过保存期或有特殊情况需要销毁时，由土管部门文件资料管理员填写《文件处理单》，

经部门负责人审核后，由文件资料管理员执行销毁。

3 ．7．3 若有特殊原因仍需保存的记录，由主管部门文件资料管理员填写帕件处哩/糊，经部门负责/\审核

后，移交公司档案室继续归档保存。

3 . 7. 4各单位编制的质量、环境及OHS己录格式，由主管部门负责人审核，主管单位第一负责人批准

后生效，且交档案室备案。

3 ．8 记录的收集

各单位及使用部门随时对本单位或本部门的记录进行收集、整理，并按《受控质量/环境/ 0HS记录清

单》规定的期y 醒桁保存或销毁。

3 ．9 记录的保存、查（借）阅、复制

3 ．9．1 各单位或部门必须将现场使用记录分类后，依据日期顺序整理好，存放在干燥、通风的环境中，

以防止变质、受损或丢失。

3 ．9．2记录的查（借）阅或复制必须经主管领导批准后方可进行，同时由文件资料

管理员填写《文件

查（借）阅／复制登记表》，作好查（借）阅或复制登记。

3 ．9． 3 若合同中有特殊规定时，顾客或经销商可在商定期内查（借）阅或复

制质量、环境及OHS己录，

并由主管部门文件资料管理员填写《文件查（借）阅／复制登记表》，经部门负责人审核，管理者代表批

准后方可查（借）阅或复制。

4相关文件

《文件资料控制具体实施办法》

《文件资料编号规定》

《质量记录控制具体实施办法》

5 记录

《文件处理单》

《文件更改（申请）通知单》

《受控质量/环境/ OHS记录清单》

文件查（借）阅／复制登记表》