文件与记录管理程序(中文版)

管理工程图、产品工艺流程表、加工条件基准书、作业标准书，由总经办控管，统一分发复印件，
出货检查指导/基准书，点检检查指导/基准书，全检检查指导/ 其它部门不得自行复印，原件保留
基准书，捆包仕样书等，外发加工图纸（模具图纸、治具图纸、在总经办，变更时也需要经过总经
产品图纸等）,PFEMA,控制计划等等。
办
(2) 政令/法规/批文 a. 国际或与各级政府的政令﹑法规﹑批文﹑认证等。
资料 b. 国际标准、规格。 (3)客户\供应商提供资料
外来资料各部门主管认定并实物 保存之。
a. 技术资料图面,环境管理基准(如 ROHS 对应类)
a 类技术图纸由总经办控发，b 类
b. 证明类文件（如提供的 ROHS 标准，MSDS 表，SGS 报告，材 资料由总经办保管不作发行，其他
GM
品质
QA
企划
EP
制造
MF
行政
AD
技术
TE
财务
FI
营运
SA
采购
PU
资材
MA
版序 1、2 （文件小处修改换版序） 版号：A、B…（文件大幅修订换版本） 流水号： 001、002 …
手册 M
程序 规定/办法
P
S
如第二阶文件《文件与记录管理程序》编号为：P-001A1； 三阶文件《招聘管理制度》编号为 S-001A1(HR); 一二三阶文件由总经办统一编号，并由总经办编制<系统文件关联表>及<广州樱佩科丝 金属制品有限公司过程清单>，反映文件之间过程之间及与各部门之间的关系。 b）格式 前三阶文件格式按 ISO 提供，包括封面，变更履历表，正文。 正文以宋体五号字、行距固定值 18 磅书写，正文格式包括：目的、范围、职责、 术语和定义、关联文件、作业内容、参考表单、附件等。 正文内文分节标示示例如下： 1 ------------------------- 项 1.1 ----------------------- 小项
`
文件与记录管理程序
文件编号 制订部门 发布日期
P-001 总经办 2017/06/29
版序 制订日期 转版日期
B 2017/06/29 2018/04/15
总经理核准
管代审核
负责人审核
制订人
发 行: 总经办
本文件版权属于公司，任何组织和个人未经本公司书面授权而进行复印、拷贝均属于违法行为
文件编号:P-001
质证明书，环境物质不使用承诺书）等。
部门借阅即可，
c. 来往信函、协议、合同、允收程度确认等
c 所有合同类文件由总经理保管，
其它相关人员自行管理
(4）其它资料
视具体情况而定
3 职责 3.1 总经办制定本程序,并负责质量与环境管理系统文件之管理。 3.2 各部门文件管理由部门助理（文员）或负责人指定相关人员进行部门文件与资料的管理，并且作为与 总经办的文件管理对应窗口。
部门英文代码 版号 ：A、B… 流水号：001、002 … 表单分类：F 表单由部门自己编号,做成<部门表单记录一览表>，交总经办编制成<公司表单记录总览 表>控管。表单号一般以 8 号字置于表单之右上角。 b) 格式 表格尽可能附有流程说明 表格侧有签署流程的显示于表格之右侧或下方 : 例 如 :品质 → 管制 → 采购 → 业务 → 总经理 其 顺序需与搭配之管 理 程序 (规定)吻合。 签名栏原则 原则上依流程由右至左，提出者在右方，最终核准者在左方。 例如 :
4 术语和定义 无
5 关联文件 无
文件与记录管理程序
文件编号： P-001 页 次： 2
6 作业内容
6.1 系统文件之管理
6.1.1 系统文件与表单之编号与格式
6.1.1.1 手册/程序/规定办法编号与格式
a）编号 X – XHale Waihona Puke BaiduX X X X（XX）
部门英文代码(适用于第三阶)
部门
代码
部门
代码
总经办
2 范围 2.1 适用于全公司系统活动相关之所有部门。 2.2 文件资料类别与管理
类别
细
分
管理
系统 包括方针、目标指标、手册、程序、规定/办法、表单记录等。 由总经办会同职能部门共同制定
文件 系统文件等级：手册第一阶；程序文件第二阶；规定/办法第三 并完成会审，由总经办核发。
阶；表单记录第四阶
(1) 技术资料
表单名
XXXXXXXXX
品管 制造
页尾
核准
确认
技术
作成
F-XXXA（ ISO
Page:1
文件名称:文件与记录管理程序
提出部 门
提出人
变更 版序
变更页次
变更履历表
变更内容
总经办 刘伟军 B
6
增加机器设备附件图纸,外发产品图纸,外发检测治具图纸编码规则
修订日期
2009/4/13
文件与记录管理程序
文件编号： P-001 页 次： 1
1 目的 公司制订本程序 , 对质量管理系统所需之文件及运作资料予以管制。使质量管理系统文件资料的发行、 更新、核准、改版、保留(保护)、作废等管制动作能有适当的规范, 达到易读、易辨识、易调阅、易执行 之目的。
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文件编号： P-001 页 次： 3
a --------------- 段 (段 是 项 或 条 中 不 编 号 的 层 次 ， 可 用 a.b. b --------------- 段 或 1，2… 或 ”． ”等 标 记) 注 3：以上系为原则性要求 , 非强制性。 正文内文引用相关文件标示 (限一、二阶程序文件，三阶尽可能同一、二阶程序文件办理 ) ．内 文 中 引 用 的 质 量 手 册 /程 序 /规 定 /办 法 名 称 用 符 号《 》表 示 ，如《 文 件 与 记 录 管 理 程 序 》。 ．内 文 中 引 用 的 表 单 名 称 用 符 号〈 〉表 示 ，如〈 系 统 文 件 变 更 申 请 表 〉。 ． 技 术 资 料 引 用 类 用 符 号 『 』 表 示 ， 如 『 加 工 条 件 基 准 书 』。 6.1.1.2 表单的编号与格式 a) 编号 X – X X X X(XX)
1.1.1 --------------------- 条 1.1.1.1------------------- 细条
注 1 : 每 一 个 层 次 的 项 、 小 项 最 好 给 出 一 个 『 小 标 题 』， 突 显 主 题 。
注 2 :同 一 层 次 至 少 有 两 条 方 可 编 码, 例 只 有 1.1 无 1.2 的 则 不 保 留 1.1。